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こんにちは。聴くだけフリーランス講座、 水曜日担当、オンライン事務のるるです。
毎週水曜日は、完全在宅でオンライン事務をやっている私、るるが、 フリーランスや在宅ワークでお仕事をする中での学びや気づきに加えて、 アラフィフの子育てのリアルなどを共有していきます。
今日はですね、AIを使って事務作業を効率化した話です。 ついこの間、自分でやってみたら、できて、うまくできたので、その報告です。
今日のテーマはこれです。 毎月30分から40分かかっていた請求書作りが、2分になった話です。
フリーランスになってから、自分の名前で請求書を出すようになって、 私はやよいという会社のみそかっていうサービスを5年くらい使ってるんですけれども、
そのみそかとAI、クロードをつなぎました。 つないで自動化しました。
半日くらいで作って、次の1日で試して、たったの2日でブラウザーが動いて、 みそかと連携して自動で動く、そんなウェブアプリができました。
やったことはクロードとしゃべっただけ、本当にそれだけでした。
みそかの連携で、この時に出てきた言葉が API連携っていうのが突然出てきました。
このラジオを聞いてくださる方は、詳しい方が多いような気もしてるんですけれども、 私はよく分かってなかったです。
聞いたことはあるんですけど、これは私には関係のないやつだって、ずっと避けてたんですよね。
でも今回いよいよ触ることになって、正直ちょっとドキドキしました。
私、何か大変なことをしようとしてないのか、私にできるのかなって。
APIって、そのソフトの会社がここからならどうぞって公式に開けてくれている入り口らしいんですけれども、 最初の時点ではまだピンときていなかったんです。
請求書のみそかって、弥生のサービスなんですけれども、 同じ弥生で、弥生の青色申告という会計ソフトの方も私使ってるんですよね。
まず弥生にログインした後に、会計ソフトの方に行くのか、みそかに行くのかを選ぶ形なんです。
なのでつまり入り口が一つなんですよね。
だからこれ、最初パスワードを渡さなきゃいけないのかなって、最初一瞬不安だったんですよ。
弥生のパスワードを渡したら、会計ソフトの方まで開けてしまうので、 自分の経費とか確定申告の中身も全部見えてしまう状態になるので、
それは嫌だなと思ってたんですが、そこで出てきたのがさっきのAPI連携でした。
なので私の心配は全くの無駄な心配だったんですけど、 みそかにだけ通じる鍵がちゃんと公式に用意されている。
その鍵では会計ソフトの方にはそもそも入れない。
API連携ってそういうことだったんだって、なんとなくやっと風に落ちました。
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私がやってきたことは2つでした。
まず1つ目、自分が毎月やっている手順をそのまま口に出して話すこと。
そのまま口に出すっていうのが本当にポイントで、
キーボードで打とうとすると、頭の中で一瞬考えちゃうんですよね。
完全に無意識なんですけれども、伝わるような文章に整えようと頭の中で無意識に考えて、その後にキーボードの指が動くみたいな。
でも例えば、目の前の新人さんに業務の引き継ぎをするように話すときって、そんな変換作業とかないですよね。
なので、口に出すときに役に立ったのが、タイプレスっていう音声入力のツールでした。
キーボードで打って指示をせずに、タイプレスを使って直接喋りました、クロードに向かって。
タイプレスって、話した言葉をそのまま文字にするような普通の音声入力じゃなくて、私の口をついて出た言葉を文章として整える作業。
今まで、頭で変換してキーボードに入力してた、その変換する作業を代わりにこのタイプレスがやってくれてる。
なので、すごく便利でした。
それまでも使ってたんですけど、もともとしゅうへいさんがずっと使ってるのを聞いて、私も無料枠で使ってたんですけど、
今回のことで、もうこれは絶対に手放せないなと思って課金しました。
私はクロードにこう伝えました。
前の月の請求書をコピーして、品目名を今月に直して、時給のところは時間数を入れ直して、PDFにして1枚ずつ名前を変えて保存してほしいです。
って言ったんですけど、これでちゃんと伝わりました。
自動化したいですとかっていうより、この言い方、新人さんにそのまま伝えるような、そんな言い方のほうがずっと早かったです。
毎月やってることって、行動で説明してくださいって言われたら、多分皆さん説明できると思うんですよね。
日々の作業はずっとやってきてるので、目の前に誰かがいて、その人に教えてくださいって言われたら、これはこうやって進めるんですよって絶対に言えるはずなんですよ。
もう自分自身慣れている作業だし、その作業のことを一番理解してるのは自分だから。
例えば、イレギュラーでこういうことが起きたときはこうするんですよ、みたいな細かいところまで丁寧に伝えられると思います。
2つ目が、自分の請求書のことを先に仕分けるということをしました。
請求書って会社ごとに全然事情が違うと思います。
そこを先に整理して渡したら、出来上がりがちゃんと私が望むような形になりました。
まず私は3つ分けました。金額が毎月同じか、時間で変わるか。
次に品目名が月を変えるだけとか、8月分を9月分に変えるとか、そこだけを変えればいいだけなのか。
そもそもの品目の中身ごとが変わるのか。
あとは毎月出すのか、出す月と出さない月があるのか。
これを伝えて何度かクロードとやり取りしたら、毎月同じ金額のところは最初から印刷チェックが入ってて、
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時間で変わるところは今月何時間ですかって聞いてくる。そんな画面が出来上がりました。
でも完成まではやり取りは何度かありました。
最初に出来上がったのは、ターミナルっていう真っ黒な画面にプログラマーの人が書くような文字が並んでるやつで、
これは毎月触るの嫌だなと思って、真っ黒の画面は怖いからクリックで選びたいですって伝えたら、
最終的にはウェブのブラウザーで開く、私が思ってた通りの画面が出来ました。
そして本番の日ですね。8月の25日を本番の日にしてたんですけれども、その日の朝10時にクロードが自動で実行して画面が一人でに開きました。
請求書を出したい会社にチェックを入れて、8月末時目の請求書で一件だけお付き合いでやってる時給の仕事があったんで、
その請求書には稼働した時間数を打って、あとはよろしくって作成ボタンを押したら、出来上がるまで2分でした。
これまでは前の月のデータをコピーして品目を直して稼働時間を変えて、月を変えるだけでいい会社もあれば、
作業内容も金額も毎月違う会社もあるので、そこをそれぞれ直してPDFでダウンロードして、
自分で作っている命名ルールでファイル名を付けて保存する。
請求書自体は毎月7枚8枚とかなので、作業自体は30分から40分。
正直すごく大きな負担だったかって言うとそうでもなかったんですよ。
でもそれが2分で終わりました。
ここからが一番話したかったことなんですけど、
さっき私30分から40分だからそんなに大きな負担でもなかったって言ったんですけど、
ここなんですよね。
自分がやった方が早いしとか、30分ぐらいで終わるしとか、
そうやって当たり前にこなしている作業って、
意識していないだけでもまだまだ他にもあるはずなんですよね。
でも月に40分、例えば40分の作業って1年で言うと8時間にもなるんですよ。
まるまる1日近くその作業のために使っている計算になる。
しかもそういう30分40分の作業を5個も6個も見つけて渡すことができたら、
それだけで毎月3時間から4時間、自分の時間が浮くことになりますよね。
一つ一つクラウドに伝えていくのはちょっと手間にも思えます。
でも誰かに引き継ぐつもりで渡していけば自分の作業はどんどん軽くなっていく。
イレギュラーがあったら聞いてくださいねっていう状態まで渡しておけば、
自分の時間は相当空けれるなと思いました。
あともう一つ、この仕事をAIに渡す感覚を自分の中でつかめると、
委託先のクライアントさんへの業務改善の提案にもそのままつながると思いました。
それができると自分が出せる価値の底上げにもなる。
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今回実際に着手してみて本当に良かったなって思いました。
ウェブアプリを作るってすごい人じゃないと今までできなかったんですけど、
クラウドを使えば私でもできるんだっていうことが今回改めて再認識しました。
新しい担当、新人さんとかに伝えるように一つずつ手順を伝えて、
この場合はこう、この場合はこうやるんですよって教えるように伝えていく。
新人さんに伝えるときって面倒でもやっぱり必要なことだから細かく丁寧に教えますよね。
それと全く同じことを一つずつ自分の言葉で声に出して伝えていったら、
それだけで気が付いたらウェブアプリが完成していました。
ジムしかやってこなかった私のような人間がクラウドを使えばウェブアプリが作れる。
すごい時代になりましたよね。
楽しくなってきたので他にもいろいろ作ってみようと思いました。
今日は毎月30分から40分かかっていた請求書作りが
AIを使うことで2分で終わるようになりましたというお話でした。
最後まで聞いてくださってありがとうございました。
オンラインジムのるるでした。
