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こんにちは。言葉とアートで人の心を導く英語指導メンタリストそしてライトワーカーアーティストの はじめ先生です。
このチャンネルでは、心の在り方を整えることによって英語力や人生を劇的に好転させる秘訣についてお伝えしています。
今日のテーマは、教室の会計関係作業がすべてAIで自動化できちゃいそうです。
というお話です。
まず最初に告知です。
今月15日水曜日20時からThe Miracle Shift by Spiritual Expoというオンラインイベントが開催されます。
そこで今回僕はα,β,θ,γという4つの部屋があるんですが、
そのαの部屋の6番目に登壇いたしまして、
そこのタイトルが、今の自分を脱ぎ捨てる奇跡を生み出す周波数を纏うソウルシフトメソッドというテーマでお送りいたします。
願望実現の理論は学んでいるけど、分かっちゃえるけどなかなか現実変わらないよねという方のために、
具体的にどうしたらいいのというところを分かりやすくお伝えしようと思いますので、
興味のある方は概要欄のURLからこのイベントにお申し込みいただければと思います。
というわけで今日の本題なんですけれども、
実はうちの英語教室の事務作業をやっていただいていた社員の方がいたんですが、
いろんなご都合で3月末で退職されました。
なかなかうちの英語教室の料金体系とかシステムが結構複雑なんですよね。
非常に柔軟な対応をしてきたために、料金システムが非常に多岐にわたっていて、
コースによってお値段も違えば、支払い方法もいろいろだったり、
そこにキャンセルの場合のキャンセル料なんてものも発生したりする、
ちょっと面倒くさいシステムになっているわけですよ。
それだといろいろ面倒くさいので、面倒くさいと言ってあれなんですけど、
もうちょっと単純にしようということで、
新規のお客様から今、月社制にだんだん移行しているわけです。
どんな業務があるかというと、
まずはその月に行われたレッスンの全てのデータを、
Googleカレンダーからダウンロードしなくちゃいけないわけです。
そのカレンダーに載せているデータは、基本テキストデータで引き出されるわけですけれども、
そのデータが簡単に会計の計算をするExcelのシステムに入れやすいように、
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CSVファイルで読み出せるように、表記の仕方を工夫してあるわけなんですね。
これはもうかれこれ10年ぐらい前に作ったシステムなんですけれども、
この入力システムをするようになったおかげで、
Googleカレンダーからダウンロードしたデータは、
比較的手間数少なくExcelデータにできて、
そのExcelの計算式を入れたものをポンと入れると、
比較的簡単に売上計算ができたり、そのデータをもとに給与計算ができて、
その給与計算ができたら、今度はそれが給与明細に行って、
というような感じのシステムになっているんですけれども、
なので今の段階でもそんなにめちゃめちゃ手間ではないんですが、
ただ毎月の売上のデータを整えて、税率さんに出せるような形にするのに、
結構そこらへんに事務員さん、事務担当の方にお願いしていて、
それから各その月の個々のお客様の請求データを作るときにも、
その事務員さんと僕で確認をして、ダブルチェックをしながら読み上げをして、
やっていくというアナログな作業をやっていたんですよね。
僕はぶっちゃけそういう正確に物事をやるというのが、
結構苦手だったりするわけです。
ガチガチに文系を出して、数字扱いというと、
わけがわからなくなっちゃうんですよね。
一番苦手な科目が数学でしたから、とにかく数字を見るのが嫌いなんですよ。
だから人にお願いしてお金を払ってやっていただいていたわけなんですが、
その方が退職されてしまうということで、
これが公認を探して、教育して、一から教えてというのが、
なかなかに面倒くさいんですよね。
その複雑なシステムだけに。
それでどうしようかなと思ったんですが、
これAIでできるんじゃないかと思って、
全く何の予備知識もない中で、
とりあえずクロードを使うとできそうだとか、
他のアプリを使えばできそうだとか、
断片的な情報を聞きかじったぐらいのレベルで、
システムの構築をやり始めたんですよね。
まずAIに、うちのシステムがどうなっているかを説明しなければいけないんだけど、
その説明も結構面倒くさかったので、
今から僕の教室で使っている会計のデータの入ったエクセルシートとかをいくつか入れるので、
どんなシステムになっているか解析してみてという、
すごい丸投げしてみたんだよね。
そしたらいろいろ分析して、
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これがこうで、これがこうで、これがこうで、こうなってますよね。
でも分からないのは、これは分からないんですが、
これはどうなっているんですかと見込んで聞いてくるので、
これは実はこうなっているんだよね。
そうなんですね。この場合はどうなんですか。
これはこういうふうにしちゃっているんだよね。
という会話をしていくと、
そうなるとここの部分って整合性がなくないですか、みたいな話になって、
そうなんだよね。ぶっちゃけそこ整合性がないんだけど、
これはこれでいいやってやっちゃっているんだよね。
なんていうと、とりあえずそれはそうとしておきましょうみたいな、
結構柔軟だなみたいな感じでびっくりしたんですけど。
その資料の中には顧客データみたいなものもあるわけですね。
本当に開業からずっと在籍してくれたお客様のデータの中で、
まだ在籍してくださっている方、
今お休みしている休会の方から既に退会した方、
なんていうふうに分けてあるんですけど、
それも結構いい加減になっちゃったところがあるんですが、
そういったものも分析してもらって、
他に給与計算用のExcelブックがあるんですが、
それの計算式とかも読み込んでもらい、
そしてそのExcelブックのデータからコピペで転記するという形で作っていた
給与計算じゃないや、給与明細ですね。
それも一緒にポンポンポンポン入れたんですね。
全部入れたところで、
これ全部統合して自動でできたらめっちゃ嬉しいんだけど、
みたいに言ったら、
分かりました、やりましょう、みたいな感じになったんですよね。
なんだけどAIの方で、
ただこのデータはこのままでは使えない。
何でかというと、
表計算ツールに適合しないような書式を、
過去の事務担当の方が自分の使いやすいように作ってくれたんですが、
それがちょっとあまりよろしけないので、
これはこういうフォーマットに変えた方がいいと思いますと提案してくれて、
じゃあだったらそれのサンプル作ったよと言って、
分かりました、作りますと言って、
それで新しいデータを入れる器みたいなものを、
あっという間に作ってくれたんですよね。
すごい、じゃあこれあと入力すればいいんだねと言ったんだけど、
いや考えたら、
この必要なデータをここに流し込むことってできるの?と言ったら、
できますよと言って、
じゃあやってと言ったら、
あっという間にパンパンパンパンとできて、
何年も面倒くさくて手を付けてなかった顧客データの、
顧客台帳みたいなもののフォーマットを変えるのが一瞬でできてしまったんですね。
うわ、これすげえやと思って。
で、それからGoogleカレンダーからデータをダウンロード、
自動でダウンロードしてそれをExcelファイルにするというシステムを作り、
そのデータファイルから売り上げのデータを作るわけね。
うち講師がたくさんいるので、
インナイン先生が何月何日に誰とレッスンやりました。
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これがGoogleカレンダーに載っているわけですね。
それを顧客データと付き合わせると、
このお客さんは1時間あたりの単価がいくらという、
これは人によって違うわけですけど、
というふうなのが付き合わせができて、
そうするとその月の売り上げがいくら経ったかというのがわかるわけですね。
同時にある先生が何人の生徒さんを何時間教えたかということがわかると、
そこに時給を入れれば、だだだだと計算ができてしまうということなんですね。
その計算できたものを今まで使っていた給与明細のフォーマットに流し込んだ形で
生成してくれというところをやっているんですけれども、
ちょっとまだ一部直さなきゃいけないところもあるし、
もう少しよく見ていかなきゃいけないところもあるんですが、
実質、昨日から本格的に始めて2日間で、
なんとうちの教室の会計業務がほぼ自動化できそうな感じなんですね。
言っておきますけど、僕は本当にガチガチの文系です。
数学的なことは全然わからないし、
今回、有料ツールも一切使っていないんですが、
言われるままにコマンドプロンプトを使いながら、
コマンドプロンプトなんてもうやったこともないんだけど、
AIに言われるままこれをCMDって打って、
コマンドプロンプトの画面を出して、
これをペーストしてくださいというもので、
ただ言われるままにやっていっただけなんですけど、
これでも何かできちゃって、これはすごい話だなと思いましたね。
これがちゃんと機能すれば、数ヶ月ちゃんと点検しながらやらなきゃいけないとは思いますけれども、
できれば本当にプログラムを走らせるだけで、
はい、3月分やって、はい、できたという形でできちゃうので、
すごい話だなと思いましたね。
だからAIを使うと仕事がなくなるとか言いますけど、
こんな小さな事業所でもAIを使うことによって、
そういった業務が自動化できてしまった。
これはやっぱりすごい話だねと思いますけれども、
そういったところをどんどん自動化できるとか、
もっともっとしていってもいいなと思いますよね。
その分、もっとクリエイティブな方向に、
時間的なリソースとかそういったものを分けていけたらいいのかなというふうに思います。
というわけで、皆さんもぜひぜひ色々AIをいじってみていただくといいかなと思います。
というわけで、今日も聞いていただいてありがとうございました。
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今日はここまでです。
ご視聴ありがとうございました。
良い一日を。
