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こんにちは、フリーランスの学校に所属しているウミノです。
毎初金曜日は、ユーデミーAIコースのベストセラー講師でもあるウミノが、
あなたの仕事生活を楽にするAI活用術をお届けしていきます。
さて、皆さん毎日の、毎日じゃないね、毎月の経費精算、めんどくさいですよね。
実は、私もですね、昨日一昨日と、もう二日ぐらいかけてですね、
夫の会社の建て替え経費の精算の自動化でですね、
本当に一日半格闘をしておりました。
でもその過程で、チャットGPTと、あとMake.comというですね、
ツールを使って、かなり作業を自動化する兆しが見えたので、
ちょっとその経験を皆さんとシェアしたいなと思っています。
今日はですね、私が実際に試した、領収書の仕分け作業の自動化のチャレンジ体験というのを、
手順を追ってご紹介をしていきたいと思います。
正直ね、うまくいかなかったところもあります。
40点ぐらいですね、希望していた自動化と、40点、30点かな。
でも皆さんの法律家のヒントになるかもしれませんので、お話ししたいと思います。
まずね、私がやりたいと思っていたことと、やろうと思っていたこと、ちょっとお話をすると、
私の個人のGメールに領収書がいっぱい届くんですね。
ただこの領収書というのは、メールの本文が領収書になっています。
そのメールの本文というのを、私はPDFにして、Googleドライブに保存をしたかったんですね。
もちろん手でやる方法は分かっています。
ただし、それを自動化したかったんですね。
そして、あと自動化したかったのは、それぞれのPDF、3社4社ぐらいあるんですけども、
その各PDF、もちろんフォーマット違います。
PDFというか、メールの本文のフォーマットはそれぞれ違うんですけども、
そこから支払い日、メールの受信日でもいいです。
支払い日とベンダー名と金額、これらを抽出したかったんですね。
それをGoogleスプレッドシートに整理したい。
これが一番私の理想のやりたかったことです。
これをもちろん全部手でね、ちまちまとやることはできるんですけども、
本当にそれは嫌だったので、何とか効率的にできないかなと思って、
ChatGPTに相談をしながら、自動化に挑戦をしました。
こういう時に、前にもお話ししたかもしれないんですけども、
使うAIツールはChatGPT一択ですね、私の場合は。
なんでかというと、まずクロードはですね、長くなるとすぐに疲れてしまって、
最初の頃の言っていたことを忘れてしまったりだとか、
あとはチャットを変えてくれと、新しくしてくれという風に言ってくるんですね。
それはChatGPTの方が長くやり取りができるので、
こういう時、何か自動化したいだとか、パソコンのトラブルが起きたとかという時はChatGPTがおすすめです。
さて、ではですね、まずメールを受け取って、それをPDFにする。
これがですね、意外と楽しんでした。
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はじめはですね、GASと言って、Google Apps Scriptという、
Google系のスプレッドシートとか、あとはGmailとか、
そういったものを扱えるマクロみたいな感じ、VBAみたいなプログラムがあるんですね。
それを使おうかなと思っていて、実際それでやっていたんですね。
それでGmailからPDFファイルにして、Googleドライブに保存するというのをやっていたつもりだったんです。
ただ、実はですね、後からわかったのが、プレーンテキストのメールだとフォーマットが崩れてしまっていたことがわかったんですね。
これだとちょっと領収書として認めてもらえない金額がしたので、
ちょっとできればそのフォーマットのまま、受け取ったフォーマットのままPDFにしたいという思いがありまして、
ここでね、本当にこれだけで1日ぐらいかかったんですけども、
ちょっとGPTとやりとりしたりだとか、あとはいろいろ試したりとかやってみたんですけども、
結局、ノーコードツールのMake.comというのを使うことにしました。
Make.comというのは、ちょっと聞き慣れない方もいらっしゃるかもしれませんが、
プログラミングの知識がなくても、いろいろなウェブサービスを連携させることができるんですね。
具体的には、私はこれについては、メールを検索して一定の条件、例えばラベルがついているとかね、
そういう条件で検索したメールをPDFに変えてGoogleドライブに保存するっていうフローをMake.comで作りました。
実は細かいことをお話しすると、本当に細かいことをお話しすると、
Make.comはですね、個人のGメールを扱うっていうのに制限があるんですよ。
ちょっとこれなんかセキュリティの、多分Googleのセキュリティの問題だと思うんですけども、
なので、私はですね、個人のGメールに入っている領収書のメールを独自ドメインの、
私の海のAI.comというメールをGoogleワークスペースっていうですね、
Googleの業務用っていうのかな、ビジネス用のサービスに有料で課金して使っていたので、
そっちに転送をするというのを画数を使って、このスクリプトは全部ChatGPTに作ってもらったんですけども、
画数で転送をしてもらって、その時にプレンテキストのメールもHTMLメールに変換するような感じに変えて転送してもらいました。
その転送した海のAI.comに届いたメール、それをですね、Make.comでPDFに変換して、
Googleドライブの指定のフォルダに保存するというところはMake.comでやるというところまでは何とか自動化できそうでした。
これはね、すごい嬉しいこと。
なのでここで、これがもう成功事例ですね。
ただし、次からがね、非常に苦戦しました。
理想としては、GoogleドライブにあるPDFファイルというのを全部自動で取得して、
AIが内容を解析して、それぞれね、フォーマットが多少違うんですよ。
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でもそこから、ベンダーの名前とか金額とか日付とか、そういうのを出力してスプレッドシートにまとめたかったんですけども、
ちょっとね、うまくいかなかったんですよね。
なのでここは手作業でやりました。
結構手作業。
一部ChatGPTを使ったので、少しご参考になるかもしれません。
どんなふうにやったかというと、まずPDFファイルを一括でダウンロードします。
もうめっちゃ手作業ですよね。
そしてChatGPTにですね、そのファイルを、PDFファイルをね、アップロードして、
支払い日とベンダー名と金額と、あとそのPDFのファイルの名前、これを出力してCSVに入力してくださいと。
これからたくさん追加していくので、全部同じCSVに追加していくようにしてください、みたいなふうにお願いをして。
で、ChatGPTはですね、10ファイルまで、1回につき10ファイルまでアップロードできるので、
10個ずつ全部で何十個、百個ぐらいあったのかな。
それをアップロードし続けて、最後にCSVとしてダウンロードするということをしました。
でもまあいいじゃんって思うじゃないですか。
私もその時に思ったんですけども、よく見るとですね、結構金額が間違っているんですよ。
金額以外は割とあっていたりはしたんですけども、
金額が間違えたら意味ないじゃないですか。
なのでこれは多分PDFのせいだと思います。
PDFで教えある機能みたいなものがおそらくChatGPTの中に入っていて、
それで認識しているんだと思うんですけども、ちょっとうまくいかなかったんですよね。
なので個人的にやった作業としては、結局ファイル名と金額をちゃんと一時チェックして、
その作業でCSVファイルの情報を変えるっていうことをしました。
なのでここが作業として一番自動化したかったところだったんですけども、
できなかったので、もうちょっとここはNIC.comとか、もう少しいろいろ使って自動化していきたいなと思います。
また自動化できたらここでご紹介したいなと思います。
今回の自動化のチャレンジからはいくつか重要な学びがありました。
自動化の仕組みを作るまで時間かかるけど、一度作ってしまえば時間節約になるので、
私のメールを転送して、そこからPDFにして保存するっていう仕組みができたのは良かったなと思います。
これはChatGPTに聞きながら、引っ張りやりました。
なのでChatGPTがあれば皆さんもできます。
そしてNIC.comも割と難しいんですけれども、ChatGPTに聞きながらプログラミングの知識なくても、
自動化することができますので、結構おすすめです。
NIC.comは無料でも使えます。一部使えます。
全部の機能ではないんですけども、今日お話したのは多分使えるんじゃないかなと思います。
私は毎月10ドルぐらい課金をしてNIC.comを使っています。他にもいろいろやってるんですよね。
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そして画像認識はおそらくPDFより画像ファイル、JPEGとかの方が精度が高いので、
もし皆さんも同じようなことをしようと思っているのであれば、PDFじゃなくてJPEGで保存するという方法もありかなと思います。
ただちょっとそれも考えたんですけど、より面倒くさそうだったので、私は今回はPDFにしました。
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コメントもお気軽にお寄せください。
ぜひ皆さんが実践している自動化の工夫とかあれば、コメントで教えていただけたら嬉しいです。
それではまたAIを使って法律的な働き方をご紹介していきたいと思います。
またね。海野でした。
