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こんにちは、モロトメ ジョーです。
今日もチャレンジしてますか?
はい、今朝も散歩をしながら収録をしていますが、
横浜は雲が多いですかね。
今日は全国的にかなり暑くなると言われてますので、
気をつけて過ごしていきましょう。
はい、それではお話を始めていきます。
昨日はタスク管理の話をしました。
その一環として、タスクを実行するときには、
タイムログをとりましょうという話をしました。
タイムログというのは、一つ一つにかかった時間ですね。
タスクや仕事を進めていくときにかかった時間、
それからその内容を記録していくということです。
もう少し具体的に言うと、
例えばAというタスクを始めるときには、
そのAを始めた時間と終わった時間を記録すると、
結果としてそのAというタスクを始めてから終わるまでに、
何分かかったのかを記録しておくということになります。
今日はそのタイムログをとる効果を深掘りしていこうという話なんですね。
この効果を知れば、タイムログをとる習慣で、
仕事の効率アップにつながるということもわかるはずです。
では早速一つ目の効果、タイムログをとる効果について、
お話をしてみましょう。
1つ目はマルチタスクを避けられるです。
これは昨日の復習なんですよね。
昨日もお話をしましたので、さくっとお話をして次に行きたいと思いますが、
マルチタスクを避けられるというのは、
例えばAというタスクを始めましたよと、
まだAが終わってないのにBというタスクを始めてしまったり、
BはさらにCというタスクに手をつけてしまったり、
みたいなことがマルチタスクなんですよね。
それに対してAというタスクであれば、それを最後までやり切ると、
これをシングルタスクと呼んだりするわけです。
一般にシングルタスクとマルチタスクどっちがいいのという話で言うと、
マルチタスクなんですよねと。
そもそも人はマルチタスクができるというか、
マルチタスクを効率的にこなせる能力がないということが研究でわかっています。
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言い換えるとマルチタスクをしていると、
効率が下がってしまうということなんですよね。
そういった話は過去にもしています。
なのでできるだけマルチタスクを避けたい。
この時にタイムログを取るということになると、
例えばAというタスクをしていると、
その最中にBというタスクを始めてしまいそうになる。
つまりマルチタスクをしそうになるという段階では、
Bのタイムログを取り始めないといけない。
つまりBを始めた時間を記録しなきゃということになります。
そうなるとその時点で、
Aの途中でBということに手をつけて、
しまいそうになっているなと、
マルチタスクになりそうになっているなと気がつくわけですよね。
これに気がつくことができれば、
マルチタスクを避けられるんじゃないんですかということで、
これが一つ目のタイムログを取る効果です。
では二つ目の効果に移っていきますが、
これは仕事が早くなるということなんですよね。
そんなことありますということかもしれないんですが、
タイムログは終わりを記録するという話をしました。
始めと終わりの時間を記録するわけですよね。
そうすると終わりを記録しなきゃいけないということから、
締め切り、そのタスクの終わりを意識するようになるんじゃないですかということです。
というタスクを進めていれば、
Aの終わりを記録すること自体が、
終わり、締め切りがいつになるのかということを意識するきっかけになるわけですよね。
そうすると心理学でいうところの締め切り効果が働くんですよ、
ということです。
締め切り効果というのは何かというと、
そのままなんですけれども、
仕事ですとかタスクの期限、終わりが設定されることで、
適切適度なプレッシャーが自分にかかってくる。
これによって仕事やタスクが早く終わるんですよと。
もっと平たく言うと尻に火がつくみたいな話ありますよね。
これが心理学でいう締め切り効果なんですよと。
ある研究によれば、締め切りを設定することで、
仕事ですとか作業という部分について、
無駄が減ったり集中力が高まったり、
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生産性とかあるいは独創性みたいなものまで高まるということがわかっています。
なので締め切りを設定する効果って大きいんですよねということなんです。
締め切りを意識するだけで、
実は仕事ですとかタスクの進行に良い影響があるかもしれないということなんですよ。
逆に締め切りも意識しないで、出たとこ勝負でタスクを進めていると、
もったいなくないですかと。
その分タスクの進行が遅くなっているかもしれないというのであれば損ですよねということです。
これに関連してということなんですけど、
タイムログを取り始める前に目標時間を設定しておくのもいいのかなということで、
僕も実際そうしています。
目標時間というのは、Aというタスクを始めるのであれば、
それが何分で終えるつもりなのかというのを事前に設定しておくということですね。
それも一つの締め切り設定効果として働いてくる。
目標時間を設定しておくことによって、
さらにタイムログの3つ目の効果が生まれるとも考えています。
3つ目の効果は何かというと、改善のチャンスが生まれるということなんです。
今目標時間を設定してみましょうという話をしましたが、
それと実際にかかった時間を比較してみたらどうなりますかと。
おそらく完全に一致することはないですよねと。
もし目標時間よりも実際の時間の方が長くかかってしまったということであれば、
そこに改善のチャンスが生まれるということです。
どうして時間が余計にかかってしまったのか、
何か無駄があったのかみたいなことを振り返るきっかけになるということですよね。
逆に目標時間がなければ、それが遅かったのか早かったのかということが曖昧にはなりますよねと。
できるだけ後から客観的に検証しやすくできるように目標時間を設定しておくと、
なおいいじゃないですかという話だったわけです。
今目標と実際を比較するという話もしましたが、
それとは別に過去の実績と今回の実績を比較するという比較の仕方もありますよね。
なので過去にもAというタスクをやったことがあります。
また今回もAというタスクをするんですけれども、
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過去やったときと今回やったときで比べてその時間の差はどうだったのかということです。
普通に考えれば、繰り返しやっていることについてはできるだけ早くしていくという方がいいわけですし、
工夫をするとか環境を変えるとか仕組みを変えるやり方を変えるといったことで、
時間を早くするということは可能性としてはできるわけですよねと。
なので過去と比較するということも有効なんじゃないですかということです。
あとはですね、今の話に関連して言うと、
目標とか過去と今回の実績を比較したときにズレは起きますよねと。
絶対に完璧に一致するということはほぼないはずなんですけれども、
そのズレ、これが起きること自体は当たり前というか悪いことではないですよと。
このズレが悪いというだけで終わってしまうと良くないので、
先ほどもお話をした通り、ズレは起きるもの、当たり前のものとして、
じゃあなぜそのズレが起きたのか、そのズレをどうすればいいのかを考える方がずっと大事だということなんですよね。
なのでそのズレを認識するきっかけをタイムログで作りましょうということだったわけです。
というわけでタイムログの効果を深掘りして3つお話ししました。
簡単に復習をすると1つ目はマルチタスクを避けられる。
2つ目は仕事が早くなる。
3つ目は改善のチャンスが生まれるという話をしました。
タイムログをつけるときにはツールとかアプリがあると便利だと思います。
僕は昨日も言いましたが、タスクシュートクラウドというツールを使っています。
ただ別にツール自体は何でも自分に合ったものを探せばいいわけなので、
そういったツール、アプリを探してみるところからチャレンジしてみるというのはいかがでしょうか。
それでは今日のお話はここまで。この後も良いチャレンジを。また明日。
