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こんにちは、モロトメ ジョーです。
今日もチャレンジしてますか?
はい、今朝も散歩をしながら収録しています。
相変わらずセミの鳴き声が。
朝からすごいですけれども、横浜はよく晴れて、今日も暑くなりそうですと。
というところで、お話を始めていきましょう。
今日は、タスク管理について話をしてみたいと思います。
タスクと言うと、イメージはつくかと思いますが、
トゥードゥと呼ばれることもありますよね。
言い換えると、小さな仕事の単位みたいなことでしょうか。
そのタスクについては、何かしらリストを作っているという人は多いんじゃないでしょうか。
僕も作っていますし、昔からそういうものを何かしら作っていましたよね、ということなんです。
ただ、そのタスクリスト、あるいはトゥードゥリストの中に、
ずっと残り続けてしまうタスクがあったりしませんか、ということなんです。
残り続けるというのは、いつまでも実行されないでリストの中に残っているということなんですけれども、
そういったものをゾンビタスクなんて言ったりもしますよね。
なので、よくないタスク管理の典型として、ゾンビタスクというような話もあるわけです。
僕自身もそういうゾンビタスクがよくあるリストを作っていたんですけれども、
それってタスク管理が下手ですよね、と言い換えることもできるわけです。
タスク管理を日々の習慣の一つと考えるのであれば、
タスク管理が上手いか下手かで人生が変わり得るということはあるでしょう。
僕はそう考えています。
なので、タスク管理のやり方、考え方を変え続けてきたというところがあります。
今どういう方法を実践しているのか、どういう考え方をしているのか、
ということを今日は少しお話をしてみようかなと。
その話の仕方の角度として、タスク管理が下手すぎる人の特徴といいますか、
タスク管理が下手すぎる人ができていないことというような角度でお話をしてみたいと思います。
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まず一つ目なんですけれども、タスクが大きすぎるということがありませんかということなんですね。
タスクが大きすぎるというのは、先ほどタスクは小さな仕事の単位と言ったんですけど、
その単位がでかすぎるということなんですよね。
大きすぎると見た目として厄介ごとに見えますし、時間もかかりそうだなということになりますので、
着手がしづらくなる。
なのでリストの中に残り続けてしまうということもありませんかと。
じゃあどうしたらいいかというのは、この図とわかりますよねと。
つまり大きすぎるんだから細かくしよう、細分化しようということになるわけです。
小さくすることができれば、ちょっと手をつけてみようかなということも思えるんじゃないですかと。
例えばですけれども、仕事であるプレゼン資料を作らなければいけませんよというタスクというか、
仕事があった場合にプレゼン資料を作るというタスクをリストの中に置いてしまうのは、
大きすぎるんじゃないかということなんですよね。
僕だったらということですが、プレゼン資料を作るというのを、
まず調べ物をするとか、
それから次はプレゼンの構成を考えるとか、
それから構成に沿ってスライドを作ってみるとか。
スライドができたら、もう少しこのスライドを実際にプレゼンするときの台本を考えてみるとか。
もっと細かくすることもできるかもしれませんが、
いずれにしてもプレゼン資料を作るみたいな大きすぎるタスクにはしないということですね。
先ほど言った最初に調べ物をするということであれば、
それを一つ目のタスクにするわけですが、それでもなお手をつけにくいということもあるかもしれません。
そういったときには、調べ物を5分するとか、
もう時間で切ってしまうということもありますね。
そのぐらいの5分という時間であれば、さすがにとりあえずやってみるかということはあるかと思います。
これは前の放送でもお話ししたことがありますが、
人は物事に着手することによって後付けでやる気が湧いてくるところもありますよねということなので、
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いざ実際に手をつけてみたらもっとやってみようかなと思えることは経験としてもあるんじゃないでしょうか。
なのでまずはタスクを小さくして手をつけられるようにするというのは大事なことなのかなと思っています。
では続いてですね、タスク管理が下手すぎる人の特徴ということで言うと、
実行日を決めていないということがあります。
ありますというか、僕自身がそうだったわけですね。
なのでゾンビタスクが存在していたんですよということですが、
実行日を決めていないというのは、文字通りタスクをいつやるかを決めていないということです。
ただこれってかなり多くの人がそうなんじゃないかなと思います。
タスクリストを作ってはいるし、そこにタスクをいろいろ並べてはいるんですけど、
それをいつやるかという情報はリストの中にない。
どうでしょうかね、ありますか。
それがないから、じゃあいつ手をつけるか。
実際には手をつけやすいところから手をつけていくので、
結局気乗りがしないものはいつまでも残ってしまうというようなことが起こりやすいということなんですよね。
というわけで繰り返しですが、いつやるかを決めていないから残り続けてしまうタスクがあると。
じゃあどうするかということなんですが、僕はカレンダーに配置をしています。
ツールとしてはNotionというものを使っているんですが、
これは何でもいいですよね、カレンダーアプリみたいなものを使って、
その日付の中に、それぞれの日付の中に各タスクを置いていくというイメージです。
もちろん仮置きということはありますので、仮置きしておいて実際にはできないということもあるかもしれませんが、
できないとしてもまた次のいつやるか、何月何日にやるかというのをずらして、
一応また仮置きをするということなんですよね。
そうやっていつやるかを決めておくと、何も決めないよりはかなり実行する確率が高まるんじゃないですかということを、
僕は経験上として確認をしているということなんですね。
なので、今言った日付を決める、実行日を決めるということをされていないのであれば、
試しにやってみるというのはおすすめです。
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まず一回やってみて、自分に合っているか合っていなければ、それはやめればいいわけですし、
やってみてうまくいったら、それはそれでも置物ということもありますので、
いつも言っているチャレンジしてみるというのはいいんじゃないかなということで、
いろんなお話をしています。
では話を戻しまして、タスク管理が下手すぎる人の特徴として3つ目なんですけれども、
マルチタスクですね。マルチタスクをしているということもあるんじゃないですかと。
マルチタスクというのは、複数のタスクを同時並行でやっているということですよねと。
この辺も昔の放送で話をしましたけれども、
タスクを複数同時並行というのは多くの人が苦手というかですね、
自分が苦手と感じていなくても効率、生産性が下がってしまうということが研究でわかっているんですよね。
多くの人というのは、割合で言うと98%という話があります。
逆に言うと、マルチタスクできちんと成果を上げられる人は2%しかいないということなんです。
そういった人たちのことをスーパータスカーなんて呼んだりするんですが、
じゃあ自分はその2%の特別な人なのかという話なんですよね。
僕はそう思っていませんよということでして、
だったらマルチタスクはしない方がいいよねと。
なので代わりに一つ一つタスクをクリアしていく、実行していくということになります。
なのでこれは日々タスクをどう実行しているかという話なんですけれども、
どうでしょうかね、振り返ってみて、
Aというタスクをしながら途中でBというタスクに切り替えて、またAに切り替えて、
Aが終わる前にCというタスクをやってみたり、
そういったことをしすぎていないかということなんですね。
同時並行と言うけれど、AからBとかBからAに戻してとか、
結局一つ一つやってるんじゃないのと思われるかもしれませんが、
切り替えるたびに段取りの時間が必要だったり、
頭の中の考え方を切り替えたりということも必要になってくるので、
切り替えコストみたいなことが増えていくわけですよね。
結局切り替えているとは言っても、
一つ一つ終わらせていないという点でマルチタスクになっているということもあるわけです。
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じゃあこれどうするのという話なんですけれども、
言葉としては一つ一つやりましょうということなんですが、
それだとまだ抽象的なので、
僕がやっていることはタイムログを取るということなんですね。
タイムログというのは始めた時間、それから終わった時間を記録するということです。
これにはいろんな意味がありまして、またそれはそれで改めて話をしたいと思うんですが、
今日のところで言うと、
一つ一つのタスクについて始めた時間と終わった時間を記録するということは、
自分でこのタスクを始めたぞということがまず自覚できるわけですね。
始めた時間を記録し始めることによって、
今Aというタスクをやり始めると自覚ができます。
もし途中でBというタスクをやり始めたくなってしまったということになると、
今度Bというタスクのログを取り始めることになるので、
そこであれまだA終わってないぞということに気が付くわけです。
なのでAを終わらせてからBをやったほうがいいなということに気が付きやすくなりますよねということなんです。
なので一つタイムログというのは方法としてあるのではないかということですし、
僕はこれで十分効果を感じています。
タイムログについては、僕はタスクシュートクラウドというツールを、
クラウドツールですけれども使っています。
これで毎日タスクをどういう順番でやっていくですとか、
今言ったタイムログが取れたりとか、それを後で振り返ってみたりとか、
いろんな形で役立てることはできますが、
そのあたりはまた改めてということでして、
今日のところはタスク管理の話に戻しますと、
タスク管理が下手すぎる人ということでお話をしてみました。
もし自分に当てはまるものがあれば、
それからちょっとやってみようかなと思う方法があれば、
ぜひチャレンジしてみていただけたらと思います。
それでは今日の話はここまで。
この後も良いチャレンジを。また明日。
