仕組み化の重要性
おはようございます。コンサル担当のくらりんです。今日はこれまでの度々お話ししている仕組み化の話ということで、限られたリソースで最大限の成果を出す仕組みというテーマでお話ししたいと思います。
今、どんな業界でも人手不足が当たり前になっちゃってますよね。人がいないとか時間足りない、やることいっぱいみたいな中で、ちゃんと成果出すっていうのが難しいんだけれども、
チームとかお店でちゃんと人足りてない、時間足りてないはずなのに、ちゃんと結果出してるところってあるわけでしょうね。そういった違い、過去配信でも何度も取り上げてますけど、
今日はちょっと別の視点からお話したいと思います。気になる方はぜひ最後まで聞いてください。私、くらりんは学生時代に起業しまして、いろいろな会社を作ってきました。
現在は会社経営の傍ら、個人的に起業復帰をされている方、特に起業して1年以上になるんだけれども、月50万円以下ないという方のサポートをさせていただいてます。
相談があるよという方は概要欄よりお問い合わせください。それでは早速、今日の問題に入ります。仕組み化の話ですね。
制約の中で限られた人だったり、そういったものものの限られたリソースの中でどうやって最大限の成果を出す仕組みを作ったらいいのかという点ですね。
どんな業界でもね、冒頭にも言ったようにやっぱり人手不足深刻ですよね。時間足りない、人いなくてやることいっぱいみたいなね。
そういう中でね、仕組み化ってやっぱ大事なんですよね。当たり前の話なんですけど、ただ仕組み化って言うとマニュアル作りとか効率化のツールを入れたら終わりみたいなイメージ持ってらっしゃる方すごく多いんじゃないかなと思いますね。
でもね、実はそれだけでは絶対成果出ないんですよ。マニュアルしっかり作り込みました、そうするとうまくいけません。
マジかよって思われた方も多いんじゃないかなと思いますが、大丈夫です。
今日ね、お話しする内容っていうのは、僕自身がコンサルに入って現場で実践してきた、あるいは自分の会社で実践してきたものです。
3つの仕組み化ステップという内容になります。それをお伝えしようと思っています。
実際ね、今日の話ってね、僕が関わってきたところ、コンサルで入ったところ、ほぼ結果、100%結果を出しているやり方なんで、これを聞けば人に頼らなくても成果が出るチームを作るヒントが見えてくるかなと思ってます。
結論をね、先に言うとポイント3つあります。
1つはね、成果の再現性を作るっていうことです。
2つ目がね、やることを減らす勇気を持つっていうことです。
応援してね、あれもこれもってなったらどんどんタスク増えていくような印象を持たれる方も多いかなと思うんですけど、増やすんじゃなくて減らすっていうことですね。
やっぱ減らすって勇気がいるからね、勇気を持って減らすっていうことですね。
3つ目、仕組みっていうのはそもそも人を楽にする、スタッフたちを楽にしてあげる仕組みなんだっていうことね。
そういう仕組みを作るっていうことですね。
それで一個ずつ順に説明していきたいと思います。
まず最初に、成果の再現性を作るっていうことですけれども、
仕組み化っていうのはそういうね、成果の再現性を作ることだっていうことなんですよ。
仕組み化でよくある勘違いっていうのが、誰でもできるように全部マニュアル化すること以上っていう感じですね。
この話ね、これまで何度か詳しくしてきたので概要欄に画面リンクも貼っておきますけれども、もちろんそれも大事なんだけれども、
本質はね、再現性の部分なんです。成果の再現性を作るためのマニュアルっていうことなんですよね。
もうちょっと具体例を挙げたほうがいいですかね。
例えばね、スタッフとかのスキルとか性格なんてバラバラじゃないですか。
でも、どんなスタッフがやっても最低限の成果の再現性が保証されているっていうことが大事なんですよ。
で、再現性ってたくさん言ってますけど、それを作るためには、まずね、成果をしっかり定義してあげなきゃいけないんですね。
成果の定義をはっきりさせるっていうことが大事です。
誰がやってもこの同じ成果が出せるっていう代物なんですね。
例えば、クライアント対応のメール返信を1英許日以内に行うとかね、あるいは請求ミスとか入力ミスゼロの月を達成するとかね、
あるいは見積り作成を10分以内に完了させるとか、スタイルの投稿も週3本発信事項ブラスタルに投稿するとかね、
飲食店であれば提供時間を15分以内に統一するとかね、そういった感じですね。
今、定量的なものを結構出しましたけど、定量的なものばっかり出しましたが、
訂正的に評価っていうのも入れてもいいわけですね。
特に医療とか福祉業界だと、数字じゃなくても状態っていうのもすごく大事なことになってるんでね。
例えば福祉業界だと、利用者さんが営業で1日を終えるとかね、
この成果のゴールっていうのを明確にするだけで動き方がまるっきり変わってくるし、
その時々の判断軸っていうのが変わってくるんですよね。
そうするとその延長上、スタッフがこれをやった方がいいかなっていうふうに迷うときにね、
これをやることによって最短最速でゴールに近づくかどうかっていうのを判断できるようになってくるっていうことなんですね。
というのが1点目です。
仕組み化っていうのは再現性を作ることだよと。
再現性っていうのは何かというと、成果をしっかりと再現すること。
やることを減らす勇気
その成果の定義を明確にしないといけませんよっていうことですね。
2点目がやることを減らす勇気っていうことなんですけど、これすごく大事ですね。
仕組み化っていうと何かを増やすっていうイメージを持ちがちの方多いと思うんですけど、
それとはっきり言って真逆です。
本当に上手くいく仕組みはむしろ引き算から始まるっていうのを覚えておいて欲しいなと思いますね。
その昔ね、思うかしらな企業したての頃とか、
僕自身もこれをやろう、あれもやろうで、
僕自身もパンクするしスタッフもパンクするなんてこと簡単ですよね。
でもね、全体の上手くいってること、上手くいってることと労力ばっかりかかってること、
いろいろ書き出してみたときにね、
全体の2割ぐらいの行動っていうのが、アクションっていうのが8割の成果を生んでたりするものなんですよ。
これ実際書き出したら分かる、僕自身も経験だとしてありますね。
これパレットの法則みたいな言われ方しますけど、
そこから思い切って正座に直結しないアクションっていうのはどんどん削減していってOK。
チェックリップもどんどん簡潔化していくっていうところですね。
要はこれだけやればOKという最小限のルールを作っちゃえばいいっていうことですね。
この減らすっていうことに省力すると、スタッフが何を優先すべきなのかっていうのをここでも自然に判断できるようになっていきます。
経営者とかリーダーがやるべきことっていうのは、頑張る量を増やすこと、仕事を増やすことではなくて、
そうではなくてね、迷いを減らす仕組みを作るっていうことなんです。
タスクには迷わせちゃダメなんです。
どうやったらいいんだろう、できるんだろうっていうふうにね、スタッフが迷ってる時点で
アウトなんですよ。
考えなきゃいけないことってあると思いますけれども、原則ね、迷わせちゃダメっていうのを覚えておいてほしいなと思いますね。
スタッフもね、迷わせてしまうと、スタッフとか社員なんかを迷わせてしまうとね、
そこで時間とか能力取られちゃうんですよ。
だから時間がいくらあってもどんどん吸い取られてしまいます。
今現在ね、僕、札幌の丸山にある福祉事業所でカフェバーを併設している中やなんでね、
仕組み化の重要性
なかばコンサル的に入っているわけですけど、まさにこの路線でマニュアル化仕組み化を進めているって言うんですよね。
その結果についてはどうでしょうかね。目的には結構自信があるんですけどね。
そのうち誰か関係者を呼んで話してもらおうかななんて思っています。
それから三つ目のポイントが、仕組みっていうのはそもそも人を楽にするものだということです。
これ三つ目のポイントね。仕組み化を人を縛るんじゃなくて、人を楽にするためのあるっていうところですね。
マニュアルって言うとね、ついつい守らせるものっていう発想になりがちなんですよ。
そうじゃない。そうじゃなくって、本来はいろんな考える時間を生み出すためであったり、
あなたのビジネスにとって本当に大切なことのために使う時間を捻出するため、そのために人を楽にしてあげるっていうこと。
それがマニュアルの大事な点なんですよ。
例えばさ、日本の書き方なんかを統一することによって、フォーマットが決まっていればさ、
誰でも2,3分とか5分、10分あればペグッと書けるわけですよね。
で、後から見返しても次のコードに繋がりやすいっていうほど、繋げやすいですよね。
だから今日できたこと、次にやりたいこと、あるいは気づき、そういったものだけでも入れると全然違ってきますよね。
こういう仕方でね、マニュアル化していく、今のずっと雑な例だったかもしれませんけれども、
とにかく仕組みが整うとスタッフがやるべき仕事に集中することができるようになるんですよ。
そうするとそこに余白が生まれてミスも減るし、いわゆる引き上げ発動的なミスも減るしね。
いつもだったらミスしないんだけれども、バタバタ仕事に追われてるとミスしがちじゃないですか。
そういったミスも減ります。
で、何よりも想像的なものに意識が向くようになるんですよ。
そういったメリットがあるということですね。
仕組み化っていうのはとにかく言ってみればね、ちょっと誤解を揃えてずっと言うならば、
人を効率化するためじゃなくて、人を生かすためにやるっていうところですね。
というわけで、今日は限られたリソースの中で成果を最大化するにはどういう仕組みを作ったらいいか。
そういう仕組み化のヒントといったテーマでお話しさせていただきました。
ポイントをもう一度まとめるとね、一番に成果の最大化を作るということ。
成果を最大化するための視点
それから、やることを増やすんじゃなくて減らす。
やることを減らす勇気を持つということ。
それから三つ目、やるというのは人を縛るためにやるんじゃなくて、
人を楽にして、より想像的なもの、より大事なものに思考を巡らせて、
アクションを起こすゆとりをもたらすためのものであるという、
そういう仕組みを作るんだということですね。
この三つをね、意識するだけで、人がいないからできないじゃなくて、
今の人数でどう成果を最大化することができるか、
というふうな発想に変わっていくんですよ。
だから仕組みっていうのは、未来のあなたを助けてくれます。
未来の会社を助けてくれるというかね、スタッフを助けてくれる。
これってね、一回整えば、あとはチームが自然に動き出すんです。
そういうチームのメンバーに囲まれていると楽しいですよね。
今日お話しした3ステップ、少しでもヒントになりましたでしょうか。
もし今日の話がね、響いたということは、
例えばですけど、自分の場合、何を減らせばいいのかっていうのをね、
これまでお話ししたような視点で一つ考えてみてください。
よろしければ、こういうの思いつきましたとかね、
あるいは今日の話聞いてこんなこと考えましたみたいなのがあれば、
コメント等で教えていただけると嬉しいです。
今日の話、少しでもお役に立てたら嬉しいなといつも思っているんですけれども、
よろしければぜひ、いいね、コメント、チャンネル登録等々お願いいたします。
ビジネスやってて悩んでますっていう方、
今日の話と外れても構いませんので、概要欄よりお問い合わせください。
今日もあなたにとって素敵な一日になりますように、
それではまた次回の配信でお会いしましょう。
今日は久しぶりにお風呂からお届けしました。バイバイ。
