指示を出す際の注意点
おはようございます。コンサルタントのくらりんです。
今日は、指示を出すときの注意点というテーマでお話ししたいと思います。
部下だったり、同僚だったり、あるいは新入社員さんだったり、スタッフさん、そういった方々に指示を出す、
言ったのにやってくれない問題で抱え込んでいる方が多いんじゃないでしょうかね。
こうすれば簡単に間違いなく伝わるよというお話になります。
今日の話は、モチベーションを上げて相手をやる気にさせるという話とはちょっとまた別の話なので、
それはまた別の機会に取ろうかなと思っております。
というわけで、気になる方はぜひ最後まで聞いてください。
私、くらりんは学生時代に起業しまして、01でいろんな会社を作ってきました。
今現在は会社経営の傍ら、会社とは別に副業とか起業されている方、
特に起業して1年以上になるんだけれども月50万いかないんだよねという方のサポートをさせていただいております。
相談あるよという方は概要欄よりお問い合わせください。
それでは早速今日の本題に入りますけれども、指示を出すときの注意点ということですね。
言ったのにやってくれないということを繰り返している場合、指示を出す側の問題である場合がすごく大きいんですよ。
指示を出す側ってやっぱり出すからには自分はそのことについてよく分かってますよね。
でも相手は分かってないんでそのギャップというところで伝えたつもりになっちゃってて、
その結果実はうまくちゃんと伝わってなくて言ったのにやってくれないというそういう問題が起こってくるわけですね。
そういう場合どうしたらいいのかというのでまず1つ目として指示を出すときに一気にわーっと指示を出しちゃうというのはまずいんですよ。
人間ってやっぱり一旦パーッと聞いた話でも同時に判別できるのは3つぐらいまでだというふうに言われてるんですよね。
なので一息に伝える指示というのは原則1つ多くて3つまで。
そこが相手がちゃんと理解してくれた後に次の指示というのを出していくというのはすごく大事になりますね。
その際1つ目のポイントというのは指示を出すのは多くて3つまでできれば1つ。
その都度指示を出したその都度1つ1つ相手にパラフレーズしてもらうというのがすごく大事なんですよね。
メモを取らせるというそういう習慣化もつけていただくというのもすごく大事になってきます。
だから指示を伝えている間に1個の指示を伝えている間に相手がメモを取り終わるまで待ってあげるというイメージですかね。
相手に理解できたかどうかっていうのを分かったって言って分かりましたっていうやり取りではなくて
相手が自分の言葉でこれってこういうことでこうすればいいんでしたよねっていう風に相手が自分の言葉で1つ1つの指示を表現できるかどうかそこを待つということですね。
それが1点目です。
仕組み化とマニュアル化
2点目は何かというと仕組み化とマニュアル化です。
仕組み化というのは要は誰がやっても同じような結果になるというのがマニュアルのいいところなんですよね。
何度も出すいうような指示特に例えば新入社員が入ってきました会社のこの種の業務ってこういう手順でやりますみたいなそういうものだったりルーティン化しているようなものですね。
そういったものってマニュアルを作る必要がありますね。
仕組み化の話はまた別の機会にしようかなと思っています。
マニュアルを作るといった場合僕自身はいつも原則2パターン作るようにしているんですよね。
1つはめちゃくちゃ細かく書いてあるとりあえずそのマニュアルを見さえすればとりあえず解決するやる手順が全部わかるとかね。
例えばシステムのいじり方だったら1枚1枚のスクショでここをクリックしてその次にはこういうのが出てくるからここをクリックしてこういうことを入力しますよみたいなこと細かなもう全部網羅的に書いているようなそういう詳細版のマニュアルが1つ。
でもう1つは簡易版のマニュアルですね。
これは実際に運用していく中でその作業が発生したときにいちいち細かい指示がぐちゃっと書いてあるものを見るってなかなか大変ですよね。
なので通常運用のときは1回ある程度理解できてしまえば簡易版のマニュアルですわけですよね。
あれってどういうふうになってたんだっけみたいなときに参照するようですよね。
そういう仕方でマニュアルをきっちり準備しておくっていうのがすごく大事です。
実際にやってもらう重要性
それから3点目指示は出したんだけれどもそれでここまでの話では相手の言葉でこれってこういうことですよねっていうふうに実際相手の言葉でパラフレーズしてもらうっていうのがあるんだけれども
プラスアルファ実際にやっていただくっていうフェーズここまで盛り込んでしまうっていうのがすごく大事です。
しかも自分の言葉でパラフレーズはできてるんだけれどもいざやるとなると結構細かいとこ抜け落ちてるなんてことが多いんですよ。
なので実際にやってもらう形だけでもこういうさっきの例でいえばシステムをいじってますこういう手順でこうやってこうやってこうやってやりますみたいなのを一通り目の前でやってもらう。
そのときはマニュアル見てもいいし書き取ったメモを見てもいいしそのマニュアルに書き込んでいってもいいし
とにかく実際にやってもらうっていうことをやらないとその作業がしばらく時間経って1ヶ月後2ヶ月後に
そういえば昔言ってた作業ってこれのことだなってなったときに絶対思い出せないんですよ。
なのでこの3段階ですね一つは一気に伝えず指示は多くても3つまでできれば一つずつその都度パラフレーズしてメモを取らせる。
相手がメモを書いてやる間は話を進めずにその場で待つ。
これが第1段階。第2段階としてマニュアルの部分ですね。マニュアル2種類って言いましたけどマニュアル。
第3段階として実際にやってもらう。やってもらうことによって具体的なイメージが湧くんですよ。
話聞いてた段階ではこれ簡単だなっていうふうに思ってたとしてもいざ実際自分がやるとなったときに周りに聞く人がいないならば
なおのことすごい焦ると思うんですよね。なので1回やるっていうフェーズを入れてあげるっていうことがすごく大事になります。
この問題って結構根深くて中には会社経営されてるとか部下いっぱいいるんだけれども
ちゃんと指示を自分は出してる。出してるというか出してるつもりになってるっていうのが正解だと思いますけどね。
これってよくあいつはちゃんと人の話を聞いてないとか言いがちなんだけれども相手も悪い部分はあるかもしれない。
でもその多くは大部分は会社側の責任上司の問題。要はシステムエラーだっていう部分ですね。
こういうところで下手にスタッフさん社員さんとか部下の方々に余計な負担をかけずに済むように
しっかり伝えるときも今日言ったような3つの手順っていうのを踏んでもらえればと思います。
今日の話少しでもためになりましたでしょうか。ぜひチャンネル登録、いいね、コメント等々いただけるとすごく嬉しいです。
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今日もあなたにとって素敵な1日になりますように。それではまた次回の配信でお会いしましょう。バイバイ。
