探し物の時間と経済的影響
おはようございます、コンサルタントのくらりんです。今日は探し物の話、あれどこ行ったんだろうというふうに探し物をしてしまうというのは、仕事でも日常の普段の生活の中でもよくある話かなと思うんですけれども、それが年間結構な金額をドブに捨てちゃってるよという、そういったお話をしようかなと思います。
気になる方はぜひ最後まで聞いてください。私くらりんは学生時代に起業しまして、01でいろんな会社を作ってきました。今現在会社経営の方はら会社とは別に個人的になんですけれども、起業、復業されている方、特に起業して1年以上にはなるんだけれども月50万いかないんだよねという方のサポートをさせていただいております。相談あるよという方は概要欄よりお問い合わせください。それでは早速今日の本題に入ります。
年間にすると探し物をしている時間って結構な金額になりますよ。だからすごくもったいないよという話ですね。
やっぱりね、散らかったオフィスとか机、パソコンとかね、の中身、フォルダーがぐちゃぐちゃとこうなってて、そういったものがね、そういったところで必要なファイルどこに行ったんだろうとかね、ホッチキスどこ行ったんだろうみたいなね、探し物をしている時間ってね、その時はね、そんなに大した時間ではないように思えるかもしれないんですけど、積み上げていくと千里積もでね、めちゃくちゃ大きな時間相変わらず、
大きな時間損失になってますよ。要は時間っていうのはお金にも換算することができるんでね、すごくもったいないですよというところですね。だから整理整頓しましょうといった流れの話になるんですけれども、
実はね、平均するとビジネスパーソン1日あたりどれくらいの時間探し物に使っているかというと、これいろんな調査データがあって、確かにこれっていうのは言えないんですけれども、だいたい1日10分から15分とかね、あるいは30分とかね、40分とかそういういろんなデータはあるにしてもね、結構すごい時間になるわけですよね。
例えばね、仮に1日12分ぐらい、15分ぐらいだとして、年間の勤務日数、例えば週5日勤務でね、年間50週かな、50週だと仮定すると、5×5×20で250でしょ、250×12で、あれ、これさっき計算したメモどっか行っちゃった。
計算するとね、12分×250でね、年に300分探し物してるっていうことなんですよ。で、これを時間に換算すると60で割るんで、60で割って50時間。これ結構控えめな見積もりかなと思うんですけどね。
それ以外にもね、やっぱり自宅で探し物なんかをしてる時間なんかも含めると、年にすると200時間ぐらいは実際ね、探し物してるんじゃないかなというふうに思われるわけですね。
で、この時にポイントをいくつかに絞ってお話しようかなと思うんですけれども、この探し物に費やしてる時間って見えないコストですよね。一見ね、なんてことはない。探し物をして、あれどこ行ったんだっけって見つけるっていうね、その時間。1ミリも生産性ないですよね。
で、これ時給換算していくとどうなるかっていうと、例えば年収500万の人が年間200時間を探し物に使ってたとしたら、時給換算するといくらぐらいになると思いますか。
年収500万だから、まず12ヶ月で割ると大体42万ぐらい。1ヶ月の労働時間を1日8時間で20日間だと仮定するとね、大体160時間になるわけですよね。
で、そうするとね、年収500万の人の時給単価って、大体42万ぐらいを160時間で割ればいいんで、2500、600円になるんじゃないかな。2600円だったかな。さっき計算して書いた紙がどっか行っちゃった。
なので、大体年収500万で考えたときにね、その人の時給単価って2600円ぐらいになるかなと思うわけですね。そこにその時給で200時間の年間探し物をしているとなると、2600円×200時間ですよね。
2600円×200時間で520万ぐらいになるわけですよね。そうすると50万兆の価値を探し物に使っているっていうことになるわけですよ。これってすごいことじゃないですか。
同じ計算を単純に当てはめるわけにはいかないかもしれないですけど、単純にね、一人頭の生産性というか探し物に使っている時間というのを時給換算して損失額を出してみたとみると、一人だと年間52万だとすると、単純に計算、社員10人規模の会社だと×10で520万になるわけですよ。
100人規模の会社だったらもう一個ゼロが増えて5200万年間、それぐらいの大きな損失に発展しているということなんですよね。だからこれ自分だけの問題じゃなくてね、チーム全体にも波及していく。
よくありますよね。上司だったり同僚だったりが、あの資料どこにあるのというふうに探してて、部下が自分がやっている作業を中断してね、それってこっちにあるよみたいなね。そうすると周りの人たちの時間も同時に奪っていくということが起こりますよね。
同僚も巻き込まれちゃうんで、実際の損失額というのは結構ね、一人だけがこれだけ探し物をしているというのではなくて、それが連動していくので多分1.5倍とか2倍とかになっちゃうかもしれないですよね。それだけじゃなくてね、やっぱり探し物で集中力が切れるという問題が起こりますよね。
一般的によく再び集中するまでの時間って20分から25分ぐらいみたいな言われ方されるんですけれども、そうするとね、ここで探し物に使っている時間というのが大きく大きく膨らんでいくということになるわけですね。
だからね、社員100人規模の会社だったら探し物に年間5000万もロストしているということですよね。これ無駄に。
整理整頓の重要性
で、これってオフィスを整理整頓を怠るだけで失ってしまうものなんですよね。逆に言えばね、仕組みを作ってちゃんと整理整頓ができるようになれば、ROI、投資対効果と言いますけど、投資収益率とも言いますけどね。
要は投資に対して得られた利益の割合を示す指標ですけど、ROIというのが整理整頓というアクションがね、ROI的にはめちゃくちゃ高い経営アクションになるんだということをご理解いただけるかなというふうに思います。
要はね、ここまでだらだらしゃべってきましたけど、机の上が乱雑だとか、あれどこにあるかわからないオフィスが散らかっているというのは、要は売上にも利益にも直結するような経営課題なんだというふうに言うこともできるかと思うんですよね。
実際に僕がコンサルに入ったときにこの部分が整理されてない場合なんかはね、特にまずオフィスの整理、それからパソコンの中身の整理なんかは最初にね、いち早く手をつけて仕組み化しちゃうというのはそういう理由です。
一見ね、散らかっている大したことなさそうに見えるんですけれども、これでね、今計算したみたいに冷静に考えるとどえらいことなんですよ。
というわけでポイントの1個目でもう8分過ぎちゃいましたね。
あとはさらっといきましょうかね。
ポイントの2つ目としてね、人間が、さっきの集中力の話とも絡んできますけどね、人間の脳ってね、目から入ってくる情報って全てなんとなく一生懸命処理しようとするんですよ。
そうするといろんなものがと散らかっていると、それだけで気が散っちゃって集中力を奪うごとに繋がって直結していくんですよね。
いろんな研究結果出てたと思いますけど、
視覚的なね、とっちあかりみたいなところでストレスホルモンのコルチドールなんかも増加させることがはっきりわかっているわけですよね。
つまり整理整頓されていない机とかオフィスってね、常に脳に負担がかかっている状態、脳が疲れている状態になってしまうんですね。
そうすると結果としてね、集中力が続かないし判断力も鈍ってしまうみたいなことに繋がっていく、そういう悪循環に陥っちゃうわけですね。
だからすごくもったいないことで、時間だけじゃなくてね、あなたのパフォーマンスを根こそぎ奪っているとも言うことができるんですよね。
そういう意味では3つ目のポイントとして、この辺さらっと行こうかなと思いますけども、
重要なのはね、やっぱり整理整頓するっていうことなんだけれども、
それを努力でやるんじゃなくて、しっかり仕組み化してしまうっていうことが大事かなと思います。
例えばですけど、よく使うものに関しては取り出しまでに3秒以内の場所に置くとかね、
そういうルールを設けてね、本当に頻繁に使うものを分かりやすくこの場所っていうふうに決めておいてね、
ピャッと取り出せるようにしておく、これすごく大事です。
使った後は必ず元の場所に戻すっていうルールだったり、
あるいは取っておく必要のない書類なんかも一気にスキャンしてクラウド上に保存するみたいな、
そういうルール化を設けたほうがいいかなというふうに思うんですね。
例えばっていうのをちょっと挙げましたけどね、
そうすることによって探し物をする時間をゼロにするっていう、極力ゼロにするっていう仕組みを作ってしまえば、
これ作るまでが最初のうちは大変かもしれないんだけれども、
その先ずっと年間200時間みたいなね、ちょっと大きめな時間で計算しましたけど、
ずっとその200時間分のリターンが返ってくるっていうことなんですよ。
整理整頓ってきれいな見た目とか清潔感とか、ただそれだけじゃなくてね、
投資対効果っていう面でもすごくすごく大事な、
投資対効果の大きい経営アクションプランだっていうところですね。
というわけで今日はね、どちらかっていうと整理されてないと、
物を探すときにめちゃくちゃ時間コスト、
それってお金に換算するとえらいことになりますよっていうお話したかと思いますけど、
そういったテーマでお話しさせていただきました。
ルール化と仕組み化
まず一つ目がお金に換算したときに年間52万とかね、
それかける人数分で100人いたら5000万、5200万ほどの損失につながってますよっていうところが一つ目。
お金の損失につながるっていうこと。
それから二つ目が人間の脳の集中力を奪っちゃう。
脳のというか人間の集中力を奪っちゃう。
視覚情報に僕ら振り回されがちなので、
極力仕事以外のものに関心を向けさせないようにするためにも整理整頓がめちゃくちゃ大事だということですね。
それから三つ目、整理整頓っていうのは別に努力で何とかするっていうよりも、
ルール化、仕組み化をしてしまう。
最初にルールを決めてしまう、仕組み化をやってしまう。
その後ずっと仮説検証していけばいいんですよ。
こういうルールを作ったんだけれども、
こっちに置いた、例えばこれはここに置こうって決めたんだけれども、
実はこっちの方に置いた方が効率良さそうだとかね。
そういう仕方でどんどんブラッシュアップして、
その会社独自のものを作っていけばいいかなというふうに思ってます。
この三つを意識するだけでも、
あなた自身やあなたの会社の生産性って絶対変わります。
本当に変わります。
だから、もし今日の話を聞いてちょっとだけ机を片付けてみようかなとかね、
その程度でもいいです、思ってもらえたら、
それだけでこの配信は価値があったのかなと勝手に自負しております。
今日の話、少しでもためになりましたでしょうか。
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今日もあなたにとって素敵な一日になりますように。
それではまた次回の配信でお会いしましょう。
バイバイ。
