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おはようございます、ゼロトピックです。
今日はノーションというドキュメンテーションツールの使い方というか、
うちはこういうふうに使っているよみたいな話。
あとはどういうところで活躍しているかというシーンとかユースケースの話と、
あとはノーションが苦手なところ、ここが少し物足りないなというか、
少し改善されるといいなという部分をちょっとお話ししたいなと思っています。
ノーションというツールというよりは、
そもそもドキュメンテーションというか、
ドキュメント管理をどうやってやるかということに対して、
僕は自分なりに矜持があるというか、こういうふうにやるべきだという、
哲学じみたものを持っていて、それを表現するとか再現したりするのに、
すごくノーションというツールが手に馴染むなというふうに思っています。
実はこのノーションを導入したのはちょうど1年前ですね。
2019年の12月に会社に導入したんですけど、
その前まではドロップボックスペーパーというツールを使っていました。
ドロップボックスペーパーはものすごい良かったところが書きやすさで、
一つ一つのエンドページ、要は一枚一枚の紙に文字を書いていくという作業が、
ものすごい気持ちよくて、しかも綺麗だったんですよね。
フォントとかマージンとか、あらゆる点でやっぱり書きやすさにこだわって作られているなという、
職人の技がわかるツールで、
パソコンでキーボードを打って文字を書くだけだったら、
WordもGoogle Docsもペーパーもノーションも同じでしょみたいに思う方も
多分いらっしゃるんじゃないかなと思うんですけど、
全然そういうことなくて、やっぱり僕らみたいな職業というか、
ソフトウェアとかプロダクトマネジメントとか、
あるいはビジネスディベロップメントとか、
いわゆる、すごい簡単に言うとホワイトカラーみたいな仕事をしている人が、
具体的にアウトプットとして何を出すかというと、
最後はやっぱりドキュメンテーションだと思うんですよね。
例えば契約書とか、例えば利用規約とか、
例えばプロダクトの使用書とか、
いろんなものを文字だったりページに起こして、
それを人と共有したり、考えを擦り合わせたり、
議論の叩き台にしたりという形でコミュニケーションを取りながら、
最終的には成果物を作っていく。
それはソフトウェアの場合はコードだし、
事業開発の場合は契約書、
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犯行が抑えた契約書ですね。
会社だと何だろうな、等規模とか、
そういうものを作っていくわけじゃないですか。
そういう意味では何をするかというと、文字をキーボードで打って書くという行為なんですよね。
だから書きやすさというのはすごい重要なんですよ。
1日何かの仕事をしているとして、
その上でキーボードで何かを打っているという仕事の時間を測ってみると、
僕はやっぱり意外に多いんじゃないかなというふうに思っているので、
そういう仕事の大部分を過ごすものについては、
使いやすさというかユーザビティみたいなものはめちゃくちゃ重要している。
その意味ではペーパーというツールは、
現時点においても世界最強じゃないかなというふうに思っています。
ただそのペーパーから1年前にノーションというものに変えました。
じゃあ何で変えたの?みたいなところから入ると、
ドキュメンテーションというその中で僕が持っているこだわりみたいなものって、
じゃあその価値って何によって決まるかというと、
1つは情報がいかにストックされているかというストックの量。
あとはエンドページ1つ1つの読みやすさ。
要は読んだ人がどれだけ100の情報を持っているものから、
80とか90とかもしくは20とかその情報を摂取するわけですけど、
その読みやすさ、品質、品質の高さ。
最後はそういうエンドページ、最後のページに対して、
例えば何も知らない人が来たときに、
ちゃんとアプローチできるかっていう、アプローチのしやすさっていう。
なのでこのストック量で摂取効率、アプローチの難易度みたいな、
この3つの軸の積分、積分なんで生まれる要積ですよね。
XYZ軸の3次元のグラフを思い浮かべていただいて、
そこに生まれる関数の積分で、
このドキュメンテーションというものの価値っていうのは決まると思っています。
なのでドロップボックスペーパーの話で言うと、
エンドページの単位の品質みたいな摂取効率とか書きやすさとか、
そういう意味で言うとピカイチなんですけど、
実はそれ以外の2つの面で大きな問題を抱えていたんですよね。
なのでこの積分の値がピッて出すと100だとすると、
Notionはこの3つの積分の値を見てみると500ぐらい出るんじゃないかなみたいな。
実はNotion以外にもいろんなツールを試したんですよね。
コンフルエンスとかKiberaとか、
あとはOSS、クロイっていう総太郎さんっていう方が作ってらっしゃる
Wikiのサービスとか、キータチームとか。
これまでに使ったこともあったものもあるし、
まだ使ったこともないものもあったりしたので、
一通り自分で試した上で、
この3つの積分の値が一番大きくなるのは何かなって見たときに、
2019年、去年の年末時点ではNotionが圧勝したっていうので、
Notionの導入を決めました。
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じゃあこの3つの要素で、
情報のストック量とエンドページの単位である品質とアプローチのしやすさみたいな、
3つの価値で考えたときに、
じゃあNotionってどうなのみたいな話をしたいなと思ってます。
まずはストックの量を貯めていくみたいな話なんですけど、
日々経済活動というか仕事をしていると、
例えばチャットツール、スラックとか、
LINEとか何でもいいんですけど、
そういうものでテキストコミュニケーションでチャットで会話したものとか、
メールで会話したり、あるいは口頭で会話したり、
会議したり、ホワイトボードに書いたり、
Googleドライブに資料作ったりみたいな、
いろんなものにいろんな情報が散りばめられていくと思うんですよね。
こういう情報をいかに束ねて、品質の高い情報を構築して、
それを広く中のチームだったり、
場合によっては外部のステイクスホルダーみたいな人に、
その情報を使ってコミュニケーションして、
情報の伝達効率を上げていくかっていうのが重要。
そうするとストックしていくってこと自体は、
情報の再生産性を高めるっていう行為なんですよね。
例えばスラック一回会話して流れちゃって、
検索してもなかなか見つけられないってよくあることだと思うんですけど、
これって再生産性みたいなのはすごい低い。
口頭で話しても、あれ言ったよね、言ってないでしょみたいな話ってよくあるかなと思ってて、
いったい言わないが発生するのもめちゃくちゃ情報の効率って悪い。
そういう中で、例えばその時の疑似録みたいな形で残しておくのは、
その情報をもう一回利用するためなんですね。
っていう意味ではストックしていくっていうのはすごい重要。
っていう意味においてはノーションっていうのは、
やっぱり情報の表現の幅が広いんですよね。
会話したものとかサマリをまとめればいいし、
情報ってそういうテキストで平面的に表現できるものだけではなくて、
例えば看板を使ってタスクのような感じで管理したり、
アサインをしたり、メンションしたり、
それにコメントして議論したりっていう、
そういうものもあればガンとチャートを引いて、
いつまでにどういうタスクを終わらせる、
このスケジュールで今ここにいるから進捗としては、
丸×三角だよねみたいなコミュニケーションするとか、
いろんな形の情報があって、
そういうものをそれぞれいろいろストックしていかなきゃいけない。
そうなったときにこれまでのツールとかだと、
いろんな場所に散っちゃうんですよね。
テーブルはスプレッドシート、エクセル、
スライドはどことこみたいな感じになっちゃうんですけど、
ノーションの場合は情報の表現の幅がリッチなので、
ストックできる情報の範囲が広いんですよ。
これまでのドキュメンテーションツールは、
例えば世の中に1万パターンの情報の表現方法があるとしたら、
多分500ぐらい。
だけどノーションはもうちょっといって、
1000とか1000パターンぐらいの情報の表現方法は持ってる。
だからノーションに集めるってことはしやすいんですよ。
故にストック量が増えやすいっていうのは、
すごくノーションのいい価値を出せている部分じゃないかなと思ってます。
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というのがまず情報のストック量を増やしていくっていう面における
ノーションの利点です。
次2つ目がエンドページ単位の品質みたいな感じで、
要はこれ書きやすさと読みやすさなんですよ。
なんとかっていう題名のテキストを書いたときに、
例えば公のツールだとノートとかを思い浮かべてほしいんですけど、
ノートって結構マージンというか業と業の間が広くて、
スマホとかでも可読性が高い。
ポエムっぽいものとか自分の思いとかを読むときには
すごく読みやすいフォーマットしてるじゃないですか。
ああいうのはまさにそういったコンテンツを集めるための
書きやすさと読みやすさに特化したプロダクトを作っている。
ノーションはやっぱり社内ドキュメントとして書きやすさ、読みやすさを
頑張って作ろうとしているんですけど、
1個ブロックっていう概念があって、
これがすごく厄介なんですよね。
厄介でもあり便利さを生み出している要因でもあるので、
いろんなトレードが入っています。
そのブロックって何かっていうと、
要は1行1行とか単位をブロックって呼ぶんですよね。
簡単に言うと、エンターを押したら開業するじゃないですか。
それを1個1個ブロックという単位に考えていって、
このブロックをいろんなものに変えられるんです。
ただのページとか、ページに変えるとサブページができるとか、
見出し1とか2とかに変えたりとか、
あるいはリストに変えたり、
テーブルに変えたり、
看板に変えたり、
いろんなものに変換できて、
それを扱って書いていくという感じなんですよね。
そういう意味では、
1つのただのドキュメンテーションなんですけど、
まるでスライドを作るかのように、
いろんな表現で表現できる。
数式も書けたりしますし。
という感じで、
このブロックの扱いがうまくなっていくと、
このエンドページ自体も読みやすい。
要は読んでいる側からすると、
接触効率が高いものになったり、
書く側からもすると、
ブロックをこうやって変えれば、
こうやって読みやすくなるというのが、
学習できた状態だと書きやすいというのがあります。
他方でエントリーハードがすごく高いんですよね。
ブロックという概念はよくわからないので、
結構欠点を生み出している部分でもあるかなと思っていて、
これは本当に良し悪しというか、
好き嫌いが現れたり、
どのぐらい情報をこのノーションという場所に
込めていきたいのかというのに、
結構依存するかなと思っています。
ここは本当に、
ドキュメンテーションに対して
すごい強い思いがある人ではない限り、
何というか、
意思決定するのが結構難しいだろうなと思って、
ノーションを見ては書きづらいな、
じゃあダメだとなっちゃうんだけど、
いや他にもいいとこがあってという、
そのように生み出しているのは、
この書きやすさ、読みやすさを作っている
ブロックという概念かなと思っていて、
これについてちょっとよくわからないみたいなときは、
ぜひ詳しい人に聞いてみるといいなと思います。
僕とかにもメンションしてくれたら
答えるかもしれない。
最後は階層のコントロールというか、
アプローチのしやすさを
どうやって生み出すかというので、
ノーションは自由に階層が作れるというのが
一個特徴でもあり、
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そういうものって往々にして
膨らんでしまいやすい。
要は階層が無限にできたり、
分岐が無限にできて、
もうどこに何があるかわかりませんみたいな。
こういうルールのあるはずで階層をたどっていったのに
そこにはなくて、
実は似たようなルールの階層をたどっていったら
別の全然違う場所にありますみたいな。
話はよくある話だなと思っていて、
特に大企業の中のイントラネットとかで
共有フォルダを部とか課とかで
運用した経験がある方がいると
わかりやすいかなと思うんですけども、
ああいうとこって散らばりやすいなと思っていて、
そういう状態を生み出しやすいんですよね。
だから、
そのをあえて
いかにミニマムにメンテするかというのは、
使い手の能力が結構
反映される部分だなと思っています。
このアプローチのしやすさというのは、
一つの階層の中に
サブページと呼ばれるような
ものがどれだけ発生するかというのと、
あとは階層。
これの階乗、階乗じゃないな。
乗数。
階層が乗数になって
分岐が増えていくので、
2階層だったら2乗だし、
3階層だったら3乗みたいな感じで、
どんどん複雑性が増して
アプローチがどんどん悪くなるんですよね。
なので、いかにメインの階層を
小さく保っておくかっていうのは
すごい重要なんです。
うちの場合、
うちのノーションの使い方で言うと、
ワークスペースという場所にある
1層目は
たった5個しかないんですよね。
1番上が
How to work、2つ目が
日報とか年報みたいな
レポートを書く場所。
3つ目が
Stayler、4つ目がCorporate、
5つ目がMemo
っていう、そういう
5つの階層にしていて、
何を書くか分からないというときは、
とりあえずぶち込んどいてもらって、
正しい場所に後から動かせばいい。
だから書き出しをすごく早くするっていうのを
大事にしていたりとか、
あとはこの階層の順に1つ読んでいくので、
1番上に1番重要な情報、つまり
How to workっていうディレクトリを
1番重要だと考えて、
そこを読んだら10Xでパフォーマンスするために
自分をどうやってオンボーディングしたらいいかっていうのが
すごい分かりやすく書かれた、
分かりやすいかどうかちょっとまだ未知ですけど。
そういう形で
階層をコントロールすることで、
情報にも優先順位があるので、
優先順位の高い順に
ちゃんと触れてもらえるように
アプローチをすごく細かくコントロールしている
っていうのがあります。
うちも大企業出身の方が
入ってくる場合があって、
そのときに
フリーノーションを使ってもらったりすると、
やっぱこういうのは結構苦手なんだろうな
って思う部分があったりします。
例えば自由にページを作ろうとすると、
構造を完全に民心にきれいにしようとすることに
おぼけが置かれて、
アプローチのしやすさがおざないになっちゃうんですよね。
追いやすさというか。
アプローチのしやすさが
おざないになってしまうケースがあったな
というふうに思っています。
分岐すればするほど
URLって叩く数が増えたりとか、
ページの繊維が増えたりするんで、
パネルの概念を考えると
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離脱ポイントがすごい増えるっていうのは
ドキュメンテーションにも
置いても同じことが言えると思ってるんですよね。
そういう意味では
構造を分かりやすくすることよりも
いかに良い情報にアプローチを
シンプルに保つかってことの方が
僕は重要だと思っていて、
そういうふうに運用してもらうように
コメントしたりして
.xっぽくしてもらっていたりしますね。
この
僕っぽい考え方って
プロダクト作った人とか
ソフトウェアエンジニアと結構分かりやすいな
っていうふうに思っていて
リーダビリティというか
コードのリーダビリティってすごい重要だと思うんですけど
それを考えるときに
フロントエンドのプロダクト
例えばGitHubのレポジトリから落としてきた
ディレクトリの中身とかを見ると
やっぱりすごいきれいに整理されているんだけど
タイトなんですよね。
ディレクトリの数がミニマムだったり
階層が無駄に作られてなかったりっていうのは
きれいだし
上手いなって思うことがあって
そういうふうにミニマムに
人側とか追いかけやすい状態を作るっていうのは
なんか
プロダクトを作る人っていう意味で言うと
結構似たような感覚を持っているんじゃないかな
と思っています。
そんな形でね
大体3つぐらい
ストックの量を増やすとか
エンドページの品質上げとかアプローチのしやすさ
その3つの積分値を最大化するように
Notionというツールの特徴を
上手く使って
僕らの会社の中では運用していたりします。
あともう1個
特徴的な機能で
僕らの中で大活躍しているのが
外部へのシェア機能みたいな形で
例えば階層のあるページだけを
外部の方とシェアをして
そこをコミュニケーションの場にするとか
そこにいろんな
ディスカッションしなきゃいけない
ドキュメンテーションをはめていって
それを読んでもらって
そこのコメント欄をチャットのように使うみたいな
コメントがつくと
向こうにもメールが飛ぶんで
彼らはメールっていうフォーマットを通じて
そのNotionにアクセスしてコメント書き込む
だからそんなに普段やっている業務と違和感ないし
僕らはそこに彼らがコメントしたり
何かアップデートがあったら
僕らのスラックに通知が来て
スラックを見てあってなって
そこからNotionに行くっていう
我々からすると慣れているスラックっていうインターフェースを使う
彼らからすると慣れているメールっていうインターフェースを使う
その中間にNotionが
みたいな形になって
外部とのコミュニケーションツールの
ど真ん中を行ってるなっていう風に
思っています
特にスラックとかみたいな新しい
スタートアップのツールがなかなか入れられない
会社さんとかが多いんですよね
そういうケースでも
Notionのメールから飛んでくるみたいな機能と
あとはNotionのリンクだけは
上手く見れますみたいな
大企業の方でも結構いらっしゃって
そういうケースで
すごい大活躍してくれているので
必要な権限単位で
向こうの方に権限をお渡しして
そこをやり取りのハブにするっていう形で
使っていて
これがプロジェクトマネジメント上
すごい上手く働いているなっていう風に
思っています
もう一個ですね
僕がすごいNotionで素晴らしいなと思っているのが
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Notionでタイトルを変えたり
ディレクトリの位置
ドキュメントの場所を変えたりすると
当然なんですけどリンクが変わるんですけど
古いリンクがパーマリンクになって
リダイレクトをかけてくれるんです
なので
昔のあのページちょっと
編集して何かとか場所を変えたときに
リンクが変わっちゃって
アクセスできないっていうリンク死んじゃう問題っていうのが
往々にして
これが起きないっていうのはすごく工夫されていて
流石だなっていう風に思っていて
ありがたく使っている部分です
最後ちょびっと
ここが足りないなって思うんでいうと
さっきのブロックっていう概念によるんですけど
例えばブロックの中に
100文字の文字が入っていて
その中の間に入っている20文字を選択して
コピーしたいみたいな作業が
ものすごいやりづらいんですよ
シフト押しながら矢印PBPって
選択範囲を決めてコピーしようとすると
なぜかブロック全体が
コピーされたみたいな
普通に使っていると
当たり前に使っているような作業が
できないっていうケースが
多かったりするので
そこはすごい改善の余地があるんだろうな
っていう風に思っています
という意味でまとめると
回想とか情報のメンテナンス
積分値を最大化するっていう意味では
かなり十分な機能が揃っている
反面
最後書きやすさみたいな部分では
一歩を取る部分があるっていうのが
ノーションの特徴で
ただこの特徴をうまく
自分たちのドキュメンテーションに対する思想に
当てはめながら使ってみると
僕らはめちゃめちゃ手に馴染むし
あとは我々はかなりセキュリティに気を使っているので
サインインとかもシングサインインを
使っていてGoogleアカウントで
ログインできるようにするとかも
結構エンタープライズのプランに加入すると
できたりするので
この辺りは規模が大きい会社に
向かってもらえるような
しっかり開発がされている
というところはすごい信頼が持てるな
と思っています
あと最後に
重要なポイントがあって
ドキュメンテーションツールを使うときに
一番めんどくさいのは移行なんです
AというツールからBに
デメリットがAにあったときに
移行するというケースは結構あると思うんですけど
この回数をとにかく少なくしたいなと思うんですけど
移行しなきゃいけない理由として
開発が止まっちゃうみたいなものがあるんですよね
Aはすごい頑張って
使ってきていて改善もいっぱい出していたのに
途中から資金が尽きて
止まっちゃうとか
開発者が頑張らなくなって止まっちゃうみたいな
そういうリスクがないかっていうのが
スタートアップのツールを使うときに
一番僕らが重視したりしてるんですけど
その点においてもノーションって
キャッシュフローがリッチだっていうのは
よく世の中に出てますし
大きい資金調達を昨年かな
されていたり
ビジネスが順調だっていうのは
僕らにとってはめちゃくちゃポジティブで
安心して選ぶ要因になったかな
というふうに思ってます
はい
という感じですかね
ノーションについては結構
ノーションというか
ドキュメンテーションというものを
どうやってやっていくか
個人的に結構擦ってきた部分なので
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質問があれば答えれるかなと思っています
では
ハッシュタグベルトッピーで
感想とあれば教えてください
それでは
