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ヤクストミです。 ビジネスデザイナーの飯野です。
このアラフォーゆるっとウェルビーイングは、多忙なアラフォー世代が自分らしくよりよく生きるためのヒントをゆるっと探求する番組です。
こんにちは。 お願いします。
お願いします。
じゃあ早速ですが、本日のテーマはタスク管理です。
タスク管理ね。
できればウェルビーイングなタスク管理ってなんだろうっていうところでちょっとお話できればなって思うんですけども。
じゃあどうしようかな。一旦僕からどういう感じでタスク管理してるかっていうところを。
ウェルビーイングなって言ってるから今のに満足してないってことでしょ。
そう。だからちょっと共有するね。そこは。
僕はですね、結構前からGoogleのGmailフォルダでやってます。一つまず。
Gmailに対して自分のフォルダに対して自分に送るっていうのをやってそこで。
すごいなんか特殊なことやってるね。
やってるっていうのと、もう一つは紙に書き出す。毎朝書き出してるっていうので。
結構アナログなところをやってます。
使い分けとしては、メールに関しては結構変身しなくちゃいけない。
全部アーカイブするわけですよ。タスクっていうか、メールプラスタスクみたいな形であるに関しては。
そことそこだけでやってたんですけど。
やっぱずっと残るものだったりとか、結構常に目に入らないような形になったんで。
手で書くようになってるっていうのが状況で。流れとしては、もうメールボックスにはずっと残ったりとか。
結構最近使ってるのはスムーズ機能みたいな形で。
これも先に思い出せばいいやっていうのは、もう脳のストレージ消したいから。
週末にもう一回出てくるみたいなやつが、今Gメール結構できるじゃないですか。
あれを結構多様に使ってますっていうところと。
同時に手で書いた方が頭も整理できるからっていうので、朝書く。
終わってるやつは本当に分かりやすく横線3本で消していくっていうのを僕はやってて。
何が正解か分かんないけど、一回ね昔、いわゆるタスク管理ツール。
トレローとかみたいなやつを何回か調整したことはあるんですけど、なんかねうまく僕いかなくて。
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今結構アナログとプラスなんか若干メールボックスに頼ってやってるって感じなんですけど。
井野さんどんな感じですか?めちゃくちゃ僕はね、井野さんの方が気になる。
結構タスク管理そもそもみんなどうやるのみたいなのをメンバーに教えてたりもするんですよ。
いろんなやり方あるし、僕もタスク管理結構困ってたんで。
結構本とかも読んだんですけど、僕自身はデジタルとアナログ両方使ってます。
デジタルの方はすごい簡単。
オブシリアンっていう個人のノーションみたいのあるじゃないですか。
僕はクライアントが結構あるんで、クライアント名でやらないといけないタスクみたいのがずっと並んでるっていうだけ。
テキスト情報として?
そう、チェックボックスがあってチェックチェックチェックっていう感じ。
毎日オブシリアンのノートをバンって作り直すんですよ。
今日のノートみたいな。
そこにタスクの情報っていうのをそのままコピペして持ってくるんで、ずっとそこには見てるっていう感じ。
オブシリアンの方で作業とかもするんで、基本的にはタスクってノートテイキングとほとんど被るタスクの方が多いんですよ。
例えば何かの企画考えるとか、提案書作るってなってもテキストからいくんで。
オブシリアンで作業して終わったらチェックするみたいな感じでやってます基本的には。
今日のシートがあってそこで前日のやつとかは消したりしてるってことだよね。
だからそこのタスクが今日はこれをやるとかっていうので、
その時に時間軸って入れてんの?
入れてない。
入れてない。とりあえず忘れないために列挙してるって感じ?
これは僕のクライアントとかでこのポートキャストもし聞いてる人いたら嫌だなと思ってるんだけど、
実は結構ミソがあって、記述持たないって働き方してるんですよ僕。
どうしても記述ができちゃうのはあります。
ただベストエフォートでこれやっときますねっていう拾うっていうのとか、
自分がタスク持たないようにしてる。
それ大事。
これは僕のメンターみたいなことをやってた方から、
タスク管理僕どうしてるんですかって10年前ぐらいかな?聞いた時にタスク持たないって言ってて。
打ち合わせとかも自分がファシリテーションしたら自分で持ち帰らないからタスクを振る側になれって言われて、
確かになって思ってからやってるんですけど、
気持ち確かに楽。
楽だよね。ずっと脳みそのどっかに残らないもんね。
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外に出すときはAさんBさんCさんみたいなところである程度その人が進捗を報告するとか、
ボールを持たない感じにしておいた方がいいよね。
そこのポジションになれるように働いてるし、
そういう働き方ができるように頑張ってるっていう感じではあります。
なので今週中に飯野さんここまで片付けてくださいみたいなことを依頼されることは滅多にない。
逆に言うとさ、いついつまでにこれをやってって言ってるところをリマインドするとか、
若干それはどういう感じで管理するんですか?
基本的にはリマインドもあんまりしないです。
でもスケジューラーとか見ていくと逆算してさ、
この打ち合わせここまでにあるってことはここまでに完成品出てないとクライアント見せれないじゃんみたいな時とかは、
あれってなったらそこのカレンダーを見て気づいた時に言うみたいな感じ。
だからあんまり時間軸みたいなところをセットしてないですね。
追われてる感じがすごい嫌なんですよね。
僕もしてないんだよね。
なんなら僕も今じゃなくていいことだったり、
これ忘れたくないなっていうところは一応残してはいて、
僕はあんまり目に触れたくないから結構スムーズするっていうか、
結構外に出しとくっていうのをやって、
常に本当にできればスクロールしないぐらい並んでるぐらいのタスクを見ながら、
どうしようかなっていうふうにした方が脳のリソース食わないなっていうので今やってて。
もう一個アナログっていうのはどうしてるんですか?
アナログはとはいってもやり出さないといけないやつって出てくるんですよ。
記述は決まってないといえども、
なんとなくここまでに終わってないとこれ意味ないなみたいなのってあるんですけど、
僕は怠惰なんで直前までやらないんですよ。
僕わかる。
直前までやらないんだけど、
これはちょっとやらないとまずいなっていうやつは紙とかに書いて、
どっちかっていうとタスク管理というより決心みたいな感じかもしれない。
やらないとダメだみたいな。
意識的に逆にそれ書くとやるっていうか、
そういう人って大体なんとかなると思ってるからギリギリまで伸ばすんだよね。
しかもこれ良くないなと思ってるのはずっとなんとかなるっていうので生きてきちゃってて、
例えば会議とかにこの資料を作らないといけないっていうところとかが資料が作りきれなくて、
本当は100点の出来なのが80点で出さないといけないとかの時に
ファシリテーションとかでごまかすって能力ついちゃってるんだよね。
意外といけるやんってなってるから80点ぐらいしかいかなくなっちゃうでしょ。
それで成功体験を積むとさ、直前まで準備しなくてもいけたしなみたいなのでずっと続いちゃうから、
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なんか出たとこ勝負みたいな感覚がねやっぱ強くなっちゃってるんですよ僕。
なるほどね。
それはね本当に良くないなと思っている。
良くないね。
けど常にタスクに追われてるっていうのもすごい嫌なんですよ僕。
嫌ですね。そこは嫌だマジで。
だから期日が決まってる、例えば毎回ワークショップ毎週やらないといけないみたいなところで
ワークショップの準備とかしないといけないみたいなやつめちゃくちゃ僕ストレス溜まるんですよ。
ジューティーマーク的なね。
そうなんか会議までに見せるものがあってみたいのをずっと自分主導でしかもやんないといけないみたいなのはすごい直前にピークが立つから
やんないといけないんだよなーってなってさ土日とかに働くみたいになっちゃうからすごいストレスなんですよ。
だからその期日があるタスク持たないっていう働き方をして。
でも気分はすごい楽。
そうだよねそうだよね期日を持たないねやっぱ。
なんかねあの多分ちょっと僕他の人に乗り移ったことがないんでわかんないですけどそのタスクに追われてる感みたいのはね僕他の人より強かったかもしれないなと思ってて。
前が?
はいだから寝る前とかもあーこれやってねあれやってねあれやってねみたいな感じになっちゃうし
夜中に起きてさあのタスク終わってねみたいになるとか朝起きてあーあれやんねーとなーとかやるのがすごい続いたんで20代とか特に。
わかるそれは。
あれすごいね嫌だったなーと思うしなんかその期日守ることにどれだけの意味があったんだっけみたいなところをいろいろ整理していったら
なんか期日とかない働き方とかってどうできるのかなみたいな感じで今のにたどり着いてる。
いやーそれはすごいわかるんだよねで僕すごい平らな人間だからやっぱなんかこうずるずる行くわけよやっぱ。
ずるずる行く?
なんか重要会社として重要だけどやっぱ目先のことで忙しくなってたりするとやっぱこうここやらなくてもいいけどやった方が将来的にいいことっていうのをもう本当ずるずるになっちゃうんだよねそれは。
ずるずる行く?
だからね人類はやっぱ締め切りは最大の発明だっていう風に言われてるんだけどなんかそこの終わりながらやりたくないなーとかっていうのはめちゃくちゃ共感しますね。
でもやっちゃうとねすぐ終わるから。
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でもそこがねかなり前よりハードルが下がって僕みたいな人間にとってはやっぱAIはすごくいいなと思って。
すごいよねあれめちゃくちゃいいですよね。
わかるよねやっぱハードル越えてくるじゃんなんか。
そうそう。
本当これだけであっって思ってやれる。
なんかメンバーのやっぱタスク始められない人かタスクが時間通り終わらない人とってパターンがあるんですよ。
タスク始められない人に関してはタスクのこのカレンダーのところに例えば企画書作んないといけないってなったらもうGoogleスライドを開いてテーマを書くみたいなところで一番最初の一歩とかで予定を抑えると割とすんなりいくなっていう感じは。
いやーマジで5分やるかどうかっすよね初めに座って5分やるかとかペンを動かすかっていうところがなんかねすごいずっとタスクで残ってる奴はなかなか手をつけれなかったけど一気にちょっとやると一気に進むっていうのはあるからねそこらへんは大事だなっていう風に。
でも本当にタスク管理がない働き方ってできないんですかね。
なんかタスクが例えば20個ありますで1日に今日終わらせないのいけないの5個です。
で明日はこの5個やります明日はこの5個やりますっていうのが効率的だとは言われてるとは思うんですけどそれって想像的なんだっけっていうとなんか違くないですか。
そうだよね想像的とかでもないよね。
どういう仕事かによるのかなーやっぱ。
そう例えばこのポッドキャストも本来はなんかどういうテーマを喋るかみたいなこう決めて台本を作ってみたいなこうタスクとして分解していくとさそういう話になっていくわけじゃないですか。
ここでダッシュボードを確認してとかさなんかフィーリングじゃないですかこれ今やってるのは。
いやまじでゆるっとやってるよね直前になって話したいことをこうしてみたいな感じだし。
だからさそれでいいと思うんですよね僕。
いやーまあいいと思うし僕はもう全然いいと思うけどなんだろうな本当さっき井野さん言ったように若い頃めちゃくちゃ追われてたなーっていうところと逆にそれがあったからやれてた感があんのかなーとかって思ったりとか本当にあの営業会議みたいなやつでこうこのクライアントが今どういうステータスでいつまでに何やるかっていうのが。
どう管理とかされたりしたことあるんですけどすげー嫌だったなっていうのちょっと思い出したな。
だからやっぱ言われないようになるためにはできるようにならないといけないっていう。
ってことだよね。
なんかジレンマはちょっとありますよね。
例えば僕とかもメンバーとかにさこのタスクどうなってんのとかさこれ期日超えてんだったらさ先に行ってきてよとかさもちろん仕事を進める上で言いますよ。
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僕はさ自分でケツ拭けるんだったら何やってもいいと思ってるんですよ。
僕は自分でケツ拭けると思ってるから何日までに出しますとかいう提案書をどうしても過ぎないといけないってなった時とかはあっちの人にめっちゃ今できてるんだけどすっごいいいアイデアが浮かんできちゃったんでちょっと待ってもらっていいですかみたいなのを自分で交渉してギリギリに出すみたいになっちゃうからさ。
でも自分の首を締めてる感じはあるよね。
そうそうでも首締めてもできると思ってるから自分では。
いやなんかすごいちょっと話変わるかもしれないけど僕の悩みがあってそのスケジュールを例えば部下とか例えばエンジニアの開発の人とかにこういついつまでにとかって言うか言わないかすごい悩む悩むっていうか本当はズバッと言いたいけどなんだろうなっていうところとかがあるのと今のAI時代にエンジニアがエンジニアとかに対して特にこれこういう機能をいついつまでにっていうところがあって
僕の中ではそんなかかないやんみたいなことって結構出てきてるんですよ。
ただなんか1週間後でとかって言ってきた時になんかあっちから言われたらどうしようかなみたいな感じって。
あーある。
なんか僕が感覚的にそうじゃないんだけどなー手も忙しいのかなーとかもっと難しいのかなーとかって思ったりしてる時にあっちももしかするとバッファー見てるかもしれないけどなんかそう相手のタスク管理とかのこのなんだろうな詰める言い方じゃないけどもっとできるやんみたいな感じの時ってどうしてます?
僕は単純に自分の時間軸とは合わないけどこれでベストエフォートでいけませんかって感じの言い方しちゃいますね。
あーなるほどね。
例えばなんか1週間で出したいみたいなのがあったとするじゃないですか。
で2週間かかりますってなったらもし1週間で出すとしたらなんかQCDどこ捨てますか。
話とかをしていく。
1ヶ月2ヶ月前ぐらいだったかもしれないですけど1時間の研修のプログラムを作ってくれって依頼したことあるんですよ研修屋さんに。
研修屋さんっていうか元々研修とかでマネージャーとかをやってたなんか割と研修のプロみたいな。
その1時間のプログラムを作るのにどのぐらいかかるって言われたと思いますか?
これは僕の感覚が普通なのかを確かめたい。
今のその流れだからたぶん1ヶ月かかるって言われたの?
あーでも近い。0.7人月かかるって言われた。
0.7人月なんで140時間。
1時間のプログラム作るのに110時間100何十時間かかるって言われて。
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それはもう明らかに僕のスピードと合わないんで僕がやりますって言って。
いやなんかじゃあ1週間後ぐらいに僕はなんかその具体例で言うと
腰とかを3日以内とか2日以内ぐらいで行ってみたいな。
ちょっと刻む逆に0.7って言いづらいけどね。
ここで1回筋合わせてそこで作り込むときにどれぐらいかかるかみたいなところで若干刻みたくなるけどね。
なんかね僕もそうそうじゃあさっきみたいに1週間だったらどこまでできますかとか聞くんだけどさ
いや0.7人月かかりますで話にならなかったからじゃあこれはもう一生関わらないだろうなと思って。
いやどんな研修やねんみたいなところとか。
まあでもねそれもそのいろんなタスクを持っててその中で0.7人月ですっていう話だとしたらさ
それは俺はコントロールできないからそうかもなって思うけどそれしかない状態だったのよそれ。
だからそれはちょっと違うなって思ったりはするけどもね。
であとはさそのタスク管理の難しいところはこっちからしたら早くやってほしいっていうのと
その人からしたら優先度が全然違うところにあるパターンがあるんで。
優先してあげたいなっていうふうには思いますよね。
例えばタスクって言い方して飯野かわかんないですけどそのワークとライフのみたいなタスクをガチャンってして考えてる人がいたときに
なんか息子の自由研究の相談に乗らないといけないみたいなタスクと
その仕事として提案書作らないといけないみたいなタスクがさ優先度がさ
会社からすると仕事なんだけどその人からしたらさ
いやいや息子の自由研究のほうが大事ですみたいなこと全然あるから
それはなんかね尊重してあげたいなっていうふうには思いますけどね。
なんかそういうのがあるからあんまり強く言えないよね。
そこはわかるし。
でもなんかそう僕のもっかい悩みはエンジニアリングかな。
なんかかなり前結構ブラックボックスだったけど今は僕自身がコード書けるかって全然書けないから
ブラックボックスには変わりないんだけどアウトプット見たときに結構こう変わらないっちゃ変わんないから
なんかなんつーんだろうな早くなってるはずなのにどうなってんだろうなー的なところは
コミュニケーションむずいよなーとかって思ったりしてる
そうこっちがわからない世界のタスク管理って話ですよね
そうそうなのよそこはねすごい分解するにしてもとかなんか見えない苦労があるんだろうなーとかっていう風に思ってるから
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気持ちよく仕事したいんですよほんとお互いストレスなんか
でもそうなるとさやっぱ究極ねあのこの人の見積もりは信じれば ok っていうやつが全員いたらさもう文句も出ないじゃないですか
でこの人にはもう全幅の信頼をこうエンジニアリングはこの人デザインはこの人みたいなところでさ
エンジニアの人がこれ1週間ですねって言ったらこいつが言うなら1週間なんだろうなー
なんか分かんない難しいタスクがあるしねってok ok 1週間ねみたいなさ
なんかそういう働き方したいですよねなんか変に疑念がなくてさまだいけんじゃねみたいなさ
本当は3日でいけんだけどこいつ1週間って言ってないかなとかさ
なんか変なバッファーあるんだったら先に教えてほしいなみたいなさ
バッファーも含めてなんかそこの温度感をしないとなんだろうなーそこは信頼関係なんですよ
そうそうそうそう
なんかその辺り全部ね開きたいなって思っちゃうんですよね僕
例えばクライアントとかでも何月何日までにもらえると嬉しいですって言われた時に
本当の本当の締め切りですかって聞いちゃうんだよ僕
例えばあの金曜日までですね
金曜日までっていうのは23時59分までですかそれとも月曜日の始業までですかって聞いちゃう
本当それ金曜日までって言ってる人は絶対月曜日までにあればいい感じもするから
そうそうそうそうただなんかねそれではこっちでさ解釈して月曜日出そうって思ってたら金曜日出てこなかったっていうのでねイラッとされちゃうこともあるから
あの粘りの土日も含めていいですかとかさ
そうそうそうそう
そこはね開いておきたいし逆にそのさっきのさエンジニアの話でもうこの人に信頼してますと
でも1週間でその人が出せなくてごめんなさい2日遅れますってなったら何かあったんだろうな
こいつが2日遅れるって言うんだったらしょうがねえわってなるのがいいよねやっぱ
なるのがいいしそこがやっぱ事前に言えるっていうパターンもいいし
逆に言うとそのジュニアの人の見積もりが甘かったりする時にあるじゃん逆のパターンもだから
本当頑張って頑張ってできてないみたいなところもあるから
なんかそこのスケジュール管理とかはすごいタスク管理に踏まえてやっぱスケジュールを設けながら期日を設けながらやるっていうのはすごい僕の
なんか結構ねあのいつまでにみたいなところを言うので
なんかお互いこう尊重し合ってやりたい仕事の進め方でそこがすごい心地いいコミュニケーションにしたいなっていうのを
心がけてるけどちょっとねえほんとバッファーのバッファーみたいになってくると本当に
代理店とか特にそうなんだよねもうバッファーのバッファーのバッファーみたいなところで
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さらにみんなバッファー入れてるから
いやそうなのよそうなのよなんかさ
この間もねなんかそのこれなんか話が全然さタスク管理というよりはなんか締め切りの話になってる
あのこう街中にこの街中というかそのパートナー企業にさこれお願いしますって言って出してさ
そのパートナー企業がうまく動いてなくて全然仕事しなくてで2週間進捗なかったみたいなことがあって
でそれでさ2週間何してたんですかって話を僕はお金払う側だから言わなきゃいけなくて
ですいませんとあっちの偉い人が謝ってで元々のスケジュールには遅延しないように動きますねって言って堂々と言ってきたんだけどさ
いやそれってお前ら本気あれば2週間前にできたってことじゃんみたいなさ思って
だからそういうねバッファーを食い潰す前提のなんかコミュニケーションはさやめてほしい
やめてほしい本当にだって事業でお金って結局その時間を短縮するためにやってる部分が大きいから
やっぱねそこはね信用問題につながりますよ
そうなのよそうなのよ
なんか本当はここまでに終わりますよって言って早く出した方が評価は高いんだけどさ
そのベストでこれかもしれないけどちょっとこんぐらい遅れるかもしれない
マジで頑張ってやってみますみたいな方がなんかねやりたい感じはあるかも一緒に
うん一緒にやりたいよね気持ちよくしたいよねっていうなんか締め切りの話になったけど
まあもういい時間だからウェルビングなタスクっていう感じじゃないですけど
ウェルビングなタスク管理チームとしては
頑張ろうっていうのはちょっとコミュニケーション大事だなっていうのをちょっと感じましたっていう状況で
このゆるっとウェルビングはですね水曜日にちゃんと
ちゃんとできてるか分かんないけど配信はしててゆるっと継続しておりますので
皆さん気になることがあったらゆるっと話に来たりとかしてほしいですね
だからゲスト回を増やしたいなと思っているので
増やしたい
ここで声を上げとこうかなっていう風に思っています
それはタスク切らないよねいつまでゲストを選ぶみたいな
怖い怖い怖いそうですねゆるっといきましょうここに関しては
思いついた時にね
そんな感じでありがとうございました
