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こんにちは、採用の仕事をして13年、営業のマネージャーをしているワーキングマザーのわかまろと申します。
今日はですね、効率的で生産的な会議の仕方についてお話をさせていただきたいなと思います。
私もまだまだ追求中、生産性を高めるのを追求中なんですけども、
ただ、今だいぶ無駄もなくなり、良い感じで進められているなと思いますので、
生産的な会議の設定の仕方と進め方についてお話をさせていただきたいと思っております。
日本の会社の生産性がなぜ上がらないかというと、その理由の一つが、無駄な会議が多いからというふうに言われているんですよね。
なので、会議時間とか、すごく悩まれている方ももしかしたら多いかなと思いまして、私の一例でお話をさせていただきたいなと思います。
まず、個人的に大事だなと思っていることが3つあります。
1つ目が、会議と参加者に目的を設けることですね。
2つ目が、目的がない場合のスキップなどを恐れないということ。
スキップだったり、参加者をフレキシブルに変えるということを恐れないということが2つ目。
3つ目が、アジェンダと役割分担を事前に共有しておくというこの3つです。
1つ目が、目的を設けるということなんですけれども、会議って必ず目的がありますよね。
例えば、連絡共有事項をするとか、何か伝達をするというのは、
Teamsとかメールとか、あと掲示板とかでも十分成り立つはずなんですよ。
会議の目的としては、私が思うに大きく分けると2つあって、
まず1つが、複数人で何かしら意見のすり合わせだったり、何かしらの合意形成なり案出しを行うもの。
なので、コミュニケーションを取らないと達成しない目的があるかどうかというのが1つと、
あともう1つがコミュニケーションですね。
コミュニケーションというのは、職場のメンバーと心的安全性を保つ環境を作るというのが目的になりますので、
そのコミュニケーションという目的のいずれかかなというふうに思っています。
2つ目の目的がなければ会議のスキップとか参加者をフリキシブルに流動させるというのはですね、
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ちょっと1番とも通じるんですけれども、
例えば定例ミーティング、週に1回定例で設けられている時間とかあったりすると思うんですが、
もしその週に目的がなければ話す議題が特になければ思い切ってスキップしちゃう。
目的がなければ会議をする意味がありませんので思い切ってスキップしちゃうということ。
あと会議の参加者についても、例えば全員そのプロジェクトのメンバーが5名いたとして、
Aさん、Bさん、Cさんには今回の会議では役割はあるけれども、
CさんとDさんの出番は今回はない。
彼らに対しては連絡事項だけで十分だという場合があるときは、
そのCさんとDさんはその会議はスキップ。
会議で決まった内容とかを後ほど共有するで十分なんですよね。
また翌週はAさんとDさんだけ参加して、他のBさん、Cさん、Eさんはちょっとお休みとか。
目的に合わせて本当に必要な人だけというのを厳選してセッティングをするようにしています。
3番目が3つ目に大切なのが、会議のアジェンダと役割分担を事前に送っておくことですね。
これはできれば会議の前日とか前々日までには参加メンバーには送っておくと。
もしそこでそのアジェンダとか役割分担が振られない人がいるのであれば、
その人はその週の会議には参加しなくてもいい人だと思いますので、
この方は今回欠席でOKですというのを伝えるという形にしています。
私も育休に入る前は結構無駄な会議をしていたなと思いまして、
例えば目的もないのにその場にいることが目的になってしまうとか、
ただの連絡共有事項が主になっていて、
特にその他にメールとかチャットでも済む話をわざわざ時間を取ってみんなに共有をしているとか、
そういうのを結構そぎ落としていくとすごく会議の数っていうのが少なくなりましたし、
あと会議に参加するにあたっても一人一人が目的意識を持って参加ができるようになるので、
すごく効率的生産性的な会議体を作れつつあるんじゃないかなというふうに思っています。
あと例えば時間とかもですね、目的もなく1時間で設定する人とかもいるんですけど、
そういう場合もできる限り30分ですね、1コマ30分にしてしまって、
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1時間あってもあまり集中できなかったりもするので、
1時間話す議題があるなら1時間に延長するけれども基本的には30分、
30分の中でももし早く終わったならば、もう例えば15分の時点で終わったんだったらその時点で解散するし、
25分、あと5分で終わったらその5分残して解散するっていうのを徹底をしております。
私は営業のマネージャーをしているので、
1番で申し上げた目的が2種類あるといった、その2種類とも結構な頻度で会議が入ってくるんですね。
1つ目の目的の1つである誰かとコミュニケーションをとって合意形成だったり案出しを行うためのものっていうのも頻繁にありますし、
コミュニケーションが目的のもの、これは主にマネジメントしているメンバーの皆さんとのコミュニケーションをとるものの両方結構入ってきます。
誰かと合意形成しなければいけないものに関しては比較的そのメンバー、必要なメンバーって実は多くないっていうことに気づいているので、
その欠席してもいいですよっていう連絡とかは積極的にやるようにしています。
メンバーとのコミュニケーションのミーティングはできる限りフルの時間を使ってきっちり時間をとるようにしています。
メンバーとのミーティングは9割が雑談で終わっちゃうこともあるんですよね。
あるんですけど、これはすごく大事な時間で、もしかしたらメンバーからしたら相談したいことがあるかもしれないし、
今は相談したいことがなかったとしても、普段から雑談とかコミュニケーションをとっておくことで何か声をかけやすかったり、
雑談しやすかったり、相談しやすかったりっていう関係性が作れると思っているので、
そのメンバーとのミーティングは面倒がらずにきっちりコミュニケーションの時間と思って豊富にとるようにしています。
逆にそうすることによって組織運営がスムーズに進んだりとか円滑に進んだりするので、
会議の目的っていうのは十分、コミュニケーションという目的の会議は十分に役割を果たしているかなというふうに思います。
はい、ということで今日は私が今やっている会議がちょっとずつ生産的になりつつあるかなというふうに思っているので、
ちょっとそのことについてシェアをさせていただきました。
たぶん会社の状況とか取り巻くメンバーとかの状況によっても違うかなと思いますので、
参考にできる部分はしていただいて、もしもっと他にいいやり方があれば教えていただければ幸いです。
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ここからちょっと余談になるんですけれども、
私ワーキングマザーになってから特にマネージャーをやっててよかったなって思うことが結構あるんですよね。
そのうちの一つがこういう会議体とかの仕組みを自分で作れるっていうことなんですよね。
どういうことかっていうと、私がメンバーの立場であれば仕組みを作る側の人間ではないので、
無駄な会議とかこれやめましょうとかちょっと言いづらかったと思うんですね。
ただ今私はその管理職、マネージャーという立場なので、
メンバーとのミーティングだったりプロジェクトのミーティングとかもある程度自分に裁量機を持って決めることができるので、
こうして目的がないものは削除したりとか、ただ大事にしたいコミュニケーションのミーティングは優先したりとか、
そういうことができているのもマネージャーになってよかったことかなと思います。
なのでこの放送を聞いてくださっている方のうち、
マネージャーに興味がある方がどれぐらいいるかはわからないんですけども、
マネージャーって時間に制約がある人こそ、生産性を上げたいと思っている人こそ、
ぜひチャレンジしてほしい役職だなあなんていうふうに思っています。
他にもちょっとマネージャーになってよかったことがたくさんあるので、
これをまた別の機会にシェアさせていただきたいと思います。
ということで今日も最後まで聞いていただいてありがとうございました。
今日は金曜日でしたので、平日出勤の方は明日、あさってお休み、
土日も仕事の方は明日も頑張ってください。
ということで最後まで聞いていただいてありがとうございました。
また明日も聞いていただけると幸いです。
