報告の重要性
日々考察-ヒビコウラジオ。このチャンネルでは、広島でサラリーマンをやっているたしずんが、日常の出来事について、あれこれと考察をしていきます。
第293回の放送ということで、今回のテーマが、報告に必要な要素3選というお話です。
これはですね、以前、人気のあった放送回のリメイクになります。
概要欄に、その元ネタの放送回を貼り付けておきますので、よかったらね、そちらもお聞きいただけると嬉しいです。
報告、皆様報告をする機会って多いと思います。 特にサラリーマンをやっている方であれば、ほとんどの場合、
上司という立場の人がいますよね。 上司に報告をするっていうことは、
やっぱり部下としてかなり重要な、 ある意味職務の一つだと言ってもいいです。
同僚とか後輩に対しても、 自分の活動というか、いろんなことを報告をするっていう、
そういう状況はたくさんあるはずです。 ですから、
報告を上手に行うっていうのが、仕事を進めていく上で、 トータルとしてものすごく大事な要素になります。
ですから、今回はその報告のコツみたいなのをね、 テクニックをお伝えいたします。
ポイントが3つありますので、先にお伝えしておきます。 1つ目が5W1Hをはっきりと伝える。
2つ目が数字を出す。 3つ目が単純な言葉を使う。
ということで、 じゃあ一つ一つ詳しくお話をしていきます。
5W1Hをはっきり伝える。 5W1Hっていうのは、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、ということですよね。
これ小学校とか中学校ぐらいで一度習っていることだと思います。
で、やっぱり、 学校で習うことっていうのは物事の基本ですから、とっても重要な要素だなって、
まあそういうふうに思うんですよね。 5W1Hを伝えないと、
例えばね、なるべく早くですとか、
部門みんなで協力します、みたいな感じで、 ちょっとね、ぼやっと伝わりますよね。
聞いた人によって解釈が変わる可能性があります。 ですから、
5W1Hははっきりと伝えたほうがいいです。 私がよく報告に使うのは、
誰々さんから、こういうご要望を受けましたと、ですから、
来週の月曜か火曜か水曜のうちの1日を使って、この業務に取り組みます。
丸1日あれば終わる見込みです、みたいな感じで、 まあこの業務の担当は全て私が行いますとか、
いつどこで誰が何をなぜどのように、 これがはっきり伝わりますよね。
はっきりと伝えておかないと、後になって言った言わないの、 トラブルがね、どうしても起きてしまう、そういうリスクがね、
残ってしまいますので、 5W1Hは意識して伝えましょう。
思ったよりも、あの、なんて言うんですかね、 ちょっとくどいなって思うぐらいの方が、
聞いたり、その報告書を読んだりとか、そういう 伝えた相手にとって上手に伝わります。ちょっとくどいくどいくらいで、
5W1Hを伝えましょう。 で2つ目が数字を出す。
これは、えっと、 まあ日本語の表現で、例えば、多い多い少ないとか、大きい小さい、
早い遅い、長い短い、 こういったいわゆる形容詞ですよね。
形容詞を使ってしまうとですね、あの、 まあ最初に話した5W1Hと同じようにですね、
聞いた人、見た人によって解釈にズレが生まれる。 ですからそれが勘違いの元になってしまって、
後からそのトラブルにつながりかねないっていうことですよね。 ですから具体的に数字を出すっていうのがめちゃめちゃ大事になります。
例えば、えっと自分の、じゃあ営業だとして、営業の数字が増えたということをアピールしたいとしますね。
お客様からの注文が増えましたって言っても、 なかなか伝わりません。
ですから、 例えば前の年の
同じ時期、じゃあ前の、今収録しているのが7月ですけど、 前の年の6月から8月までの3ヶ月間と、今月の6月から8月までの3ヶ月間を比較して、
売上げの合計の金額がこれだけ増えています。 何円から何円で何パーセント増えています。
ですから、それだけ売上げの増加に私は貢献したと思います。 そういうふうに報告をします。
あるいは、えっと
そうですね、まあいろいろあるんですよね。 お客様からの受注の件数が、10件から7件で3割減っていますと。
去年と比べて3割減っていますが、 お客様の
そのお客様の社内での仕事の数が20件から10件と半減しています。 だからお客様の仕事が減っている中で当社は
その中でシェアを維持しています。あるいはシェアはわずかに増えています。 それは何パーセント
増えていますという形。 仕事のシェアを表すのであれば、A社さんが何件、B社さんが何件、当社が何件。
ですからシェアが何パーセントです、みたいな感じで。 とにかく数字を出すことがめちゃめちゃ大事です。
いくら形容詞で表現しても、それはあなたの感想ですよねって言われたら終わりなわけですよね。
やはり物事に説得力を持たせる。 伝えた相手になるほどって思わせるので、ことが目的であれば
数字を出すっていうのがめちゃめちゃ大事です。 3つ目がですね単純な言葉を使う。
自分の意見を伝える
これは専門用語だったり難しい言葉を使っても、相手がその言葉を理解していなければ正しく伝わりません。
これは、私はあまりそのようなミスはないんですが、 会社の後輩でね、ちょっと高学歴だと思い込んでる
自分は高学歴だっていうことをアピールしたい人がいました。 その人が難しい言葉を使うんですよね。
例えばお客様先でケンケンガクガクな意見交換ができましたって書いてたことがあります。
ケンケンガクガクってどんな様子なのかがわかんないじゃないですか。 結構ね勘違いされるのが、あの強い言葉で論争に発展したみたいな
そういう状態のことをケンケンガクガクっていう言葉で表すと、そういう勘違いをしている人がね、世の中結構いるんですよ。
でも 本当の意味はケンケンガクガクっていうのは、いろんな人がいろんな意見を出しあって
議論が活発である様子っていう意味なんですよね。 だから全然違うじゃないですか。
そういうところで勘違いが生まれやすいってことなんですよね。 まあそういった形で難しい言葉を使ってしまうと、その言葉の意味を正しく知らない人が
その報告を聞いたり報告書を読んでしまった場合に間違った解釈をしてしまうっていうことがね、よくあります。
これはお客様とのやり取りの中でも同じで とにかく
誰が聞いても同じような理解をするということがね、とても重要になります。 ですから
やっぱりわかりやすい言葉を使って相手に伝えるということをですね
必ず意識して日頃のコミュニケーションをとっていただきたいなと思うんですよね。 ここまで
テクニックをお伝えしましたけれども その上でですね私が
こういう報告っていう行動に対して 最も重視していることがですね
それプラスアルファーでありますので 今回はね過去回リメイクということでそのプラスアルファーの部分までお伝えします
まあそれが何かというととっても簡単です。自分の考えを載せるということです
事実と意見を分けて伝えましょうみたいなお話をしたこともありますが
事実を伝えるっていうのが報告なんですけれども その上で自分がどう考えているかまで伝えなければ
私である必要がないっていう感じですよね 私っていう人間の個性とか存在感をアピールしなければ
やっぱりその組織の中でねあの価値が生まれないっていうか 誰でもできることをやっているのであれば
他の人と同じレベルっていうふうに見なされてしまいます でも
こいつ一味違うようになって その上司とか経営者から思わせることによって
会社内での評価が上がって給料のプラスにつながるってことですことがね あると思います
その上でやっぱり報告連絡相談の中で 伝えるとともに自分はどう思うかっていうことをですね
さらに発信していく必要がねあります これによって他の人との差別化を図るっていうのができるようになります
ですから今回お伝えした3つのことのね 3つの要素に3つのテクニックにさらに
自分の考えを載せるっていうのを追加すればですね ちょっと応用的な
テクニックが身につきます 例えば一つ目5w1hを伝えるっていうことに自分の考えを載せるとどうなるか
例えばお客様から何らかの契約をいただきましたと でその受注した案件がトータルで3件ありますこれがすべて今月末に
納品してほしいっていうご要望をいただきました ここまでが5w1hでの伝わり方ですよね
報告の要素
その上で自分の意見を載せるとどうなるかというと今月末 例えば8月で言うと8月31日の納期で3件受注しましたと
ただ その3件をすべて
月末に納品してしまうとお客様の中で処理が大変になってしまうことを予想しています と
ですから 例えばそのうちの1件は8月20日前後に納品しようと思います
で2件目を8月25日前後3件目を8月31日に納品しようと思います その
順番っていうのはこれから 優先順位を確認してお客様が最も重要
だと考えている案件を一番最初の20日に納品しようと思っているので そこの情報収集をまた明日のミーティングでお客様からお聞きしようと思います
みたいな感じで伝えるとものすごく仕事ができる人のように聞こえませんか 私は結構こういう感じで
伝え方を上手にして 上司を安心させるということをよくやります
2つ目のテクニック 数字を出す これに関しても同様ですね
例えば 売上げの話で昨年同月
昨年の同月同じ月で比較して 受注量が5%増えていますっていうのがここまでが報告ですよね
その上で自分の意見を載せるわけです なぜ5%増えたかというその要因を分析しましたが
お客様の中で新しいプロジェクトを立ち上げられています その情報をいち早く収集して他社よりも先に
当社で新しい内容を提案しました その提案内容の一部がお客様から採用されて
その採用された分が5%分のプラスになっています このように伝えるとなるほどって思いますよね
もうちょっと言うと当社の提案の一部しか採用されなかったので 売上げの増加が5%にとどまってしまいました
ですから来月以降 新しいお客様の新しい業務についてさらに情報収集をします
その上で もう少し精度の高い提案をして
来月はさらに5%の積み上げを狙います ここまで伝えたらものすごくなるほどって思って
上司とかは期待 ちょっと私に対して期待を持ってくれるんじゃないかなと思います
3つ目 単純な言葉を使うっていうのは
えーと例えばそうですね単純な言葉を使う
そうですね最初の例で言うと えーと最初の
例えでちょっと今すいません聞き直して確認しましたら ケンケンガクガクっていう言葉を使ってきた後輩の例が出てましたけど
お客様先のミーティングに私も参加して ケンケンガクガクな議論ができました
という報告があったとしますその中で えーと
じゃあ例えばその 先方の
誰々さんがこのような意見を おっしゃっていてその意見
に対して先方の誰々課長が納得したご様子でしたと ですからそのその出た意見に対して当社としてこのような提案ができると思うので
次回訪問時にこういった形のご提案をして次の受注に繋げます 繋げようと思っていますみたいな感じでね
自分の中での分析と今後の動きみたいな そういうところを伝える
とにかく この人に
あのこの人の話は現今のその現状プラス 未来に将来というか次どうなっていくかまでの予想ができると
こういう報告連絡相談を するっていうことをしていれば上司からの評価はめちゃめちゃ上がると思うんですよね
現状私はこのような やり方をして上司からの信頼を得ています
えーとまあ 報告に必要な要素ということでちょっとね今回モリモリでテクニック論のお話をしましたけど
コミュニケーションの重要性
やっぱりチームとして複数人で仕事を行う以上 他の人にいろんなことを伝えるっていう場面がどうしても多くなってきます
報告連絡相談っていうことに対してやっぱりね あの
上手下手っていうのがどうしても生まれてしまいます
サラリーマンだけでなく 個人事業でもですねチームで動かれている皆様においてはですね
ぜひ今回お話しした報告に必要な要素 参戦プラスアルファということで少しねテクニックを意識して
一緒に仕事している人とコミュニケーションを上手にとっていただきたいなと そういうふうに思います
はい ちょっとね今回のお話でだいぶ力入れてね長いこと話してしまいましたけれども
いろいろな具体例を出してもし分かりにくいところがあればね あの別途ご指摘いただければ
さらにねあの私もそれを噛み砕いて次のお話のネタとして使わせてもらえたらね とてもいいなと思いますので
コメント欄だったりレター送っていただけると嬉しいなぁと思います またこの番組のですねあのリクエストもね
どしどしお寄せいただきたいなと思いますので ご遠慮なくね送っていただければと思います
はいということで 日々考察日々考ラジオ
第293回の放送 報告に必要な要素参戦ということで過去回のリメイクをお届けしました
ここまで聞いてくれてありがとうございました
