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たしづんの日々考察-ヒビコウラジオ。このチャンネルでは、就職第二氷河期世代のたしづんが、仕事のコミュニケーションを中心に、あれこれ考察をしていきます。
はい、ということで、第54回の放送を始めていきます。
今回のテーマが、報告書類を書くときに気をつけること、というテーマです。
報告書っていろいろあると思うんですよね。例えば、出張に行ったときの報告書とか、大きな業務が終了したときに報告書を書いたりとか、
失敗したときに始末書みたいなのを書くこともありますし、 もっと言うと、1週間の行動を週報って形でまとめて書いたりしますよね。
うちの会社は日報があるので、毎日この報告書を書かないといけません。 報告書って、やっぱり書き方の基礎があるんですよね。
だから、私が新入社員さんを指導するときに、いつも言っていることがありますので、その話をします。
今回はもう完全にテクニックの話になりますので、ささっとして話をしていきます。
3つあって、1つがOW1Hを出す、2つ目が数字を出す、3つ目が単純な言葉を使う。
正直、この話は小中学校でやってるはずなんですよね。
ですけど、やっぱり年をとればとるほど忘れていってると思うんですよ。
でも、やっぱりね、すごい基礎って大事だし、学校で大事なことって教わってるんだよなぁって思います。
なので、もう一回おさらいの意味も噛んで、この話をしていきましょう。
まず1つ目がOW1Hを出すです。
お客様との打ち合わせをしましたということの報告に対して、例えばお客様から何々をしてほしいというご要望を受けましたと。
期日は、例えば何月の何日までにやっていただけるのが望ましいとのお話でしたと。
なので、私としては、
例えば金曜日に、金曜日が納期の設定ですけれども、1日前倒しで木曜までに提出して、先方のチェック及びフィードバックをいただくつもりにしていますと。
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つきましては、うちの部門の誰々さんにこの業務を手伝ってもらうことにしていますとか。
そういう感じですよね。だからそれが曖昧な書き方だとダメなんですよね。お客様急がれているので部門内で協力し合って対応しようと思いますみたいな。
こういうことをするとすごいぼやっとしててダメなんですよね。
読む人によって解釈が分かれてしまいますからダメなんですよね。
あと日記っぽくなるんで、極力はっきりとした話をするのが報告書の基本です。
だから、じゃあはっきりするってどうやるのかっていうと、昔習った5W1Hですよね。
5W1Hっていうのは、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、っていうのをはっきりさせることですよね。
これね、やってない人の方が多いのですごく大事ですよね。
お客様との友好関係が作れたので、序中の増加につながっていると思います、みたいなことを言われても、ピンとこないじゃないですか。
だから、例えば、同じ担当先を1年間継続して持ったので、より良い関係が作れています。
例えば、以前は、担当して1ヶ月目の時は、電話がかかってくる件数が1週間に何件程度だったのが、今では何件かかってきていますと。
それだけお客様が相談をしてくださっているようになっていると思います。
だから、その結果、その序中件数が1月あたり何件から何件に増加しています。担当を持ち始めた3ヶ月の平均が何件で、直近3ヶ月の平均が何件なので、これだけ結果につながっていると、そういうふうに感じます、みたいなことを書くわけですよね。
そうすると、結果につながっていると思うというのはあくまで感想ですよね。もうそこは感想の範囲内なんですけど、その感想がものすごく理論的な話になるんですよね。
なので、5W1Hを入れるというのはとっても大事なことです。
次、数字を出す。これ関連することなんですけどね。数字を出すっていうのは、だからその、
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いつっていうのも、その今週中とか今日中とかっていうのはダメなんですよね。何月何日金曜日に提出しますとか。
何月何日の何時までに提出しますとかね。よくあるのがね、朝一とか昼一って言葉を使う人がね、結構いるんですよ。
だからそれは解釈が分かれるんで、朝一ってタイムカードを切った時間帯なのか、9時なのか、業務が始まるのが8時半だとしたら8時半なのか、8時40分なのか。
なんとなく世間一般の業務会、仕事の開始時間って9時だと思うんですよ。お客様と連絡取り合っていい時間は9時がスタートですので。
すいません、ちょっと今、椅子がギュイーンってずれてしまって、すいません摩擦音が鳴ってしまいました。
だから、解釈にずれが生まれるので、何時っていうのは極力はっきりさせた方がいいですよね。
昼一だったら13時なのか。昼っていう言葉を使う人が多いんですよ。 これダメですね。
すいませんね、ここからはできない後輩くんコーナーを1分間やりますので、気になる方は飛ばしてください。1分後までスキップしてください。
うちのダメな後輩くんが、この図面を昼に仕上げますって言ってきたんですよ。 昼っていうから13時とかだと思ってるんですよね。
私はそう思ってたんですよ。でもこの子のことだから、きっと解釈にずれが生まれてるに違いないって、もうそういう疑いの目で見てますから聞いたんですよ。
具体的に昼って何時ぐらいなのって聞いたら、何時ぐらいの予想でいいよって聞いたら、15時って言うんですよ。3時。
いやいや、昼終わってるじゃんっていう話で。昼って昼ご飯を食べる時間帯のことを指す場合が、
世の中の平均だと思うけど、そういう認識はなかったの?って。認識はないのにそういうぼやっとした表現を使うのは良くないんじゃないの?っていうふうに激詰めをしました。
まぁいつも毎日こんな会話してるんですよね、そのダメな後輩くんとはね。なので、
要は昼っていう言葉が何時を指しているのか、やっぱりここまでずれるわけですから、
そういう変な無駄な勘違いを起こしてもいけないし、そのそこの確認作業自体が無駄じゃないですか。
具体的に何時なのっていうことも無駄なんで、最初から何時ぐらいだと思いますって言うべきですよね。
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でも分からない時あると思うんですよ。そうは言われても分からないと。そういう時は幅を持たせたらいいと思うんですよ。
私なんかもうお客様とアポ撮る時もよっぽど大事な商談のアポ以外で普通にちょっと話がしたいとか、意見聞きたいって10分で終わるとか、そういう軽いアポイントの時ありますよね。
こういう時はもう幅を持たせます。 1時から1時半の間ぐらいにそちらに着くと思うんですけど、事務所にいらっしゃいますかみたいな。
そんな感じで言いますね。 なので、分からない時は幅を持たせるのがポイントです。
分からないけど、分からないなりにある程度はっきりさせようとしてるんだっていう、
そういうこっちの意図とか状況を相手に理解してもらうのがめちゃめちゃ大事なんですよね。
14時とかって決めてしまうと14時ぴったりに行かないといけなくなりますからそれは良くないです。
ついでにそのアポイントの話で言うと、13時のアポって絶対ダメだと思います。私は。
なぜかというと、世の中の平均的な会社は12時から13時が昼休憩なんですよ。 だからその訪問したタイミングでね、まだ昼休憩を取っている人がいる可能性があるんですよね。
特に社会人は5分前行動とか10分前行動っていう、そういう固定概念がありますので、
12時50分とかに来るんですよね。これ金曜日にも業者さんが12時50分に来られたんですけど、
いいんですけど、ちょっと正直私こうなるだろうなって分かってたんですけど、分かった上で昼寝してたんですよ、休憩時間に。
なのでめちゃめちゃ眠そうな顔して出ました。そしたらすいませんって言われて、まあいいんですけど、
私が、本社、今の本社に勤めてた頃は面接の人が結構頻繁に来るんですよ。面接受ける人が。
で、皆さんね、当然やっぱり悪い印象を持たれたくないから早めに行動されるんですよね。気持ちわかるんですけど、
12時50分に来るんですよね。なので、ちょっと私意地悪かもしれないんですけど、内戦がなってみんな休憩してるから誰も出ないんですよ。
で、私が出て、面接受けに来ましたって言って、入り口開けるんですけど、会社は休憩時間は電気を切ってます。
なので暗い部屋の待ち合いに通すんですよね。今休憩時間ですよっていうのをちゃんと理解してもらうために、
わざと電気つけずに暗いところに通すんですよ。でももうそれぐらいやんないと、
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このあなたが受ける会社の先輩社員は休憩をとってるんですよっていうのはやっぱり伝えとかないと、
わかんないまま大人になるというか年をとっていくと良くないと思うので、それは一つのその人の失敗事例として、
今後に生かしてもらいたいなみたいなそんなおせっかいの気持ちを持った上で、休憩時間は真っ暗な部屋に通すんですよね。
だから、一時にアポイントを取っている場合は一時ちょうどに行くべきです。
正直5分前行動だろうが、ちょうどに行こうが、評価に差はつかないですから、はっきり言って。
なので一時ぴったりに内線を鳴らすっていうのが大事ですよね。
まあ私はそういうのが嫌いなので、そもそも13時のアポイントは必ず避けるようにしてますね。
昼位置がいいって言うんであれば13時10分にしますね、必ず。できれば13時30分にします。
こういう風なところはやっぱり相手に対する想像力とか、自分の経験も含めてやってますね。
まあだからこういうのは迷惑に思わない人もいるんでね、それは一概には言えませんけど。
私は迷惑に感じるタイプなので、逆に自分がアポを取る場合に相手が迷惑だなって思う人がいる可能性がありますので、
一時ちょうどのアポイントは絶対取らないかなっていうところです。ちょっと話が脱線しすぎました。
はい、ということで報告…すいません、報告書の話でした。失礼しました。
数字を出すっていうことですね。 できればやっぱり報告売上が増えたっていうのも何パーセント増えてますとかね。
そういう話はした方がいいですよね。 3つ目が単純な言葉を使うってことです。
とにかくそのいろんな立場の人が読んで、その読んだ人全員が理解しないと報告書の意味がないわけです。
ですからやっぱり専門用語はなるべく使わないとか。 あとは表現がやっぱりね、表現を単純にすると。
で言葉を、なるべく簡単な言葉を使うっていうのはとっても大事です。 だって難しい言葉を使ったり専門用語を使う目的って何なのっていう話になってしまいます。
どうしても、そこで評価は変わらないじゃないですか正直。
これ結構勘違いしてる人が多いんですよね。 なんか
それっぽい仕事ができそうな雰囲気を出すのが大事だって勘違いしてる人がいるんですけど、 正直報告書の目的は伝えることです。
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だからなんかその伝わるか伝わらないかを最も重要なその評価基準として置くべきですよね。
もちろんその専門用語とか難しい言葉を使わないといけない場合もあります。 それは
その言葉を使わないと正しく意味が伝わらない場合ですよね。 やっぱり専門用語を置き換え、その別の単純な言葉に置き換えてしまうと別の解釈が生まれる場合ってあるんですよ。
ちょっとね、 うまい例えが
思い浮かばないんですけど、 えっと焙煎、コーヒーの豆を焙煎するとか、あれって
煎ることじゃないですか。 フライパンとか、まあ難しいな。焙煎ってだから焙煎っていう言葉でしか表現できないんですよね。
だけどそれを焼くとか、その煎るとか、 そういう単純な言葉に置き換えてしまうとどうやって焼くんだろうって、
網に置くのか、フライパンなのか、直接火を当てるのか、 それとも炭で焼くのかっていうふうに解釈にばらつきが生まれますよね。
だから例えばコーヒー豆の話をするのであれば焙煎って言葉しか使えないわけですね。 みたいな感じであの
解釈をものすごく狭くしないといけない場合で解釈、 えっと何て言うんだろうな、その
別の言葉でその別の意味として捉えられたらまずい場合は専門用語とかを使うって いうことですよね。まあこの辺はね、さすがに
えっと普通に仕事してたらその この言葉じゃないと伝わらないなみたいなのはもうわかるんで
えっと そこはなんていうのかな、それをいちいち一個一個
指摘されないといけないっていう人はちょっと そもそもサラリーマンとしてはきついような気がするっていう最後は意地悪な
結論になるんですけど まあまあまあ基本的にはその誰でもわかるような言葉を使いましょうっていうことだと
そういうふうに思います。はい ということで報告書類に
あの報告書類を書くのに気をつけるべきこと 3つありましたのでおさらいしましょう
一つ目が5W1Hを出す。いつどこで誰が何をどのようにするっていうのをはっきりと書く ことですね
2つ目が数字を出す 日にちとか時間帯とかは特に絶対に解釈のずれがないように
何日何時 できれば何日何曜日って書くのがいいですよね
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あの言い忘れてましたけど だからそれで本当は15日が水曜日なのに15日火曜日って書いていたら
これどっちですかっていうふうにあの確認がちゃんとできますので そこで勘違いを防ぐことができます
そういう壁を1個わざと作ることでチェックの手間を作って勘違いを防ぐことができます ね
それから3つ目が単純な言葉を使うってことで 難しい言葉を使ってもいいことはないんでね
それってどういう意味って感じで相手が わからなければそもそもの目的を達成することができないです
報告書の目的は 読む人全員に一つの内容を伝えるってことですから
なるべく解釈が一定に揃うようなわかりやすい言葉を使いましょうと このような形です
はい ということで
日々考察日々講ラジオ 第54回の放送は報告書類を書くときに気をつけることということで
完全に会社員としての 技術的な話でした
はいさっさと行きましょうと言ったわりに すいません話が20分もあのなってしまいました
まあまあもうちょっとねまとめる技術を磨いていかないといけないなぁと思います はい
ということでここまで聞いてくださってありがとうございました
