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ビジネスメールにおける件名の重要性
日々お伝えしているニュースや話題の中から一つのテーマに絞って、専門家や当事者に話を聞く週替わりの特集コーナー。
ウィークリークローズアップ。
企業などでは新入社員が入社して1ヶ月が経ちました。
新入社員のとんでもないビジネスマナーなども話題になっておりますけども、
皆さんもなんとなくやり過ごしてるけど、今さら聞けないビジネスマナーなどありませんか?
今週は今さら聞けないビジネスマナーの基本というテーマでお送りします。
今日はメール編です。
ビジネスマナー基本の基本の図書でビジネスマナー講師の高岡芳美さんです。
高岡さんおはようございます。
おはようございます。
メールの使い方で皆さんが意外と間違えた使い方をしていることってどんなことがありますかね?
私ここが結構意外と皆さん間違ってらっしゃるなって思うのは、
件名の付け方なんです。
件名。
メール必ず件名付けますよね。
この件名に意外と多いのが、
自己紹介しちゃってる方なんです。
本来は何々の資料送付についてとか、
何月何日の打ち合わせの件でっていうように
メールの内容がわかることを件名に本来書くべきなんですよね。
ところが意外とどこどこの誰々ですとか、
はじめましてとか、
お世話になっておりますっていうような
自己紹介や挨拶になるらしい方って結構いらっしゃるんです。
ちなみにこれは何でダメなんですか?
メールっていうのは迅速にビジネスを進めていくためのツールなんですよね。
ですので簡潔に要件を伝えていくっていうのが
ビジネスメールのポイントなんです。
ですのでこのメールが受け取った方が
そのメールを見て、件名を見て
このメールはこの要件のメールだなっていうことが
相手にすんなりと伝わることが
メールにおいてのマナーなんです。
ついついやってる方いるんじゃないですかね。
世代間のメールマナーの違いと句読点の使用
やっちゃってますね。
名刺交換をして、
その後最初にメールを送りするときに
してしまってるなって思うんですけど
最初のご挨拶程度のときのメールの件名は何が正しいんでしょうか?
例えば冒頭にかっこお礼と付けていただいて
ご挨拶させていただきありがとうございました。
その後にでもどこどこの誰々ですと
言われてはいかがでしょうか。
なるほど。
世代間でのギャップって感じたことあります?
いわゆるZ世代と言われるような
まさにこう新入社員の方々
多い傾向なんですが
文章に特に句点がない方
丸がない方です。
確かに。
その世代の方々は
LINEなんかのチャットに慣れてらっしゃるんですよね。
ですので丸を付けないっていう傾向が感じられます。
逆にですね、私はLINEで丸をよく付けるので
古いですねって冷やかされます。
実は田畑さん私もです。
言われます。
チャットでもLINEなんかのチャットでも
ビジネスを目的にしている場合は私は丸を付ければいいと思います。
私はですので相手に合わせるようにしています。
大好きですね。
なるほど。
「お世話になっております」の適切な使用期間
面識があった後にメールのやり取りが続いていく中で
だいたい書き出しにいつもお世話になっております。
RKBの田畑ですなんていう文言を書きますけど
これいつまで続ければいいですか。
結論から申しますとね
その方との関係が続いている限り
基本的に書いていただいた問題はありません。
お世話になっておりますっていうのは
単なる挨拶っていうよりも
相手との継続的な関係を望んでますよっていう
経緯の表れとして使う提携表現。
なるほど。
ビジネスでの慣用句とお考えいただいて
基本的に初回だけじゃなく
毎回お付けいただいて結構です。
安心しました。
ちょっとほっとしますね。
相手に対して丁寧に
「～させていただく」の正しい使い方と代替表現
そして敬語を取り入れて伝えなきゃっていう気持ちから
何々させていただいて
このことをさせていただいて
ほにゃららさせていただいて
本当にありがとうございます。
何回もさせていただきますが入ってくる文章あるんですけど
これそうならないための書き方って
何かアドバイスありますかね?
させていただくっていうことは
させてもらうっていう言葉の謙譲語なので
言葉自体は非常に丁寧な表現なんです。
これがちょっと対応してしまうと
ちょっと重たい文章になったりとか
文章がくどい感じになって
させていただくが耳障りだな目障りだな
になっていくわけなんですよね。
本来のさせていただくの意味って
相手から何か共感を得る時に使う表現なんです。
例えば日曜日は休日ですので
後日にさせていただこうかと思いますがよろしいでしょうか?
っていうように相手から了承を得る
共感を得る時に使うのが本来の使い方なんですね。
ですのでそれ以外の使い方は
シンプルな表現にしていただくと
よろしいかと存じます。
例えばご連絡いたします。
本来のシンプルな動詞の使い方
何々するっていう
シンプルな表現にしていただけば
させていただくを
一文のメールの中からかなり減らしていくことが
できるんじゃないかと思います。
「返信不要」メールへの対応と代替表現
上司とか目上の人とか
あるいはお得意さんとのやりとりの中で
返信不要と書いたメールが送られてきた時は
本当に返信しなくていいんですか?
基本的にはしなくて結構です。
そうなんですね。
基本的には返信しなくてOKです。
返信不要っていうのは
相手のこちらへの気遣い配慮というように
受け取っていただいて
双方にこれ以上やりとりを増やさないでおきましょう
っていうような
相手からの気配りだと思っていただければ結構です。
ちなみに使う側が返信不要と書きたい時は
例えばキャリアの浅い人が
目上の人に対して使うのはこれは間違いですか?
分かっている方が目上の方に使うということはあまりないです。
よくいただく質問なんですが
返信不要って見ると
なんか冷たい感じがする。
そうそう。確かに。
そういった場合は
別の表現に変えてもいいかと思います。
例えばご多忙かと存じますので
ご返信には及びません。
っていうような表現にしていただくと
丁寧ですし
相手への気遣いっていうのが
より伝わっていくと思うんですよね。
メールって24時間
ビジネスメールの送信時間帯と予約機能の活用
いつでも送れるわけですけど
送ったらダメな時間帯とか
送っていい時間帯っていうのはあるんですかね?
送っていい時間帯は
基本的に営業時間内です。
例えば送り先の先方が
9時から17時が営業時間だとしたら
基本的にはこの時間帯に送るようにしましょう。
多少前後して
30分とかぐらいの前後であれば
問題ないかと存じます。
どうしても夜のうちにメールを送っておきたい
とか思いになるようでしたら
例えばメールの予約機能
こういうものを使っていただくとか
ある程度文章を作っておかれて
下書きに入れておいて
そして先方が営業している時間になったら
送信をする
というようになさっていただくのが
よいかと存じます。
まとめと書籍紹介
分かりました。
いろいろなメールシチュエーションにおいての
気をつけなきゃいけないことを教えていただいて
ありがとうございました。
ありがとうございました。
やっちゃってたっていう話も
いろいろあったんじゃないかなと思います。
PHP研究所から出版されています
ビジネスマナー 基本の基本の著者で
ビジネスマナー講師の高岡芳美さんでした。
関東ガズ 藤原珠希 変身ラジオ
緊急告知
変身ラジオですね。
超変身ラジオという
広録をやりたいと思っております。
5月の23日土曜日
昼朝ガヤロフト
詳細はですね
ぜひXなど
チェックしていただきたいなと思います。
ということで
緊急告知でした。
