Gemini Notebookの共有機能とは
みなさんこんにちは、矢野 哲平です。 この番組は、耳で学ぶAIをコンセプトに、初心者・中級者向けに、AIを分かりやすく解説する番組です。
今回のテーマは、【耳で学ぶGemini Notebook⑤】 ジェミニノートブックの共有機能について話していきます。
はい、ということで今日は、共有機能について話していきます。 ここまで、ジェミニノートブックの使い方や機能について色々学んできました。
ですが、共有機能というものに関しては、まだ詳しく解説をしていません。 この共有機能を使わなくても、ジェミニノートブック問題なく使うことができます。
ですが、共有機能を使うことで、よりジェミニノートブックのポテンシャルを引き出すことができると考えています。
特に業務、会社やチームでジェミニノートブックを使う人にはおすすめの機能と言えます。 なので今回は共有機能に焦点を当てて耳で学んでいきます。
今日話すポイントは主に3つです。
1つ目に、ジェミニノートブックの共有機能とは何なのか。
2つ目に、共有機能で何ができるようになるのか。
そして、共有機能を使った活用アイデア。
3点目、共有機能を使う上での注意点。
これら3点を中心に話していきます。
はい、では早速話していきましょう。
共有機能の基本的な使い方とパターン
そもそも、共有機能とは何ですかという話からスタートします。
これはもう言葉そのままで、ジェミニノートブックで作成したノートブックを共有できる機能です。
私たちはジェミニノートブックにファイル、そういった情報を集約して、そこでAIとやりとりができるようになります。
こうした使い方というのは自分だけを想定していますが、ここに他のユーザーを参加させることもできますよという機能です。
具体例で見ていきましょう。
例えば、そうですね、私がこのポッドキャストの音声や台本を一つのノートブックに集約したとします。
そうすると、私は過去配信したエピソードについてAIに質問することができます。
過去の配信でジェミニを取り上げた回はいつの回でしょうか、とか、
過去の配信でAIエージェントを取り上げた回はありますか、こんな感じです。
こうするとノートブックが、はいありますよと、
AIエージェントを取り上げた回は第何回目と第何回目ですと、
よろしければエピソードの要約をしましょうか、こんな感じのやりとりができます。
まさにこの耳で学ぶAIのポッドキャストのことなら、何でも回答してくれるAIチャットボットを自分で簡単に自作できるわけです。
話を共有機能に戻すと、このように作成したノートブックを第三者に共有することができます。
つまり今このポッドキャストを聞いているリスナーの皆さんに、
ジェミニノートブックでこんなノートブック作りましたよと、
このポッドキャストに関する質問、何でもAIが答えてくれるので、ぜひ使ってみてくださいね、このような使い方ができます。
今回は一例として、私のノートブックをリスナーの皆さんと共有する、そんな使い方を例に取りましたけど、
実際の仕事の現場では、例えばプロジェクトメンバー全員とノートブックを共有して資料を効率的に整理する、
みんなでジェミニノートブックを使って業務を効率的に進める、こういった使い方ができます。
じゃあこうした共有機能をどうやって使うのかというと、使い方は非常に簡単です。
ノートブックの画面の右上に共有というボタンがあります。
こちらをクリックすることでノートブックを共有することができます。
ちなみにこうした共有機能、ジェミニノートブックの無料ユーザー、有料ユーザー、どちらも利用することができます。
この共有のパターン、2パターンありまして、ちょっと今からお話しします。
一つは特定のユーザーだけを招待する共有方法、そしてもう一つは不特定多数のユーザーに向けて共有する、この2パターンがあります。
ただ一つ注意点があって、この不特定多数への一般公開ができるのは個人アカウントのみです。
会社で使うようなGoogleワークスペースのアカウント、こちらではノートブックを不特定多数の人に公開することはできません。
同じ組織の中での共有に制限されます。
これは会社のノートブックが誰でも見れる状態になるのを防ぐためです。
あとは共有するときに権限の設定も可能です。
例えば共有した相手がソースは編集できないようにするとか、質問のみできるようにする。
こんな感じで共有した相手がどのようなことをできるのかということを細かく権限を設定できます。
厳密に言うと共有レベルの細かい設定というのは無料プラン、有料プランで変わってきます。
有料プランの方がこうした権限は細かく設定ができます。この点だけご注意ください。
共有機能の活用事例
じゃあこうした共有機能を使うことでどのようなことができるようになるのか。
ここからは共有機能を使ったユースケースをいくつか紹介していきます。
はい、では最初のユースケースいきます。
最初のユースケースはチームでプロジェクトの共有ナレッジベースを構築するという使い方です。
これどういうことかというとプロジェクトに関する企画書や議事録、あとはリサーチ資料、共合の調査資料
そういったものをジェミニノートブックに一つにまとめてそれを共有することでメンバーがリアルタイムでソースの追加やAIの要約を活用できるというものです。
そのプロジェクトに関する情報、知識、そういったものを一箇所にまとめてそれを誰でも参照できるような状況にすることができます。
共有フォルダを使って資料をチーム全体で共有する、こうした使い方をしている会社、チームは多いと思います。
ですが、ジェミニノートブックの共有機能を使うことで共有フォルダのような使い方をさらにもう一つ上の段階に持っていくことができます。
簡単に言うとチームの共有フォルダにAIも参加させることができると。
この使い方が汎用的でかつ強力な使い方だと思います。
はい、では次どんどんいきましょう。次は製品マニュアルや社内マニュアルの共有です。
製品マニュアルや社内マニュアルを共有して社員がノートブックに質問をして自己解決できるような環境を構築するというものです。
この使い方はGoogleの公式でも紹介されていました。
とあるカフェがエスプレッソマシンのマニュアルをノートブックにアップロードしてそれをスタッフ全員に共有をしたと。
で例えばエスプレッソマシンが故障したとか使い方がわからないそういった時にスタッフが上司に質問するのではなくてAIに質問するような環境を構築できると。
こうした使い方幅広く応用ができて例えば社内のパソコンやプリンターそうした機器のマニュアルを社内で共有したり
あとは社内のマニュアルそういったものを共有することで社員がAIに質問をして自己解決できるような環境を構築できます。
もしAIに質問しても解決できないことに関しては普段通り上司や担当部署に質問をすると。
人間に質問する前にAIでワンクッション挟むようなこのような設計をすることができます。
はいでは次行きましょう。今度は出版社による新しいコンテンツの配信の形です。
これどういったことかというと具体的なお話をするとエコノミストという媒体の年次レポート
The World Aheadこの人気コラムをノートブックで共有をすると。
そうすることで読者が質問しながらコンテンツを読み進める体験というのを提供しています。
これ面白い使い方ですよね。うちのポッドキャストでもこういった使い方はヒントになりそうです。
耳で学ぶAIのコンテンツをノートブックに読ませて。
リスナーがAIに質問できるような仕組みを構築すると。
ただかなり分量が多いのでノートブックを分割するか自前で構築するかになりそうなんですけど
とりあえずこうした使い方もあるということで紹介しておきます。
出版社メディアによる新しいコンテンツ配信の形にチェミニノートブックを活用するというユースケースです。
はいでは次行きましょう。次は教育現場での活用事例です。
先生が教材をまとめたノートブックを生徒に共有します。
すると生徒が自分でAIに質問できる環境を構築することができます。
これはGoogle公式でも紹介されている内容です。
この使い方というのは先生が生徒に向けて共有するような使い方ですけど
生徒同士でノートブックを共有するような形も面白いと思います。
例えば何か仲の良いグループとか同じ勉強の目的を持った者同士でグループを作ります。
各自が勉強した内容、ノートに取った内容、そういったものをノートブックに集約をしていくと。
つまりグループ学習にノートブックを使うというアイデアです。
これもちろん学生の方が使っても面白いと思いますし
大人の人も結構勉強会やってる方って多いじゃないですか朝かつとか
そういった時に発表内容や学習内容、独自で集めた情報
そういったものをみんながノートブックに集約をしていき
グループ全体の学習効率の底上げを図る
こういった使い方も面白いと思います。
はい、では次の事例行きましょう。
次はカスタマーサポートの利用です。
過去に問い合わせがあった内容や製品の情報、カスタマーサポートに関する業務マニュアル
そういったものを全部ノートブックに集約をして
顧客から問い合わせがあったときに
カスタマーサポートの人間がAIに相談しながら応対する
そういった環境を整えることができます。
ジェミニノートブックにカスタマーサポートに関する情報を集約することで
サポート対応の足並みを揃える、こういったことに活用できます。
仮に今までになかった問い合わせのケースがあったと
ジェミニノートブックでも記載されていないような内容があった
こうしたときは人間で巻き取って、そしてそのケースをまたノートブックにフィードバックをすると
こうすることで、次回同じような問い合わせがあった場合でも対応できるようになります。
こういった使い方もお勧めです。
共有機能利用上の注意点
このような形で便利に利用できる共有機能ですが、一方で注意点もあります。
その注意点について今からいくつか話していきたいと思います。
やっぱりジェミニノートブックに限らずなんですけど
誰かと共有するということは潜在的なリスクを抱えているということでもあります。
例えば共有の権限レベルを間違えて設定してしまうとか
本来であれば特定の人のみに共有するはずが
間違えて第三者も閲覧できるような状態の共有をしてしまったとか
ちなみにGoogle公式でも共有機能を使う場合は
機密性の高い情報ソースをジェミニノートブックに入れないようにしてくださいと
推奨しています。
でこれなぜかというと、ジェミニノートブック
先ほどお伝えしたように権限レベルを細かく設定することができます。
情報ソースを編集できる人、情報ソースは見れないけどチャットだけ使える人
まあこういった感じです。
ただこの情報ソースが見れない人でもあくまで表示上の制限であって
情報ソースにアクセスする権利が完全に失われているわけではありませんと
このようにGoogle公式は説明しています。
さらに続けるとこのような説明もされています。
通常ではない操作により非表示の資料にアクセスする方法を見つけてしまう可能性がありますと
ここ結構盲点だと思います。
ジェミニノートブックに機密性の高い情報をアップロードしてそれを共有した場合
しっかり共有の権限レベルを設定しておけば問題ないだろうと普通は考えますよね。
でもこの考えは公式の説明を踏まえても誤りであることがわかります。
なので共有機能を使う場合はそもそも漏えいしたら困るような資料は使わないようにしましょうと
Google公式もアナウンスしています。
あとは共有の解除漏れ、こうしたことも注意する必要があります。
こうした共有の解除漏れ、共有の設定ミス
こういったものはジェミニノートブック上で防げるような仕組みは現状ありません。
なのでジェミニノートブックの外でしっかり管理する必要があります。
あとは組織でジェミニノートブックを使う場合はやっぱり個人アカウントでの運用は避けた方が良いと思います。
例えばその人が退職して辞めてしまったと、そうした場合データは個人アカウントに残る形になります。
組織でジェミニノートブックを使う場合はGoogleワークスペースなど組織が管理できるアカウントでジェミニノートブックを運用するようにしましょう。
こうしたことっていうのはジェミニノートブックに限らず他のAIツールでも言えることです。
何をAIにアップロードして良いのか、どういった情報を共有して良いのか
こういったことはしっかり社内で明文化して周知していくようにしましょう。
本日のまとめとリスナーからのメッセージ
それでは今日のポイントをまとめます。
1つ目にジェミニノートブックには共有機能というものがあり、社内の人間や第三者にノートブックを共有することができます。
2つ目、共有機能は無料・有料関係なく使うことができます。
ノートブック右上の共有ボタン、こちらから誰でも利用することができます。
そして最後3点目、共有機能を使う場合は共有の権限が正しく設定されているのか、運用に際する注意も必要です。
はい、今日はこの辺ということで、本日もお付き合いいただきありがとうございました。
今週はお便りをいただいています。ありがとうございます。読んでいきます。
1月ほど前に耳で学ぶAIのポッドキャストを知り聞かせていただいております。
新着エピソードはジェミニノートブックの連載のところから聞くようにし、それ以外の日は2024年の初回から聞き始めています。
だいたい1日1エピソードくらいのペースで辿っていますけれど、とても面白いです。ありがとうございます。
最近AIの進化は日々大きなものがありますが、2年前の状況からその進化をたどることができ、とても勉強になります。
私は退職していますので業務で使っているわけではなく、個人的に生成AIを使っているだけなのですが、
2年前からその進化の軌跡をたどっていくと、生成AIの本質のようなものが自然に理解できるような気がします。
今日現在で2025年2月まで到達しました。あと1年ちょっとで最新回にたどり着きます。
この1年、AIの進化がどのような変遷をたどるのかとても楽しみです。これからも楽しみに聞きたいと思います。ありがとうございます。
はい、お便りありがとうございました。
そうですね、2024年から運営していて、その時のAIのトレンドやニュース、知見なんかを配信しているので、
最初から聞くと直近のAIの歴史をたどるような感じになって面白そうですよね。
ちょっと私も改めて自分のポッドキャスト1話から聞いてみたいと思います。
はい、お便りありがとうございました。番組ではこのように耳で学べるAIを毎週発信しています。
通勤中や火事の合間にAI情報をキャッチアップできます。
毎週水曜朝に更新しています。ぜひフォローをお願いします。
そしておすすめの生成AIツールをまとめた資料も配布しています。
興味のある方はこちらもぜひ概要欄にリンクを貼っておきます。
お相手は耳で学ぶAIの矢野鉄平でした。また次の配信でお会いしましょう。
