紙エクセルが発注・納品管理で生む課題
この番組は、中小小売企業の取締役経験のある2人が、 そのリアルについてゆるくお話しします。
人事に軸足を置いたジェネラリスト、私戸部有利が、 2度のM&A経験がある連続企業家、樋口幸太郎さんに話を聞いていきます。
既に小売企業を経営している方、これから小売ビジネスで企業を考えられている方に、 役立つ情報を楽しく語っていきます。
リテールトーク134回目です。お願いします。
お願いします。
今日はですね、紙エクセルからデータベースへ、 生成アイ活用した発注納品履歴の記録方法のお話です。
土日何やってましたか?樋口さん。
土曜日は大学時代にバイトしてた、 ダンスバイト先のパーティーがあったんで、それに顔を出してきました。
ダンスバイト先って何ですか?
大学時代に社交ダンスのサークルに入っていて、 社交ダンス界はおじいちゃんおばあちゃんの人口が圧倒的に多いんで、
おばあちゃん人口が多いんで、 若い踊れる男性スタッフに需要がめっちゃあるんですよ。
大学生でバイトに借り出されるっていうのがあって、 そこのパブみたいなところがあって、
そこで結構長い間バイトをしてたんで、 そこのママさんとは仲良しで、
ずっとパーティーに呼んでもらってたんですけど、 平日とかにやってたんで、
全く行けなかったので、今回土曜日だったから、 顔を出すかっていうので行ってきました。
すごい、ダンスできる人だっていうことを 私は初めて知りました。
あれ?飲み会とかで話しませんでしたっけ?
飲み会で話したことは、私は忘れてますね。
そうっすね。途中で僕も忘れてるから、 話した気がするんですけど、そうなんですよ。
社交ダンスか。
おじいちゃんおばあちゃんばっかなんですよ。
当時僕20歳くらいからやってたんで、 ちょうど20年経って行ってるんですけど、
お客さんも当時おじいちゃんおばあちゃんだったんで、 当時60歳とかなんですよ。
久しぶりに会いに行ったら80代で戻ってる人いて、 めちゃくちゃ元気だし若かったですね。
やっぱりうちの母親とかと比べると 若いなと思いましたね。
でもそうですよね、体使って。
そうなんですよ、元気に動いてたんで良かったですね。
私、ダンスとか体を動かすことがすごく苦手で、 運動神経がもともと悪いんですけど、
視覚的にこういう風に体を動かそうって思ってるやつと 体が動くのが全然違うんですよ。
はいはいはい。
だからバットを振る動きとかも すごく変なやつしかできないんですよね。
いやー、僕もでもあんま自信ないんで、そうっすね。
次の2次会あたりで踊ってもらおうと思ってます、私は。
いや、絶対踊れない。
ダンスパーティーでも踊らないのって言われても 絶対踊れないんで無理っすみたいな感じで断っちゃいましたね。
えー、せっかく行ったのに。
いや、とても靴も持ってないし。
靴が要るんだ、そもそも。
靴要りますよ。
そうなんだ。
3次会ぐらいで。
はい、本題行きたいと思います。
テーマが、紙エクセルからデータベースへ 生成愛活用した発注納品履歴の記録方法っていう話ですけど、
これ一応聞くんですけど、紙エクセルっていうのは ペーパーじゃなくてゴッドの紙という字を今共有してもらってますけど、
皮肉を込めて紙扱いしてるんですよね。
これ2チャン用語なんでしたっけ?
わかんない。
紙エクセルって言いますよね。
わかんないです、もともとのあれは。
まさにそうで、紙でプリンターとして見るのに最適化されたエクセル。
のことを揶揄して紙エクセルって多分言っていて。
じゃあ両方の意味が含まれてるわけですね。
紙と紙が両方含まれてる感じですね。
で、いわゆる網目状になっていて、セル結合をしてみたいな。
これをCSVのファイルにしようとするとすげー苦労するみたいな。
紙エクセルって結構やっぱりアパレルの現場だとよく見るんですよね。
ありますよね。
未だに見るし、僕前職でもやっぱり見てたし、
今ストアレコード導入先でも何社も紙エクセルで管理してるっていうのがあって、
それを生成用に使ってデータベースに転換しやすい形にして
ストアレコードのデータベースに入れるっていうところに自動化までしたので、
ちょっとその過程について共有できればなというふうに思ってます。
はい、お願いします。
そのクライアントさんは発注納品データ以外は
ストアレコードに売り上げも費用も在庫のデータがタイムリーに入っていて、
いろいろ意思決定に使えますと。
一方で発注とか納品のデータが紙エクセルでやっていて、
なかなかデータベースにしづらくて、
その形式をずっとやってたからなかなか変えられなくて、
タイムリーに入れられなかったと。
ビジネスモデル的にもアパレルの会社さんで小ロットで発注をした上で、
プレスジの商品の追加発注っていうのをこまめにやるような感じなので、
売り上げの最大化と在庫の最適化をそういう形でやってる会社で、
発注と納品データってすごい大事なんですよね。
一回発注して追加発注して、
その追加発注がタイムリーにスターレコードのデータベースに入ってないと、
もう一回発注しちゃうっていう感じで、
二重発注しちゃったり、追加発注しないとやっぱり在庫が途切れちゃって、
予約が取れないであったり、売り上げの機械損失が大きくつながるので、
正しいデータをタイムリーに入れたいっていうニーズがすごいあったっていう感じです。
AI使えばかなり自動化できそうだなっていうのを話し聞いた瞬間に思ったので、
じゃあちょっとここを整えて、
カミンエクセルの運用を大きくは変えず、
現場の方の負担があんまりないような形で自動化できそうだっていうので、
ちょっとそこをやってみましょうっていうので進めたって感じです。
カミンエクセル、使ってる現場としてはそれが便利だと思うんですけど、
システムに取り込むデータとしては全くいけてない状態なのかと思っていて、
どうやってやったんですか?
最悪なんですよ、本当に。
カミンエクセルをデータに移転するのってめちゃくちゃ大変で、
発注書によってはこの列がまた追加されちゃったりしてるので、
発注書を統一しストアレコードへ自動連携
まず最初はそのひな形を統一するっていう、
もうこのひな形で今後はやってくださいと。
発注書で一番丁寧に書いてあって、
どの取引先にも適用できるっていう発注書のひな形を作るっていうのが一番最初。
その上でカミンエクセルを読み込んでもらってくるオードに、
パレコードに取り込めるCSVにしてって言ったらパッとやってくれたんで。
これはパッとありましたね。
もう何か数式書いて関数やってとかだと結構な時間かかっちゃうのを、
こういうことがやりたくて、最終アウトプットこれにしたくて、
これはこういう意味でっていうのを何となく教え込んだら、
2、3回やりとりしたら作ってくれたんで、これはものすごいありがたかったです。
関数数式作ってくれて、それをひな形にしましょうと。
Proをもともと社内共有フォルダーみたいな、
社内のイントラネット的なやつにあげてもらっていたのを、
AIがアクセスしやすいようにGoogleドライブに入れてくれないですかっていう話をして、
これが結構ハードル高いかなと思ったんですけど、
中小企業で結構柔軟にそこはやれるような会社だったんで、
ドラッグ&ドロップで一発で放り込めばいいだけなんで、
そこは大丈夫って言われたんで、そこをクリアしてGoogleドライブに
カミンエクセルのまんま、カミンエクセルのシートを1枚追加して
ペースターレコードにアップできるような数式を書いたものっていうのを1枚追加して、
そこからCSVでダウンロードしてあげれるようにしたっていうような、
そんな形になってます。
運用フローとしては、発注するときにそのひな形をコピーします。
で、ファイル名を日付、YYYYMMDD。
で、アンダーバー品番にしてもらって、いつの何の発注かを
AIがファイル名見たら分かるようにしてもらって、
発注担当者はそれを保存しておけばそれでOKっていう感じにしました。
AIには発注データがあるGoogleドライブのフォルダを
1日1回巡回するようなプログラムを書いてもらって、
新規の発注データがあったら、その新規の発注データを開いてスプレッドシートで、
スターレコードに取り込める形式のCSVを引っ張ってきて、
スターレコードにRPAで上げるっていうプログラムまで一貫して書いてもらって、
それで自動化を進めたっていうような感じですね。
生成AIはコード作成と運用設計に活用
現場の担当者としては指定形式でドライブに上げるだけで、
あとはCSAIが毎日Googleドライブ見に行って、
データを判断して登録するみたいなことなんですかね。
コスト結構かかるとかないんですか。
これ実はAI全然使ってなくて、
データ上で検知して登録するっていうところは、
巡回するプログラムを書いてるだけで、
それを社内の1台AI用にPCを準備して、
そこで24時間働けるようにしてあるんで、
そこにクライアント用のものを作って入れてあるっていう感じで、
本当にAIは基本は使われてなくて、
AIがプログラムを書くのに使ったっていう感じですね。
日々の運用で10日全く消費せず、
かなり低コストで実現できてるかなと思ってます。
先生もやっぱりAIの回で話した通り、
繰り返しの勝利とか決まったフローを実行するっていうのは、
プログラミングコードでやるのが優秀というか、
決定論的に同じインプットを入れたら同じアウトプット出る、
みたいな形にしていた方が使い勝手いいので、
AIにはそのコードを書かせる部分と、
どういうふうにすればそれが実現可能かっていう
オペレーションの壁打ちみたいなところで使っただけなので、
コストは全然かかんないですね。
えーすごい。
業務理解と横断的な権限が改革を進める
最近、自分の仕事でもそうなんですけど、
CSAを使えることっていうよりかは、
実際の業務をちゃんと細かいところまで理解して、
どこをどう自動化するみたいなのを考えられるっていうのが、
重要やなと思ってるんですけど、
まさに紙エクセルを自動化するっていうのを、
実現できるか考えられるところが大事なんだなと思って聞いてました。
これね、本当に両方の知識がいるなと思っていて、
発注の知識、もちろん発注のオペレーションがどうなっていて、
そこの紙エクセルからどうダウンロードして、
取引先さんが何を見て、何を間違えずに、
やるために紙エクセルになってるのかっていうのを理解した上で、
どうすれば現場の業務にそこまで負荷をかけず、
自動化できるかみたいなのを一気通貫で考えるのって、
難しいんだなっていうのを思いました。
僕結構そういうのがパッと見た瞬間にイメージできるので、
その辺は各社さんに貢献できればいいなと思ってるんですけど、
実はこれやるときに社内のメンバーに丸投げしてみてやってみたら、
手前の方で戸惑っちゃうというか、
どこまで自動化できるんだっけみたいなところで考え込んじゃうんで、
ちょっとサポートしながら巻き取るところは、
他のメンバーの人に巻き取ってもらって、
ここはこういう仕組みを使えば、RPAっていう仕組みでデータは取れるし、
Googleドライブとの連携はAPIで引っ張ってこれるよねみたいな、
ここはどうすればいいかみたいな切り分けと、
切り分けた上でAIとどういうふうに実現していくかっていうのも、
ここら辺の業務オペレーションの構築の知識ないとできないんだなっていうのは、
改めて感じたので、ちょっとこの辺りはそうですね、
構築できる人がいると、
AIのレバレッジが相当効きやすいなと思ってます。
合わせてやっぱり縦割りで結構業務オペレーションしてるような組織でも、
やっぱり横断的にオペレーション介入して変更できる人がいないと、
なかなかそのレバレッジも効きにくいなと思っていて、
特にミナ型使って発注だけする人、
発注を見て納品の管理をする人みたいになっていると、
一気通貫でこの発注から納品までのオペレーションっていうのを改善するのが難しくなるので、
ちょっとこの辺りを横断的に権限持って進められるようにしないと、
AIのこの恩恵を受けるのがすごい限定的な、
局所最適になっちゃうなっていうのは改めて思いましたね。
横断的にっていうのが肝だなと思ってて、
こういったとその企画からMD、物流とかECとか店舗運営みたいなところに、
こう部門が業務分かれちゃってることも多いと思うんで、
オペレーションを改善する上で短期的にここだけというよりかは、
中長期的な視点を持って、それこそデータの扱いとか整備とか特に、
していけるっていう考えも持ってるのも大事だよなと思っていて、
そういうことできる人って考えると、一定俯瞰できる立場の人が、
これを担えるとベターですよね。
代表なんですよね、それでいくと。
代表がやるのが一番効果が大きいし、社長がやりましょうと。
中小企業で進めるAI活用と業務改革
代表がそういった細かいところのオペレーションとか入ってないっていうのであれば、
ナンバー2とか、また現場のトップの人に大きめの権限を渡して、
業務改革してもらうみたいな形で、トップダウン的に上の人にどんどん権限を渡して、
やっていく方がいいのかなとは思ってます。
セキュリティ関連、最近やっぱり事件もあるので、
大企業は一旦AIの活用とか歩みが遅くなるかなとは思ってるんですけど、
中小企業だと積極的に活用して、
効率化、進めるのもトップの一存でできると思ってるんで、
そういったところは、進められるところは進めたほうが、
小さい組織ほど効く部分であるかなと思って、
おすすめしていきたいなと思います。
ありがとうございます。
今日は、紙エクセルからデータベースへ、
生成や活用した発注納品履歴の記録方法という話でした。
ありがとうございます。
はい、ありがとうございます。
ディテールトーク、ここまでお聞きいただきありがとうございます。
番組の詳細欄にGoogleフォームのURLがあるので、
質問やメッセージはそちらからお送りいただけると嬉しいです。
番組内でご紹介させていただくかもしれません。
次回もぜひよろしくお願いします。
