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おはようございます。 花火鑑賞士、気象予報士の鶴岡慶子です。
この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。 今日は、ちょっとマニアックなお話です。
私は今、MacBook AirのM3モデルを使っています。 かつては、Intel時代のMacを使っていました。
そして、Apple Siliconに変わってから数年、ついにIntel時代に動いていたアプリのサポートが終わりました。
その一つが、私が長年使っていた顧客管理ソフト、ファイルメーカーです。 ファイルメーカーは、データベースソフトなんですけど、
ファイルメーカーで私は顧客管理だったり、司会の記録、見積書もそうだし、請求書、領収書、そして月次の明細書、
全部管理していました。
ロゼッタというものを使えば動くと言われてはいるんですが、さすがにバージョンが古すぎていたんでしょうか。
データは見られるけれども、新規入力ができないということで、これはもう移行するしかないということになりました。
移行するというと、ファイルメーカーの新しいバージョンを買うのかということも考えなきゃいけないんですが、安い買い物ではないわけですね。
データベース管理というと、司会の記録についてはメモアプリのNotionでもやっていました。
ファイルメーカーで管理もしていましたけれども、同時にNotionでもやっていたんです。
そこで、生成AIに聞いてみました。これNotionで代替できますかと。
答えはできますというので、今までファイルメーカーでやっていたことをごっそりと、じゃあNotionを使ってどうやるのというようなことでやり方を教えてもらいながら作業すると、
なんとファイルメーカーよりさらに進化した形が作れちゃいました。
昨日やったのは月に1回作る月次明細の自動化です。
葬儀司会の場合、月末に提携している葬儀会社に、今月は何件担当しましたというのを自己申告するんです。
葬儀会社側でも記録をしているんですけど、それと照合してギャランティーが確定します。
今までは記録していたものを月末にまた手入力で明細作成をしていたんです。
それが昨日、なんと設計作業していたら、日々Notionに記録しているデータから自動化することができたんです。
どんな自動化ができたかというと、月単位で自動的に抽出します、まずデータを。
例えば1月だったら1月1日から31日まで、どこでどんな司会をしたかという、そのデータをまず抽出します。
そして合計何件だったのかというのを自動計算します。
それを明細書に流し込んでPDFを作る。ここまで自動化できるんですよ。
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PDFになったら、あとはファックスするだけなんです。
今まで手入力をしていたら間違いないかなって何回も何回も確認作業もしましたので、およそ30分ぐらいかかっていたと思います。
それがなんと3分でできます。
10分の1になりました。
月末の作業が激減するっていうことなんです。
明細書はデザインソフトのアドビインデザインで作っているんですけど、私はこれまでインデザインはデザインするだけのものと思っていました。
台本を書いたりすることもあります。
でも今回の設計作業の中で、実はスクリプトが組めることを初めて知ったんです。
いわゆるプログラムを組むってことなんですけど、これによってノーションで記録していた内容を明細書のデザイン上に反映できるようになったんです。
イメージとして持ちやすいのは、例えば住所録があって、その住所録を宛名ラベルに一括配置するっていうのはなんとなくイメージできますよね。
それと同じことを明細書とか提出書類でも実現できたんです。
昨日この設計は3時間ぐらいで組むことができたんですけど、この先、毎月27分ずつ浮いていきますから、
1年では5時間半ぐらい浮く計算になります。
ということは、8ヶ月ほどで昨日の3時間分は回収できるという計算になります。
効率化しようとするときに、まず設計にこうやって時間がかかります。
でもそれは消費した時間ではなくて、投資した時間です。
ファイルメーカーはロゼッタを使えば動くようではありますけれども、
せっかく書類を整理しようと思った時に動かないのは、本当に昨日ショックでした。
でもロゼッタを調べるよりも、ノーションでもデータベースが使えるんだったら、何か手立てがあるのではないかと思えた自分、本当に偉いと思います。
そう考えると、さらに請求書とか見積書とか領収書とか、これがノーションでやっている帳簿と自動的に結びつくなって思ったら、
これもまた来年の確定申告にいきてくるなと思ったりして、その時間はちょっと割きたいなと思ったりしています。
今回のこの作業は、自分の仕事をもう一段アップデートすることであったということと、
パソコンの中のアプリケーションがごっそり一つなくなるということでもあるので、すごくずっきりするなと思います。
書類整理は私は決して嫌いな作業ではないです。むしろ好きというか得意な方だと思います。
ただ、事業を前に進めるためには、やっぱり言葉を紡ぐことだったり、現場で声を届けることだったり、防災を伝えることというのが私の根幹なわけですよね。
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私は一人事業をやっているので、効率化って本当に大事なことで、この設計は自分の本来の時間を取り戻すためのものだ、とも思いました。
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それではまた明日。
