作業時間の短縮
こんにちは、人と方式の問題を、仕組みと教育コンテンツで解決する、コンテンツ設計アドバイザーの山田まきこです。
このチャンネルでは、私がこれまで開発してきたコンテンツのこと、コンテンツ設計のヒントや、現在開発中のコンテンツ、お知らせなどを配信しています。
コンテンツとは、思いとか考えとか手順などを見える状態、使える状態にして、人の役に立つようにすること、と私は定義しています。
今回は、作業時間が3分の1に、またまた効率化に成功しました、の第3弾、その3ですね。
はい、いろんなお仕事をする中で、時間管理ってすごく大事で、どうしたら自分の時間を生み出せるのか、ということを私は日々考えています。
やりたいことたくさんありますからね、同じ結果が得られるのであれば、やり方を変えることで、もっと生産性を上げていきたいと思っています。
そこで私が取り組んでいるのが、このオペレーション、作業工程を俯瞰して、どこをやめたり、どこを効率化できるのか、ということを考えるんですよね。
それが私が本業でやっている、オンラインビジネスアシスタントという、オンラインで事務やSNSの運用代行しているお仕事で、私はプレイヤーとしてももちろん、お客様のSNSの運用代行をしていたり、それ以外の様々なオペレーションをやっているんですけど、
メール対応とかしているんですけど、一方でマネージャーとして、そこで働く皆さんが、いかに効率的にその仕事ができるか、少ない時間で最大の価値を出せるようにするか、ということを考えるのが私の仕事だったりするので、
そのために新しいツールをいろいろ試してみたりとか、自分自身もオペレーションをやってみて、時間を計って、いや、こっちの方が早かったなとか、こっちの方が手順が少なかったなとか、ということを日々やってます。
だから、今回ネタとして挙げているこのポッドキャストとはまた別に、インターネットラジオ局、夢の種放送局、札幌スタジオというところで、私ラジオを1本持っていて、毎週日曜日夜21時に来たのねという番組を放送しているんですけれども、
その告知ですとか、アーカイブ掲載のこのオペレーションをどういうふうにやっているのかということを何回かのシリーズに分けてお話ししています。
1回目はスプレッドシートでしっかりとデータベースと告知文、キャプションの文章を作るための仕組みを作っておくと、告知するとき楽ですよというお話ししました。
前回2回目は、告知画像とかリール動画を作っているので、それはキャンバーで作っているんですけれど、毎回デザインで悩まないようにテンプレート化をしていますというお話をしました。
その他にも様々な工夫をしていて、今回アーカイブを作るために効率化してチャレンジしたことがあって、それが成功して作業時間が3分の1になったんですけど、全然まだまだそこにたどり着けていないんですけど、
普段どういうふうにやっているのかというのを、今順にお話ししているところです。
3回目の今回は、どうやって投稿の設定をしているのかというお話をします。
まず前提として配信しているのは、FacebookのFacebookページとInstagram、個人のアカウントではなくて、ラジオ専用のInstagramのアカウントです。
Facebook、Instagram、それぞれMeta社という同じ会社が運営していまして、私はこのMetaという会社が出しているMetaビジネススイートというツールを使っています。
Metaは、いろいろな仕様変更も多くて、先月は使えたのに今月はもう使えないなと思うこととか、これまでできていたのにできなくなっちゃったみたいな、同じことを言っていますね。
結構起こるんですけれど、何がいいかというと、FacebookとInstagram同時に予約投稿設定ができることです。
Instagramはプロアカウントだったら、今個人のアカウントでも予約投稿設定できるようになりましたよね。
でも、FacebookとInstagram、両方でやりたいと思いまして、両方ができるものがこのMetaビジネススイートというツールなので、ちょっと使い勝手微妙だなと思いつつも、私はもう長く使っているのに慣れているので、それを使ってやっています。
告知って、できれば、私は日曜日の放送なので、毎週金曜日には予約投稿したものが配信されるように設定しているんですけど、別に金曜日に投稿してもいいんですよ。
いいんですけど、やっぱり、その日、その瞬間、時間が取れるとは限らなくて、急に他のお仕事が入ってくることもありますし、子育てもしているので、子どもの用事とか、子どもの体調不良とかね、あったりした時に、やりたいんだけどできないみたいなことが起こってしまいがちなので、予約投稿ね。
予約投稿の機能を使っています。
あとは、同じ作業をバラバラに何回かに分けてやるよりも、一度にやってしまった方が効率的なんですよね。
そのバラバラにするってことは、毎回そのアプリなり、画面を立ち上げて、そしてデータベースのシートを開いてとか、そういうふうにしていくので、そういう作業の準備の時間も含めると、一気にやってしまった方が早いんです。
なので、私は、月初にまとめて時間をとって設定しています。
このメタビジネススイートで予約投稿できるのが、Facebookの個人ページじゃなくて、Facebookページとそこに紐づけたInstagramアカウントなので、個人ページだとできないんですよね。
業務の効率化と提案
なので、ラジオの専用のFacebookページを作って、Instagramも個人のアカウントで告知してもいいんですけど、私の場合は個人のアカウントの方がフォロワーが多いので、そっちの方が周知できるんですけど、そうすると個人アカウントがラジオの告知ばっかりになってしまうんですよね。
なので、ラジオはラジオのターゲットが設定されていますので、ラジオのことだけを配信するアカウントっていうのを作っています。
紐づけて、メタビジネススイートで1ヶ月の放送ラインナップのリール動画を1本と、毎週金曜日に、次回の日曜日に放送される内容の告知のリール動画を配信しています。
何時何分、何月何日の何時何分っていうことをInstagram、Facebookそれぞれで設定できます。
私は同じ日同じ時間にしてますけど、それぞれのアカウントによってフォロワーのアクティブな時間帯が違ったりするようで、そのおすすめとかも画面上でそのツールが出してきてくれるので、それに合わせてやってもいいかもしれないですね。
あとタグ付けとかもできるかな。
ゲストの方がいらっしゃったときにはタグ付けとかもできたりするので、そのツール使いこなせればとても使い勝手がいいものかなと思います。
そうやって予約投稿機能というものが使えるか使えないかって、いろんな仕事をしていて、都度その時その瞬間目の前のことに対処しなければいけないような生活をしている私にとっては本当に大事な機能なんですよね。
この後のシリーズでお話しするアーカイブの掲載も、例えばYouTubeに掲載するときもYouTubeも公開日っていうのをあらかじめ設定することができますよね。
新たに導入したのはStandFMなんですけど、StandFMも予約投稿ができるので、使うものは予約投稿できるかできないかということをよく見るようにして選定しています。
もうその時その瞬間できなくても、告知がしっかりとできるっていうことが目的なので、それが果たせることを重視しています。
あとはさっきも言った通り、私個人アカウントのほうがフォロワーが多いので、余裕があればその金曜日に予約投稿されたものを確認して、土曜日とかに自分の個人アカウントであらかじめも投稿された、ラジオ専用のアカウントで投稿されたものをストーリーズでシェアしたりしています。
そうすることで、リアルタイムな感じで告知ができているように皆さんには見えているんじゃないかと思います。
でも実際には、ゲッショにまとめてやっています。
ということで、今回は告知するときに予約投稿機能を使って業務の効率化をしていますという話をしました。
この業務効率化、オペレーションの効率化、前回もお話ししましたけれど、趣味でやっているというよりは、本業につなげていくために日々私もいろんなツールを試したりしているので、
なんか今日は雰囲気が違うなとか、なんかちょっとなんか変えたのかなって思うような、統一性がないなって思うこともあるかもしれないんですけど、このポッドキャストも含めてですね、すべて実験しているからです。
もし、こんなツール、もっと便利だよっていうことがあれば教えていただきたいなと思っています。
新しいツールを覚えることとか、触ること、全く抵抗ありません。なので、新しいツール、今どんどん増えてますよね。
AIとかも活用しながらオペレーションの効率化やってますので、このツールすごい良かったよっていうのがあれば、ぜひ教えてください。
また、前もお便りというかご質問いただいたことがあって、実際そのどういうスプレッドシートを使っているのかとか、実際の作業手順を見てみたいですっていうお話をいただいたことがあって、もういくらでもどうぞっていう感じです。
それを販売したりはしてないので、ご興味があればこんなシートですよっていうことをお見せすることもできますし、一緒にそのシートを作ってみるみたいなワークショップもご希望があればできます。
多少Excelの関数の知識が必要ですけれど、ちょっと使ったことがあるっていうことであれば、多分できると思います。
キャンバのテンプレートを作るっていうところも、一緒にやるっていうこともできると思います。
AIのおかげで今、いろんなことのやり方ってすぐ分かりますよね。私も日々毎日活用させてもらっています。
でも、分かるのとできるのには大きな違いがあると思っていて、分かってもなかなかできないから変われないわけですよね。
やりたいんだけど、やり方は分かるんだけど、でも行動に移せないとか、自分一人だと行き詰まってしまって、もういいかなってなっちゃうとか、そういうことがあったら是非ご相談いただきたいです。
一緒にやるとか、マンツーマンとかじゃなくてもみんなでやる会とか、そういうのもニーズがあれば開催したいと思っています。
行動したい、変わりたいという方のお手伝いをしたいと思っていますので、お気軽にメッセージください。
では、今日はここまでにします。
ここまでお聞きいただきありがとうございました。コンテンツ設計アドバイザーの山田真希子でした。
ありがとうございました。
