効率化の重要性
こんにちは、人と組織の問題を、仕組みと教育コンテンツで解決する、コンテンツ設計アドバイザーの山田まきこです。
このチャンネルでは、私がこれまで開発してきたコンテンツのこと、コンテンツ設計のヒントや、現在開発中のコンテンツ、お知らせなどを配信しています。
コンテンツとは、思いとか考えとか手順などを、見える状態、使える状態にして、人の役に立つようにすること、と私は定義しています。
では、今日のテーマですが、作業時間が3分の1に、またまた効率化に成功しました、というお話です。
普段、私、よく聞かれる質問がありまして、普段3つ仕事をしているんですけど、3つも仕事をしていて、子育ても、さらにPTAのこととかもしていて、どうやって時間を作っているんですか、という質問なんですよね。
それにお答えすることができる内容になるかなと思っています。
今日はそのテーマで、最近また効率化に成功したことがあって、私、毎週日曜日に、このポッドキャストの配信ではなくて、インターネットラジオ局、夢の種放送局でラジオの配信をしているんですよね。
そのラジオの配信をするにあたって、そのラジオの告知や、放送後にYouTubeにアーカイブを掲載するという作業を自分でしていて、その作業は、毎月、月初に1ヶ月分の放送ラインナップを動画にして配信するのと、
毎週金曜日に次の放送会の内容の配信をしているんですよね、告知として。
そしてアーカイブが掲載されたら、アーカイブ掲載のお知らせというのも、InstagramとFacebookでしているんですけれど、
この告知の画像とか動画を作ったり、アーカイブをYouTubeに掲載したりという作業をその都度するよりも、まとめてした方が効率的なので、
毎月月初にだいたい3、4時間ぐらいかけて、告知用の画像、動画の作成、アーカイブ動画の作成、それらを予約投稿設定するということを実施しています。
毎週1回なので、毎週1回ぐらい告知できるんじゃないの?って思うこともあるかもしれないんですけど、実際は結構大変で、
というのも、私は特に複数のお仕事をしていたりするので、その日に急な仕事が入ったりとか、子どもの用事が入ったりすることもあるんですよね。
特に、日曜日21時放送なので、皆さんのタイムラインに乗ることを考えると、そういう時間のタイムラグを考えると、金曜日ぐらいには発信した方がいいなと思っていて、
それをやるとなると、その都度やるとなると、金曜日の時間を空けなきゃいけないですよね。
それが結構難しかったりするので、そしてこういう作業系のものって、その都度やるよりも同じ作業の繰り返しなので、まとめてやった方が早くできるんですよね。
なので、月初にまとめてやるってことにしてるんですけれど、まとめてやる作業っていうのも、それはそれで3、4時間ぐらい時間取られることなので、結構大変だなと思っていて、これをもっと効率化したいって思ってたんですよね。
なので、時間を作るために効率的なオペレーションが大事で、私はそういうオペレーションを効率化することっていうことを、3つの仕事のうちの1つ、オンラインビジネスアシスタントという在宅で事務業務をしたりとか、SNSの運用代行するお仕事をしてるんですけど、
そこでマネージャーとしてマニュアル作ったり、こういう効率化ツールを考えたりするっていうのが本業なので、自分のラジオの告知もできるだけ効率化して、たくさん自分が使いたい時間っていうのを作っていっています。
スプレッドシートの活用
今回は、このアーカイブ動画を作成する、そしてYouTubeにアップするっていう工程を変えたんです。
そしたら、さらにかかっていた時間が3分の1になったということもありまして、以前、たしか008番くらいの放送で効率化してるんですよってお話ししたんですけど、またその時とは違う内容になるので、
事務作業の効率化、これも先ほど定義で言ったコンテンツ設計の一つかなと思っているので、その事例をお話ししたいなと思っています。
じゃあまず、私が普段どういうふうにこの告知の画像とか、画像だけじゃなくてキャプションって言って文章も作りますよね。そういうものを作ってるのかっていうことで、そこから予約投稿設定したりとか動画作って、それもYouTubeにアップロードしたりとかっていうことの手順をざっと先にお話ししますね。
まずやってることは、スプレッドシートでデータベースと告知文を作成するためのテンプレートを作っています。スプレッドシートはいくつかのシートに分かれてるんですけど、一つはデータベースです。
データベース、どういう項目があるかというと、そのまま読み上げていくとですね、例えばA列はナンバー、12345678910というナンバーが振ってあります。
B列は収録日、C列は放送日、D列はゲストの方がいらっしゃった場合のゲストのお名前、E列はゲストの方の補足情報、F列もゲストの方の補足情報で、
例えばここはそのゲストの方がインスタグラムのアカウントを持っていたりとか、ホームページのアカウントを持っていたときにそのURLを掲載する場所ですね。
G列はテーマです。その放送会のテーマが書かれています。
例えば私、インターネットラジオ局ではいくつか企画番組を持っているんですけど、北海道のセコマートが大好きなので、セコマ愛を語る会というシリーズがあるんですよね。
その放送会のときにはセコマ愛を語る会というテーマが入っているという感じです。
H列、音源の保管されている場所のURLが入っていたりとか、I列は配信したYouTubeのURLが入っていたりします。
そしてJ列は告知文、キャプションの部分ですね。
毎回毎回違う内容がそこに入るはずなので、単行ぐらいでその放送会の概要をまとめた文章が入っています。
そしてK列にハッシュタグが入っています。
定型的ないつも入れるハッシュタグと、あとゲストの方が来たときとか、その会のテーマによってハッシュタグってちょっと違ってくると思うんですよね。
先ほど言ったセコマートが大好きな会のシリーズのときは、ハッシュタグセコマート大好きとかセコマ愛とかそういった関連のハッシュタグが入っています。
そしてL列。L列は追加で何かこう紹介したいURLがあったりとか追記したいことがあったときの備考欄みたいなものですね。
こういったデータベースシートっていうのをまず最初作っています。
それを見ると今回の放送が何月何日に収録して、いつ放送されるものなのかとか、ゲストの方が誰だったのかとか、何回目の放送だったのかとか、そういうことが見えるようになっています。
そのスプレッドシートには他に台本のシートですとか、あと告知、告知文を作成するテンプレートが入っていて、テンプレートは毎回毎回内容が変わる部分と定型文の部分ってあるんですよね。
それを定型文のところはもう定型文で動かすことはないので、番組のコンセプトとかパーソナリティ名とか番組名とか、そういうものはあらかじめ入っていて、その都度変わる内容のところは先ほどのデータベースシートからその回の番号を設定するだけで、
ずらっと関数で表示されて、告知文を予約投稿のツールで発信するときには、コピペをするだけでそれができるようになっています。
例えば最近で言うと、12月7日日曜日にテーマ、向川の風と函館の夜という番組を放送したんですけれど、
その告知文で私がユニークな、ユニークなって、その時、その放送でしか使われない産業の文字っていうのを3つ作ったんですよね。
それが、向川町化石発掘体験ツアー、本物の地層で本物の化石を発掘、函館の夜に食べた最後の一杯が繋いでくれた北海道エリエルとの出会いという産業なんですけれど、
そこは、その告知のシートにA列、先ほどのデータベースシートのA列に入れたナンバーを入れると、その文字が、産業がずらっと出てくるようになっていて、上からその告知文の領域を全部コピーして貼るだけというふうになっています。
なので、この告知文シートには、提携文の部分と産業の、その番組の内容を表した部分、それからテーマ、それもその都度違ってくるものですよね。
なので、テーマが自動的に出てきたりとか、この回は一人トークだったのでゲストいなかったんですけど、ゲストの方がいたときには、ゲストのお名前とか、ゲストの方のホームページのURLとか、そういったものも自動的に出てくるように設定しています。
あとハッシュタグとかもですね。そんな感じで、いちいちその都度、告知文を書くっていうことがないようにしています。
告知文の作成
先ほどの産業の内容とか、あとハッシュタグも収録したときに、今しゃべったことを簡単に産業でまとめるっていうことをその時にやっているので、その時が一番記憶が新しいですよね。
なので、その時にしているので、さあじゃあ告知文作るかって言って、もう一回放送を聞き直したりとかはしないんですね。そういう感じで、できるだけ、もうその時できることはその時やるっていうことをしています。
なので、一番のやっぱり効率化につながっているのは、このスプレッドシートでデータベースを作って、データベースシートから告知文を作成するっていうことができるようにしているっていうのが、一つ目の効率化のポイントかなと思っています。
では、この続きで他にもいろいろ効率化のポイントがあるんですけれども、一回の放送がちょっと長くなってしまいますので、続きはまた次回にお話ししたいと思います。
今日は、普段よく聞かれる質問、三つも仕事をしていて、子育てとかPTAとかもしていて、どうやって時間を作っているのっていうことの答えにつながるオペレーションの効率化についてお話ししました。
ネタとしては、私がインターネットラジオ局、夢の種放送局で、このポッドキャストとはまた別に、北の音というラジオ番組を放送していて、その告知をするためにどういうふうに効率化をしているのかということで、一つ目のポイント、スプレッドシートでデータベースを作って、告知文のテンプレートを作っているというお話をしました。
では、また続きは次回お話ししたいと思います。最後までお聞きいただきありがとうございました。コンテンツ設計アドバイザーの山田真希子でした。
