Notionアプリの使い方
おはようございます。鶴岡慶子です。この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。
視観やナレーションを通じて、日々感じたこと、学んだこと、それからちょっと嫌だなと思ったことも、視点を変えて前向きに物事を捉えたり、
最終的に良かったねと思えるように、考え方のコツなどをシェアしています。 日本の秋田県から毎朝更新しています。
今日は、Notionアプリについてお話をします。 一時期、この中で、トゥードゥ管理、タスク管理をしたこともあります。
なかなかいいなぁと思ってたんですけど、私自身がいろんな活動をしているものですから、なんかかえってとっちらかるなぁと思って、一旦そこからは離れていたんです。
離れている間に、Notionがバージョンアップして、いろんなことがまた便利になっていたので、また戻ってきました。
例えば、私の主なプロジェクトっていうと、司会の仕事があったり、司会の中でも葬儀があったり、婚礼があったり、ステージ司会があったり、
あと同じように声を使う仕事であれば、ナレーションがあったり、メディア出演があったり、他には公演とか講座の講師をすることもあるし、
これはもう数が少ないんですけれども、ちょっとしたプログラミングをすることもあります。 こうやってプロジェクトを記録していくことが、すなわち仕事のログになっていて、
かつてはEvernoteに記していたものをNotionに移行してきて、現在はNotionにすべて記録しているんですが、記録っていうことは、終わった後にそこにファイルなり画像なりを貼り付けるっていうことになりますよね、作業的には。
でも一元管理しようと思ったら、そのプロジェクトが今まさに走っているときに、ここにタスクが表示されていればどんなに便利なんだろうと思いました。
さらにそのタスクを終えたときに、終えた分だけ記録を、例えば画像であるとかファイルであるとか、そこに格納していったら、すべてが終わったときにプロジェクトも終了すると。
そういう形になるなと思って、現在Notionにすべての仕事の記録を残している。それをもとに、Notionの中でタスクをどう表現するかを考えてみました。
まず新たにデータベースを、タスクのデータベース、月ごとのデータベース、そして日ごとのデータベース、この3つのデータベースを作りました。
このうち、月のデータベースと日のデータベースについては、もう記録用なので、タスクとはちょっとかけ離れてしまうので、これはまた別の機会にお話ししたいと思うんですが、
今日はこのタスクはどうしているかっていうこと、プロジェクトの関係はどうしているかっていうことをお話ししたいと思うんですね。
なんだか前置きも長くなりましたけど、プロジェクトそのものは、いわゆる仕事の記録をそのまま使っている感じなので、ナレーションのデータベース、
葬儀の司会、ステージの司会、婚礼の司会、花火の司会などなど、一つ一つデータベースを別で作っています。
これ以前は全部一緒にしていたんですけれども、かえってとっちらかったんですね私は。
もちろんノーションはフィルター機能が賢いので、別々に作った形と同じような表現をすることもできます。
これはもう好みなので、私は分けたかったっていうことです。
一つ一つは分けたんですけれども、このほどプロジェクトの一覧表は作りました。
そしてその一覧表から葬儀司会というところを選びますと、その奥に、というか一つ下の階層に葬儀司会の司会の記録がずらっと並んでいます。
イメージとしては、プロジェクトというホルダーの中に葬儀司会、婚礼司会、ナレーションみたいな、さらにホルダーがあるみたいなイメージです。
まとめますけれども、プロジェクトについては全体のリストがある。
さらに掘っていくと、それぞれの仕事の内容が記録としてそこにあるっていう感じです。
プロジェクトの管理方法
じゃあタスクについてはどうしているかっていうことなんですが、タスクについてはデータベースを分けてはいけないんですね。
とにかくタスクのデータベースにやりたいことやらなきゃいけないことすべて書き出していきます。
それはどんなプロジェクトであっても一つのデータベースで管理しますので、それぞれのタスクが何関係なのかということも明記していくことになります。
Notionのデータベースはたくさんのプロパティを作ることができます。
プロパティでは簡単な関数を使うこともできます。
さらに他のデータベースと紐づけることもできます。
これリレーションっていう機能なんですけど、それを設定しておくとこのタスクはこれ関係なんだなっていうことがよくわかりますし、これがリンクになってプロジェクトの一覧に飛んでいくことができるんです。
例えばタスクで下書きっていうのがあります。
これは何のことをやっているかっていうとインタビュー記事の下書きのことなんですけど、ここにプロジェクトの一覧の中のインタビュー記事とリレーションをしますと、
このタスク側からプロジェクトにピョンって飛んでいけるんですよ。
これすっごい便利です。
あとNotionがすごいのは、一つこうやってデータベースを作りますと、どこのページにいても呼び出すことができるんです。
ExcelでいうところのVlookupみたいな感じです。
Notion上の機能名はLinked Databaseっていうものなんですけど、私はどのページでもこのタスクのデータベースを表示しているんです。
日ごとのページにもそうなんですけど、私はNotionの表紙のページっていうのを一つ作っていて、そこを開くとタスクがまず現れるんですね。
でもここで全部のタスクが表現されていたら邪魔ですよね。
ですからフィルターをしています。
どんなフィルターをしているかっていうと、タスクが終わっていないもの、そして期日が入っているもの、その期日は過ぎ去っているものと向こう5日までの間のもの、こんなフィルターをしています。
このタイトルはすぐやるっていうタイトルにしています。
期日が入っていないタスクもあるので、それも一覧に見えるようにしていて、いつかやるっていうタイトルにしてフィルターをかけています。
期日が空であるっていうフィルターをかけておくと、それが一覧になります。
タスクの管理方法
朝の時点で一回だけ見て、期日が入れられるものは入れて。
その入れた期日が向こう5日以内であれば、すぐやるっていう方の一覧にピョンって出てくるんですよ。
漏れなく出てきます。
ノーションは仕事の記録だけにしていたんですけども、それだけでもすっごく頭は整理されていたんですが、仕事の記録の階層をちょっと変えるだけで、タスクとの紐付けがすごくうまくいったんですね。
これはトゥードゥリストっていうことももちろんそうなんですけど、仕事の記録としてとっても充実したものになるなぁと思いました。
今日これをやるんだっていう可視化とともに、この仕事ってこういう段取りでやってきたんだなっていう、より細かい記録が取れるようになったんだなと思ったんですね。
現在私は防災誌の勉強もしていますので、スタディっていうプロジェクトも一つ立ち上げています。
今日は大規模火災について勉強することになっているようです。
そしてリレーションした先のプロジェクトに飛んでいくと、防災誌のテキスト、すでにデジタル化したものなんですけど、そこに貼ってあるんです、画像が。
カレンダーアプリ、スケジュールアプリでは、その予定の詳細を見ても防災誌のテキストなんか貼れませんよね。400ページあるんですよ。貼れませんよね。
もちろんスケジュールはカレンダーアプリで管理していて、いわばプロジェクトの締め切りの日がそこに書いてあるっていう感じだと思います。
例えばイベントの打ち合わせの日だったり、イベントの当日であったり、そこからノーションに書き出すのは何かっていうと、
そのイベントまでの自分の作業、この作業をどんどん因数分解していって、ノーションに載せています。
今日はノーションのお話、仕事の記録の一歩進んだ形、タスクとの紐付けについてお話をしました。
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ではまた明日もお会いしましょう。
鶴岡慶子でした。
