Notionの魅力とファイリング
おはようございます。 花火鑑賞士、気象予報士の鶴岡慶子です。
この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。 私は、Notionというアプリを使って仕事の記録や管理をしています。
スマホが世に出たばかりの頃は、Evernoteを使っていたんですが、そこからNotionに移行しました。
多機能すぎて難しいからということで離れる人も多いですし、 実際Notion側も個人ユースよりも大企業向けの設計にちょっと寄ってきているかなっていうようなところもあって、
Craftというアプリを推すYouTuberもたくさんいます。 私自身は過去の配信の中で、もうNotion大好きって言いながらも、
Craftとの間で揺れ動いている様子もあるんです。 この配信のテキスト版をリッスンで見ることができるんですが、
リッスンでCraftとかNotionというふうに私の配信を検索してみると、 まあその都度違うことを言ってるなっていうふうに思います。
Craftもね私大好きなアプリで本当にいいアプリなんです。 デザインが美しくて使っていて本当気持ちがいいんですね。
Notionにも課金。Craftにも課金。 どっちかに絞れないかなって思っているところに、今年の初めに大きなバージョンアップがあって、
Craftにデータベース機能ができたんですね。 それでしばらくの間、仕事も含めてCraftでやってみてたんです。
この使い勝手はね本当素晴らしいんですけど、 使い続けてくる中でだんだん気づいたことがあったんです。
何かって言いますと、仕事をする上でファイリングってとっても大事だなっていうことです。
Notionは自由度がとっても高いツールで、いろんなことができてしまいます。 なので難しく感じる人がいて、それで離れちゃうってわかります。
でも一旦そこを設計してしまうと、なんと便利なこと。本当素晴らしいです。 そしてその設計が私的にはあまり苦になりません。
というかむしろそういうの大好きで、どちらかというと得意だと思います。 さらに今は生成AIの力も借りて、こういうのやりたいなぁと思った時に、
Notionはそれをちゃんと受け止めてくれるようなツールなので、 自分好みのファイリングができるというところにつながっていくわけです。
具体例一つだけ挙げるとすると、例えばインタビューを一つ、 記事を書き上げるためにはいろんな作業が必要ですよね。
例えば相手とアポイントを取って対談をするとか、それを文字起こしするとか、 写真をいただいてそれを加工するとか、サイトを作るとか、
そしてSNSにアップするとか、そういういろんな細かい作業があるわけなんですけれども、 全体を100%だとすると、今どこまで作業が進んでいるんだっていうことを、
今何パーセントまでできてますよっていうのをグラフで表示してくれるんです。 これ自動的にやってくれますというような、そういう設計ができるわけですね。
すごく楽しいんですよ。これ100%なった状態で公開日を迎えなければいけないわけですから、 今やるべきことをちゃんとやるっていうことにつながっていくわけですね。
例えばそういう設計ができてしまうっていうところが、Notionの素晴らしいところなんです。 複数のプロジェクトが走っていたとしても、今日やるべきことがちゃんと表に出てきてくれて、
それにのっとってやっていくので、情報が整理されててスッキリしてます。 結局10月1日の配信を聞きますと、またNotionに戻ってきたって言ってるんですね。
なので半年強ぐらい浮気をしていたっていう感じになりますが、 振り返るとその浮気をしていた間、私ってあまり効率よく仕事をしていなかったと思います。
仕事の効率化の秘訣
さらにインタビュー活動ってそのぐらいの時から活動を拡大してるんですね。 それにはやっぱりちゃんと整理しなきゃいけないし、情報管理しなきゃいけないし、いわゆるファイリングをちゃんとしなきゃいけないわけです。
一般的にファイリングって言いますと整理整頓とか片付け、そんなイメージが強いかもしれないんですが、 でも仕事の現場ではファイリングって仕事の土台だって言われますよね。
ファイリングがうまくいっていないとどんな状態になるかっていうと、何から手をつければいいかわからない状態になったりとか、
重要なことが埋もれたりとか探し物が増えたり、それからそのことによって判断が遅れるという、そういうことにつながっていきます。
これって能力の問題じゃないんですよね。 情報にすぐたどり着けない状態、ただそれだけで仕事は一気に進まなくなっちゃいます。
よく言われる考え方に緊急度と重要度で仕事を分けるというものがあります。
本当に大事なのは重要だけどまだ緊急じゃないこと。 ここにちゃんと手をつけられるという状態です。
でもファイリングが弱いと緊急度だけで仕事をしちゃうんですね。 まさに私はこの状態に数ヶ月いたような気がしていて、
本当は気象のことも防災のことももっと掘り下げたいし、忘れてしまった英語を取り戻すこともしたいし、
体を動かすことも本を読むこともちゃんとちゃんとしたいと思っているのに、 振り返ると何も実現していないなと。
でもずっと忙しいなって思っている感じでした。 それがだんだんファイリングが整ってきますと、また戻ってきましたのでね、
頭の中がどうなってきたかって言いますと、 覚えておかなくてもいいし、探さなくてもいいし、迷わなくてよくなりました。
私たち人の脳っていうのは覚えるためじゃなくて、 考えるために使うものだってよく言われますけれども、
ファイリングは頭の中を一旦外に出すための仕組みだなって思います。 それが上手にできていない状態だと、頭の中になんとなく留めておいているので、
いつもいつも抜けがないかなって、フル回転してるんですよね。 そういう状態だったかもしれません。
その数ヶ月間、なんか忙しいなって、でもなんか前に進んでいないような気がするというような、 そういう気持ちだった原因っていうのは、情報の置き場所だったんだなって思います。
ということで、結果として私にとってはノーションが今のところの最適解のようです。 大事なのはどのアプリが優れているかではなくて、自分が迷わず仕事に入れるかだったり、
頭がクリアな状態にいかにいられるかっていう、 それで新しいことを生み出していける状態になっているかっていう、そういうことだと思うんですよね。
それを支えてくれる仕組みを自分がどう作るかだなって思います。 仕事効率化って言いますと、つい早くする方法を探しがちなんですが、実は迷わない仕組みを作ることだなって思います。
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併せてご覧ください。 それではまた明日。
