決定サイクルと報告の重要性
松田幸之助の仕組み化経営のヒント、このチャンネルは、仕組み化の専門家松田幸之助が、仕組み化経営の考え方や成果を出すヒントをお届けする番組です。
皆さんこんにちは。
今日はですね、報告はあげてもらうだけでは不十分という風なテーマでですね、お話をしていきたいなという風に思います。
私たちの仕組み化経営というのはですね、皆様も既に覚えていただいているかと思いますけれども、決定サイクルというものを軸に回していくことを私たちは仕組み化経営という風に言っています。
決定サイクルというのは、報告・決定・実施・チェック、この報告と実施・チェックのことを決定サイクルと呼んでいて、これらをぐるぐる回すことが成果を出すための一つの秘訣だという風に考えております。
この決定サイクルはですね、報告と決定が戦略確率、実施とチェックが実行確率という風に呼んでおります。
社長がどんなに素晴らしい戦略を打ち立てたとしても、それを現場の皆さんが実行してくれなければ成果は出ない。
逆もまたしっかりで、現場の皆さんがどんなに実行してくれたとしても、戦略がイマイチであれば業績、成果は出ない。
つまりこの戦略と実行の確率を最大化していけば成果が出る。
それを具体的に言うと決定サイクル、報告・決定・実施・チェック、これをぐるぐる回すことという風に私たちは考えております。
長期休暇における報告の課題
私たちの会社では長期休暇という風な仕組みがございます。
これは社長も例外ではなく、しっかりと指定の日に長期間休みをとりましょうという風な制度がございます。
この長期休暇でよくあるのが、私たちの長期休暇のルールとして、休暇中は仕事の指示を出してはいけないという風なルールを作っております。
これは現場の店長はメンバーさん、業務のスタッフさんに指示を出してはいけないですし、
マネージャーは店長に指示を出してはいけないですし、
はたまた社長も幹部に指示を出してはいけないという風な基本的なルールを作っております。
この長期休暇をとると、どんなことが起きるかというと、緊急ではないけど重要な報告がたまってしまうという風なことが長期休暇をとると起きてしまうということがございます。
組織、この決定サイクルを回す上で報告というのは非常に重要です。
会社を動かすエンジンになる部分になります。
どういう報告があるかで決定が決まります。
報告なくして決定なし。
なので報告は決定をする上で非常に重要な要素。
ただこの報告がたまってしまうと決定が滞る。
決定しないとどうなるか。
当然実施ができない。
なのでどんどん決定待ちが続いて実施ができないということが起きてしまいます。
報告を「上げてもらう」仕組みと限界
ここでよくある多くの組織の落とし穴がありまして、
報告が上がってくるのを待つ経営をしている会社様が私たちから見ると多いなという風に感じます。
報告は来るはずというのは期待をしてしまっている状況なので
仕組みというのは期待をしなくても勝手に動き出す。
そんなような状況を私たちは目指しています。
この報告というのを私たちはしっかりいろんな形で仕組みを構築しているのですが
この報告を大きく分けると2つの仕組みがございます。
1つ目が報告を上げてもらう仕組みです。
具体的に言うと日報の仕組みであったりとか会議の仕組みであったりとかですね。
重要だけれども緊急じゃないけど重要なこと。
これはどんどん後回しにされがちです。
長期の休みを取っていたとしても緊急で重要なことは
しっかり後ほど意思決定する場面があると思います。
休暇が明けたらすぐに
すいませんマネージャーどうすればいいですか社長どうすればいいですか
という風に報告が上がってくるということがあると思います。
ただこれだけだと緊急じゃないけど重要なことを取りこぼしてしまうということが起きます。
特に長期の休みを取ったときなどは
現場の皆さん幹部の皆さんも緊急じゃないけど重要なことを忘れてしまうということが起きてしまう。
なので私たちは報告を上げてもらう仕組みだけではなく
報告を「取りに行く」仕組みの必要性
報告を取りに行く仕組みをしっかりと作っています。
具体的に言うと長期休暇とか長期の休みが終わった後
はたまた長期間現場を抜けた後は
その直後にしっかりと自分から情報を取りに行く
こういう風にすることによって情報が上がってくる仕組みと
自ら取りに行く仕組み
この二つで報告の量と質を高めるということを
私たちプリマベラは行っております。
なぜこの情報を積極的に取りに行くかというと
やはり最大の会社のボトルネックというのは
社長が意思決定をしないことが最大のボトルネックになってしまいます。
なので報告は待つだけではなく報告を取りに行く。
そうすると上がってきたものにも意思決定、上がってこなかったものにも意思決定
それをベースにどんどん決定サイクルを回すことができます。
特に今仕事で悩んでいることであったりとか
家庭の問題であったりとか
そういうことはなかなか公の場で報告として上げるのは
上げづらいということがあると思います。
なので例えば差しのみの時間を設けたりとか面談の時間を設けたりとか
そのようにしてトップが自ら情報を取りに行く
同じように幹部の皆さんが現場の皆さんの情報を取りに行く
このような仕組みを私たちは作っております。
情報収集のための具体的なステップ
この情報を取りに行くというふうにしたときには大きく3つのステップがあると考えておりまして
1つ目がカレンダー化ですね。
しっかりと情報を取りに行く、上げてもらう日を決めておく。
いつかやろうと思っているのはいつまでもしないという日になりますので
情報を取りに行こうと決めたのであれば
事前にカレンダーでその時間をブロッキングして
そして関係者にもアナウンスをしておく。
例えば10日間くらい海外の勉強会で会社を抜けるということが起きたら
戻ってきたその日の午前中は報告を上げてもらうような時間を作る
これがカレンダー化をするという一つの手法になります。
2つ目がフォーマット化ですね。
フォーマット、自由に上げてねという形にすると
やはり現場の皆さん、幹部の皆さんも報告を上げづらくなってしまいますので
報告の質を安定させるためにフォーマットを作ります。
このフォーマットに基づいて報告があったら報告をしてくださいねという風にすることで
意思決定の渋滞を避けることができます。
なのでフォーマット化をして上げてもらう報告をしっかりと整えていきます。
そして大切なのはその場で意思決定をする。
どんどんどんどん決められることはその場で意思決定をして
社長が意思決定をしていないと
決定待ちのものがずらーっと待っているという状況をなくすために
とにかくその場で意思決定です。
意思決定をどんどんどんどんして決定なくして実施なし
決定なければ現場の皆さんが実行することはできないので
とにかくたまったものをどんどんどんどん意思決定をしていくと
このようにしていくことによって報告が上がってくるということができます。
デジタルとアナログの活用
さらにもう一つこの報告
報告を上げてもらう仕組みと取りに行く仕組み
二つがあるという風にお伝えしましたけれども
もう一歩具体的にドリルダウンすると
さらに上げてもらう報告も取りに行く報告も
デジタルで上げてもらうのとアナログで上げてもらうもの
そしてアナログで上げてもらうものと
アナログで自分で取りに行くものという風に二つに分かれてまいります。
デジタルツール
チャットワークやスラック、LINEなどを使うと
簡単に情報を上げてもらうことができます。
逆に社長や幹部が現場の皆さんに
これどうなっているのという風に情報を取りに行くというのも
デジタルツールを使うと非常にスムーズに行うことができます。
ただこのスムーズに簡単に聞くことができるというものは
逆にそれぐらいの情報しか上がってこないという風になりますので
なので私たちはデジタルのツールをフル活用しながら
様々な情報を上げてもらっています。
ただデジタルツールだけで全ての情報をしっかりと確保できるかというと
なかなかそんなことはないと思いますので
アナログの時間、先ほど申し上げた飲み会であったり
差しのめであったり面談などの時間を用いて
もっと深い緊急じゃないけど重要な報告を上げてもらう
そのような場を構築しております。
まとめと実践への呼びかけ
業績というのは戦略確率×実行確率この2つの掛け算で決まります。
そして報告なくして決定なし、決定なくして実施なし
報告というのが会社を決定サイクルを回す非常に重要なエンジンになってまいります。
なのでこの報告というものを社長が長期間外れたときに
意思決定が溜まってしまうという情報を作らない
決定待ちを作らないというふうにするために
今日お伝えさせていただいたカレンダー化であったりとか
はたまたフォーマットに基づいて報告をしてもらうとかですね
もしくはデジタルツールを活用するとか
長期に空けた後はアナログの時間を作ってしっかりと情報を取り入くと
ここらへんのものをヒントにしていただいて
成果の出る報告の仕組みというものを構築していただければなと思っております。
このような仕組み化経営に関する考え方や成果を出すヒントになるようなものを
ほぼ毎日Xを通じてアップしておりますので
ぜひ私のXもフォローしていただければ幸いです。
また仕組み化経営を実践する
松田光之介の仕組み化実践会というものも主催しております。
既に会員さんも70社を突破しておりまして
非常に盛り上がっている実践会となっております。
経営者同士で仕組み化経営に関する情報交換であったりとかですね
様々なコラボレーションなども生まれてきておりますので
気になる方はぜひ概要欄からチェックしてみてください。
それではまた次回お会いしましょう。さようなら。
松田光之介の仕組み化経営のヒント
ここまでお聞きいただきありがとうございます。
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