業務チェックの現状と問題点
松田幸之助の仕組み化経営のヒント。この番組は、仕組み化の専門家松田幸之助より、 仕組み化経営の考え方や成果を出すヒントをお届けする番組です。
ということで、今日はですね、業務チェックがなくなるたった一つの方法という風なテーマで、 お話をしていければと思っております。
社長、そして幹部の皆さん、そして現場の皆さんもですね、 業務のチェックというものがあるんじゃないかなという風に思います。
この業務のチェックというのは、仕事をしていると少なからず出てくるものかなとは思うんですけれども、
皆さん、じゃあこの業務のチェックが好きですかという風に言われたら、 上司の方も部下の皆さんもどういう風に思うでしょうか。
おそらくですね、リーダー、上司の皆さんは細かく確認するのが面倒だなとか、 チェックするの手間だなとかですね、
何よりも指摘するエネルギーですね、 指摘する方も結構心がですね、メンタルも使いますので、
ちょっと嫌だなと思うことがあるんじゃないかなと思います。
逆にですね、業務のチェックをされている現場のですね、社員の皆さんも、 ミスばかり指摘されて嫌だなとかですね、
常に見張られている感じがするなとかですね、 信頼されていない気がするなみたいな、そういう風になってしまって、
正直ですね、この業務チェックというのは、 リーダーからしても現場の人からしても、
双方にですね、メリットはないという風に思います。
正直この業務チェックというのは、 お互いやりたくないんじゃないかなと思います。
業務チェックがなくならない根本原因
じゃあこの誰も得しない業務チェックというのが、 何でなくならないのかというところを、
少しですね、考えてみたいと思うんですが、 この業務チェックですね、
誰も得しない業務チェックがなくならない理由ですね、
これ結論をお伝えすると、報告がしっかりとされていないというのが、
業務チェックがなくならない、報告の設計という構想の問題じゃないかなという風に思っております。
この報告がない、例えば進捗の報告がないとかですね、 実施の報告がない、そうすると上司はですね、不安になります。
あの件って結局どうなったのかなとか、 進んでいるのかなとか、それがさらにですね、
お客様がですね、当然いることなので、 そのお客様に迷惑かかってないのかな、
そういう風に考えてしまうと、上司は不安になります。
なので結果的に、上司の方が業務のチェックという風な形で、
あれってどうなった?これってどうなった?みたいな話ですね、
チェックをしてしまうということが起きてしまうというわけでございます。
なので私たちはですね、常に社長の仕事は決定とチェックと、
そして社員の皆さんの仕事というのは、 実施することと報告すること、この2つという風に定義をしております。
なので実際のところですね、現場、従業員の皆さんがしっかりと実施をしてくれて、
その結果を相手に伝わるように報告をする、実施して報告して、
初めてこれで仕事が完結するんですよ、みたいな、
そういう風なところをしっかりと従業員の皆さんに伝えていくということがですね、
1つ大切なことかなという風に思っております。
チェックが少なく済む人の3つの特徴
どんな人がこのチェックが不要なのかですね、 逆にどんな人がチェックが必要なのか、
そういう風なところもちょっと考えてみたいと思うんですが、
実は私自身ですね、常にチェックされるのはあんまり好きではなかったので、
いかにチェックされないように、 そしてなるべく自由に仕事をさせてもらうようにですね、
考えて取り組んでいました。
なので実際に私がアルバイトしているとき、 そして店長やマネージャーをやっているときも、
上司と呼ばれる人がいたときのチェックというのはあんまりなかったなと思っています。
なぜそういう風なチェックが少なく済んだかというと、 大きく3つあるかなと思っています。
まずは自分自身の役割というのを正しく理解をしていると。
自分の役割、仕事をしている以上ですね、 現場の方、アルバイトの方であれも役割があって、
店長の方でも役割があって、 マネージャーの方でも役割があって、
人それぞれ役割というものがございます。
その役割をしっかりと理解をしておけば、 自分は何を実施することな役割なのか、
そしてその実施したことに対して、 どんなことを報告すればいいのかというのを、
役割をちゃんと俯瞰的に見ているとですね、
そういうことができるんじゃないかな というふうに思っております。
2つ目が業務の実施というのを ちゃんとやっているかどうかというところですね。
業務も実施していなければ、 報告しづらいというのがあると思うので、
言われたことであったりとか、 やるべきことというのをちゃんと実施すると。
タスクという形で、この日までに こんなことやってくださいねというお願いがあったとしたら、
それをちゃんと期日内に終わらせると。
このように実施をちゃんと行うというのは 2つ目のポイントになります。
最後3つ目が、 ちゃんと求められている報告をすると。
リーダーが、上司が、どんなことを 報告として求めているのかというのを、
私はですね、常に考えて、
その相手が求めているような 報告をしっかりすると。
逆に当時の上司がですね、どんな報告を 求めているのか分からないときは、
どんなことを求めているんですか、 どんな報告をしてほしいんですか、
仕事の余裕があったら、どんな仕事を してもらうと助かりますか、
そんなようなことをやっておりました。
なので、業務チェックがよく垂れるなって思う方は、
この3つですね、自分の役割が ちゃんと把握できているかと。
そして、求められた仕事を ちゃんとこなせているかと。
そして、それが相手に伝わるように 報告できているかと。
そういうふうなことを少し意識していただくだけで、
この業務のチェックというものがなくなって。
業務のチェックというのは、 業務の中でも付随業務というものになってまいります。
付加価値を作って、お客様に価値提供するというふうなものには、
なかなかなりづらいと思うので、
この業務チェックというのを簡略化してなくしていって、
その浮いた分をさらにお客様に対する価値提供に
していけるといいんじゃないかな というふうに思っております。
報告漏れを防ぐための2つの構造的問題
またですね、そもそも報告が漏れてしまうとか、
抜け落ちてしまうというふうなところを、
これももうちょっと深掘って 考えてみたいと思うんですが、
じゃあなんで報告をしようと思っても、
報告が漏れてしまうのか、抜け落ちてしまうのか、
その構造的問題というのを少し考えてみると、
大きくですね、2つあるんじゃないかな というふうに思っています。
1つ目がですね、やっぱりメモを取るということを
しているかどうかというのは、 大きいんじゃないかと思います。
人間はですね、エビングハウスの 忘却曲線というものがあるように、
何か学んだこととかやろうと思ったこともですね、
時間が経つにつれて、どんどんどんどんどんどんどん
忘れていってしまいます。
なので、あ、そうだこれ報告しなきゃと思ったことも、
メモをしておくか、もしくはその場ですぐに報告をしなければ、
どんどん忘れてしまいます。
なので、メモを取るということをちゃんとやっておけば、
報告が漏れづらくなるということなので、
やっぱり業務チェックが多いなとかですね、
逆にリーダー側からすると、ちょっと業務のチェックが
この方多いなと思う方に関しては、
メモをちゃんと取っているかどうか、
そこを一つですね、確認してもらえるといいんじゃないかなと思います。
二つ目のポイントというのが、
一日の取り組みを振り返っているかどうか、
というふうなところになります。
どんなにメモを取ったとしても、
そのメモを取ったこと自体を忘れてしまっては、
当然報告するということができません。
なので、一日の業務を振り返って、
あ、この業務は進捗報告としてリーダーに報告しておこうとか、
あ、このことは実施報告としてリーダーに報告しておこう、
このような形でですね、一日を振り返ると、
あ、これを報告しようというふうな形になります。
つまり、メモを取らないで、そして振り返らないと、
報告と実施が抜けてしまって、
業務チェックが増えてしまうというふうなですね、
こんなふうな悪循環になっていくんじゃないかなというふうに思います。
業務チェックとキャリアの関係性
これもう一つですね、現場の方向けに見られている方向けにですね、
ちょっとお話しすると、
実はこの業務チェックがたくさんされているとか、
業務チェックが多いなって思う方はですね、
なかなかその後のキャリアが伸びづらいというふうなこともあったりします。
なぜならば、先ほどお話した通りに、
メモを取るということであったりとか、振り返りをするということですね、
これってセルフマネジメント、
自己管理ができているかどうかというふうな状況になってきます。
自己管理のセルフマネジメントができない方が上司になって、
多くの部下を持つってことはですね、
なかなかやっぱりこれは難しいと思いますし、
何よりもその部下の皆さんが、
やっぱり幸せかどうかって考えると、
うーん、どうなのかなって思うところがあります。
なので、自分のキャリアをアップしていきたいなって思ったりとか、
社長がですね、この人やっぱり成長させてあげたいなって思った方に関しては、
セルフマネジメントってやっぱり自己管理というのをできる必要もある程度あると思います。
そう考えてくると、やっぱり業務チェックというのはですね、
双方にとってなくしていくと、
そしてその双方にとってこの業務チェックがなくなることによって、
本人のキャリアもどんどんどんどん開けていくんじゃないかなというふうに思います。
チェックと助言の違い、そして仕組み化
そしてもう一つ、このチェックされるときにチェックと助言というのも、
これもですね、ごちゃ文字にして考えてはいけないんじゃないかなというふうに思います。
業務のチェックというのは、業務の進捗報告がされているか、
実施報告がされているかというふうなところになってきます。
助言というのは、その報告がされたものに対して、
もうちょっとこうやったらいいんじゃないというふうなアドバイスというふうなものになります。
助言が嫌だからというふうなのと、業務チェックが嫌だからというのは、
ちょっとこれまた別の問題になってまいります。
なので今日お話ししているのは、まずそもそもの業務チェックですね。
自分がチェックをされないようにしていくと。
助言というのは今度アウトプットしたクオリティの問題なので、
そのクオリティの問題というのはまたですね、クオリティを高めていくというふうな
別のアプローチになってくるかなというふうに思います。
助言というのは、そのアウトプットしたものがより良くするためのですね、時間だと思います。
業務チェックというのは、そのより良くするという時間ではありません。
なのでこの業務チェックの時間をなくすことによって、
この付加価値を高めるような助言の時間を増やす、
そういうふうな感じで考えていただけるといいんじゃないかなというふうに思います。
この組織の強さというのはやっぱり報告の量、そして報告の質で被ると思います。
社長の仕事は決定とチェックです。
何か意思決定をしようと思った時にも、やっぱり報告がないとですね、正しく意思決定することができませんので、
そのために報告をしっかりもらう、そういうふうなものを仕組みとして作っていく必要があります。
業務チェックを減らすための具体的な仕組み
最後にどういうふうな仕組みを構築すると、この業務チェックが少なくなるのか、
そんなことをいくつかご紹介させていただこうと思います。
まず一つ目がですね、これもシンプルですが、業務の進捗率が50%ぐらいですね。
半分進んだら業務の進捗を知ってもらうというふうなルールをしたりとか、
最初方向性ですね、20%ぐらい進んだらこの方向性でいいですかというふうな確認をしてもらう。
こういうふうに業務の進捗率が何%になったら一回リーダーに報告しようね、
みたいなことをですね、決めていただくというのは一つ方法としてあるんじゃないかなと思います。
早い段階でズレが分かればですね、機動修正がすることもできますので、
どこかで進捗報告というのはしていただくのがいいというふうに思います。
二つ目がですね、1日に1回ちゃんとやっぱり振り返りの時間を持つというのは大事だと思います。
日報というふうな形でもいいと思いますし、それ以外の幽霊みたいな、そういうふうな時間でもいいと思います。
自分自身が内省、振り返りをして、どんなことをやったのか、そしてどんなことをリーダーに報告した方がいいのか、
そういうのはやっぱり振り返りする習慣、そんなものの時間をですね、仕組みで構築をしていただきたいなと思います。
そして何よりですね、3行でいいので報告をしてもらう。長々と長文で報告をしてもらいたいというわけではございません。
業務チェックというのは、こんなことをやりましたよ、上司がリーダーが伝えておきたいこと、上司やリーダーに知っておいてほしいことを伝えるというものなので、
3行とかでシンプルに報告をする。それで気になることがあれば、リーダーがこれってどういうこと?というふうに、またもう少し詳しく聞いてくれると思いますので、
3行の報告、このようなことを習慣にしていただくことによって、リーダーとの業務チェックの時間が削減されたりとか、
はたまたその3行報告というのをチーム内でやっていただくことによって、この人はどんなことを考えていて、どんな報告をやっているのかというのも透明になるので、
そういうふうなこともですね、合わせてやってもらえるといいんじゃないかなというふうに思います。この業務報告というものはですね、
相手のためというところの意味合いもありますが、本質的にはですね、自分のためにするというところもあると思います。
業務チェックをされればされるほど、現場の方はですね、やっぱストレスを感じると思います。なので徹底して報告するとチェックがされなくなると。
そうすると自分の仕事の自由度が高まってきて、周囲からの信用信頼も高まるというふうなことになりますので、ちょっと負荷があるなと思う方は、
報告をちょっと見直すことによって、業務チェックのストレスから解放されるんじゃないかなと思うので、ぜひそんなことをですね、意識していただいて、
経営者の皆様はですね、それを仕組みの中で何か構築することはできないか、そういうふうなことをお考えいただければなというふうに思います。
今日のお話の中で何がお伝えしたかったかというと、やっていただきたいことはですね、業務チェックがなぜ起きるかというと、
進捗報告がないというのが一つ、あとは実施の報告がない、この2つをしっかりと取り組んでいただくことによって、
業務チェックという時間をですね、削減することができるというふうに思いますので、ぜひこの仕組みをですね、構築してみていただければなというふうに思います。
まとめと今後のアクション
ということでですね、本日のテーマは以上となりますけれども、私の方でですね、このような形で毎週1本YouTube・ポッドキャストを投稿しております。
成果の出る様々な仕組みについてのですね、考え方をお話ししておりますので、ぜひチャンネル登録やフォローをお願いいたします。
私の方でまたですね、経営者コロミュニティ松田幸之介の仕組み化実践会というものも行っております。
すでに80社以上の方がですね、仕組みを作って成果を立つために実践されております。
気になる方はぜひ概要欄からチェックしてみてください。
それではまた次回お会いしましょう。さようなら。
