仕組み化の定義と7つの効果の導入
松田幸之助の仕組み化経営のヒント。
この番組は、仕組み化の専門家、松田幸之助が仕組み化経営の考え方や成果を出すためのヒントをお届けする番組です。
みなさん、こんにちは。
今日、少し鼻声で聞きづらい点があるかもしれませんが、
今日のテーマはですね、仕組み化で得られる7つの効果というふうなことをお話しできればと思います。
仕組みと聞くと、何かマニュアル管理みたいな冷たいイメージを持たれる方がいらっしゃるかもしれないんですけれども、
実はそんなことはなくて、仕組みがあることで人間関係がより良くなったりとか、
本来、人が最大限発揮できる能力を生かすことができるというふうに私たちは考えておりまして、
ではその仕組み化を通じて得られること、7つ今日はご紹介していきたいなというふうに思います。
効果1：考える時間の削減
まず仕組み化で得られる効果の一つ目がですね、考える時間を削減することができるというのがあるんじゃないかなと考えております。
この考える時間が削減できるというのも、クリエイティブな思考をする時間をなくすというわけではなくて、
迷う時間ですね。迷う時間を削減することができるというのが、この考える時間を減らすことができるという効果になります。
例えばですね、三つ盛り書を作るというふうな作業があったときに、何も仕組みがないとですね、どうしようといったら迷うと思うんですね。
これどういうふうに書けばいいんだろう、金額どういうふうにすればいいんだろうとか、振込期限はいつまでにすればいいんだろうとかですね。
そういうのはですね、いろんなことを迷ってしまうことによって時間がかかってしまう。
このように、例えば三つ盛りを作るというのも、仮に作る時間が40分かかっていたとして、
それを仕組みを作ってですね、三つ盛り書が誰でも簡単に迷うことなく作れるようになって、
それが5分間で三つ盛り書が作れるようになったとしたらですね、年間でもとんでもない時間の700時間くらいですかね、の時間が削減されます。
その浮いた時間でさらに新規のお客様に対してご案内をしたりとかですね、既存のお客様のサポートに入ることができたりとかすることができますので、
やっぱりこの仕組みがあることによって考える時間、迷う時間を減らすことができるというのは、一つとても大きな効果じゃないかなと思います。
この考える時間というのは、いろんなことで起きます。
会議をやるにしても、例えば会議のフォーマットが何もなければ会議で集まって、
今日何を話そうかと、今日何の議題があるのみたいなですね、いやーみたいな。
こういうふうになってしまうと、迷う時間ですね。
何をやろうか、この考える時間というのは本当にもったいない。
会議の場合は意思決定をすれば、というふうに私たちは考えておりますので、
であれば意思決定をするための情報をちゃんと報告してもらうような、そんな仕組みを作っておけばいいと。
このように仕組みがあることによって考える時間を削減することができるというふうに私は考えております。
効果2：失敗確率の低減
仕組み化で得られる効果、二つ目ですね。
失敗確率を減らすことができるというのが、仕組み化を通じて得られる効果になったりします。
例えば失敗確率、クレームとかがすごいわかりやすいかもしれません。
クレームというのはお客様からのご指摘です。
クレームがあったときに、クレームというのは失敗したからお客様からクレームをいただいたということになります。
クレームをいただいたときに、同じようなことを繰り返してしまうと、
それはお客様の満足度も当然下がりますし、
クレームが起きるということは失敗確率が非常に高いという組織になってしまっています。
仕組みを作って、例えば接客のチェックリストであったりとかNGワード集であったりとか、
そういうものを作って失敗の確率を下げていきます。
経営にはよくですね、成功の再現性は難しいが失敗の再現性はある、みたいなことを言われます。
成功はアートで失敗はサイエンスみたいな言葉もありますけれども、
この失敗確率を仕組みを作って減らしていきます。
その仕組みで失敗確率が減るからこそプラスが乗っかっていくというのが、
この仕組み化で得られる二つ目の効果かなというふうに考えます。
効果3：成功確率の向上
仕組み化で得られる効果の三つ目ですね。
これ今度は失敗確率を下げて、今度は逆に成功確率というのを高めることが可能です。
経営をしていく上でですね、まぐれが実力に見えてしまうというのはあまり良くないです。
私たちの会社でも小売店をやっています。
小売でやっている店長や現場の皆さんに言っているのは、
その商品が売れたのか、それとも売ったのかどっちなんですかというのを結構会議の時とかに聞くようにしています。
売れたというのはまぐれです。
たまたまお客様がその商品が欲しくて買ってくださった。
これ売れたです。
売ったというのは戦略的に商品を販売するための反則活動ですね。
ポップを書いたりとか置く場所を工夫したりとか装飾をしたりとか、
そういうふうなことをして初めて売ったというふうなことになります。
なのでお店の売り上げが上がった時に売れた。
たまたま売れてまぐれで売り上げが上がった。
これは店長とか現場の皆さんの評価にはなかなかなりづらいです。
大事なのは売ったですね。
ちゃんとお客様に価値を届けよう、提供しようというふうにして
売れた、売ったというふうなところをしっかり作っていく必要があります。
この成功の再現性を高めることで何ができるかというと、
またその取り組みをいろんなところで横展開をすることができますので、
まず仕組み化というのは失敗確率を下げます。
クレームなどをいただかないようにちゃんとお客様に価値提供ができるようにする。
その上でお客様が喜んでくれたことは今度再現性があるようにする。
例えば飲食店でお子さんとご家族で夫婦で来たお客様がいたと
その時にお子様に対してちょっとした声掛けをしたら非常に喜んでもらえたと。
そうした喜んでもらえたことをまた接客マニュアルに追加するとかですね。
このように成功の再現性を高めていくというのが仕組み化で得られる三つ目の効果になります。
効果4：スピードの向上
次、仕組み化で得られる効果の四つ目ですね。
スピードが上がるというところがございます。
この仕組みを通じて迷う時間、先ほどお話ししました迷う時間を減らすことができますので、
その分ですね、いろんなこと、実施の部分ですね。
決めることとか実施することというところに時間を使えるようになっていきます。
迷う会議がやっていると、例えば90分間の時間がかかっていたとしましょう。
でもその迷う会議を仕組みを通じてなくしたらですね、
今度45分とか半分の時間で終わることが全然できるようになります。
スピードが上がるんですよね。
やっぱり経営をしていく上で早く取り組んでいくというのは非常に重要です。
特にこのAI時代で早く行動する。
戦略ももちろん大事ですけれども、行動することに価値が出てくる。
そのときにどれだけ行動することができるかというと、
やはり仕組み化を通じて迷う時間を減らして、
行動できる時間を最大化するということが大事だと思いますので、
会議の仕組みなどを作ってどんどんスピードを上げていく。
仕組みを通じて得られる効果はスピードを上げる。
これが4つ目の効果ではないかなと思います。
効果5：拡張性の向上
仕組み化を通じて得られる効果の5つ目です。
これが拡張できる、拡張性が高まるというのは、
仕組み化のよくあるメリットの一つになります。
例えば、飲食店をやっていたとして、ラーメン屋さんをやっています。
店長が作るラーメンが非常においしいと。
でもこれ、仕組み化できていなければ、2店舗目、3店舗目をやっても、
味が違うとか、接客が嫌だとか、お店が汚いとか、
そういうのでお客様が離れていく可能性というのは十分にあります。
なので、店舗展開であったりとか、いろんなことの拡張性を高めるためには、
仕組みを作るということが重要です。
仕組みを作ることによって、うまくいったことをコピーすることができます。
A店舗のうまくいったやり方をB店舗にコピー、そしてC店舗にコピー、
というふうにできますし、営業担当がもしいたとしたら、
営業でうまくいくやり方を、営業担当のAさん、
営業担当のBさん、営業担当のCさんとコピーすることができる、
拡張することができるというのが、仕組み化の効果にメリットになります。
なのでこのように、うまくいったこと、うまくいかなかったことも含めて、
ちゃんとみんなに共有する、別の言葉で言えば私たちの横展開とか、
そういうふうに言ったりしますけれども、仕組み化を通じて横展開が早くなる、
そして拡張性が早くなるというのは、一個大きな効果だと思いますし、
会社を大きくする上では、人の依存から脱却して、
仕組みで大きくしていくというふうな考え方が必要になってくる、
というふうに私たちは考えております。
その結果、私たちはすでに50拠点以上を運営しておりますけれども、
しっかりとそれが運営できているというのも、
この仕組みがあるからこそ拡張できているんじゃないか、
というふうに考えております。
効果6：育成コストの削減
仕組み化で得られる効果の6つ目、これは育成コストが下がるというのも、
仕組み化の効果だというふうに考えております。
仕組みがないと、もう本当に教える人のガチャですね。
教え方がうまい人がリーダーに、上司につけば部下は育つ。
けれども、教え方がそこまで上手じゃない人が上司にリーダーになってしまうと、
部下がなかなか育たないというふうなことが起きてしまいます。
実際に過去に私たちの会社でも、教え方にいろんなばらつきがあって、
ちゃんとプリマベーラの私たちの考え方を理解してくれている人と、
そこまで理解をできていない人というのが生まれました。
なんでかなと思ったときに、気づいたのが、
この教育の仕組み、育成の仕組みがちゃんとできていなかったんだと。
つまり、現場の店長さん任せで初回のオリエンテーションをやってもらっていたりとか、
教育をやってもらっていたというところがありました。
なので、そのばらつきをなくすために、数年前からですね、
これも多分7年、8年、10年前くらいからかもしれませんが、
最初のe-learningをお伝えする、私たちの大切にしている考え方、
理念であったりとか、ミッションであったり、ビジョンであったりとかというものを、
ちゃんと動画で撮って、5時間くらいの動画コンテンツを作りました。
その動画を見てもらうことによって、
まず私たちの大切にしている考え方を新しく入ってくれた方が、
ぶれなく、同じようにちゃんと理解ができる、伝わるような仕組みを作っております。
そして、それ以外の現場の業務の取り組みに関しても、
様々な教育の仕組みを作ることによって、育成コストを短くすると。
そんなことをやっております。
普通に価値観を浸透させるということを、現場の店長さんに任せていたら、
3ヶ月とか、もしかしたら半年とかかかっていたかもしれません。
でも、一向、その教育の仕組み、理念を浸透する仕組みを作ることによって、
最初入社して1ヶ月くらいで、ちゃんとそれが見終わってもらって浸透する、
そんな仕組みを作ることで、育成コストを下げる。
こんなことも、仕組み化で得られる効果かなというふうに考えます。
効果7：創造性の解放
最後の7つ目、仕組み化で得られる7つ目の効果。
これが、私たちの創造性が解放される。
作業することから、思考するということに移行することができるというのも、
この仕組み化の効果だと思います。
仕組み化をしていくと、人間がロボットみたいに、
しじまち人間になってしまうというふうに思われる社長様がいらっしゃるかもしれないんですけれども、
実は逆だと思っています。
いろんな作業ですね。
店長がやっていたクレーム対応であったりとか、シフトの作成とかですね。
そういうことを迷う時間をなくして、失敗確率を下げて、成功確率を上げて、
育成コストも下げてというふうにやっていくと、
現場の皆さんの時間のゆとりが出てきます。
時間のゆとりができるからこそ、考える、思考するということができます。
私たちは一番大切にしている考え方の一つに、
どうしたらもっとというのを考えようというふうにしています。
目の前のお客様がどうしたらもっと喜んでくれるんだろう、
どうしたらもっと作業効率が良くなるんだろう、
こういうのを考えて取り組む。
これが私たちは想像性ですね。
思考する、改善提案を生むとか、そういうふうなことになってきます。
仕組みがあるからこそ、想像性が解放されて、
仕組みがあるからこそ、一人一人が経営者意識、オーナーシップを持って
考え、取り組むことができる。
仕組みがないと、やるべきことの山積みで、今のやるべき作業ですね、
このタスクを終わらせなければいけない、これに必死になってしまいます。
そういうのを仕組みを通じてなくすと、短くしてあげると、
今でいうとAIを使えばですね、さらに時間を生み出すことができると。
なので業務を仕組みを通じて効率化、効果的にしていって、
浮いた時間で想像性を高めていくということが、
仕組み化で得られる7つの効果だというふうに考えます。
7つの効果のまとめと経営者へのメッセージ
今日はお話しした7つの効果を改めてまとめてみると、
仕組み化を通じて考える時間を削減することができる。
この考えるというのも、クリエイティブなことを考える時間を減らすのではなく、
迷う時間ですね。
何で迷うかというと、仕組みがないから迷う。
フォーマットとかテンプレートとかですね、そういうのがないから迷ってしまう。
現場の皆さんも、このクレームがあったら誰に報告すればいいんだろうとかですね、
どういうふうにこれ準備すればいいんだろう、
そういうのが分からないとやっぱり迷います。
なので現場の皆さんが迷わないようにしてあげる、
それを仕組みを使って解決します。
失敗確率を下げる。
失敗確率というのもですね、仕組みを通じて下げていきましょう。
失敗すると現場の皆さんの負荷が高まります。
もちろん失敗していいこともありますが、
失敗しなくていいミスに関しては、失敗しない方が当然いいと思います。
特にお客様にご迷惑をおかけする失敗というのは、
極限までその失敗確率を下げていくということが大切になってまいります。
次に成功の確率を上げます。
うまくいったことの再現性を高める、これも仕組みです。
失敗確率を下げて成功確率を上げる。
であれば当然成功確率が上がって業績が上がるのは、
それはそうだよねというところになると思いますので、
なので成功確率を上げる。
その結果、今度はどんどんスピードが上がります。
スピードが向上します。
考える時間が短くなって失敗確率が下がると時間が生まれます。
浮いた時間で様々なことをさらに取り組んでいく。
5つ目が何だかというと拡張性ですね。
いろんなことを拡張することができますので、
事業の拡張もできるようになります。
組織を大きくすることができる。
6個目の効果が育成コストを下げることができる。
その結果最後、現場にいる皆さんが創造性を考えることができる。
なので仕組みというのは社長の考える時間を守るというところにもなりますし、
社長が未来をより描く考えることができるというふうなものだと思っております。
社長が本来やるべき仕事というのは、
現場の起きている問題のもぐらたたきではありません。
今ここにいる従業員の皆様、そしてお客様に
どうしたらもっと喜んでもらえるかという未来を考えること、
未来を作ることが社長の仕事だと私たちは考えておりますので、
今日のお話のヒントに、
確かにこういう部分の仕組みを作っていくとこんな効果が得られるんだな、
仕組みを作るとこんな効果があるんだなというところが
1つでも2つでも参考になれば嬉しいなというふうに思っております。
このような仕組みに関する情報をほぼ毎日Xなどでも投稿しておりますので、
ぜひ概要欄から松田幸之助のXもフォローしていただければと思います。
また私の方でこの仕組み化経営を実践する
仕組み化実践会という経営者コミュニティも運営しております。
1ヶ月からでも参加できますので、ぜひお試し参加をしてみてもらえればと思います。
それではまた次週お会いしましょう。さようなら。
松田幸之助の仕組み化経営のヒント。
ここまでお聞きいただきありがとうございます。
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