仕事の整理と捨てる決断
松田幸之助の仕組み化経営のヒント
この番組は、私、松田幸之助が仕組み化経営の考え方や
成果を出すヒントをお届けする番組です。
みなさん、こんにちは。
今日は、仕組み化で考える整理というテーマで
お届けしていきたいと思います。
整理と聞くと、お掃除をすることなのかなと
考えられる方もいらっしゃるかもしれないですけれども
私たちは、整理というのを社内の共通の言語の中で
捨てることというふうに定義をしております。
単なる片付けではなくて、ちゃんと経営として整理をしていくということが
仕組みを作る中でも、そして成果を出す中でも
非常に大切だというふうに私たちは考えております。
普通に仕事をしていると、必ず仕事というのは増え続けていきます。
どんどんどんどん仕事というのは増え続けていって
お客様の望んでいることであったりとか
市場の変化というのがございますので
どうしても自然的に増えていく。
これが仕事というものになっていきます。
効率化をしても、思うように成果が出ないとか
デジタルツールを導入しても成果が出ないとか
最近であればAIを導入しているのにも
かかわらず思うように成果が出ないというのは
やはり社長や責任者が捨てる決断、やめるということをしないと
仕事の優先順位であったりとか
どこに力を入れるというのかが不透明になってしまうというのが
一つ原因であるんじゃないかなというふうに私たちは考えております。
この整理というのとよく似た言葉で
整頓というものがございます。
整理と整頓というのもちょっと分けて考えるのが大事だと思っておりまして
整理というのは捨てることです。
捨てるということなのでこれは意思決定ですね。
というふうな形になります。
整頓というのは揃えるというふうな言葉で
私たちは共通の言語と認識にしております。
先ほどの話になりますけれども
仕事というのは増えるのは自然です。
なのでこれは社長もそうですし
現場の従業員の皆様も
仕事というのは放っておいたら必ず増えていくものだと
これを自然で増えていくというのをちゃんと覚えておいていただいて
だからこそやめる意思決定をすると
整理ですね、捨てるという意思決定をするということが重要になってまいります。
多くの企業様においては
やめると捨てるという意思決定をする仕組みがないことで
業務が複雑化してしまったりとか
現場が疲弊してしまったりとかするんじゃないかなと思っております。
業務の分類と生産性の向上
私たちはいつも成果を出すのは戦略確率×実行確率
この二つの掛け算で成果が出るというふうに考えております。
社長がどんなに素晴らしい戦略を打ち立てたとしても
現場の皆さんがそれを実行してくれなければ成果につながらない。
逆もまたしっかりで
現場の皆さんがどんなに実行してくれたとしても
経営層が打ち立てる戦略がいまいちであれば成果は出ない。
だからこそ戦略確率と実行確率を最大化していきましょう。
それをもう少し要素分解すると
報告と決定と実施とチェック
これら私は決定サイクルと呼んでいて
この決定サイクルをぐるぐる回すことで成果が出ます。
ただここで気をつけておかなければいけないのが
この決定サイクルというのをどんどん回していくと
当然ながら自然により早く業務というのが増えていきます。
実験を通じてやっていくとどんどん仕事というのが増えていきますので
決定とチェック、これは社長の仕事です。
実施と報告が現場の皆様の仕事です。
なってきたときにやめるという意思決定を
社長ないし現場の責任者がするかどうかというのが
決定サイクルをより早くスムーズに回すために
重要なことであるというふうに私たちは考えております。
このやめるということを考えるときに
どの仕事をやめればいいのかという話になってくるかなと思うんですが
私たちは仕事というのを3つの分類で分けるように考えております。
それが生産業務というものと付随業務というものと
あとは移動時間ですね。この3つの仕事の分類があると考えております。
生産業務というのはその名の通り何かを生産している
価値を生んでいるときが生産業務というものになります。
もっとわかりやすく言うのであれば
お客様と接触しているここの度合いというのが生産業務だと思っています。
売上利益を作るのはお客様に商品サービスを買ってもらって
初めてそれが売上利益になってまいります。
これは生産業務です。
付随業務というのはそのお客様に価値やサービスを提供する前に
やらなきゃいけないですね、そういう業務があります。
例えば日程調整というのもそうかもしれませんし
ものによっては社内の会議とかですね
そういうのももしかしたら付随業務になるかもしれません。
最後、移動時間。
これはお客様のところにご訪問する時間であったりとか
本社とか会社に出勤する時間
これらが移動時間というものになります。
成果を出して売上利益を作っているのはすべて生産業務です。
お客様に関わる時間が増えれば増えるほど
お客様との接触回数が増えれば増えるほど
基本的に売上や利益というのは上がってくるという風になっております。
もちろんこれはですね、仕事の役割において
生産業務のグラデーションというのが当然あります。
例えば営業のお仕事で考えたときに
対面で直接会っているときの
お客様との生産性の割合が1だとすると
今度お客様と面談のアポを取るときの
メールを作っていると
これは対面で営業しているときの生産業務の割合が1だとすると
アポメールを作っているときは0.3ぐらいだよねという風に
グラデーションが当然あります。
もちろん役割によっても異なってまいりますが
大事なのは生産業務、お客様に関わる
お客様とのタッチポイントを増やすというところであったりとか
お客様がサービスの価値を最大限感じてもらえるように
お客様の軸で何かを生み出す仕事
これは生産業務となりますので
これをどこまで増やしていけるかと
そしてそのために付随業務と移動時間というのを
どれだけ削減することができるか
言葉を今日のテーマで言えば
付随業務をどれだけ捨てることができるかと
ここがやはり成果を出すための整理という部分になってくると思います。
AI活用による業務効率化
またよくあるのが
付随業務というものをどんどん効率化をしていきます。
仕事を辞めて時間が浮いたと
何かデジタルツールを導入して時間が浮いたとか
AIを導入して時間が浮いたとか
そういうことをやった後にやってしまう罠というのが
内部最適の罠と私たちは考えているのですけれども
生産性を付随業務を減らして
生産業務の割合を増やそうとしているのにもかかわらず
浮いた15分でまた15分間で
付随業務の最適化をさらにしようとしている
つまり効率化をして浮いた時間ができますと
そしたらまた付随業務が増えていくみたいな
そんな悪循環をしていても当然成果は出ない
なので大事なのは付随業務を減らしたら
お客様との接触面を増やしていくと
それ以外は成果につながらないという風に
ちゃんと考えていただいて
どれだけ生産業務の割合を増やせていくか
ここが大事であります
なのでお客様満足度につながっていない
生産業務ももちろん捨てますし
付随業務というのはどんどん出ていく
もしくは効率化していくというのが
大切になってまいります
私たちは付随業務をとにかく効率化するために
いろんな生成AIを活用して
付随業務の時間を削減しています
最近だと私たちの会社の総務経理の
部署で結構時間をかかっていた業務を
生成AIを使って
ちょっとしたプログラミングコードを書くことで
その業務時間を大幅に削減するということが
実際にできました
私たちのコンサルティングでも
お客様に提案する資料みたいなものを
AIを使うことによって
提案書の準備する時間というのを
何時間かかっていたものを
ぐぐっと短縮することができました
このようにAIを使ったりとか
害虫さんに依頼するというのは
一つ付随業務というのを捨てると
意思決定の中で捨てるという
そんな考え方でも通じるものが
あるんじゃないかなと思います
なので付随業務を減らして
浮いた時間を生産業務に当てていくと
これをやっていただくことで成果が出ますし
もちろん社長自身も付随業務というのがあると思います
私自身ですね
基本的には生産業務
価値を生む業務をやろうと思っています
このポッドキャストというのも
間接的にお客様とのタッチポイントを増やしたりとか
私の考えとかをお伝えすることによって
生産業務になっているんじゃないかなと
思っていますけれども
やはりどうしても私も付随業務とか
出張のときの移動時間というのが生まれてしまいます
その移動時間をどうやってこの生産業務に
変換することができるか
はたまた付随業務はどうにかして
誰かに依頼するとか
外注さんに依頼することができないかと
社長自身の生産業務の割合を増やすことが
もちろん成果につながりやすくなりますので
社長自身が今どういうふうな業務で
生産業務の割合がどのくらいで
付随業務の割合がどのくらいで
移動時間がどのくらいかというのを
お考えいただくといいんじゃないかな
仕事を減らす重要性
というふうに思っております
仕事ですね
仕事をしているとどうしても
足し算をしていくと
何か良くなっていくんじゃないかという感覚が
あるかもしれないんですが
逆にですね
やることが増えていけば増えていくほど
重点主義
何に重点を置いて
取り組んでいけばいいかが
曖昧になってしまいます
なのでここに力を入れるというふうなのを
決めたとしたら
それ以外は捨てるというふうなことが
必要になってくると
私たちもいろんな取り組みがあります
今このポッドキャストであったり
撮影をしてますけれども
それ以外にもやっぱりやることってたくさんあります
でも全部やろうとしてしまうと
当然全てが中途半端になってしまいますので
逆にやらないことを決める
今期はもうこれとこれとこれはもうやらないと
その代わりここに重点を置いて
力を入れるというふうにやらない限り
全てをまんべんなくやっていくというのは
なかなか難しいというふうに思いますし
時間は限られていますので
何を引くかですね
やめるという意思決定をしていくというのが
大事であります
やめる仕事をどういうふうに仕組みで
やっていくかというと
やはりやめる仕事の提案を
あげてもらうというのが一つ
必要だと思います
また社長自身がトップダウンで
現場の付随業務を見つけて
それをやめる意思決定であり
外注さんに依頼する
もしくはその付随業務のプロセスを
法律化して
1時間かかっていたものを
30分でできないかというのを
社長自身がトップダウンで
現場に行って見つけていくというのも
一つの手法だと思います
もう一個は私たちは日本や会議の場を通じて
やめる仕事の提案を
してもらうようにしております
どうしてもですね
やめるというのは
社長の意思決定です
現場の皆さんが積み上がってきた仕事を
自分でやめるというのは
その中で難しい意思決定になってきますので
現場の皆さんは
それが必要だと思ってやってくれています
なので
やめる仕事って何かないかな
というのを聞いていただいて
その上がってきた報告をもとに
やめるという意思決定をすると
そうすると
時間が浮きます
浮いた時間で決定サイクルを
ぐるぐるぐるぐるぐるぐるぐる
回していくと
その中でうまくいった金の卵が
生まれます
そのうまくいった金の卵を
仕組みにしていきます
理想的なのは現場の皆さんが
やってくれている業務
ルーティン業務の中のものを
すべて成果が出た金の卵で
埋め尽くすと
そうすると
毎日毎日現場の皆さんが出勤して
仕事をしてくれると
金の卵を量産していく
そんな仕事のやり方ができると
一番成果が生まれてくるんじゃないかな
と思います
なのでそれ以外の仕事は
基本的にやめると
今日の話を少しまとめさせていただきますと
捨てることの意義
整理というのは
私たちは捨てること
というふうに考えています
ものを捨てるというのも
大事です
ものがたくさんあふれていると
そのものを探すのに時間がかかります
あれセロテープどこ行ったんだっけ
ハサミどこ行ったんだっけ
なんてしまいますので
ものは必要最小限度まで
いらないものは捨てると
仕事も同じように
たまってきます
自然的にたまってきたものを
適切に捨てるということが大事です
それ以外にも情報もそうですし
いろんなものを捨てる
という意思決定をすることによって
何に重点を置けばいいのか
というのが明確になる
この捨てるということは
非常に難易度が高いと思いますし
私自身が
全部上手にクリアになるように
整理
捨てることができているかというと
まだまだそんなことはないです
いつも立ち止まって振り返って
この半年間どうだったかな
この半年間
四半期どこに力を入れて
そのためには
何を捨てなければいけないの
本当にこれを捨ててしまっていいのか
それをまた振り返って
やっぱり捨てなきゃよかったな
というのを反省しながら
私もPDCAを回しておりますので
この中で
今日のお話の中で
何か捨てることは
できるものはないかと
物もそうですし仕事もそうですし
この捨てるという部分を
ぜひ覚えていただいて
それを仕組みの中に
うまく反映することができないか
というのをお考えいただければ
幸いです
このように毎週
ポッドキャストで
PDCAの考え方や成果を出すヒントを
お届けしております
Xもやっております
ほぼ毎日
いろんな考え方を投稿しております
また私の方で
松田幸之助の仕組みから
実践会という経営者コミュニティを
立ち上げて運営しております
すでに
70社近い社長様が
ご参加いただいておりますので
成果を出す仕組みを作りたい
またまた成果を出す考え方を
学んで分かち合っていきたいという方は
概要欄に
貼ってありますので
ぜひチェックしてみていただければと思います
それではまた
次週お会いしましょう
さようなら
松田幸之助の仕組みか実践チャンネルで
ご検索ください
またぜひこの番組を聞いて
プリマベーラに相談したいという
経営者の方々
一緒に働いてみたいという方々は
一度株式会社プリマベーラのホームページから
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この番組は毎週1回配信されます
それでは次回もよろしくお願いいたします
