会議の問題点
はい、みなさんこんにちは。ヨンイチのちょっとお仕事が変わる話へようこそ。お届けするのは、ヨンイチITコンサルの経験をもとに、普段の仕事が少し変わるようなヒントをお話ししています。
はい、さて今日は会議で話して終わってない、です。 最近AI関連のお話が多かったんですが、今日はちょっとAIとは離れて、仕事の管理についてお話ししていきたいと思います。
会議について、みなさんこういう経験あるんじゃないですかね。 打ち合わせでこれやろうねっていう話を決めたのに、自主の同じ会議の場だとすっかりそういう話を忘れてて、あれが誰が担当だったっけみたいな話を確認したり、細かいところあれどういう話でしたっけみたいな感じでまた同じ話をしているっていうことってありませんか?
自分も打ち合わせとかして定例会議だとかやっていると、大事なテーマっていうのはやらなきゃいけないんで、結構きちんと覚えてるんですけど、ちょっとこうやや重要度下がるとか、緊急ではないものっていうのがやっぱりあったときは、結構担当意識とかもなかったりして、あれどんな話だったっけとか、あとはメモの残し方が甘かったりすると、
結構その具体的に書かれていることが何なのかわからないっていうことってあるんじゃないでしょうか。
じゃあなんでこういうふうなことになってしまうのかというと、理由は非常にシンプルでして、単純に話したことを整理して残してないからっていうことが多いんですね。
もちろん議事録だとか、議事録をもとにトゥルー確認したりっていうところはあるんですが、きちんとそれ見返してますかっていうところがポイントです。
なので、会議の後にメモは取ってるけど誰も見返さない、もしくは誰か一人だけ見ているけれども、担当の人は振り返ることがないままなので、やることが結局流れていってしまう。
見た人がきちんとプッシュしてあげればいいんですけど、必ずしもみんながみんなそういうふうに見たりフォローしてあげたりっていうことはないはずです。
なので、気づいたことをやらなきゃいけないことっていうのが整理されたとしても、結局それがそれぞれ別々に管理されてたりしてフォローできない。
なので結果的に漏れが出たり、同じような話を繰り返すっていうことを繰り返す展開になってしまいます。
これが情報が点のままで繋がってないという状況になると思います。
効果的なタスク管理
では、どうしたらこの話で終わりというふうにならないようにできるのか。
これは別に大げさな仕組みっていうのは要らなくて、ポイント3つを押さえればいいんですね。
1つは話したことをきちんと残す。会議の議事録とかは結構取られる方は多いと思います。
そこで気づきというか、やらないといけないようなことっていうところを拾い出します。
いわゆる課題、トゥルーと呼ばれるようなものですね。どちらかというと課題という方がいいかもしれないです。
取り組まなきゃいけないテーマ、論点というところですね。
そこからさらに具体的なアクションというのが起こってくるはずですので、それをやること分けて担当を決めていくというところ。
これを守りましょうというところですね。もう一つポイントで言うと、このステップをきちんと全員が見える場所、目につくところに置くというところがポイントになります。
これ、ただ単に整理するだけだと皆さん忘れちゃうので、みんなどこにこういう情報があって、自分は何をしなくちゃいけないのかっていうところを振り返る場所を作っておくというのが
一番大事です。特定の人だけ管理しちゃうと、結局振り返らないことも多いので、みんなが見られる場所に置く。
みんなが見られるか故に話題が共通化する。これ独自の自分で書いたメモとかをベースにしてしまうと微妙にズレが起こったりするんですね。
同じ場所に書いてても、これ何だったっけっていうことがよくあるので、できるだけみんながわかるところに置く。かつできるだけみんながわかることまで書いておくというところがポイントになっていきます。
これをみんなで見る習慣っていうところを会議で追いかけるっていう風にしていくと、会議で話す、どんなことやる、会議と会議の間に自分は何をしなくちゃいけないかというところを
メモに対して振り返る。できればそこで結果とかも入れられるように入力できるようにしておくと、そこがさらに反映されて、次の会議はその確認から始まるということができるようになります。
なのでこういったところ、皆さんぜひ振り返ってみていただきたいですね。話した内容を思い出せないとか、結構気づいたことメモに埋もれてるよとか、
抜け漏れがある、担当の最後にバタバタ決めててどうなったっけっていうことが起こりやすそうであれば、ぜひ今のサイクルっていうところを取り組んでみていただければというところになります。
一般的には議事録だとか課題管理ということで、マネジメント手法としては定着していることではあるんですけれど、あんまりこれ固くしちゃうと、
かえってフォーマットにこだわってしまって、動きが悪くなったりっていうのはよくあります。
結構ね、あれもこれもできるようにしたいって言って、ちょっと情報詰め込みがちっていうのもあるケースなんですね。
ただこれやってしまうと、かえって負荷が大きくなってめんどくさくなるので、できるだけ管理する項目は最低限にするっていうところが一つポイントです。
ツールやテンプレート、たくさん今出てると思います。 Excel ですとか、スプレッドシートは共有できるようなものですね。
あと最近のツールとかであればノーションみたいなも出ていますので、こういったものをうまく管理していただくというところがすごく大事かなと思います。
ただあんまり負荷がかかってしまうようなものだったり、先ほどみんなが気軽に見れる環境にないってなってしまうと、
ちょっと回らなくなってしまう可能性があるので、できるだけこれはみんなが使えるものでっていうところがポイントですね。
ぜひ皆さんこれ試してみていただければと思います。
今日は会議で話して終わってないというところで、会議の管理手法、その後のタスクに落とし込むというところでお話をしてきました。
ぜひ会議のために同じこと、うまく進んでないなみたいなところがあったら、会議の進め方とその後の管理というところを見直してみていただくと、また違って変わってくるのではないでしょうか。
今日の内容は少しも役に立った、面白かったと思いましたら、ぜひいいねやフォロー登録をお願いできればと思います。
じゃあ次回もまたちょっとお仕事に関わる話を一緒にしていきましょう。
今日はどうもありがとうございました。にょんいちでした。
