効率化のためのデータベース
こんにちは、人と組織の問題を、仕組みと教育コンテンツで解決する、コンテンツ設計アドバイザーの山田まきこです。
このチャンネルでは、私がこれまで開発してきたコンテンツのこと、コンテンツ設計のヒントや、現在開発中のコンテンツ、お知らせなどを配信します。
コンテンツとは、思いとか考えとか手順などを見える状態、使える状態にして、人の役に立つようにすること、と私は定義しています。
今回は、作業時間が3分の1に、またまた効率化に成功しました、という事例のパート2ですね。
前回は、普段よく聞かれる質問3つも仕事をしていて、どうやって時間を作っているのかの解決策として、前回からお話をしています。
ネタとしては、私がこのポッドキャストとは別に、毎週日曜日にインターネットラジオ局、夢の種放送局でラジオの配信をしていまして、
このラジオの告知や放送後にYouTubeにアーカイブを掲載しているんですけれど、その作業も自分でやっているんですよね。
これが毎週放送となると結構なコースでして、これをどうやって効率化していこうかなということをずっと考えて検証して、ということをやり続けているんですけど、
それが今回あることをしたことで、劇的にまた作業時間が縮まったよということがあったので、
じゃあ、私がそもそも普段どういうふうにこの告知の画像を作ったりとか、告知の文章を作ったりとか、投稿したりとか、アーカイブを作ったりとかしているのかということをお話しするシリーズをしていきたいなと思っています。
前回は効率化の一番の鍵であるデータベースと告知文のテンプレートを作るというお話をしました。
スプレッドシートでデータベースを作っていて、そのデータベースをしっかりと作っておくと、告知文の作成がとても楽になる。
その都度手入力をして文章を作るんじゃなくて、データベースシートに収録が終わった直後に今話したことをまとめたりとか、
さらに前、ゲストの方がいらっしゃるときとかは、ゲストの方と打ち合わせをしたときとか、ゲストの方のホームページとかインスタグラムとかを拝見したときに、そのURLをデータベースシートに入れておく。
ハッシュタグとかを入れておくことで、さあ告知をするぞってなったときにはコピペするだけっていうふうにしてまってお話をしました。
今日はじゃあいざ告知するぞっていうふうになったときに、私はゲストにまとめて3、4時間くらいかけてその告知の準備をしてるんですけど、そのときにやっていることをお話しします。
まずは、告知の画像ですよね。
発信している媒体はFacebookとインスタグラムなんですけど、特にインスタグラム、画像がないといけないので、告知をするにしても文章だけじゃなくて目を引くような画像とかを作ったほうがいいですよね。
特に今は画像だけじゃなくて動画のほうが見てもらえるので、リール動画にして配信しています。
じゃあその元になる画像を作らなきゃいけないということなんですけど、別に作らなきゃいけないってことはないんです。
好きな画像でもいいんですけど、どうせだったらラジオの内容に関係しているものがいいなと思っているので、
ゲストトークのときには収録のときにゲストの方とお写真を撮らせていただいて、それを告知の画像として使っています。
一人トークのときには必ずネタがありますので、そのネタに関連する写真というのを取材したときに撮っておいたりしているので、それを使って告知画像を作っています。
この告知画像もテンプレート化しています。
使っているのはCanvaです。
Canvaを使って作っているのが2種類あるんですけどね。
1つは放送ラインナップといって、その月4週で1週目こんな内容、2週目こんな内容、3週目はこんな内容ですということをまとめたリール動画を作っているんですけど、
それをまず基本としてテンプレート化しています。
画像の大きさとか、1週目はもう1週目っていうふうに書いてあって、タイトルをそこに入れられるような欄を作っておくとか、
番組を聞くときには、夢の種放送局のホームページの番組一覧表から聞いていただいたりするんですけど、
その手順を示している画像をあらかじめ作っておいたりとか、QRコードを載せておいたりとかっていうテンプレートがすでにあるので、
毎月そのテンプレートをコピーして、今月12月なので、先月の11月に作ったものをコピーして12月分に変える。
デザインと内容の分離
11月って書いてあるところを12月に変えるとか、各週のテーマが入っているところは12月のテーマに変えて、画像も入れ替えてということをしています。
音楽も入っているんですね、リール動画で。音楽も入れっぱなしなので、それは変えることはないですね。
その都度、資料となる写真が多ければ1枚だけじゃなくて2枚にするとか、そういうこともしています。
やっぱりどういうデザインにするのかっていうことを、悩む時間を作らないっていうのが大事かなと思うんですよね。
例えば、デザイン系のものって見た目を考えるっていうことと内容を考えるっていうことがありますよね。
見た目は本当にもう見た目なので、デザインのことです。何色にするのかとか、どんな背景画像にするのかとか、フォントを何にするのかとか、
レイアウト、どこにテーマを入れて、どこに文字を入れてみたいな、どこにアイコンを入れてとか、そういうレイアウトですよね。
そういうことを考える、作っていくっていう過程と、そもそもどんな内容を入れるのかっていうことを考える過程があると思うんですけど、
私はこの工程を分けています。これは以前、研修資料を作るときにもお話ししたかもしれないんですけど、
あと私が出している電子書籍、お客様のお困りごとにとことん寄り添うオリジナル講座の設計レッスンという電子書籍でも書いてるんですけど、
内容を考えることとデザインを考えることは別にしています。これを一緒にやってしまうと、内容を考えることとデザインを考えることを一緒にしてしまうと、
内容を考えながらデザインが気になったりとか、デザインを考えながら内容が気になったりとかしてしまって、結局ちょっと非効率になるんですよね。
いろいろ試した結果、最初にデザインとレイアウトのルールを決めておく。そうすることで効率化できるというふうに自分の中では答えが出せましたので、
画像系、SNS発信のコンテンツを作るときには最初にやっぱり内容というよりはデザインを考えますね。
今回の場合は内容はすでにデータベースシートで作っているので、あとは当てはめていくだけという作業工程にしています。
なので、やっているときにどうしよう、何の言葉を入れようかなとか、そういうことを悩むということはないですね。
淡々と作業をこなすという時間になっています。
それでも私、細部が気になってしまったりとか、ついついもうちょっとこうしたいなみたいなふうに毎回思っちゃうので、手が止まってね。
いや、これはもうちょっとこういうアイコンにした方がいいかなとか、最近画像じゃなくてリール動画にしたのでアニメーションを入れた方がいいんじゃないかなとか、
エフェクトなんか考えようかなとか、いろいろできてしまうがゆえに悩んじゃうことはあるんですけど、そういうときはやっぱり時間を気にして、今までどれくらいの時間でできてたかな。
それが今回リール動画にしたことによって、これだけ時間かかっちゃってるなっていうのを測ってみたりして、
新しいデザイン技術の活用
どこで時間かかったのかなって自分で振り返って、だから描けない方がいいっていうふうにするのかどうかっていうのは、描けた分のやっぱり効果と照らし合わせて判断していますね。
もともとものづくりが好きなので、いろんなことを自分で作っていく。デザインもそうですし音声もそうなんですけど、作っていくのが好きなんですよね。
だから効率化のためにやらないっていうこともできるんですけど、好きなことをやめることになるんだとしたら、どっちの方が自分にとってハッピーかなっていうふうに判断してます。
なんか新しいアニメーションとかをやってみて、今まで表現できなかったことが表現できるようになったりとか、
例えばAI音声をキャンバーに入れることができるんですけど、そういうものを入れた方がなんか面白くなったりとか、
やってみると、自分のキャンバーのスキルアップにもなりますし、新しい効果に出会えたりとかすると、それが本業の方にも生きてくるので、
このラジオの告知は、私にとってはそのラジオを告知するという目的はあるんですけど、
同時にSNSの運用代行の本業の方で活かせるもの、お客様に提案できるものはないかなっていう視点でも、いろいろ使ったことがない機能は使うようにしています。
だから私の告知とか、いつも同じときはあんまり余裕がなくて、そういう遊びができていないというか、学びができていないというときですね。
今回、画像からリール動画に変えたりとかっていうふうにできているのは、先月まで、11月まで結構研修のお仕事が忙しかったので、
あんまり自分のラジオの告知に修正を加えたりとか、変化を加えたりという余裕がなかったので、できていなかったんですよね。
それができるようになって、今いろいろまた検証するのが楽しいっていう、そういうタイミングに入っています。
例えば、今、スタンドFMのアプリの機能ではなくて、パソコンでこの音声を録音しているんです。
なぜかというと、新しいマイクを導入したからです。これを使いたくてパソコンでやっています。
これ、インスタグラムとFacebookのリール動画で上げたんですけど、私最近、Zoomっていう会議のアプリじゃないです。
音声機器のメーカーの名前でZoomっていうところがあるんですけど、ZoomのH1 Essentialっていうハンディレコーダーを購入したんですよ。
私、このハンディレコーダーが欲しかったというよりは、自宅でポッドキャストを収録したり、取材先に持って行って、そこでしか聞けない音を録音したり、インタビューとかに使ったり。
そういう音作りを楽しみたくて、それができて、かつ家でもUSBマイクとして使えるマイクが欲しいなと思って、
いろいろ調べた結果、これになったんですけど、その使い勝手を試してみたいと思って、今、パソコンで録音しています。
それから、今流れているBGMですね。これも、AIで音楽が作れるアプリを試してみたくて、
これも、夢の種のパーソナリティさんが試しているのを見て聞いて、いいなと思って、私もやってみたいと思ってやってるんですけど、
ソニーバーミュージックっていうアプリで、自分でこういう感じの曲を作りたい。
ポッドキャストのBGMだからボーカルはいらなくて、そういう感じのを作りたいっていう風にやってみて、偶然出来上がったBGMなんですけど、
それを使ってやってみたくて、パソコンでやってます。
こうやって一つ一つ、分かんないこととか、やったことないことを試していくことで、自分のスキルにもつながっていくので、
実際やってることは事務作業だったりするんですけど、淡々とその作業をするだけじゃなくて、
ちょっとずつ余裕があるときは、試したりチャレンジしたりということもしながら効率化しています。
告知画像のテンプレート化
ということで、今日もこんな時間になってしまいましたので、一旦閉めていきたいと思います。
今日は作業時間が3分の1にまたまた効率化に成功しましたというテーマのその2ということで、
実際、告知画像とか、告知文とかを作るときに、何をしているのか、どうやって効率化しているのかというお話をしました。
告知画像や動画はCanvaでテンプレート化することで効率化しています。
では次回は、それらをどういうふうに投稿しているのか。
その日、その瞬間ではなくて、私はゲッショにまとめて投稿しているので、
それでも配信されるのは、毎週金曜日に配信されるように設定しているんですよね。
その方法をお伝えしていきたいと思います。
ここまで聞いてくださってありがとうございました。
コンテンツ設計アドバイザーの山田真希子でした。
