タスク管理ツールの紹介
おはようございます。成約率の高いHP制作をしているまめもちです。
この番組では、事業主さんが次のフェーズへ進むための何か役立つ情報を毎週ピックアップしてお届けしています。
今週は、先週お話したチーム化に基づいたお話なんですけど、
やっぱりプロジェクト、いろんな制作に関わっていると、
なかなか、あれどこまで進んだんだっけとか、これ抜け漏れないかな、みたいなところが結構増えてきてしまって、
私も8つぐらいプロジェクト同時閉庫が超えた時点で、ちょっとタスク管理ができなくなってきたんですよね。
なので今日は、どういうふうにタスク管理をしていくと、結構スムーズにいけているかっていうところについてお話ししていきたいと思います。
実はここ、私1年ぐらい前から結構悩んでいたところで、なかなか正解というかがたどり着けなかったんですよね。
で、一時期、やっぱり手帳の方が管理しやすいかなと思って、ずっと手帳派できたんですけど、
本当にここ1週間ぐらいで、結構、これ今のところのベストかもっていうところにたどり着いたので、ぜひ最後までお付き合いいただけたら嬉しいです。
さて、早速結論からお伝えすると、3つ使い分けています。
1つ目がZenmetryっていうGoogle Chromeの拡張機能なんですけど、これでタスクの抜け漏れとかその場でできないことを後でメモしておきたいみたいなことをメモしてます。
で、2つ目がNotionですね。皆さん結構使ってらっしゃる方も多いと思うんですけど、これがもうプロジェクトごとのタスクを見える化して使ってます。
ツールの活用方法
3つ目がGoogleカレンダーですね。これはプライベートだったりとか、家族と共有するスケジュールだったり、あとは時空っていう予約管理システム、私入れたりしているので、
それの自動化の結果が入ってきたりとかっていう風に使い分けています。
1つずつ詳しく説明していきますね。
まず1つ目のZenmetryなんですけど、これはまだベータ版なので今後どうなるかは申し訳ないんですけども、ちょっと分かりかねるっていうところがあります、前提として感じました。
先ほども少し触れた通りGoogle Chromeの拡張機能なので、それを一度Google Chromeに入れるとすぐ押せば右側にタブが開けるみたいな感じで使えるメモみたいなもんですね。
私結構クライアントさんとお話しする時にチャットワークとか公式LINEとかいろんなツールを使っているので、1つじゃないと結構抜け漏れが発生してしまうんですよね。
なるべく未読に戻すようにはしてるんですけど、それでもやっぱりその未読を既読にしてしまったりとかすると抜け落ちちゃう可能性があるので、
思いついたその場でクライアントさんとのやり取りとかをドラッグすると、それをそのままゼンメトリー側にポーンとボタン1つで入れられるので、すっごく便利です。
しかもAIが要約してくれるので、誰々さんという主語とかはなかったりとかはするんですけど、何をしなきゃいけないっていうのをこちらから指定しなくてもある程度個種を作ってくれるので、すごく便利です。
ぜひ概要欄から気になる方は見てみてもらえればと思います。
2つ目メインのノーションなんですけど、これはもう私テンプレートを買いました。
もしご興味ある方いらっしゃったりしたらコメントで教えていただければお伝えできればと思うんですけど、やっぱりそのうまい方が組まれたテンプレートがあるとすごく重宝します。
まずプロジェクトが始まった時点で、そのプロジェクトに対してどういう工程があるかっていうのをザーッと全部書き出します。
例えばチラシ制作とかだったら、まずクライアントさんと契約書を締結。
そのためにはメールアドレスの取得が必要。
デザイナーさんを手配して、その間に自分はリサーチとワイヤーフレームっていう設計書みたいなものを作って、
その上でデザイナーさんにバトンタッチをして、お客さんに修正依頼とか文章制作依頼して、
最後は修正反映して考慮みたいな大きな流れがあると思うんですけど、そういうのを全部細かく出していきます。
3つ目にお話しするGoogleカレンダーとノーションの連携もできるので、それを連携することによって
プライベートが忙しいとか子供の予定があって物理的に予防接種とか説明会とか
っていうので、体が空いてない日には仕事を入れないように調節ができるのがすごく便利です。
今まで私はプライベートの予定と仕事の割り振りができないことに対してすごく懸念を感じていて
手帳派だったんですけど、それが解消されたのがこのノーションとGoogleカレンダーの連携でした。
ノーション側で最初に書き出したタスクを何日にやるのかなっていう行動予定日を割り振って
何月何日にやろうみたいなふうに割り振っていくんですけど、その時に先ほどお話ししたプライベートの予定がある日は
ここ先をみたいな感じで前後に割り振ったりとか、できなかったら突発的なことができなかったらまた明日に繰り起こすとか
そういうことが本当にドラッグ一つでできるのですごく便利です。
最後のGoogleカレンダーについては、オットとGoogleカレンダーで予定を共有しているので
やっぱりプライベートの予定っていうのはどうしてもGoogleカレンダーに入ってしまうっていう前提があって
あともう一つはJikooっていう予約連動システムみたいなのを自動で相談予約とかが入るようにしているので
それがGoogleカレンダーに入ってくるっていうところでやっぱりGoogleカレンダーもどうしてもなくせないっていうところがあるので
ここはNotionとGoogleカレンダーの用途を変えて、両方連携しながら調整していくっていう形で使っています。
やっぱり私もプロジェクトがそこまで多くない時は全然手帳で問題なかったですし
これ以上効率化できないかなとかっていうことも全然考えてなかったんですけど
やっぱりプロジェクト同時変更が8つ9つ増えてきた時に
今どこまで何が終わってるか分かってないな自分っていうのと
こっちからお客様に対してその後どうですかみたいな積極的な行動もちゃんと取っていかないと
あっという間に月日が流れてしまうなっていうところに懸念点を感じてこの方法にたどり着きました。
ただやっぱり音声だけだとなかなか説明が難しい部分も多いので
ぜひぜひレターとかコメントとかで教えていただければ
またご質問とか今後ここを深掘りしてお話してほしいとかリクエストとかあれば
ぜひぜひお話ししていきたいと思いますので気軽に交流いただけたら嬉しいです。
それではお忙しいところ今日も最後まで聞いてくださってありがとうございました。
また来週配信していきますので今後ともよろしくお願いします。
それじゃあまたねー
