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コンテンツ設計アドバイザーの山田まきこです。
前回が5月17日、そして本日は6月3日ということで、ドトーンの5月終わりました。
前回の放送でも、5月はいろいろ詰め込みすぎて、ちょっと忙しいというお話をさせていただいていまして、
5月一番大きな予定でした、大阪関西万博での日本史ハラペコの舞台、無事に終わりまして、
あれよあれよという間に、6月に入ってきたというところです。
完全に私の微暴露的な放送になっていますので、たくさんの方からいいね、コメントをいただいておりますが、
なかなか反応ができておらず申し訳ありません。いつも聞いてくださってありがとうございます。
私、音声配信に関しては、このスタンドFMと夢の種放送局札幌スタジオで、インターネットラジオですね。
そちらの方も毎週日曜日夜21時から放送をしています。
こちらはきちんと設計をしまして、ゲストの方をお招きして、北海道の素晴らしいこと、素晴らしい人を応援するというような番組をしています。
こちらのスタンドFMに関しては、コンテンツ設計、主にコンテンツ設計について、あとはキャリアコンサルタントとして発信したいこと、日々思うこと、そんなことを発信しております。
今日はですね、私ノーションを使ってネタ帳を作っているんですけど、スタFネタ帳がどんどんどんどん溜まっていますので、そのうちの前回の放送で予告した5月に設計した研修コンテンツについて一つお話ししたいと思います。
前回の放送、その前の放送でも私、足を骨折して入院中に設計書を研修会社に出したとか、そういうお話ししているんですけど、その入院中、つまり2月ですね、設計書を出して研修会社からOKといただいたコンテンツというのがありまして、それが日の目を見るのが5月だったんです。
5月は3つ講座がありました。2つは講座で1つは研修。2つの講座というのが午前中1つ、午後も1つという感じで、週日の講座でした。
その講座1つがタイムマネジメントというテーマで行ったものです。午後のほうがモチベーションマネジメントですね。どちらも本当にビジネスパーソンの永遠のテーマと言われるようなマネジメントに関するものでした。
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今日はタイムマネジメントのコンテンツについてお話ししたいなと思っています。私がコンテンツ設計するときには大きな山場は3つあるかなと思っていて、1つ目が研修の設計をする段階です。設計書を書くというところですね。
これはどんなことにお困りなのかということを調査して、それにあった解決策としての講座とか研修のカリキュラムを作るというものです。この段階は2月の時点では終わっていた。
このタイムマネジメントとモチベーションマネジメントの講座に関しては決まったのがだいぶ早かったので、年明け1月ぐらいには設計書を出していたので、そこの段階は終わっていました。
もっと早く次の山場である教材を作るというところに着手しておけばよかったのに、やらなかったが故に骨折したり、風邪ひいたり、いろいろありまして、
5月頭に必死で3つのコンテンツの資料を作るという大きな山場、1つでも大きな山場なのに3つもそれを貯めてしまって、本当に1週間ひたすら研修資料、講座資料を作るということをしていましたね。
そのうちの1つタイムマネジメントについてなんですけど、タイムマネジメントを受講される方というのは、今回の場合は公開講座といって、どの会社の方がいらっしゃるのかも、どの役割を担っている方、どの業種の方なのかというところも、申し込みがあって初めてわかるという、そういう講座でした。
また、一応こういう内容ですという概要は、研修会社さんの方で公開していますので、その内容に沿って必要だと思われた会社さんが、その会社の従業員の方に研修を、研修行っといでということで、支持されて来てくださるというような、そんな講座だったんですね。
募集要項の方に書かれていた対象者というのは、新人から管理職まで。なので、どの役割を、組織の中でどんな役割を担っている方がいらっしゃるのかというのもバラバラだったんです。
ただし、一つ共通して軸としてあるのは、チームを持たれている方とか、組織の管理をされている方だったとしても、今回のタイムマネジメントは自分のマネジメントですと。チームとか組織のタイムマネジメントどうしようとか。
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これはモチベーションマネジメントもそうなんですけど、そこはチームのではなくて、もしくは部下のではなくて、自分のマネジメントをするためにどうしたらいいかということを学ぶ講座ですというところは軸がありました。
研修会社さんからもともと言われていたのは、やっぱり座学で理論が中心だと飽きてしまう。満足度が低くなるので、ワークを多めにしてくださいということでした。
確かにどのような講座、研修でもそうなんですけど、知識を覚えなければならない系の研修であればそういう内容になりますが、どちらかというとタイムマネジメントとかモチベーションマネジメントって、それを知ってできるようになるところがゴールになると思うんですよね。
知識ではなくてスキルを身につけるということであれば、スキルを身につけるヒント、きっかけ、足掛かりになるところ、第一歩、そんなところを研修で学んでいただいて現場で活かしていただく、そういう内容になるんですね。
ですから、現場に行ってそれを活かすためにはどうしたらいいのか、これを持ち帰って現場で即実践するにはどうしたらいいかということを考えると、確かに知識ではないんですよね。
ちょっとやってみる、試してみる、自分に合った方法かどうか確認してみるとか、そういうのが大事なので、そんなワークを中心に設計しました。
講座の時間は1つのコンテンツにつき3時間ということなので、途中2回小休憩を入れて設計しています。
今回はワークが1、2、3、4、5、6、7つぐらいですね。3時間で7つのワークが入っているので、ほとんど私しゃべっていないのかなというような、そういう設計になっていますね。
一応、表題は生産性向上に役立つタイムマネジメントということで始まっています。
この講座の目的とゴールというのを設定していて、必ず私は講座とか検証するときには目指すべき最終地点と、今日のこの講座でやること。
そこに目指すべき最終地点に向かっていくために、今日やることというのを冒頭で説明するようにしています。
今回は目指すべき最終的なゴールというのは、時間の使い方と優先順位を可視化することにより、無駄な仕事の削減やスケジュール管理が可能となり、仕事を効率的に進められるようになるということ。
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それを目指すために、今日のこの3時間でやることは、時間の使い方を自己分析すること、優先順位づけのコツや落ち入りやすい失敗のパターンを知ること、タスクを優先度と重要度で整理することというこの3つを挙げています。
それを4つの章に分けてワークを交えて進めていくというような、そんなやり方でやってきました。
このタイムマネジメントを午前中に行った講座は、わりと人数感はぴったり、ほじんまりとした感じで、一人一人にしっかりと寄り添うことができるくらいの人数感でやりました。
あまりに人数が多すぎると、ワークが滞っているとか、質問を受けたときに時間が足りなくて、対応しきれないというところがあったりするので、グループの数でいうと3つぐらい、1つのグループは3、4人がちょうどいい感じですね。
それ以上になってくると、もう本当に全体的に伝わるやり方みたいなことになってきて、あまり一人一人の課題に寄り添うというやり方ではなくなってくるんですけど、今回のはお申し込みの人数とかグループ割りというのもちょうどいいくらいの人数感でした。
どんなことを実際にネーワークでやったのかというと、まずは自分の1日の時間の使い方を振り返ってみるということで、仕事がある日の1日の時間の流れというのを書き出していただきました。
朝起きてから、夜寝るまでの時間の中で、いつぐらいに起きて、どんなことをやっていて、どんな仕事を大体やっていて、みたいなそういうことをざっと書き出していただく。
書き出していただきながら、ここもちょっとどうにかなったらいいのになって思うようなところがあれば、そのときの状況とか感情とかも一緒に書いておいてくださいという感じで、メモができるようなワークシートを作りました。
例えば、朝出社しました。最初にメール対応します。メール対応しているときの状況ってどうでしたか。
例えば、メールが多すぎて返信文作成にすごく時間がかかったとか、見なくてもいいメールもたくさんあって、見なきゃいけないメールが埋もれがちとかね。
そういうことを、気づいたことをメモとして残しておいていただくと。そんな感じで、ざっと書き出していただきました。
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書き出していただいたものに対して、振り返りのクエスチョンがあります。
例えば、この時間、もっと短縮できたかもと思った時間帯はどこですか。
本当はもっと時間を使いたいと感じた時間帯はどこでしたか。
無意識で何となく流してしまっていた時間帯はどこですか。
質問形式で、それに答えていただきながら振り返りをするというようなワークですね。
それを踏まえた上で、あなたが理想とする時間の使い方ってどんな1日ですかというのを、理想の1日の時間の流れを書き出していただきました。
本当はこうしたい。
その両方のワークシートを見比べていただいて、またワークの振り返り。
どの時間帯に最もギャップがありましたかとか、やりたいけれど今できていないことって何ですかとか、
時間を生み出すためにやめられそうな行動はありますかといったような振り返りの問いに答えていただくというものですね。
その後、実施したのが時間泥棒を見つける効率化のヒントということで、
あなたの時間を奪っている原因をチェックしてみましょうということで、時間泥棒チェックリストというのがありまして、
それを見ながらチェックをしていただいて、この時間、例えば自分がやった方が早いと思って仕事を抱えがちとか、
完璧に仕上げたいと思って手放せないタスクがあるとか、そういった項目がチェックリストの中にあるんですけれど、
該当するものにチェックをしていただいて、自分の傾向に気づいていただくというようなワークです。
それからアウトプット型のワークとしては、1つケーススタディもやりました。
架空のケースですね。
お仕事をしていて、こっちの仕事の方が重要だし、優先順位が高いって分かっているのに、ついつい別のことをやってしまうということがありますよね。
そういうケースですね。
なんで、もしそうだとしたら優先順位って分かっているのにコントロールできないんでしょうかとか、
どうしたら優先度の高いタスクに集中できるでしょうかというようなことをグループで話し合っていただくようなケーススタディがありました。
これは本当に私も毎日感じることです。優先順位的にはこうですって分かっているんです。
私今自宅にいて、自分のデスクのところにこの録音をしているんですけど、目の前にはタスク表というのがあって、
優先度と重要度が分かるようなものが置いてあるんですけれど、
例えば今このスタンドFMの収録をするということは、他のタスクと比べて緊急度、重要度は高いかって言われたら、重要だけど緊急ではないかなという状況なんですね。
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なんですけど、つまりこのスタンドFMの録音をするということよりも優先順位が高いタスクがあるんだけれども、今これをやっている。
じゃあこれってどういうことなんでしょうか。優先順位は頭では分かっているのに、どうして今この一番重要優先というふうに思っているもの、分かっているものに着手せず別のことをやっているんでしょうか。
そんなことを考えていただきました。
自分の傾向をつかめた後は、優先順位を決めるために自分の中でのルールというのを決めていくという、そういうワークに取り組んでいただきました。
世の中には優先順位を決めるためのメソッドってたくさんあるんですよね。
いろいろあるんですけど、それのどんなやり方が自分に合っているのかっていうのは実際やってみないとわからないので、2つ試しにやってみるというワークをしました。
有名なのは重要度と緊急度のマトリックスですよね。
アイデンバー・ハワー・マトリックスと言われていて、緊急度と重要度で4省限でタスクを整理して、重要かつ緊急というところにタスクが集中しがちだけれども、
ここにタスクを集中させないように重要度が高くて、緊急度はそれほどでもないよっていうタスクをいかに緊急になる前に着手するかとか、重要でも緊急でもないというタスクがあった場合、
それをやらないとか、自分以外の人に託すとか、タスクを減らすということができないかということを検討したりするために整理するようなメソッドですね。
それを付箋を使ってやっていただいたりしました。
そんな試してみる、可視化してみるというところをやっていただいた後、ここから1週間の計画を立てていきましょうということで、
研修の翌、営業日からの1週間のタスクというのを可視化していただいて、どういう順番にやっていきますかという計画を自分なりに立てていただきました。
また、それを実施するにあたって特に気を付けたいこと、これだけは実践したいということを決めていただいて宣言をしていただく。
そんな3時間になりました。
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なので、後から研修資料とかもざっと見返しているんですけど、知識をお伝えする時間というのはほぼない。
資料としては参考資料で、ご興味のある方はこの解説を読んでおいてくださいねとか、
例えば、原因別業務効率化テクニックというスライドがあるんですけど、
こういう原因でタスクがはかどらないときには、このようなテクニックを使ってみたらどうですか、みたいな参考資料を載せていたりするんですよね。
その中には、例えばポモドールテクニック、25分間集中して5分休憩するというこのサイクルで、
短時間に集中力を最大化して生産性を高めるというテクニックがあるんですけど、
これでこういう使い方があるよとか、そういうことを資料には載せているんですけど、
これを細かく解説するということは特にせず、必要な方はどうぞご覧くださいという感じで、資料だけご用意していたりします。
なので、ひたすら自分のタイムスケジュール、時間の使い方というのを充分分析していただいて、
タスクを整理して計画を立てるという時間がほとんどの3時間、そういう研修というか講座を行いました。
やってみて気づいたこととしては、反省はいっぱいあるんですけど、
やっぱり知識中心の講座ではなかったので、皆さんすごいぐったり疲れてはいたものの、
何かしら自分の傾向をつかめたとか、具体的なすぐ使えそうなテクニックを教えてもらえたとか、
改めて自分の傾向を見ることによって、無駄がどれくらいあるのか分かったとか、
そういった気づきにつながる感想をたくさんいただけたのはすごくよかったなと思っています。
3時間でどこまで皆さんのタイムマネジメント力に貢献できたのかというところはよくわからないのは、
本当にその場だけの講座ってどうしてもあるので仕方ないんですけど、
講座の中で必ず私最後に伝えているのは、まだ皆さんの課題は何も解決してませんと言っています。
なぜなら講座に来ただけ、やってみただけ、講座の中でやってみただけだからですね。
本来の問題というのは実際に仕事をしているその時、皆さんが時間を有効に活用して生産性高くお仕事ができている状態なわけなので、
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そこにはまだ至っていないんですよね。
それどうやったらできるかというと、やり続けることであったり、この日今日学んだことを現場でもやってみる。
やってみてうまくいかなければ違う方法でやってみる。
そういうことを繰り返すことでしか皆さんの問題は解決しないので、
今日講座を受けたから何かできたような気にならないでくださいねというふうにお伝えして、
1週間の計画を立てたので、1週間経ってもう1回自分のタスクを見返してくださいということを言いました。
なんか講座を受けたらそれの効果がすぐ出るみたいな、そういう類のものではないんですよね。
これなんか以前厚別区のラジオ局、みんなのキャリラボさんという番組に出させていただいた時に、
私、研修講師ですが、研修の力を信じていませんということをお話ししたんですけど、
その時にもちょっと話したことなんですけどね。
研修って、研修を受けたその瞬間に何か変わったりはしないんですよね。
本当に行動を変えるとか意識を変える、きっかけを提供できるかできないかそれぐらいのもので、
スキルを身につけるというものであった場合には、その研修とか講座をどこまでをできるようにするように設計するのかによって全く違ってくるんですね。
何かの知識を習得して試験に合格するとか、何かの技術を習得して〇〇というものが作れるようになるとか、
そういう系のものって作れるというところまでとか、合格するところまでをゴールに設計するんですけど、
今回のような公開講座はゴールの設計ってとても難しくて、
〇〇ができるようになるとか、〇〇を理解するとか、そこまでコミットできない。
コミットできないからゴール、最初に設定した目的とこの研修のゴール、この講座のゴールというところにはそこまで書かないようにしてるんです。
最終目的としてそこまで到達することを目指しては書きますけど、
この講座の中でのゴールはここまでです。
今回でいうと自己分析する、パターンを知る、整理するで終わってますので、まだできるようになってないんですね。
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なので私ができることは皆さんをタイムマネジメントっていうテーマにおいて言うならば、
自己分析していただいて失敗のパターンとかも知っていただいて、優先度と重要度でマトリックスで整理していただいて、
それを踏まえて頑張ってくださいねっていうことまでなんです。
そこが研修の力を信じてないっていうところにつながってしまうんですけど、
この講座を受けていただいて継続的にタイムマネジメントっていうのは大事なんだなとか、
もっと自分らしいやり方があるかもしれないなっていうふうに思っていただいて、
皆さん自身が、受講された皆さん自身が継続してタイムマネジメントについて向き合うっていうことをしていただけたら、
私の中ではこの講座、価値があったかなっていうふうに思います。
ということで、今日は結構長くしゃべりましたね。25分間しゃべっているようです。
5月に設計・実施した研修コンテンツ、タイムマネジメントという講座についてお話をしました。
次回は、5月3つやってますので、2つ目のモチベーションマネジメントについてお話しできるかな、
間に何か挟まるかもしれませんけれども、モチベーションマネジメントについてもお話ししたいと思っていますので、またよかったら聞いてください。
コンテンツ設計アドバイザーの山田真希子でした。またね。
