GTDの前半のステップ
はい、というわけで第3回ですね。 前回はGTDの前半、把握する、見極める、整理するの3ステップを詳しく解説しました。
たくさんあって大変でしたね。そうですね、ちょっと大変でした。 ただ、GTDのステップあと2つ残ってまして、今日は残りの2つのステップ、更新すると選択するについてお話をしていきます。
ここまで来てばGTDの基礎はバッチリということで、かわちさん。 無言でうなずいてる。
はい、かわちさんって何よ。何なのよ。 はい、すいません。早速、じゃあお話ししていきましょう。
はい、よろしくお願いします。 はい、じゃあまず更新するのステップから説明をお願いします。
はい、更新するのステップはGTDの前回説明した一連のステップを定期的に再度行うことで、 システム全体を最新の状態に保つっていう重要な作業となっております。
具体的には、週次レビューという形で、週1回、把握する、見極める、整理するのステップをもう一度行うことで、 システム全体を見渡し、全てのリストを更新するっていう作業になります。
これをすることで、全てのタスクを最新の状態にして、 さらにこのタイミングでインボックスを空にするっていうのも更新するのでできると良いことだったりします。
これ、毎週やるっていうのがちょっと面倒くさそうな感じもしますけど、これが大切なんですよね。 そうですね、めちゃくちゃ大切です。
この作業をやって、リストを最新の状態にするっていうのを定期的にやらないと、 だんだんシステム自体、GTDのシステム自体を見なくなっていって、システムが崩壊するっていうことが起きちゃいます。
見なくなっちゃいますよね、これ。 やらないと。
心当たりある方も多いんじゃないかなという。
なので、週次レビューを行うことでこそ、 自分のタスク管理システムを常に最新かつ信頼できる状態に保つことができます。
結果として、必要な時に質の情報にアクセスしやすくなり、 ストレスが軽減されるということになります。
なので、タスク管理の運用を行っていく上では、 この更新するというのは非常に大事なステップとなっています。
はい、ありがとうございます。 これコツとしては、できれば複数人で行うのが良いんじゃないかなと思ってて、
というのもやっぱり人間一人だとすごいサボっちゃいますよね、これ。 わかるー。
すごいサボった結果放置されて、まあ触らなくてもいいや、みたいな。 管理しなくてもいいや、みたいな感じになっちゃうので、
そこができれば人と一緒にやるっていうところで、 強制力を持たせるのがいいんじゃないかなと個人的には思ってます。
僕の場合、副業のタスク管理みたいなところですね。 基本的には一人での作業になると思うんですけれど、
フリーランスで働いている友達とかと毎週タスク管理会みたいなものを設定して、 その時間でみんなまとめてレビューするみたいな感じにやってるので、
そうすると結構強制力ができて、ちゃんと見る時間ができるので、 個人的にはオススメだったりします。
それめっちゃ賢いですね。 周りの人を巻き込んでやらざるを得ない形にするっていうのはすごく良い方法だと思います。
また僕らの場合ですね、副業ではなく所属しているある社ある株式会社の場合は、 概ね朝会で日時レビューっていう形で、
毎朝15から30分ぐらいチームみんなのタスクを見直して状態を更新するっていうのをやっていることが多いです。
週時じゃなくて日時ってことですね。毎日ってことですよね。 そうですね。毎朝の朝会っていう形でやっているのが多いかと思います。
なのでチームとかプロジェクトで取り組む場合だと、そういう週時レビュー、日時レビューっていうのはかなり有効なやり方なんじゃないかなと思っています。
そうですよね。これある社でも僕と河地さんでもちょっと働き方が違うので、 僕はメインで広報担当していて、そっちの業務と
兼務的に今取り組んでいるこの講師ごとラジオがあるんですけれど、 これはそれぞれ週時レビューという形で毎朝チェックするという形ではない形でリストの更新をやっていたりします。
そうですよね。 最近思っていることなんですけど、さっきも言った通り僕がプロデューサーをしているスロース事業のチームも、これもある社のチームなので日時レビューをやっているんですが、
GTDとかの勉強をしてきた中で、日時レビューよりも週時レビューでがっつりやった方がいいんじゃないかという気持ちにもちょっとなってきています。
むしろ。 むしろね。というのもこの毎日日時でタスクをチェックしてレビューするっていうのは
悪いことでは当然ないんですが、毎日チェックしてるから大丈夫でしょ的な気の緩みとかもありやすいなというのが、スロースだけじゃなくて過去の経験とかからも
ちょっとこれあたりある方もいると思うんですが、そういうのがあると思うんですね。 なのでもしかしたら毎日ちょっとずつやるより、週1回ちゃんと時間をとって週時レビューでやるっていうのも
すごく大事な方法なのかもなぁと最近思っています。 その辺なんかいろいろ向き不向きチームの性質だったり
仕事の内容とかによっても結構変わってくるかなと思うんで、チームとかだとそうですし個人でもそうなんです けれど、いろいろ試してみるのがいいかもしれないですね。
そうですね。今就任しようかなと言いましたが、毎日やることが変わるとか毎日新しいことをやっているとかの場合、そういう流動性の高いタスクの場合は当然日時の方がいいとかはあると思うので。
そこはチームとかやっている内容にもよるかなという感じです。 確かに。
選択するのステップ
では次に選択するのステップについて教えてください。 はい、選択するのステップはここまでのワークフロー全ての目的とも言えます。
要するにここで実施するタスクを決めるという作業なので一番大事なところですね。 そうですね。
ここまでのステップをきちんと実行していて初めて目の前の選択肢から最善のものを選べるようになるというのがあります。
そうですよね、ここまでだからちゃんとそれぞれのタスクをあるべき場所に整理してここからやっと優先順位とかをちゃんと見極めていく。
どれから進めるのか選択するのかというところになっていきますよね。 ここが要はタスクの優先順位付けってよく言われる部分だと思うんですけれど結構難しいポイントですよね。
そうですね、すごい難しいポイントになってきます。 ここのタスクを選択する基準、優先順位の基準みたいなものって実は諸説あって結構難しいところです。
仕事の内容とか職場によって最適解って異なってくるので、これが絶対の正解だよみたいのはっきり言えるというものはありません。
なんですが、こんな考え方があるよみたいなのをここではご紹介させていただきます。 まず基本的な考え方から説明するんですけど、よく知られているのが重要度と緊急度による優先順位付けの考え方っていうのは皆さんも聞いたことある方いらっしゃるんじゃないかなと思います。
よく言うやつですよね、これが。 そうですね、これ原理原則から言うと本当に緊急な仕事は別なんですけど、
基本的には重要度をベースに優先順位付けをした方がいいです。 なるほど、でもこれ基本的にやっぱ緊急度ベースでやっぱり仕事をやらなきゃってなりがちだと思うんですよね。
分かります。実際ね、その通りだとは思っていて、実際の業務においては特に忙しい時ってことなんですけど、重要度よりとにかく緊急度、これ明日までにやらなきゃ、これまでにやらなきゃみたいな緊急度の高いものを優先順位付けで上に上げちゃうっていうのはすごい多いと思ってます。
そうですよね。 なんですが、緊急度を重視したタスクの順位付けっていうのは、緊急ではないけどとても重要みたいなタスクが進まないっていう問題が生じてしまうので、本当にやるべきことに集中するっていうタスク管理の原理原則的な目的を全うできないっていう問題があります。
ほんま戦闘になっちゃうみたいな感じですよね。 そうですね。とはいえ緊急度を完全に度外視するっていうのは当然無理なことなので、度外視していいわけではないです。
そもそも緊急度の高い仕事っていうのも2つの種類がありまして、1つ目は本当に緊急な仕事です。
これは例で出すと火災から被弾しないといけない時とか、新聞記者さんが翌朝の長官の記事を書くみたいな、本当に今すぐやらないと命とか仕事、長官の記事ってその日あったことを翌朝書かないといけないので、毎日緊急度がすごい高いんです。そういうものです。
取り返しつかないみたいなものですよね、これ。 そうですね。もう1つはタスクの締め切りが迫って緊急になった仕事です。
例えばで言うと、定例会議に使用する売上レポートを会議直前までまとめてなかった場合みたいなものがこれにあたります。これはもう正直自分で言っといてなんですけど、よくあるなぁと思っちゃいますね。
フォロワーあたりがある方がね、結構いらっしゃるんじゃないかっていう。
高者の場合、本質的な問題っていうのは適切な時期にタスクに着手しなかったことなんですね。
もともとは緊急なタスクではなかったはずなのに、着手が遅れたために緊急になってしまったということになります。
なので、むしろ緊急度は考慮しないで重要度だけを考慮して優先順位付けをするっていうのがいいんじゃないかという考え方もあるみたいです。
なるほど。これちょっとまとめると、緊急度の高い仕事を優先して進めていると、自由度の高い仕事を進められなくなっちゃうというジレンマがあります。
そもそも緊急度にも2種類あって、本当に緊急な取り返しがつかない場合と、適切な時期に着手しなかったことで結果的に緊急になっちゃったものっていうのがあります。
なので、そもそもそういった仕事の進み方が原因で緊急になってしまう仕事が発生しないようにすれば、本当に緊急な仕事っていうのは少ないし、
自由度を基準に優先順位付けをして仕事を進めていけるんじゃないかということですよね。
そうです。
でも現実的には、とはいえ緊急になっちゃったタスクっていうのがありますよね。
絶対あると思います。
そういう緊急になっちゃったものっていうのは、これは仕方ない、締め切りがあるものなので、一旦は急いで処理をするっていうことが大事です。
こればっかりはちょっと頑張りどころかもしれないですね。
そうですね。ちょっと気合を入れて一回終わらせて健全化するみたいなのを目指すのがいいかもしれないですね。
そうですね。
これ着手が遅れた結果、緊急になっちゃったっていうタスクの影響で、その後に控えてるタスク、それもさらに着手が遅れてまた緊急なタスクになっちゃって、
ずっと緊急になっちゃうみたいな負のループになっちゃうっていうのが割とある気がしてて、
そういうケースだと何よりその状態から脱出を目指すっていうのが大切だと思いますし、
そのためにもここまで紹介してきたタスク管理ですね、これを徹底していってもらうっていうのがいいんじゃないかなと思ってます。
そうですね。このタスク管理を徹底した上でもなお、そういった緊急度の高いタスクに追われ続けちゃうタスクがあふれちゃうっていうのであれば、
実はそもそもタスク量自体が適切じゃないかもねっていう見方もあるかもしれません。
そうですね、そういう場合とかはやっぱりそもそもの仕事量ですね、そこを見直せないか考えてみるっていうのもいいのかもしれないなと思います。
あと他にも書籍の初めてのGTDの中で行動を選択するための考え方、いくつか紹介されてましたよね。
はい、そうですね。この書籍の中ではGTDにおける行動を選択するためのモデルとして3つのモデルっていうのがありまして、
これここでも簡単に紹介させていただきます。なんですがこれら結構奥が深くて、
一つずつがっつり紹介するってなると時間がだいぶ使ってしまってなくなっちゃうので、詳しく知りたいなという方はぜひ先ほど挙げた書籍初めてのGTDというのを読んでいただけることをお勧めします。
タスク管理のモデルについて
まず一つ目のモデルは4つの基準で現在の行動を選ぶモデルです。これはその時の状況、使える時間、使えるエネルギー、そしてこれら3つを考慮して決められる優先度を基準にする考え方です。
2つ目のモデルは日々のタスクを3つのカテゴリーで評価するっていうモデルです。その3つのカテゴリーというのがあらかじめ決まっている仕事、予定外の仕事、仕事を見極めるための仕事の3つに分けてタスクを評価するやり方となっております。
最後3つ目のモデルはですね6つのレベルで仕事を評価するというモデルです。その6つというのが人生の目的とその在り方、長期的な構想、1,2年後の目標、重点的に取り組む分野、現在のプロジェクト、現在の行動という6つのレベルにどれが当てはまるかなというのを評価するというモデルとなっております。
なるほどこれシーンによって使い分けると良さそうというか例えば日々のルーティン的なタスクとか結構多い人とかが都度人生の目的とその在り方に沿っているかみたいなところまで考えて評価していくって結構大変そうな気もしますよね。
そうですね僕たちが実際にGTDを実践してみた感想としてはやっぱり深く考えすぎちゃうとむしろ大変になっちゃうっていうのもすごくあるなと思いました。
なのでこれからタスク管理をやってみようという方は基本的には最初の方に話した重要度ベースの考え方で選択するので十分だと思っています。
なんかこのここぐらいまですごいしっかり考えるっていうのは結構上級というかそこまでやらなくても割とさっきの重要度ベースの考え方で十分管理できるよねっていう感じですよね。
そうですね重要なのは自分のタスク管理システムを信頼できる状態に保ってその中から適切なタスクを選択できるようになるっていうことが大事です。
そうすることでストレスが軽減されて生産性が向上していくということです。
そうですねありがとうございます。
という感じで前回からGTDのステップをお話ししてきましたがここまでが全体の5つの手順ステップですかね。
はいそうなります。
はいというわけで今回は更新する選択するの2ステップを紹介してやっとGTT全体像これを説明できたということでかわしさんお疲れ様でした。
お疲れ様でした。
はいリスナーの皆さんもここまで聞いていただいた方々お疲れ様でした。長かったですねかわしさん。
そうですね。
そうですねなんか本当僕ら自身も改めてすごい勉強になったというかそんな感じがしますよね。
そうですね途中も話しましたが僕らが普段やっている日常レビューもこれでいいんだっけとかちょっと見直す機会にもなったり
勉強しながら自分たちのその普段の仕事の方にも改善があってっていうところがすごい良かったなと思ってます。
すごいわかります。なんか日常のタスク管理の中でこれ自分今ちょっとアンチパターンやっちゃってるなみたいな。
アンチパターンってなんかちょっとこれをやっちゃうと失敗しちゃいますよみたいなよくある例みたいなものなんですけれど
自分で勉強した内容がやっぱそのタスク管理している中で結構出てきてこれやっちゃいけないからこういうふうに変えましょうみたいな感じで
部の中でもちょっと提案してなんかフローを少し変えてみたいな感じでやれてるので。
そうですね。なので皆さんもですねこれ聞いた内容をぜひ実践までつなげていただくというか聞いて終わりではなくて
普段のお仕事とか生活の中にちょっとでも入れられるところを入れてみるっていうのをやってみていただけると嬉しいなと思ってます。
はいなんかちゃんと役に立つような知見をねお伝えできちゃうんじゃないかというところでぜひやってみてください。
はいじゃあ川瀬さん次回はどんなお話をしていくんでしたっけ。
はい次回はですねタスク管理を実践するためのお手伝いという回にしようかと思ってます。
というのもここまでのお話って結構理論が多くて抽象度が高かったと思うので。
そうですよね。
具体的にどうやったらいいのっていう方がいらっしゃると思うんですよ。
という方々に向けて僕たちが実際に使用しているツールの紹介なんかも交えながらこんな風にやっているよっていうお話はできたらいいかなと思っております。
ちょっと応用っぽい部分もあるかもしれないんですけれどなんかこれらのここまでお話ししてきた内容をちょっとわかりやすく結構シンプルにしたこんな感じで私たちは実際にやってますという部分ですよね。
そうです。
はいじゃあこちらをぜひ次回も聞いていただけるの嬉しいです。
じゃあ今回はここまでになります。
次回もお楽しみにしていてください。
ありがとうございます。
ありがとうございます。
