仕事の仕組み化
みなさんこんにちは、ローリスク・ミドルリターンがモットーのアラフォー会社員のあすです。
今日はですね、自分がいなくても仕事がまわる状態にできていますか?というお話をしようと思います。
この番組では、心身を健やかに保ちながら、生き情も仕事も楽しく続けるコツや日々の築き、
そして昨年昇格したばかりの無患なし管理職修行中の試行錯誤をお友達にお話しするようにリアルタイムにシェアしています。
気楽にゆるりと聞いていってくださいね。
はい、ということで、自分がいなくても仕事がまわる状態っていうのが、
私、今週の頭、月曜日、火曜日、2日間、体調不良で寝込みまして、仕事を休みまして、
その間もね、一応仕事がなんとかまわったっていうことがありまして、そこからの築きをお話ししてみようと思います。
はい、えっとですね、そうそう、珍しく高熱が出まして、あとは謎の腹痛と気持ち悪さで2日間寝込んでしまいましてね、
なんとかメールだけはちょこちょこ確認して、返信したりとかしていたんですけれども、
全然ね、仕事らしい仕事はできずという感じだったんですよ。
なんですけど、一応ね、仕事を大きく穴を開けることなく、なんとか捌けたかなと思っていて、そこでの築きをお話ししようと思っています。
でね、結論としては、職種にもよると思うんですけれども、プロの会社員としては、自分がいなくても、私みたく急にね、体調不良で休むとか、
子どもの体調不良で早退するとか、そういうふうに突然お休みしなきゃいけなくなったりする場合でも、
仕事がね、滞りなく回る状態にしておくっていうことが大事なんじゃないかなというふうに思いました。
考え方としては、自分じゃなきゃできない仕事がいいとか、会社の歯車なんて嫌みたいなね、そんなに考え方をする方もいるかなと思うんですけれども、
そういう人はね、寄与したらいいと思うんですよ。会社員であるからには、自分が休んだからって穴が開くなんていう仕事の仕方をしていては、プロではないと私は思うんですよね。
今回は一応なんとかね、仕事が捌けて、穴は開けてないかなと思っているので、そのポイントなどなんかも後半でお話ししようと思います。
もちろん、あすさんがいないとこの仕事回らないんですとか、この部署にはあすさん必要なんですっていうふうに言われたら正直嬉しいですけど、
でもそれってちょっと組織として良くないなと私は思っています。
その道のスペシャリストならともかく、組織として仕事をしている以上、人に仕事が張り付くのって良くないと思うんですよね。
自分自身にとっても会社が移動させづらくなりますし、私が移動ないし退職ないしたらその仕事どうするのっていうこともあったりしますよね。
なので、人に仕事が張り付けないっていうのは非常に大事かなと思っているし、私も自分に仕事が張り付かないように意識していたりしますね。
今回は何とかこの打ち合わせはお願いしますとかお願いしたりとか、この説明はちょっとリスケさせてくださいって後ろ倒しをしたりとか、
あとは人に任せる、日程を変えるっていうことを基本的にしました。
あとは、ちょっとこれは私じゃないと判断できないっていう仕事は追って体調不良から回復したら回答させてくださいっていう形でお願いしたんですよね。
最後の部分が私に張り付いてしまっている仕事かなというふうに反省ではありました。
っていう感じで、私も自分に張り付きがちな仕事があったりする意識があって、それを何とか組織化する、仕組み化するっていうのを今年1年の課題にしています。
というのは私結構組織のルール作りとか仕組み作りとか、そういうことをここ数年作ってきた人間なんですよね。
作ってきた人間なので一番よく知っているじゃないですか。
情報共有の重要性
なので私にいろいろ質問が来るみたいな形になっているんですけど、その仕事を回していくためには私じゃなくても、単独私じゃなくなったとしてもスムーズに回る仕組み化が必要ですよね。
それをここ1年でちょっとやろうねっていうのを常識と話をしています。
はい、ということで私がね、自分にというか仕事を張り付けないために心がけていることを最後3つお話しして終わろうと思います。
一つ目は知見、情報とかですよね。知見はマニュアル化をするということ。
私の頭の中だったり私のメールボックスだったり私のメモ書きだけに残っていると、私しかわからない状態ですよね。
なのでこれはちょっと組織化した方がいいなって思うことは、マニュアル化する、文書化する、共有するということを意識して行っています。
二つ目は情報はできるだけ一人で持たないということです。
これは先ほどのマニュアル化するっていうのにも近しいんですけど、これは突発的に事故が起きた時にもすごく有効だなと思っていて、
今回もこの打ち合わせお願いしますっていうふうに頼めたのは、その情報を共有しているからですよね。
なので私だけが知っている、私だけが進めているっていうものがないように、できるだけ情報を上司なりメンバーなりに共有するようにしています。
もちろん進行するメイン担当は私だったりするんですけど、この仕事はここまで進んでいますとか、これからこういうことをやろうと思っていますとか、
こういう関係者がいますっていうことを共有しておくことは非常に大事で、そうしておけば不足の事態が起きた時に、これはこういう状態でちょっとここだけお願いしますということがしやすいのかなと思っています。
三つ目は脳機に余裕を持って動くということです。
これが今回やったことの一つなんですけど、ちょっと説明会をするっていうのがあって、それを次か翌週か何かに回してもらったんですけど、
絶対にここでやらなきゃいけないっていうふうに脳機パツパツで動くと、もう日も夏もいかなくなって、これは人に任せるっていうやり方もあったかなと思うんですけど、
私は脳機をずらすっていうことの対応をしました。別に絶対にこの日じゃなきゃいけないっていうことでもなかったので、後ろ倒しするっていうこともありました。
ちょっとパツパツで動くとね、こういうことがあったりした時に、もうどうにもこうにもいかなくなったりすることがあるので、できることであれば脳機に余裕を持って動くとフレキシブルな動きができるかなと思っています。
はい、ということで心をかけていること3つを共有しました。
一つ目は地形はマニュアル化すること。
フレキシブルな働き方
二つ目は情報はできるだけ一人で持たないこと。
三つ目は脳機に余裕を持って動くこと。いかがでしょうか。
まあね、とはいえやっぱり人に仕事が張り付くことはいたしかないし、それが価値だったりもするのでね、なかなか難しいところではありますけれども、私の今年の課題はそれを仕組み化するということです。
その辺の話も今後していけたらななんて思います。
今日は自分がいなくても仕事が回る状態にできていますかという話をしてみました。
特に子供の体調不良とか不足の事態で急に会社お休みしたり早退しなきゃいけないママさんパパさんなんかは意識するといいんじゃないかなと思っています。
はい、ということでこの放送が良かったと思ったら是非フォロー、いいねお願いします。
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明日もローリスクミドルリターンで過ごせますように。
最後までお聞きいただきありがとうございました。
あすでした。バイバイ。
