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おはようございます。ライターをしたり、デザインをしたり、在宅個人事業主として働いているこばやしです。
今日は──今日はというか、今すっごい隣で──大工さんが来てくれていて、今進めている民宿の工事ですね。建物の工事をしていて。
時折ガガガガーと音が入るかもしれないんですけど、聞き苦しかったらすいません。
今日はコンサルから学んだ地味事務力ということで、打合せ時のメモの雛形というような話をしたいなと思います。
この話をしようと思ったきっかけとしては、最近ちょこちょことX経由だったり、Xに配置をしているポートフォリオサイトからお問い合わせをいただいて、
新規のお客様とのヒアリングと打合せみたいなウェブメンダーみたいなものがちょこちょこ入っているのと、
あと一件、もう一件は紹介でこばやしさんをおつなぎしたい人がいてですねということで、
新しいお客様との打合せは多分控えているので、新規に打合せをするとか、そういう打合せの場面が多かったので、
改めて自分もこれ必要だよなとかね、つどつどそういうタイミングを見ると、これ大事に知っておかないとだなと思った時が結構あったので、
今日はそんな話をしたいなと思います。
コンサルから学んだ地味事務力ということなんですけれども、僕は会社を辞める2年ぐらいですかね、
最後の2年半ぐらいはちょっと大きなプロジェクトに、システム開発のプロジェクトに入っていて、お客さんも大大手企業ではあったんですけれども、
やっぱりそこに大規模2年半のプロジェクトということで、システム開発ということで、規模どんだけやねって感じなんですけど、
従業員6万人規模の人事システムを開発していたんですけれども、なので結構それなりに人事労務給与とかね、すごいいろんな他システムの連携もあって結構大変だったんですけれども、
それの開発ってやっぱり僕らみたいなSIRだけじゃちょっと難しくって、プロジェクトマネジメントするチーム、PMOと呼ばれるものだったり、
各プロジェクトのマネジメントをする各チームですかね、人事に精通しているとか、給与に精通しているとか、そういったところの統括するプロマネの部分にですね、
大手のビッグフォーと呼ばれるコンサルティングファームが入っていたんですね。
有名なところで言うとデロイトだったり、デロイト・トーマスだったりとか、PwCとかですかね。
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今回PwCさんと一緒に2年半ぐらい仕事したんですけど、すごく勉強になりまして、それが今のフリーランス生活の仕事だったりライフワークだったりとか、
すごく生きているのは本当に自覚しているところで、コンサルティングファームから学んだ地味事務力みたいなところが今日ネタの根源になっています。
打ち合わせするとき、多分手ぶらで皆さんも行かないと思うんですよね。内容によると思うんですけど、
こちらでボールを持っている打ち合わせとかであれば打ち合わせ資料があったりもしますでしょうし、
僕が今回は向こうからフォアがあって、お話をざっくりまず聞いて次のアクションを考えるっていうような打ち合わせだったんで、
手ぶらで言ってもよかったんですけど、とはいえ聞くこともいろいろあるでしょうし、要件、要望だったり。
聞かないと具体的なよくわからんって感じの打ち合わせだったりもするんで、ざっくりすぎた打ち合わせだったりとかね。
事前にテキストで、こここういう要望が、ご依頼の内容が少し数字が見えているとこっちもやるようがあるんですけど、
言っても全然分野が違かったりとかすると、ざっくりこういうことはしたいんですけど、
具体的にどういった情報を提示すればいいかわからないってこともあると思うんで、それはしょうがないかなと思うんですけど、
手ぶらで言ってもいいような打ち合わせだったんですけど、僕のほうで用意しているものが大体3つぐらいあるんですよね、打ち合わせだったり。
提案の中でやるときには。その3つちょっと紹介したいなと思うんですけど、1つがアジェンダとタイムテーブルですね、アジェンダとタイムテーブル。
2つ目が課題と質疑応答の枠ですね、課題と質疑応答の枠。
あとは決定事項とアクションアイテム表みたいな、アクションアイテムリストと呼んでもいいかなという風に思うんですけど、
そういったものの3つ、3セットは必ずどんな打ち合わせでも用意しているという感じですかね。
で、アジェンダとタイムテーブルはざっくりヒアリングのときはあんまり細かくない、最初に多分要望とか聞いて、
最後、大体時間って無制限じゃないじゃないですか、打ち合わせのとき、1時間枠なのか30分枠なのか。
こちらは擬態を持っているときには結構アンコントローラブルな部分はあまりないので、
カチッと1時間の枠でこういう時間の使い方をしますというのをバチッとアジェンダで出しちゃおうかなと思います。
で、打ち合わせというか、相手の時間を奪ってしまうという感覚が薄い場面、薄い人と打ち合わせると、
一番最初こういうアジェンダだったりタイムテーブル出てこないんですよね。
これ結構個人的にストレスだったりもするようになってきてしまっていて、
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先方からのオファーだったりとか、実際リアルタイムの場で打ち合わせするとき結構あるんですけど、
なんかスーッと擬態に入っていくときにちょっと待ってって結構しちゃったりしますね。
今回の打ち合わせって、お尻の時間こうで、大体こういう時間の使い方でいいですかねみたいな、
多分最初にあると思うんですよ。
多分今回の発端があって、要望があって、多分課題はきっとあってとか、
要望を聞いて最終的には次のアクションとか、次の誰が何やるのかを考えないといけない時間があると思うんで、
大体追加枠だとしたらこういう時間で進めた方がいいんじゃないですかねっていう話で、
いかなく時間を区切るようなことをやったりしますね。
というのも結構後ろが無限に続いてしまう打ち合わせで結構あるんですよね。
いつまでやんのみたいな。
時間の感覚がその辺合わないとちょっとやっぱりこっちもステレスなんで、
それが大変だなというふうに思います。
なのでアジェンダとタイムテーブルは以上持っていくっていう感じですかね。
あとは課題と質疑応答の枠ですね。
これは表形式で誰がどんな質問だったり課題をあって、
その課題に対してどういう方向性の議論がされたのかということと、
これ最後3つ目の決定事項とアクションアイテム表につながるんですけども、
何が決まって誰がどんなアクションを継ぎ起こして解決に向かっていくのかとか、
質問されたことに対して回答して、
回答の補足事項で何かやるべきことがあるのかみたいなところは、
この課題・質疑・応答の表の枠だけ打ち合わせの時に用意しておいて、
質疑があったらその場で書いてしまう。
あと決定事項も決定事項という枠を設けておいて、
そこに決定したことを書いたりとか、
あとアクションアイテム表みたいなのもチェックボックスだったりとか、
結構メモするとき、Googleドキュメントとかでウェブ会議の場合はメモしてるんですけど、
その時にあらかじめ見出しを切ってとか表を作っておいて望むことが多いですね。
これが質問なのか回答なのか、アクションアイテムなのかって、
真っ白な白紙だと結構やりづらかったりするんで、
あらかじめ枠を切った本当に簡易なメモで打ち合わせに望むことが多いですかね。
結局それがそのまま議事録になったりするんで、
そのあたりは結構、なんていうんでしょう、
クライアント様にも即日共有できたりするので、
この辺りは結構便利かなと思います。
コンサルさんのプロジェクトミーティングとかですと、
結構パワポでプレゼン形式の資料で、今回のアジェンダこうですと、
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今回議論のポイント2つありますと、
今回決定していただきたいことはこうこうこれとこれとこれですみたいな、
具体的にはみたいな感じで入っていくんですよね。
そのやり方って結構クライアントさんはすごくありがたいんですよね。
プロジェクトミーティングなんで、何ていうのかな、
課題とか決定したいことがある程度明確になっている状況なので、
こっちでがっちりとハンドリングができるような会議なんですけど、
一般初回のミーティングだったりとかでも、
ある程度テキストの、それもテキストミーティング、
テキストコミュニケーションの中で、
ある程度予測が立てられるのであれば、
多分こういう提案だと思うんですけど、
こういう仮のプランだったりとかをご提示しながら、
そういうのができなくてもないかなと思うので、
こっちでハンドリングをなるべく持つっていうところは、
結構すごく意識をして打ち合わせに臨んでいるという感じですね。
ということで、コンサルから学んだ地味事務力ということで、
結構打ち合わせ時のメモですね、
ひな形で用意しておくと結構仕事は勝てるかなと思いますので、
ちょっと共有してみました。
また次回の収録でお会いしましょう。
バイバイ。