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皆さんこんにちは。ライトプランTAKEDAと申します。
本日は2024年9月7日土曜日ということでお送りしていきましょう。
この番組は、建設業界をワクワクする業界へ、ケンマロボの提供でお送りさせていただきます。
ということで皆さん、いかがお過ごしでしょうか。
いつもお聞きいただきまして、本当にありがとうございます。
超私事ではありますが、iPhoneをちょっと新しく買いまして、iPhone 15 Proということで、
今のところ一番最新機種かな、というものを手に入れました。
使い心地だとかそんなレビューをするつもりはないんですが、
ちょっと思ったことがあるんです。
昔の機種変更とかそういうものに比べると、圧倒的に楽になったなというふうにちょっと感じるんです。
いろいろとログインしなきゃいけないというめんどくささはあるんですが、
昔はそんなにクラウドクラウドしてなかったじゃないですか。
だから、なんて言えばいいんでしょう。
そのスマホの中にいろんなものが入ってたんで、それ移行するしない問題って出てきてたじゃないですか。
だけど、今はほとんどがクラウド上にデータが存在していることになるので、
要するに、いつパソコンがスマートフォンが初期化されましたってなったとしても、
ログインされて、そこのサービスのアプリをダウンロードしてログインされてしまえば、
いつでも元の状態に戻すことができるっていう良さがあるんです。
もちろんパスワードだとかも覚えてくれてますんで、
自由に入り込むことができるという意味では、すごいやっぱり楽になってきたなということで、
その移行もスムーズに行くことができまして、今快適に使わせていただいているという状態でございます。
スマホ、iPhone使っている人って、この間新人研修で聞いたんですけど、
8割ぐらいがやっぱりiPhoneですね。
日本はiPhone好きだなっていうふうに思ったりしますが、
そこに中国の方がいらっしゃったんですが、中国ってどうなんですかって聞いたら、
中国はですね、半々ですねと、ファーウェイかiPhoneですねっていう話だったんで、
なるほどやっぱりファーウェイなんだなって思ったりしたというそんなエピソードでございましたが、
皆さんのスマホ事情、もしもよろしければ共有していただければありがたい。
コメントとか書いていただけるとありがたいなというふうに思ったりします。
はい、というわけで本日もスタートしていきますが、皆さん準備の方はよろしいでしょうか。
それでは今日も立入禁止の向こう側へ行ってみましょう。
皆さんこんにちは。ライトプラン竹田と申します。
施工管理においては打ち合わせとか会議みたいなものって無数にありますよね。
みんなが一堂に返してやるような大がかりな会議もありますが、
ちょっとした打ち合わせを職人さんとするみたいな場面もあるかもしれません。
でもこういうふうな会議の場面で司会進行をやってみろといきなり言われてもなかなか難しいのも事実。
ただその会議がうまく進むかどうかによって現場の流れみたいなものが左右されるのもこれまた事実だというふうに思うんです。
だから今回はなかなか教えてくれない打ち合わせの進め方というところ、
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これに関して皆さんにしっかりとお伝えさせていただきたいと思いますので、
今後の施工管理の業務において重要な部分を占めると思います。
ぜひしっかりマスターしていただきまして、今後の人生において、仕事においてしっかりとできるようになっていただきたいなというふうに思っております。
今回のテーマは失敗しない打ち合わせの進め方ということでお話しさせていただきますので、
ぜひ最後までご視聴いただき参考にしてみてください。
この番組は北海道の地場ゼネコンで17年間建築の現場監督をやり、
その後独立企業と私竹田が建設業界の底上げになるような、
そして皆さんを持ち上げるようなそんなお話をさせていただきたいというふうに思いますので、
ぜひ最後までご視聴いただきまして、チャンネル登録フォローをしていただければなというふうに思っております。
さあ改めまして進めていきましょう。
建設業界においてはやっぱり打ち合わせは必要不可欠な部分だと思いますし、
とにかく若手だからそれやらなくてもいいよってことにはならないです。
皆さんがお忍べてちゃんと皆さんやらなければいけないことだというふうに思います。
打説の会議みたいなものもありまして、災害防止協議会みたいなものもあると思いますが、
そういう打ち合わせの中には大きく2つの種類があるんです。
1つ目が方針を決定する、どういうふうに進めていくのかっていう流れを決めていくための何かを決定するための会議というものがあります。
それともう1つが意思の疎通ということで、
みんなに知ってもらいたいんです、だから集まっていただきましたということで、
一方的に説明をする、意見を聞くっていうそういう場面もあると思いますが、
いずれにせよ打ち合わせだとか会議というものに関しましては、
まずはゴール設定をして、そして時間をせっかく集まってくれて、せっかく話をしてるんですから、
それが無駄にならないようにしなければいけないというものがあります。
だからこそ今回はですね、まずは事前に考えておくべきこと、準備というものをお話しさせていただき、
そして打ち合わせはどう進めるんだっていう話をし、
最後にですね、最後の注意点まとめのセクションに入って終わりにしたいというふうに思いますので、
ぜひですね、メモを片手に見ていただければありがたいなというふうに思っております。
はい、それでは早速進めていきましょう。
まずは事前準備というものがあります。そのポイントを5つ紹介させていただきたいというふうに思います。
まず1つ目、先ほども言いましたがゴール設定をしっかりしましょうというお話になります。
打ち合わせの最後になって、知りたいことって何なのか、この会議の趣旨は何なのか、
達成したい目標だとか、知ってもらいたいことは何なのか、
これをですね、まずは事前にしっかり明確にしましょう。
集まってもらったはいいが、とりあえずお前なんかあるかみたいなことで集まってもらうと、
全くの時間の無駄になってしまいますので、まずはゴールをしっかり設定しましょうというのが1つ目。
そして2つ目の事前準備につきましては、最低限守るべきものって何ですかっていうのを明確にしておきましょう。
例えばですね、予算はこの中で収めなければいけないだとか、
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あとはいつまでにそれを進めるための会議なんですだとか、
決定しなければいけないのも、接種さんに伝えなきゃいけないのがいつなんで、それまでにはっていうふうな期日だとか、
そういうようなことで、しっかり守らなければいけないところが何なのか、
最低限のラインっていうのをしっかりと把握をしておかないと議論が非常に曖昧なものになってしまって、
保留ってなってしまう可能性があるよって話になります。
そして3つ目、委ねてはいけないということです。
基本的にですね、自分が集めて、自分の趣旨によってゴールを設定したのであれば、
しっかりと自分のコントロールの配下にその打ち合わせを置かなければいけない。
自分の趣旨に反して誰かが喋ってくれるから流れに任せるかって言ってる場合じゃないんですよ。
自分がどうしたいのかっていうのをしっかりリーダーとしてのゴール設定の意識をしっかり持ちましょうという話です。
そして4つ目、既に決まっている条件って何かありますかっていうのも明確にしておきましょう。
例えば、何か現場の方針を決めるのに散々打ち合わせをした後に、
あ、ごめんなさい、それね、もう動かせないんですよ。
なんでよ、最初に言えよ、みたいなことってありますよね。
例えば、ここにポンプ場を設置してって言っているそこに山のように資材が置いてあって、
いや、そこにはですね、もう動かせないんですと。
だから違うところに設置してくださいを後になって出すのはやめましょう。
ここはもう仕上がっているから動かせない。
ここには大型の機械が置いてあるのでここは無理ですというような明確なですね、既に決まっていることについてしっかりと押さえておきましょう。
そして5つ目、事前にシュミレーションをしておきましょう。
これすごく大事なんですが、2、3回ですね、頭の中でこういうふうに振る、
ずっとあの人から喋ってくれる、こういうふうな方向に進めていく、
こういうふうな資料が必要だなとかね、
そういうところをしっかりと一連の流れが最終ゴールに至るまで、
どういう流れになるのかなというのを頭の中で思い浮かべてから会議、打ち合わせに入るということをしっかりしておきましょう。
ということで、まずはですね、事前にやっておかなければうまくいかなくなっちゃいますよ。
どんなに小さな打ち合わせだったとしても事前準備というのはしっかりしておきましょう。
これをやればまずは滑り出し、スムーズにいくというふうに思いますし、
どんな資料を作ればいいのかも明確になっていきます。
さあ、ここから打ち合わせの実際の進め方について進めていきたいというふうに思いますので、
最後までご視聴いただければと思います。
さあ、それでは打ち合わせの進め方、ポイントは8つあります。
その順に沿って、考えとかないといけないポイントですね、お話しさせていただきましょう。
まずは一番最初、司会進行、ここが一番最初の肝になってきます。
最初にですね、誰が司会進行役を務めるのかっていうのをきちんと決めましょう。
もちろん皆さんがやる、自分がね、じゃあ私は今回の司会進行を務めさせていただきますというふうな宣言をするのか、
もしくは後輩だとか先輩にすいません、司会お願いしますっていうふうに振るのか、
いずれにせよこの司会進行役っていうものは議論においては絶対になければいけないことなので、
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これを明確に決めておきましょう。
そして、反と明示しましょうということね、大切にしてください。
そして二つ目、会議が始まった時には必ずこれから会議を始めていきますっていうのを宣言してください。
その際にできれば今回はこういうふうな趣旨で集まってもらいましたということで、
ここに向かって進みますよっていうのを明確にした上で、はいそれでは会議を始めていきますというのを宣言してください。
じゃないとなんか雑談からなしくずし的に入っていくというようなすごい中途半端な会議になってしまいますので、
今ここからスイッチ入れましょうというその合図を送ってほしいです。
はいそして三つ目、続きましては参加者を観察しましょうということです。
もちろんですがその会議にはいろんな人が集まってきます。
全然しゃべらない人もいればめちゃくちゃしゃべる人もいるんです。
しゃべるからといってキーマンかと言われるとそういうわけでもなかったり、
ただただ雑談したいとチャチャ入れたい人だけの人もいるんです。
そういうのをしっかりとまずは発言権が一番ある人、
今回のキーになる人っていうのは誰なのかっていうのをしっかりと見極めていく、
見定めていくということでその役割を自分の中で把握していくようなポイントで
ちょっとあの人、あなたお願いしますというふうに意見を求める場面も出てくるので、
誰がキーなんだっていうところをしっかりと見極めましょうという話でございます。
そして四つ目、脱線の注意点でございます。
脱線するということも会議の人はあるんです。
この脱線するということが必ずしも悪じゃないんですよ。
主戦があってこれに沿って進めるのがいいんですが、
実は脱線する方がむしろちょっと面白いアイデアが出てくる可能性だってあるんです。
だからこそまずは脱線し始めたなって思ったら、
頭の中でしっかり脱線してるなって思っておいてください。
したんであれば別にまずはちょっと委ねて様子を見て本当にどうでもいい方向に進みそうな場合、
ちょっと待ってください、その話は後にしましょう。
一回こっちの話を決めてからというふうに軌道修正を時々かけていくということも重要な役割の一つということになっていきます。
そして五つ目、主導権を明確にしましょうということで、
例えば僕が司会進行ですって言ったとしても、
すごい偉い人が急に主導権を握り始めたとするじゃないですか。
それはそれで構わないかなって思います。
結局はどこにゴールを見据えて、そのゴールに向かって進んでるかどうかが重要なのであって、
誰が主導権を握るのかは会議にある程度は委ねてもいいんじゃないかとは思うんですが、
ただしっかりと見極めてそのゴールに向かっているということは把握しておく必要があります。
もしもゴールに向かっていない、ただあの人が何か言いたいだけなんであれば、
ある程度のところで切って主戦に戻すという、先ほどの脱線しすぎないようにするというのも一つのポイントだったりします。
はい、そして六つ目、要所で結論をまとめましょうということです。
一番最後に結論をまとめるのではなくて、多分進行していく間に、
ある程度のひとまとまりでこういう風に進めていきましょうか。
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例えば日時が決まりました。
じゃあ場所は?って移るときにちょっと一旦切って、じゃあ一旦まとめておきます。
日時は何月何日の何時ということで間違いないですね。
はい、じゃあ次は場所の方に進みましょうということで、
ちゃんと要所でまとめながら、もうここ決まりましたからね。
もう戻れないですからねっていう、その合図を送ることも重要だという話になっていきます。
はい、そして七つ目、結論の確認ということで、
ある程度ですね、会議が進んできて、
あ、この辺でもう終盤戦だなという風になったのであれば、
一旦、一旦じゃないですね、ここで会議のまとめをちょっとしたいという風に思いますということで、
こういう話がありましたがこうなりました。
で、次こういう風なことでこう決まっていきました。
で、今回はこういう風な形で進めるということでよろしいでしょうかっていう風に、
最後皆さんそこはね確実にメモしますから。
そのポイントだけはちゃんとね端的に要点をしっかりと最後にまとめるということを、
会議の一番最後には必ずやるようにしてください。
そして八つ目、会議の会議がこれで一旦まとめが終わってね、
終わったなと思ったら必ず、じゃあこれで何々の打ち合わせを何々の会議を終わりたいと思います。
お疲れ様でしたっていう風に言ってください。
これはもう確実に言ってください。
会議が始まりますの宣言も大切ですが、
これで終わりますっていうことも大事なんです。
もちろんですね会議に参加する人は忙しい人もいるし、
実は今日暇なんだよねっていう人も集まってきます。
なしくずし的になんかダラダラダラダラと雑談に入っていくっていうこともあるんですが、
それ忙しい人にとってみると超迷惑なんですよ。
だから一旦ね区切ってここで終わりますよ、
あとは好きにしてっていう状態をちゃんと作ることにより、
ちょっと用事あるんで帰りますって言いやすい空気を作れますので、
進行自体もスムーズになりますし、
そのメリハリがきちんと出てくるということになります。
結構ね終わった後にダラダラダラダラ雑談する場面が多かったりするんですけど、
そうならないように注意しましょうということです。
はいまとめていきますが、
司会進行をしっかりしていきましょう。
それとゴールを明確にしましょう。
あとは脱線した時の軌道修正をし、最後結論を確認して、
会議の終わりと始まりはしっかり明確にしましょうというこのポイントで、
ぜひですね打ち合わせを進めてみていただければと思います。
はいそれでは最後に、
もういくつか注意点ということで打ち合わせのね、
まあこうやってね進行までは行けたと思いますが、
ここから最後に注意してほしいことを3つお伝えさせていただきます。
1つ目、終わった、会議が終わったら、
ああ終わったって言ってる場合じゃありません。
2つ目、終わったらまだ鮮度があるうちに、
頭の記憶がしっかりしているうちに、
確実に議事録にまとめましょうということです。
メモでもかまわないんですが、
必ず記録するということをやるようにしてください。
できれば速やかにその記録を終わらせて、
参加者に配布するということも大切かもしれません。
これをやることによって言った言わないということがなくなっていきますので、
少なくとも議事録はすぐに作りましょうです。
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そして2つ目、
短時間で進めようと努力してくださいという話です。
だらだらずるずる行くんじゃなくて、
スパッと始まってスパッと終わるということを
常に心がけていただきたいんです。
この会議長いよなとか、1時間でやりましょうとかで時間を決めるのではなく、
とにかく短ければ短いほど会議は身のある濃密な時間になっていきますので、
そういうところも意識しましょうということです。
そして3つ目、これ大事ですよ、
保留は危険ですというところでございます。
その場で決断するんです。
この会議で決めるんです。
じゃあこれちょっと次回までに一旦保留にしておきましょうみたいなものって、
だいたいずっとずるずるずるずる行くものになりますので、
ここで仮の決定でもいいので、
じゃあ基本的にはこれで行きましょう。
もし変更だとか異論があったらまた随時言っていただければ調整しますんでぐらいにとどめとかないと、
まずは決めるということを最優先していただければと思います。
そもそもそういうための会議なんですから、
その時間を無駄にしないためにも保留は危険ですということ、
これをしっかりと理解していただければというふうに思います。
ということで、こういうふうにいろんなポイントがある打ち合わせというものですが、
短いちょっとした打ち合わせであれば、
事前準備ぐらいのことでいいと思います。
進め方というのはある程度大きな会議になったら、
そういうふうな進め方をしていただきたいんですが、
いずれにせよ何もかも平行の鍵というのは目的を明確にすること、
そして視界進行だとかをしっかり軌道修正しながらやることが鍵になっていきます。
その後、擬似録を作ったりするというツールにつきましては、
自分で手書きにするとか、自分で打ち込むというよりも、
今はAIツールがすごい発達してきておりますので、
ぜひその時短にするためにも、そして明確にするためにも、
録音をしといて擬似録にするという、
そういうツールもぜひ使ってみていただければなというふうに思っております。
今度、しっかり擬似録の取り方のAIツールの動画も出したいと思いますので、
そちらの方も楽しみにしていただければと思います。
ということで、ちょっと長くなってしまいましたが、
今回は失敗しない打ち合わせの仕方ということでお話をさせていただきました。
ぜひ皆さん、参考になる内容だと思いますので、
最後までしっかりと皆さんの仕事に活かせていただければというふうに思っております。
ということで、本日も最後までご視聴いただきまして、本当にありがとうございました。
また次回の放送でお会いいたしましょう。
それでは全国の建設業の皆様、本日もご安全に。
