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はい、おはようございます。 業務時間9割削減は当たり前、業務瞬殺エンジニアの加門です。
今日のテーマ、それはですね、 なぜ紙業務は未だになくならないのかということですね。
ペーパーレスとかDXとかデジタルカーとか電子署名とか、そういうふうな言葉がですね、世の中あふれておりますけれども、
未だに紙に印刷してファックスしますとか、紙に印刷して承認をもらってますとか、受発注ファックスですみたいなね、
そういう企業さん非常に多いです。 なんか国はね、ファックスやめようっていう動きになっているんですけれども、
ちょっとお堅い感じの会社さん、お堅いというか、 昔ながらと言った方がいいんでしょうか。
例えば、教育関係の出版とかね、製造業だったりとか、あとは卸売りの会社さんだったりとか、
そういったところは未だに紙文化が多いのかなと思います。 特徴としては、どうしても高齢の方が多い、
昔ながらの個人規模と言っていいのかな、そういった会社さんに多いように思います。
今日はですね、なんでそんな風にですね、紙文化がなくならないんだろうなぁというところをちょっと見ていきたいなと思います。
どうすればですね、本当に紙から脱却できるのかっていうところですね。 そこを見ていこうと思っております。
気になる方はですね、ぜひぜひ最後まで見ていってください。 この番組は業務春札エンジニアの加紋が、業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さて本題の前にですね、ちょこっとITニュースのコーナーです。 このコーナーでは、IT領域のニュースを一つ簡単にシェアするコーナーとなっております。
今回はITニュースというよりかはですね、皆さんこういう機能を使っていますか?というところのシェアになります。
Googleレンズでございます。 これGoogleレンズを使っている方はいらっしゃると思うんですが、そもそも使うことを知らなかったよという方も中にはいらっしゃるのかなと思います。
例えばスーパー、コンビニとかね、そういったところでですね、商品をスマホにかざすんですね。
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そうするとGoogleレンズでですね、その商品をですね検索できるんですよ。
例えばこのコップ、いくらぐらいなんやろうみたいな。お店では1000円って書いてあるんやけど、他で買うとしたら何本ぐらいなんやろうみたいな。
例えばセール時とかね。 10%オフみたいなこと書いてあるんだけど、他のところだったらどんなぐらいで売ってんやろう。ピーって言って20%オフがありましたとかね。
そういうふうな感じで検索比較することが簡単にできます。
あと口コミですね。口コミも検索できるようになっていてですね。 買う前にですね、わざわざ昔だったらスマートフォン出して検索してみたいな
しないといけなかったんですけれども、そういう手間も写真でいけるようになったよっていう風にかなり便利になっております。
こういう機能を使うっていうのは非常に業務効率というか、日常的な効率性にもつながるので、ぜひぜひ皆さんも使っていただければなと思います。
Googleすごいなぁと思って、僕も何回か使ってはいます。
Googleレンズ、他にも使い道としては、あの建物なんなんやろうみたいな時にピーってかざすとですね、この建物はこういう建物ですよみたいなことを教えてくれたりするので、使い道としてはいろいろあるかなと思います。
さて、ちょっと長くなっちゃいましたが、ここから本題でございます。 なぜ紙業務がなくならないのか。
実際ですね、僕のクライアントさんでもですね、 紙ゼロプロジェクトっていうのを推進している企業さんもあるんですが、やっぱなかなか進まないんですね。
なんで?って言うとですね、やっぱ怖い。 アクセントおかしかったかな。怖いという声が多いです。
なんなんでしょうね、あの システムに全部依存してしまうと、システムが止まった時に
その業務ができなくなってしまう。 だから
紙文化を継続したいんだっていうふうに言っていましたね。 こういったところをもう少し深掘っていくとですね、主に3つの理由があるなぁと思いました。
その3つの理由というのがですね、1つ目が紙が安心 っていうそういう固定観念ですね。
2つ目がすごい中途半端なデジタル化をやっているということ。 3つ目が現場に主導権がないというところですね。
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これがその デジタル化というか紙ゼロプロジェクトっていうのが進まない理由かなと思います。
で 1つ1つちょっと簡単に説明していこうかなと思うんですが、紙が安心という固定観念ですね。
なんか印刷しておけばね、残るじゃないですか、物が。 判行をしておけば間違いないというふうに思うじゃないですか、証拠としてね。
で じゃあその絵って見直すんですかって話ですよね。
なんか なんかっていうか、この前ね
役所に行ったんです、市役所。 そしたらものすごいですね、あの紙が
ブワーって残ってるんですよ。そこからですね、もう引き出しのように引きとこう。 カーッカーッカーッって開けては閉め、開けては閉めしてですね
ファイルをですね 取るんですね。
めんどくさくない?みたいな。 だから立って1人の、その人は女性だったんですけどたまたまね。
立って書庫まで行って、探して、戻ってきて
該当箇所を見ながらパソコンに入力して、でまた片足に行って、また座ってみたいな。
無駄やん、みたいな。思うんですよ。 そこの業務が例えば
10個あったら多分5分ぐらいあるんですよね。この行ったり来たりだけで。 結構省略できるのに、みたいな。思うんですよ。
印刷しておけば残るやん、って言うんですけど、なんかね、サーバーが壊れたらどないすんねんって。 火事になったらどないすんねんって話なんですよね。
地震、雷、火事、親父、みたいなね。 言いますけども、なんか神が亡くなったらお前どないすんねんって思うわけです。私なんか。
一緒やん、っていう。 亡くなる時は亡くなるんです、っていう。
だから神が安心っていうのは、なんかこれまでやってきた流れ、今まで先輩方がやってきたから、それが身に染みてると。身に染みてる?
日常になっているから、安心に感じるだけなんだろうなというふうに思います。
で、もう一つ、二つ目ですね。中途半端なデジタル化っていうところは、請求書はPDFにするんやけど、
犯行を押さなあかんから、 印刷をして郵送する、みたいなね。
いやいやいやいや。 PDFにするんやったらメールにしろよ、みたいな。
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もういいって、っていうね。 郵送いらんやろ、みたいな。
思うわけですよ。 まあまあ、お客さんによってはね、いいですよ。その郵送でも。
でも、できる限りそういうのをやめましょうね、っていうお話じゃないですか。じゃないとデジタル化した意味ないんですよ。
中途半端にデジタル化するんだったら、かえって手間が増えちゃうので、
それだったら、最初から最後までアナログでいいと思うんですよね。
でも、日本企業といってもね、全部を見たわけではないんですけれども、
弊社のところにご相談いただく企業さんのデジタル化領域を見ているとですね、こういう中途半端なデジタル化が多いなという印象を持っています。
3つ目が現場に主導権がないことなんですけれども、紙文化の会社さんに多いのは社長のワンマンであるということが多いです。
現場がやっぱりデジタル化をしたいっていうふうに思ってはいるんですけれども、経営層っていうのが高齢者なんですね。
高齢者なので、デジタル化されると困るわけですよ。わからないから。
自分が管理できないところに皆さんが行っちゃって、
なんかそういう知らない間に業務が進んでしまっているっていうことに恐怖を覚えると、だからやりたくないっていうふうにおっしゃる方がいます。
言いたい、経営は、経営はじゃない、経営者はですね、社長はですね、業務をやるのが仕事じゃないんです。
経営をやるのが仕事なんですよ。 別にええやんて、孫正義なんて末端の仕事知らんて、っていうね。
全部管理してへんてっていう。 本当ね、ソフトバンクさんを例に挙げたら大きすぎるからダメなんやけど、それでも社長って1から100まで全部把握せなあかんかったっけって思いませんか?
なので、把握せなあかんところと、把握しなくてもいいところの区別っていうのをちゃんとつけて、会社としてですね、ちゃんと効率的に業務を回せるようにしないといけないっていうのが、今後求められてくる
経営の方法なのかなと思っていますので、ぜひ参考にしていただければなと思います。
はい、ということでですね、いかがだったでしょうか。 神文化がなくならない理由ということで3つお伝えさせていただきました。
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ここからはですね、アクションプランということをお伝えしようかなと思います。 どうやってね、神文化を脱却すればいいのかという話になります。
3つのステップを考えました。
1つ目、ステップ1ですね。 まず一つの業務に絞ってみましょうというところですね。
もうね、みんなね、
一気にやりがち。 もう1個でいいのよ。1個で。
あれもこれもはね、さすがに無理です。 それをやるとすると本当にお金とか時間とか労力とかそういうのを
めっちゃかけるって言うんやったらいいですし、社員さんが 全員辞めたとしても構わない、新しく採用すればいいんだみたいなそういう覚悟を持ってんだったら
いいんですけど、そんなことないじゃないですか。 変化って
小さければ小さいほどいいんですよ。 大きければ大きいほどですね、人にとっては負担が大きいんです。
なので、変えるとしたらですね、小さく始めるのがポイントになります。
なので例えば、発注書をすべてクラウド管理にします っていう風に限定ですよ。
発注書と見積もり書とかありますよ。 注文書とかそんないっぱいありますけど、もうもうダメです。
発注書、限定でいいです。 それで慣れてきたら今度注文書やってみようとかね、そういう風に次々とやっていくというのがポイントになります。
2つ目、ステップ2ですね。 紙を使っていた理由を一つずつ明らかにしていきましょうということです。
ステップ1とステップ2は逆でもいいんですけどね。 紙だとサインがもらえるからとか、見た目でわかるからとか、そういう風なですね
なんでこれ紙でやってるの?っていう理由ですね。 これ紙でやらなあかんかったっけ?みたいな。
そういったことを一つ一つチェックしていくっていうのが重要になります。 そうするとこれ紙でやらなくても良くない?っていうポイントが出てくるんですね。
なのでそれが出てきたタイミングで、じゃあこれデジタルに置き換えてみよう。 IT化してみようっていう風に考えることができる。
会社内全体で考えることができるっていうのがポイントになります。 3つ目になると
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例外を作らないということになります。 例外を作らないということはですね、この会社は高齢者が多いので
ファックスを使うことを認めるみたいなね。
いいんですよ。中小企業だから別にそういうのはいいんですけど、 そういうのが大きいは多いほど辛いんですよ。
なので極力例外は認めないっていう風にしましょう。 認める場合はそれを賃金で、賃金じゃない。
賃金というかね、お金の面で何か差別化させる。 ちゃんとデジタルについてきてくれるお客さんは優遇するけど、そうじゃないお客さんは
優遇しませんよとか、そういう風な形で対処するとか。 自社内の社員においてはこれは例外認めてはいけないんですけど、お客さんに関してはそういう
な対応をする。 自社内のメンバーに関しては、俺は神文化でやってきたんだから、俺は神文化だ
みたいな言ってくる人もいます。これに関しては認めないんでください。 認めるとみんなやるんで、神文化ね。戻っちゃうんで。
なのでそこの例外は絶対に認めないということをやっていただければなと思います。 ということでいかがだったでしょうか。今日も最後まで聞いていただきまして
誠にありがとうございます。 神業務ね、なかなか減らない。
そんな方も多いと思います。 今日話した中でですね、まず一つ神業務をですね、ゼロにできるような業務をですね探して
いただければなぁと思いますが、 もうどこから手をつけたらいいかわからへんとかですね
神文化をですね、脱却したい。 効率化をもっとやってみたいとか、神業務ゼロ化プロジェクトをやってみたいんだよねみたいな方はですね
僕の方で相談を受けておりますので、 ぜひぜひ私までご相談いただければと思っております。
概要欄のリンクにですね、 公式LINEがございますので、そこからご気楽にですね、ご要約をいただければと思っております。
それじゃあ今日はですね、 今日のね放送はここまでとなっておりますので、この放送がですね面白いなと思っていただけた方はですね
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