保育園経営者の業務課題
はい、おはようございます。業務診察エンジニアの加門です。
今日のテーマはですね、弊社の脱アナログ診断のレポートをしようと思っております。
あ、仕事の話だなーっていう風に思った方も多いかと思うんですけれども、
今日のお話はですね、弊社のIT業界の常識を打ち破るようなお話になりますので、
参考にね、ちょっとどんな話か最後まで聞いていただければなぁと思います。
この番組は業務診察エンジニアの加門が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さあ、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、
今回の主人公というのがですね、保育園の経営者。
業務がいっぱいでですね、首が回らないというお話でした。
正社員の方がいらっしゃらない。
で、皆さんパートで、自分が全部経理から営業から事務からすべてやっていますよと。
で、他のスタッフさんは保育園の先生として活動していますという話だったんですね。
なので本当に雑務と言ってしまうとちょっと怒られちゃうかもしれないんですけれども、
そういった業務で傍作されてしまっているという状況になります。
脱アナログ診断の実施
で、普段はですね、この脱アナログ診断というのは、
5つの業務をリストアップしていただくんですね。
事前にリストアップしていただいて、
その5つの業務、最大5つの業務に対してヒアリングをするという形式でやっております。
しかしながら今回はですね、5つの業務のリストアップ事前にやるんですけれども、
その事前にやることもできませんでしたとおっしゃっていたんです。
そこで急遽形式を変えました。
どういうふうに変えたのかというとですね、
徹底的なヒアリングで業務の仕分けを行うというふうに変えたんですね。
つまりですね、毎日の業務、毎週の業務、毎月の業務、
言い方を変えると日時、週時、月時というふうに言うんですけれども、
この3つをヒアリングして、どれだけの業務数、業務量があるのか、これをチェックしたんですね。
思ったほどですね、業務数というのは少なかったんです。
これって本当に忙しいの?毎日って思うような業務数でした。
しかしながら全てアナログで行っていた。
例えば口頭での連絡、手書きでのメモ、書かれた内容をパソコンに転記、
こういうふうにですね、全てアナログ、手作業というふうに行ってたんですね。
そのせいで業務量が増えてしまっていたということになります。
業務数は少ないのに業務量が多い。
だから時間を食いつぶしていたということですね。
こりゃあいかんな、なんとかせなあかんわと思って、
なんかしてあげたいなというふうに思ってですね、
ちょっと頭を切り替えて、切り替えてというとあれですけれども、
次のステップとしてですね、
今お客様がやられているお仕事の環境というものを聞かせていただきました。
つまりですね、今度はですね、仕事の環境、使用できるサービス、
契約したままで使っていないサービスが何かということをヒアリングしたということになります。
さっきまでは今のお仕事なんですか?だったのが、
今どういう環境で働いていますか?というふうになったということになります。
例えばExcel使ってますか?それともGoogleのスプレッドシートを使っていますか?とか、
チャートツールはどういうものを使われていますか?とか、
普段社員さんとどのような連絡手段で行っておりますか?とか、
こういうふうにですね、いろいろヒアリングさせていただいたんですね。
契約していない、契約していないじゃないですね、契約したけれども、
使っていないサービスというのがあるのかどうかというのもヒアリングしました。
で、出てきたんですね。HiCheeseというサービスでございます。
これ写真現像サービスだそうで、この会社さんと契約を交わしていることによってですね、
なんと保育園専用の業務サービスも使えるようになるということだったんですね。
そこでHiCheeseさんの提供している業務サービスを見させていただきました。
なるほど!と思ったんですね。
このサービスを使うことがもう一番やなと。
うちでもし開発をするとなってもですね、これと同じものを作ることになりますので、
HiCheeseさんが作ったものですね。
同じようなものを作ろうとしますので、
だったらそもそも存在するサービスを使っていただくのが一番であるというふうに考えて、
ご提案をさせていただきました。
無料サポートの提供
もちろん一気に導入すると失敗してしまいますし、
社長のほうもですね、ITリターンシステムはそんなに高くないというふうにおっしゃっていましたので、
最初に導入すべきツール、複数項の機能があるので、
この機能の中でもこの機能の導入を先にやりましょうと。
それが終わったらこの機能をやってみてくださいというふうにですね、
ファーストステップとセカンドステップまでは選定させていただいて、
次に手順ですね、どのようにやっていけばいいのかということをご提案させていただきました。
この時の手順に関しては、普段だったら部署ごとでやるということをお伝えするんですけれども、
今回は保育園さんなので部署とかチームとか存在しないんですね。
チームはクラスとしてあるんですけれども、なかなかそういうのがないとおっしゃってましたのでチームがね。
じゃあ年齢で分けられるのがいいですよというふうにお伝えさせていただきました。
まずは30代、次に40代、その次50代、最後に60代というふうにですね、年齢別に導入をしていきましょうと。
30代が2名、40代が何名だったかな、忘れちゃいましたけれども複数名いらっしゃると。
5、60が多いというふうにおっしゃってましたので、まずは30代を導入させて、30代が今度40代に教えてもらう、
教える、そうすると30と40がですね、その利便性というのをちゃんと理解した上で今度50代の人に教えると。
じゃあ今度50代の人がですね、今度60代の人にも教えるみたいな感じでですね、どんどんどんどんサービスの提供、
サービスの提供じゃないですね、サービスの導入を定着させていくということができるようになりますよということでお伝えさせていただきました。
それで今回のサポートは終了というふうになったんですね。
ここまでちょっとさらーっと喋らせていただきましたけれども、ここまでですね、なんと費用いただいてないんですね。
無料でございます。ヒアリングに提案までですね、すべて無料でやっておりまして、かかった時間として5時間ですね。
これ2回提供してるんです。まずは1回目ヒアリングさせていただいて、その後ハイチーズを調べないといけないのでハイチーズ調べて、
2回目また時間を設定して解説するということをやっておりました。提案をするということをやってました。
なので提案とヒアリングが1時間ぐらい、ヒアリング2時間かかったかな、2時間と提案で1時間。
なのであとの2時間でですね、ハイチーズの調査をさせていただいたという形になります。
ここまで無料というのもですね、IT業界の常識から外れているんですけれども、お客様からもお褒めのお言葉をいただきまして、
セミナーに行ってもすごそうな話しか聞けないし、それって自分に関係しているのかどうかもわからないし、関係しているとしても、
それ私にできるとは思えないみたいな、というふうに思っていました。
IT企業に相談したら相談したで、自社サービスを売り付けられてしまって、そういった意味で相談したんじゃないんだけどな、というふうに毎回思っていました。
そんな中でしっかり僕のことを考えて提案してくれたのは嬉しかったです。
まずハイチーズを活用できるよう頑張ります、というふうにおっしゃっていました。
弊社としては無料で提案して、一線の利益にもなっていないので、どっちかというと赤字になるんですけれども、
無理にね、押し売りしてもお互いにハッピーになりませんので、使えるものがあるんだらね、それを使っていただくっていう方が絶対にいいわけですね。
例えば世の中ではね、スラックとかチャットワークとかLINEとかあるにも関わらずですね、弊社がチャットツールを作るってなったら、
いや、世の中にあるチャットツールを使った方が良くないって誰もが思うわけでございます。
こういうふうにですね、世の中に既に存在するツールを使った方が良かったりとかしますので、それの提案も全然やっております。
何しろね、無料で使えるものであれば、ハイチーズ無料なんですよ。
なので、もう無料で使えるんやったらね、そっち使っていただいた方がいいかなと思います。
世の中にはその保育園のやつ、3万から5万円ぐらい毎月かかるっていうのもあるので、それはちょっと難しいというふうにおっしゃってたんですけれども、
ハイチーズ無料なんで、だったらこっち使った方がいいんじゃないですかっていうふうにご提案させていただいたっていう形になります。
このように丁寧にヒアリングして、使える手はどこにあるのかっていうふうにですね、調査してあったらそれを使っていただくっていうそんなサポートを心掛けております。
弊社の方でできる部分があるんだったらですね、それはもちろん提案させていただいて、
この子はこういうふうなITツール作った方がいいですよと、もし作るんやったら、うちやったらこれぐらいの価格でやれますよみたいな、そういうふうなご提案をさせていただいております。
なのでね、もう全てお客様次第でやっていきたいなと考えておりますので、
もしね、脱アナログ診断ご興味がある方がいらっしゃいましたら、ぜひ私までネタをいただけると幸いです。
さあ、今日の放送はですね、ここまでとさせていただきます。
この放送が何かね、皆様のためになればいいなと思っております。
IT企業は結構、あの、価格が合ってないようなものなんですね。
なので、結構ざっくりお伝えする人だったりとか、自分の商品を押し売りするっていうような人、結構多いんですけれども、
結構ね、あの、そう、多いんですけど、
そこら辺がね、僕としてはちょっとどうなのかなって思ってまして、弊社はそういうところはやりたくないなと思ってますので、
ぜひ、なんか、私たちの方でお手伝いできることがあれば、何でもいいので、ご連絡いただけると幸いです。
はい、ということで、では次回の放送でお会いしましょう。
カモンでした。バイバイ。
