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はい、おはようございます。この番組は、業務瞬殺エンジニアの加門が、業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
噛んだ。 えっとですね、今日のテーマは効率化に失敗する人の特徴についてです。
今まで効率化をご支援させていただいてきたんですけれども、その中で効率化がしにくいなぁという方がいらっしゃいます。
しにくいだけだったらいいんですけれども、ちょっと断ってしまう方もいらっしゃるんですね、中には。
こういった方に共通している項目がございますので、今回はご紹介しようと思います。
気になる方はですね、ぜひぜひ最後まで聞いていってください。 それじゃあ行ってみましょう。
さて、効率化に失敗する人の特徴なんですけれども、3つございます。
1つ目は目的意識です。 2つ目はゴール設定。
3つ目は業務の理解。 この3つになるんですね。
それぞれ致命的なものばかりなので、 一つずつ順を追ってご説明いたします。
1つ目、目的意識ですね。
これはなぜ効率化をしていきたいのか。 このホワイの部分ですね。これをしっかり言えるかどうかになります。
中にはですね、とにかく効率化したいんです。 とりあえず生産性向上したいんです。
自分の時間を確保できれば何でも ok みたいな。 こういうのはですね、目的ではないんです。
この業務が大変なので、この部分を効率化したくてきました。
というふうにですね、限定的に説明できるのかどうかが大事になります。
食事に例えると、何か美味しいもの食べたいとか、 何でもいいから作ってとか言われるとどうでしょう?
困っちゃうんですよ。これ美味しいもの食べたいのはわかるんですね。 でもじゃあ何食べたいのかがわからないんですね。
食事と言っても料理と言ってもですね、考えてみてください。 和食、洋食、中華その他他にもですね様々ありますよね。
肉料理なの?それとも魚料理なの? デザートなの?ちょっとしたつまみなの?
揚げ物なの?それとも焼いたもの?煮たもの? いろいろあります。とりあえずとかですね、とにかくっていうのは本当に何か美味しいもの食べたいとか何でもいいよと言ってんのと同じなんですよ。
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料理してる人に失礼なので、これはね禁句です。禁句。もうね、怒られちゃう。 せめて肉料理で和食で
何か美味しいもの食べたい。 焼いたものが食べたいなとか、なんかそういう炒め物が食べたいとか、それぐらいまでは落とし込むべきやとは思うんですよね。
これと一緒です。もうとりあえずこの業務を効率化したいんだだとですね、無限に方法が浮かんじゃうわけです。
ああ、それだったらこういう方法もある、こういう方法もある、こういうのもこういうのもこういうのもこういうのもこういうのもこういうのもこういうのもこういうのもこういうのを
提案できません。 ちゃんと道筋を作っていただく必要がございます。
この道筋を作るためにも
なぜっていうところが重要なんですね
しっかり目的意識を持っていただく必要があります
2つ目ゴール設定です
1つ目の目的意識に近いんですけれども
より具体的になります
目的意識っていうのは
文明的にはなぜっていう風な部分に
フォーカスを当ててお話しさせていただきました
今回のゴール設定に関しては
どういうものかというと
何をどのようにっていう風に
ここにですねフォーカスを当てます
つまりこの業務の何が大変で
どのようになったら嬉しいのかということですね
もちろん誰視点であるかも重要です
誰がこの業務を行っていて
この業務は現状このような大変なことになっていると
だからこの業務がこのように効率化してくれると
楽になるので嬉しいです
といった理由度まで説明できればもう最高です
さっきの料理の話だと
俺はハンバーグが食べたいんだ
みたいなこのレベルですね
もうこれだとね分かりやすい
あーなるほどね
ハンバーグねOKOKみたいな
まあでもハンバーグって結構作るの大変なんですよ
だからだいたい却下ですよね
これね本当ね僕はハンバーグと唐揚げ
絶対作りたくないですね
皆さんどうでしょう
特に料理をされている方に聞きたいですね
ハンバーグと唐揚げとかフライ系ですね
フライ系作りますかっていうね
作るよって方いらっしゃったら
ぜひコメントで私は作りますとか
言っていただければ嬉しいです
さて3つ目なんですけれども
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業務の理解これがね本当に一番大事です
一番です
業務のことを聞いているのに
わからないっていう人がいるんですよ
本当にいるのって思うかもしれないんですが
いるんです
どういうことかというとですね
目的意識とかそういうのをちゃんとやってて
で分かりました
じゃあこういうふうにやりたいんですね
なるほどじゃあちょっと見積もりを取るために
提案資料を作りますね
ここまでいけるんです
で提案資料を作る時に
こう業務のプロセスとかもう1回見直して
ここはこうしたらいいな
ここはこうしたらいいなというのを
判断するんです我々が
でその時に時々あのここってどうなんだろうとか
ここはこういうふうになってんだけど
ここはこういう考慮でいいのかしらとか
そういうのは出てくるんですね
でそういう時に確認します
でああいやちょっとみたいなあるんですね
わかんないですねみたいな
こういう場合は本当に作れません
業務を効率化するのに
肝心の業務がわかってないからなんですね
でそういうことが多ければ多いほど
効率化ができません
もう少なければまだできるんですよ
1回作ってみて
プロトタイプみたいなものを作ってみて
運用してもらって
あそういえばここ残ってた
ここが漏れてました
お願いしますみたいな
あーわかりました
じゃあこここうしますねみたいな
あの土台を崩すレベルだともうダメなんですけど
ある程度のものだったら
吸収できたりとかするんで
まあまあ開発できることが多いんですね
なのである程度はできはするんですけど
そのわからないって言っていることが多ければ
多いほど効率化ができなくなります
あのまあさっきからね
料理の話で言ってるから
料理の話でちょっと説明しますけど
もしキッチンに立った時に
使い方がわからない調理器具ばっかだったら
どうなるかって話ですね
もうね戸惑っちゃいますよね
ミシュラン三ッ星のシェフでもですね
多分料理作れないんですよ
これ何に使うみたいな
インターネットもなくて
本当に器具だけがポーンみたいに置いてあったら
もうこれは何みたいな
なんなんみたいな
もうね慣れ親しんだやつ
やったらわかると思うんですけど
包丁がありますとか包丁もありません
もうなんかよくわかんない器具しかありません
みたいなだと本当にわからないと思うんですよね
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これと一緒です
僕たちはその業務効率化の専門家プロではあります
なんですが業務がわかりません
みたいなこと言われると効率化できないんですね
なのでちゃんと業務を理解していただく必要がございます
ここが本当に大事なんです
もう一度言います
業務をちゃんと理解してくださいってことですね
はいいかがだったでしょうか
3つ目のですね
あの3つのことをご紹介させていただきました
まあ色々伝えましたけれども
目的意識ゴール設定
業務理解っていうのが大事です
特に業務理解がですね非常に多いです
意外に知らない覚えてない忘れた
みたいな前任者のことなのでわかりませんとか
そういうの結構多いので
もし効率化を検討されているっていう方はですね
自分の業務任されてる業務だったり
効率化をしたい業務っていうのを
一度棚下ろしをしてみることをお勧めします
その際にお勧めがですね
これめっちゃ難しいんですけど
小学校3年生に引き継ぐとしたら
っていう視点で見てほしいんですね
小学校3年生ってことは
専門用語とかわからないわけですし
その業界用語もわからないわけです
その小学校3年生に引き継ぐんだったら
どういうふうに引き継ぐことができるのか
っていうふうな視点でですね
振り返ってみていただきたいんですね
なぜ小学校3年生か他人にですね
教えるのに何も理解していない
何も知識のない方に教えるのにですね
そのぐらいの流度で説明できれば
誰だって理解できるからなんですね
なので一度その流度で引き継ができるのか
っていうことを
振り返っていただければなと思います
はい今日もですね
最後まで聞いていただいてありがとうございます
概要欄にですね
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あと効率化できるかどうか
判断がつきませんという方ですとか
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というわけで今回は効率化が失敗する人の特徴をお伝えしてきました
目的意識ゴール設定業務の理解
この3つが非常に大事だよとお伝えしてきましたので
今一度ご自身をですね振り返ってみてください
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はいこの放送がですね面白いと思った方はですね
ぜひぜひフォローといいねをよろしくお願いいたします
それじゃあ今日はこの辺で
カモンでした
ばいばい
