ITツールの選定基準の問題
はい、おはようございます。業務修札エンジニアの加門です。
今日のテーマはですね、前回、業務のDXについてお話しさせていただいたんですけれども、
存在しませんよというお話しさせていただきました。
今日は、それの続きとしてですね、ツールの選定基準というところが出されてはいたんですけど、
これはそもそも間違いだよね、ということを今日お伝えしたいなと思っております。
今日のお話を聞くことによってですね、ツールの選定基準について、
改めて状況というのがわかるものになっておりますので、ぜひ最後まで聞いていただければなと思います。
この番組は、業務修札エンジニアの加門が、業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さて、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、
そうですね、ツール導入してみたい、どんなツールを導入してみたいと思いますか?
というので、トップ3がですね、初期費用と月額費用というものが安価である。
2つ目が導入や操作が簡単で、専門知識がなくても使える。
3つ目に、自社の業務フローに柔軟に対応できること、というふうにありました。
じゃあ、なんでこういう中小企業の現場に合うシステムツールが不足しているのか?
という質問に対しては、同じ業種でも会社ごとに業務フローが異なるという点と、
業務内容が会社ごとに異なっていて、標準化しづらいということ、
そして人がシステムツールに合わせる前提で作られているということになっております。
逆に、中小企業の現場に合うシステムツールってどんなのがあります?
どんなものだったらいいと思いますか?って聞くと、操作が直感的で、ITに詳しくない人でも使いやすい。
現場ごとに業務フローに柔軟に対応できる。自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる、というのが挙がっておりました。
中小企業とGoogleワークスペース
要は、自分たちは何も変わることはないんだけれども、システム側が良きに計らってくれたら嬉しいということなんですけれども、
その良きに計らってくれるのは良いんだけれども、専門知識がなくても使わなければならない、というふうなご要望なんですね。
これ、解決できるサービスあるんですね。
2つあって、中小企業だったらこのサービスがいいだろう、というのが一つ答えとしてあります。
で、それが、私のチャンネルを聞いていただいている方だったら、いやまたかよ、みたいに思われるかもしれないんですけど、
Googleワークスペースです。
中小企業じゃなくて、中堅企業以上になってくるとMicrosoft 365かなとは思いますけど、中小企業であればですね、Googleワークスペースがいいんじゃないかなと思います。
AI活用という点で考えてもですね、Google結構強いので、Googleワークスペースでいいんじゃないかなと思いますけどね。
じゃあ、なんでGoogleワークスペースがいいのかという点を、これからお話しさせていただこうと思うんですけれども、3つ理由があります。
1つ目がですね、これは、なぜ中小企業の現場に合うシステムツールが不足しているのか、で上がっていた点にも絡んでくるんですけれども、ITリテラシーがあまりにも低すぎるから、というものが1つ目にあります。
人がシステムに合わせる前提で作られているというのが、中小企業にシステムが合わないといった理由として挙げられているのですが、システムというものはルールをベースにして作られているものなので、システムが人に合わせるのではなく、人がシステムに合わせることが前提になります。
なので、それができないのであったらシステムを使うなという話になるんですね。
なので、そもそも自分たちの業務を整理整頓できていなかったり、仕組み化できていない会社さんが合わせないといけないじゃん、という言い訳をします。
これ言い訳なんですね。
要は自分たちの仕事をちゃんと整理整頓できていない、振り返りができていない、だけどそれを言えないから、自分たちの業種業態は特殊なんです。システムには使えないんです、というふうに言うんですね。
でも、例えば製造業でもいいんですけど、物販でもいいんですけど、世界はシステム化してるんですよ。
日本だけがシステム化してないんですね。世界はシステム化しているということは、あなたたちができていないだけなんですよ、というロジックなんですね、本当は正しくは。
だから、じゃあ使わなくていいんじゃないですか、というふうな話になります。結構きつい言い方になっちゃいますけどね。
2つ目が、自分たちの業務に合わせてカスタマイズできるようになりたいとか、業務に柔軟に対応できるというのも、
今日はITに詳しければできるはずなんですけど、そもそもITに詳しくなくても直感的に使えるものがいいんだよ、と言っている時点でアウト、という話になります。
2つ目なんですけれども、そもそもの専用知識というもののハードルが低すぎるというところですね。
この専門知識と言っているものはですね、ITの専門知識なのか、それとも業務を行う上での専門知識なのかによって変わってくるんですけれども、
例えばITの専門知識というた点で言うと、結構ハードルが高くなると思うんですね。
例えばサーバーがうんぬんかんぬんだったりとか、ピンがうんぬんかんぬんとか言われたところで、ピンって何?みたいなね。
え、何?じゃあポンとかあるの?みたいなね。そういう風になるわけじゃないですか。ドメインがとかトップレベルドメインとか言われてもさ、は?みたいになるわけですよね。
それ、それいりますか?ってそんな知識いりますか?って言ったら業務には不要になります。
一方で、じゃあExcelの基本知識っていうのは必要ですか?それは専門知識ですか?って聞かれると、
今現段階においてですね、現代の時代においてExcelの基本操作に関しては基本知識になるはずなんですね。
そんなアホなはずないやんって思うかもしれませんが、それは読み書きソロ版と同じレベルであるというふうに言えます。
だからAIでですね、ちゃんとGPTを操作することもですね、今後、
まあ今はいいんですけど、今後ですね、例えば3年5年経てばそれは基本知識になり得るというふうになりますので、
だから、今ですね、多くの業者がこれで詐欺を行ってたりとかしているという話になります。
ということを考えるとですね、導入や操作が簡単で専門知識がなくても使えるというものはExcelだったりとか、
スプレッドシートだったりとか、あとは生成AIの活用だったりとかも、ここの中に含まれるという話になります。
で、もしExcelだったりとかスプレッドシートだったりとかを基本知識というふうに考えることができるのであればですね、
ここの現場ごとの業務フローに柔軟に対応できるというのも解決できますし、自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるというのも解決することができます。
必要なスキルと業務整理
また、操作が直感的でITに詳しくない人でも使いやすいという他点もですね、実はExcel、スプレッドシートを使うというのは基本知識であるというふうな前提に立てば、
ここも解決しているというふうに見ることができると形になります。
なので、基本知識というのがどこに立てるのかっていうのを前提で考えなければならないという形になります。
いやいや、そんなこと言ってもExcelとかが基本知識ってなると結構ハード高くないというふうに思う方も多いと思うんですけれども、お料理に例えるとわかりやすいと思うんですね。
例えば、男性にフチ取りという話をしてみてください。そうするとフチ取りというのがよくわからないんですね。
カボチャの煮物を作るじゃないですか。あの時にフチ取りしますよね。
あと、里芋の煮っ転がしとかね、やる時にどういうふうに里芋を転がすのか、煮っ転がしの煮っ転がしって何やねんみたいな話とかね、男性に問いかけてみてください。
何のことってなります。じゃあそれは専門知識ですかと言われるとですね、専門知識ではなくて料理をする上での基本知識だったりとかするわけですよね。
じゃあ畜生煮と肉じゃがって何が違うんですかとか言った時にですね、多分男性に答えられないと思うんですよね。
何が違うんやろ。じゃがいもが入ってる入ってないの違いみたいなね。そんなもんかなと思いますけれども。
でも実はこういう違いがありますよというのはちゃんと知っている方だったら答えることができます。じゃあそれは専門知識かというと専門知識ではないですよね。
このようにですね、場面場面、シーンシーン、シーンシーンって言うとあれか。
シーンによってその基本知識とは何かというのをハードルというのは変わってきますよという形になります。
で、エクセルだったりスプレッドシートが使えることというのはもうもはやですね、基本的な知識というふうに言うことができますので、それを持っていない時点でアウトなんだということになります。
要はこれは何を言っているのかというとですね、読むこともできないし書くこともできませんって言っているような人ですよと。
だからそうだな、そういうとかと語っちゃうのか、そうだな、求人ないように英語の読み書きができることっていうふうな必須要件があったとして。
英語を読むことも書くこともできませんけれども、応募しに来ましたぜひ宜しくお願いしますって言ったら落ちるじゃないですか。
いや英語読み書きが必然みたいなね話になるでしょ。それと一緒でございます。それと同じで基本スキルというものになります。
3つ目にですね、これは最初の一発目で言っちゃったんだけど、業務の整理ができていないということになります。
これが結構ね極めて深いんですね。根底とある、根底の問題になります。
業務フローの見直しの重要性
企業に入ってみるとですね、この作業はいつからやっていて、いつこれをアップデートしたのかというのを聞いてみてください。
そうすると結構昔だと思うんですね。アップデートしていないと思うんです。
アップデートしていると言っても業務が増えたとか、そういうふうなアップデートであればあるのかなぁとは思うんですけど、
純粋にですね、本当にその業務内容でいいのかというところを見直して改めて改善をしていきましょう。
現代の時代に合わせたやり方でもう一度再構成してみましょうとか、
あとは教育がすごい大変ですよね。じゃあその教育をもっと簡単にするためにはどういうふうな仕組み作りをしていけばいいんだろうねというような視点で
見直すということをやっていないんですね。 そのためにですね、業務フローというのが非常に複雑になりがちです。
複雑になればなるほどですね、標準化しにくいんですね。 標準化をするということは、標準化というとちょっと難しいので、
テンプレート化、ルール化、仕組み化というふうな言葉で大体できるのかなぁと思うんですけれども、
UNOと一緒ですね。UNOとかトランプの大富豪とか、誰でもできるじゃないですか、仕組みを整えてしまえば。
この仕組みでやりますよっていうふうに言うとですね、ああなるほどね、じゃあこういうふうな仕組みで動いているから、今私はこういうふうに動けばいいんだねっていうふうなことが誰でもわかるというものになります。
誰かに教えてもらうこともそんなにないかなと思うんですね。 にもかかわらず日本の現場で見てみるとですね、
非常に教えることが多い、大変であると。 それは整っていないからになるんですね。
なんか何でしょうね、部屋がものすごい汚いとですね、何がどこにあるのかっていうのがわからなくなると思うんです。
あれそういえばあの電池ってどこに置いたっけとかね、リモコンどうだっけみたいなね、そんなことが起こり得るかなぁと思うんですけれども、それをいかに
整えているのか、家でも年に1回大掃除というものがあります。 これと同じようにですね、会社も業務フローをですね、一度年に一度ですね
見直しているのかというのが重要になります。 その見直せば見直すほどですね、システム化というのはしやすくなります。
ここで言うシステム化というのはITのシステム化だけではないんですね。 アナログであってもシステム化というのは言うことができます。
システム化というのは仕組み化と言っているのと同じなので、何もITに置き換えなくてもですね、 ぜひ皆さんにシステム化を行っていただきたいなというふうに思っております。
はい、ということでね、ちょっとまとめていこうかなと思うんですけれども、 選定基準がそもそも間違っているよということを3つの観点からお伝えさせていただきました。
はい。
一つ目がですね、人がシステムに合わせなければならないんだっていうのはそもそも間違っていると。
それはITツールを使う上では当たり前のことなので、 それが嫌だって言うんだったらもうアナログで戦うしかありませんよと。
2つ目がですね、そもそも専門知識と思っているものが専門知識ではなく基本知識であるという点ですね。
エクセルとかスプレッドシートとか、それの操作方法というのはもう既に基本知識なので、それができませんと言っている時点でアウトですよと。
3つ目がですね、自社の業務の内容を改めて見直すということが重要でございますよと。
それを見直すことができないのであればですね、どのITツールを入れようが失敗に陥るんですね。
逆に言うと、こういう業務フローで行われているんだから、こういうITツールが最適なはずだということがわかるようになりますので、
ITツールを入れるのであればですね、業務フローをぜひですね見直していただきたいなぁと思っております。
ITツールの推奨
その中でも初期費用が安くて、月額費用も安くて、自社の業務フローに柔軟に対応できて、専門知識も特に不要というもので考えるとですね、
Googleワークスペース、もしくはマイクロソフト365、この2つで対応するのが一番やりやすいというふうに考えることができます。
現場ごとのですね、業務フローに柔軟に対応できますし、自社のですね業務に合わせて柔軟にカスタマイズもできますし、業種業態が違っていてもですね、
オリジナルの業務フローでも対応できますし、人がシステムツールに合わせないといけないじゃんっていう前提もですね、なんと覆すことができちゃうというね、そんな便利なものがありますので、ぜひね、
Googleワークスペース、マイクロソフト365の仕様をですね、改めて検討していただければなと思います。
正直ね、ITツール買わなくていいんですよね、中小企業。なんで買うんだろう。買わなくていいんだけどなぁ。
はい、ということで、本日の放送もここまでとなります。
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そしてですね、私、今お伝えさせていただきましたExcelやスプレッドシートの業務効率化を担当させていただいております。
なんかね、Excel 業務で、例えば10時間かかってんだよなぁとか、10日かかってんだよなぁみたいな、そんな業務をですね、ボタンポチッと押したら10分で終わる、そんなITツールの開発を行っておりますので、
もしですね、Excelだったり、スプレッドシートだったりとか、そういったのの業務でめちゃめちゃしんどいわぁってことがありましたら、私までレターをいただけると幸いです。
はい、もうね20分も喋っちゃった。
はい、本日は貴重な時間いただきましてありがとうございます。
それではまた次回の放送でお会いしましょう。
カモンでした。バイバイ。
