日程調整ツールの使用方法
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うすだです。カイです。最近ちょっとネットで面白い話題を見にしまして、日程調整できれば、方法なんてどうでもいいだろうって思ってたら、いろんな方向から怒られが発生した話っていう。
はい。見ました、僕も。
で、これの一番大きいテーマは、日程調整ツールが送られてくると失礼っていう、なんかこう、マルハラとかそれに近いようなテイストを感じはするんですけど、
これ多分要は調整さんでしょうね。ピンポイントで調整さんな気はするんだけど。で、それに付随して、そもそも自分の予定を先に出すのか、相手の予定を先に出すのかっていう論と、
あとは日程調整聞くときの態度が悪いとかなんかね、いろんな問題が噴出しててちょっと話題になってたんですけど。どうですか、うすださん、日程調整に。
調整ツールのURL、これあれですよ、だから一回調整しましょうっていうのを言って、いいですよって言ったらツールがボンってくるのが失礼、無礼か無礼じゃないかってことですよね。
結論言うと関係性によるんじゃねって。
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まあね、全てはそれで終わってしまうんだけど。
最初だと無礼、でもそこを事前のメールで決めておくといいんじゃないかな、じゃあ日程調整ツール送りますねっていうのか、送っていいですかにするかっていうコミュニケーションの問題だと思うんですけども、
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まあでも僕もね、ツールが来るよりは候補日3つぐらい先にくださいっていう方かな、どっちかっていうと。
僕もでもこれは正直分かるとこもあって、調整さんとかを使うこともあるんだけど、自然と使うのはある程度関係性がある人にしか使ってないですね。
初対面の人とかにはちょっと使うのをためらう。
わりと予定も変わったりする。予定変わらない人だといいのかもしれないですけど、わりと変わったりする。
3週間後でどうでもいい話とかだとあんまり入れたくないみたいなのがあったりしますけどね。
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これね、結構はてなブックマークでも話題になってて、それで読んでてへえ、なるほどなと思ったのは、調整さんっていうサービスが結構有名だと思うんですけど、
後出しの方が自分の好きな位置で決められるっていう、なるほど確かに、その理屈は確かになる。
なるほど、だから後で決めた方が神座というか、だから後で決める人の方が本来はお願いされる側、お願いした側は先に出せよっていう理屈ってことですかね。
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だから一生懸命先に予定出してくれた人に対して全然予定出さなかった人が、他の人が全員行ける日が3つぐらいあった時に、その中で自分の好きな日を自由に選べるっていう。
それも含めたぶん関係性なんでしょうね。そういうのをあまりちゃんと同じ温度間でやってくれる人じゃないと通用しないっていうのも含めて、これは調整さんならではの問題だと思うんだけど。
あと僕もあれかな、そういう意味で調整さんって複数人というか、2人とか1対1の時ってあんま使わないイメージがある。何人もいるからしょうがなく使うっていうイメージがあるから。
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その通りですね。
だから1対1のミーティングで調整さんで送られてきたらダリいなとは思うかもしれないですね。
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1対1で送ることは僕もないな。
ないですよね。みんながいるからみんなの都合を合わせましょうっていう時に。
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仕方なく。かつ関係性がある程度、調整さんというツールの使い方がある程度わかってて、URLを加えてきてもなんだこれって思わずにやってくれそうっていう。
で、みんなが送れた方が得だからみたいなことを思わないようなメンバーっていうのは意識的ではないけど、そういうメンバーで使うようにしてた気がしますね。
自分のスケジュールを考えるのがめんどくさいから向こうが出してくれた方が僕は最初はありがたい派ですかね。どっちかっていうと。
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でもどうこう文句言うほどではないかなって。
それで言うと予定先に出す派、後に出す派みたいなのもあるんですけど。
うすださんどっちですか。
僕は後の方がいいですか。出してもらったものに対して意見を言う方が楽は楽かな。
すみませんダメです。こっちどうですかみたいな感じの方がいいような気がします。
予定の先出しによるメリット
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これも正直どっちもメリットデメリットあるじゃないですか。
分かります。
どっちが言い悪いじゃないんだけど、ちょっとマナー論なとこないです。
会社によってはなんで予定出してこないんだ先にって怒るタイプと、なぜ先にこっちの手聞かないんだって怒るタイプがあって。
これ読み解くのがね、一回それでミスらない限りどっちかの二択のギャンブルやらない限り読めないんで。
めんどくせーな。そういう時にツールやった方がまだ平和だなと思う時ありますよね。
ツールはそういう意味では一番2、3もらえますかをどっちがやるかなのかなって。
基本的には依頼する側が聞いてきてくれた方がいいのかな。
どう進め方も含めて決めてくれた方がいいのかなって気がしますけど。
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僕がお願いされたら多分2、3出してくださいっていうのを返してるのが多い気がしますね。
うすださん的に相手の都合のいい候補が欲しい。
自分がお願いする時は日程っていうよりは期限がこれぐらいで、都合のいいとき、同じかも。
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お互いが言う通りでしょ、結局その忙しい量じゃないですか。
あんまりそもそも予定が空いてなくて、この指のここぐらいしかピンポイントがないって人は自分から出したいと思うし、
逆にどこ来たって別になんとかできるって人は出してくれた方が楽らしい。
異なる調整ツールの使用状況
どうでしょうって言って調整さんが戻ってきたら別に失礼だな。お願いしてこれが返ってきたら全然失礼だと思わないですけどね。
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そこがね、みんなが理解して使えるツールがあるといいんですけど、今のところ
3人を超えた人の調整ツールでまともに使えるのが調整さんぐらいしかないよなっていう、僕は消極的な使い方をしてるんですけど、
なんか欲しいんですけどね本当は。あるはあるんですよ、Googleカレンダーベースにしてみんなで共有とかサービスもあるんだけど、結構重いんですよね。
サービス自体もアクセスも大変だったり、Googleアカウントログインとか、あとは何回かクリックしなきゃいけないときに、
あの調整さんの、とりあえず送られてきたら名前入れて〇×ペケペケペケってやっていけばいいっていう。
あのUIはね、やっぱりよくできてるんですよね。だからなかなかあれを超えられないんだなっていう気がするけど。
このブログもさ、まず日程調整ツールを使うな派と、そもそも自分の予定を送るな相手のアキを聞け派、態度と文章が悪い派とか
なんかいろいろあるらしくて、正解はないんでしょうね。
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正解はないですね。相手によるんだけど、これもそのマルハラみたいなもんで、ある程度世代とか働いている人によって大まかな、その中では最大成績だろうなみたいなのがある気がする。
例えばIT業界で働いている人だとまあまあ調整さん使いやすいよねとか、ある程度あると思うんですよね。
このブログについてちょっと知人がFacebookでコメントしてるんですけど、世代によってお店でカジュアル面談みたいなのをやるときに、調整さんみたいなツールを使うと明らかにパフォーマンスが落ちる。
その申し込み率が下がる。やっぱり一手間URLをアクセスしなきゃいけないとかそういうところでやっぱりリリアツリースが高いみたいな。
その解決策は何かあるんですか?
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先に候補日をテキストで何日か送った上で、よかったらこういうツールをどうですかっていうのが一番丁寧でコンバージョンが落ちないという話をしてて。
確かにそれはそうだなという気がした。
自分で考えさせるアクティブ、特にカジュアル面談みたいにある意味、時間あったら来てよっていうところに自分が合わせていくと、すげえこう乗り気で食い気味でいく感じになっちゃうから、
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空いてたから行ってもいいよぐらいな感じに演出になるっていう意味では、先に決まってた方がいいのかもしれないですよね。
これもまた悩ましいところで、そうやった方が効く人たちがいるのは確かなんだけど、結果手間増えてるよなっていうね。
本来はツール一発で済むことをやってあげないといけない。
今のカジュアル面談の例で言えば、日程が出てるから手間がないんでしょ?
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こっちから送ってあげるときに、本来はツールってそういうメールでやるやり取りの誤解とかを、メールのテキストでやると読み間違いとか、水曜日を木曜日で書いちゃうとかあるわけじゃないですか。
そういうのを全部なくして、同じ対等な関係で日程調整するためのツールであるはずなのに、結局それが正しいんだけど、それだとコンバージョン落ちちゃう人のために、わざわざ手書きで入れているところに何かもったいなさを感じるんですよね。
でも手書きで入れて、そっちのほうがいいんだったら、そのケースはそれで解決しているような気がする。
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それは解決しているときは最適解だと思うんだけど、それが最適解なことにちょっともどかした感じがする。
しょうがないんだけど。
その場合はすごい正しいことをやっているような気がするけどな。
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もうちょっとテクノロジーで解決できるもんかなってちょっと理想論すぎるかもしれないけど。
テクノロジーより気遣いが勝っているケースみたいなのはわかんないけど。
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こういうかっこがすごい悩ましい。
あと、1対1でもツールを使う人いません?
その場合は調整さんじゃないんですよ。
Googleカレンダー連携サービスみたいなものを使ってきたりとか、Calendlyみたいなサービス。
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要は自分のGoogleカレンダーと連携して空き時間をバーッと出してくれて、お好きな時間を選んでいいみたいなパターン。
1対1だとそれを使ってくる人は結構いる気がしますね。
それもでもテクノロジー系の人によると思うけど。
そうですね。僕1、2名ぐらいしかいないけど確かにそういう人います。
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あれ僕は結構好きなんですけど、あれもおもてなしとか気遣いと同じ文脈で、知らない人が見た時に1回考えちゃうからちょっと大変だなと思って使えてないです。
自分から送る時には。
あれもだからある程度仲がいい人とかだったら使うけど、長生産よりより使ってないかも。
そういう仕事の人はジクーっていうのを使っている人がいますね。
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ジクー?あー聞いたことある。
チームで使えるAI。
僕が見てるのはあれだな、なんだっけな。スフィアだっけ?
なんか悪くなかったよ。悪くなかったけど知らないサービスだった。
調整ツールの利用
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スピアだ、スピア。スピアは僕も実は使っているんですけど。
自分では全然使わないですね、この手のサービス。
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僕が使うのはすごいレアケースなんですけど、
相手に何日か候補を出す時。
割と時間を月曜日の何時か何時までいいですよっていっぱい出して、
そこがいった日程に別の予定が入ったら大変なことになりそうな時。
とかはわざわざ自分のカレンダーにその予定だけをスピアを使って登録しておいて、
スピアのいいところは日程が固まったら他の時間全部消せるんですよ、まとめて。
Googleカレンダーで1個1個やってると多分自分で消さなきゃいけないから面倒なんだけど、
スピアでやっておくと、例えば6月の空いてる時間全部バーンと出して、
この1時間で決まったらその1時間だけ確定をすると、
それ以外の候補全部まとめて消してくれるんで、
ミスが起きない、ミスが起きていけない候補日出す時には結構使ってますね。
ただこれを全員でやってると大変だから、
1日2日で予定決まるだろうって思っている時は使わないみたいな。
割とアバウトなのを使うわけですけど。
こういうの本当はGoogleカレンダーがやってくれたらいいんだけど、
Googleカレンダーもなくはないんですけど今、
空き時間を見せるカレンダーみたいな機能もあるんですけど、
あれ多分法人向けだけなのかな。
ちょっとスピアみたいな便利な、まとめて候補出してまとめて消すみたいなのができないんで、
スピアはサービスってちょっと重いんですよ。
ログインもそうだし相手が開く時に重いんだけど、
サービスとしてはすごい良いですね。
これがだから調整さんみたいにもうちょっとUI的にシンプルで軽くなったら
もうちょっと受けそうな気がするんだけど。
基本機能は無料で使えますよ。
僕はだいたい無料でやってますけど。
まあまあおすすめだけど、相手のリテラシーを結構影響を受けるので、
僕は自分のためだけに使うっていうあんまり前向きじゃない使い方をしますけど、
これについてもね。
予定調整難しいな。
テキストで送った方がいいのも分かるんだけど、
テキストでやった時の読み間違いと書き間違い問題がちょっと怖いんだよな。
日付と曜日が一致してないパターンがあるんです。
木曜日か月曜日か分かんねえな。
4日は木曜日だけど月曜日って書いてあって、
これは月曜日なのか木曜日なのかみたいなことはありますよね。
まあでもそういうのはしょうがない。
どっちですか?
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悩ましい。
僕は間違いが起きないためにできるだけ日付と曜日一緒に書くようにしてたんですよ。
でも、これは僕が悪いんですけど、
ある時候補の中の1個、曜日と日付間違えて出しちゃったんですよ。
日程調整の難しさ
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そしたら、間違いないための2つのデータを提供してるのに、
間違って曜日だけ読まれてしまって、そこで日程が組まれてしまい、
気づかずにミーティングの日が違ってたってことがこの間あって。
2つ出したが故に逆に誤解を招いたっていうケースもあったりして、
なかなか悩ましい。
メールの中にカレンダーとかを埋め込める機能があったらシンプルでいいのにな。
候補日をメールを読んだだけで分かるようにするのは僕はすごい賛成なんだけど、
さっきのその萌え萌え今自分で分かったんですけど、
そこが手書きじゃなくて、Googleカレンダーでピッピッピッって選んだら、
ボンってテキスト中に入るとか。
相手にとってはメール見ただけで分かるんだけど、
それに対して手書きっていうのが入らないようにしてほしいなっていうのが、
僕の中の萌え萌えですねきっとね。
今事故解決したけど。
そのぐらいGoogleカレンダーはそろそろやってくれてもいいんじゃないかと思うんですけど。
ジェミニが頑張るんじゃないですかこれから。
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ジェミニ怖くないですかジェミニの方が。
そんな機械。
登録されているデータで機械的にやればいいことをAI挟むの。
より制度が下がる気がするんですけど。
こういうことですかって。
あるいは相手そうな普段の定例が入っていなくて、
私が気にしている時間を候補を出してって。
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ジェミニなあ。
頼れる気がしないなあ。
AIは僕にとってそういう頼れる存在ではないんだよな。
秘書じゃないですよね。
よく働くアルバイトのイメージなんですけど。
僕の中のAIって。
だからめちゃめちゃ間違ってる可能性もあるけど、
ただひたすら頑張って働いてくれるんで。
いろんなことを自分の中にやってくれて、
最後自分がチェックするっていう役目に僕は持っているので。
このチェックしなきゃいけない日程の役目をAIに任せるのむちゃくちゃ怖いなって思う。
日程調整の課題
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今現状のAIですけどね。今後はわからないですけど。
そうなんじゃないの?でも。わからないけど。
そういう機能はどんどん増えそうな気がしますけどね。
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それはAIよりGoogleから普通に持つべき機能な気がしますけどね。
入っている予定が空いているところは、
AI使わなくても出せるはずなんだから。
それはどっちかだから、本当はフレーズ検索とかでもいい気がしますよね。
この平日で10時から17時、
前の予定と必ず30分ぐらい空いているところを全部抽出しなさい。
機械的になってくれた方が精度は高そうな気がするけど。
そもそも社内の予定とか、空いているところに入れておいてくださいっていう感じで言いません?会社の中とか。
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それはね、会社の人には通用するんですけど、
仕事をいくつか持ってたりするとカレンダーがいっぱいあるんですよ。
そこがめんどくさい。
そのブロックはしないんですか?メインの会社のところに全部自分がいないところを表示するとかしてない?
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今は仕事のカレンダープラス個人事業のカレンダーがあるので、
個人事業のカレンダーを中身は見えないけどここに予定が入ってます設定にして、
みんなに登録しておいてねってやり方にします。
それは結構めんどくさいんですよね。
新しい人が入るたびにそのカレンダー登録してってやらなきゃいけないから。
あとは手動で、
必ず個人事業の予定を入れた時に同じ内容を仕事のカレンダーにも手で入れるって言っております。
自動コピーの機能もあるんですけど、
自動コピーすると内容全部出ちゃうからそれは問題じゃないですか。
そうすると今のところね、最適化があんまないですね。
みんなの迷惑をかけないで言うと、
自分で必ず手動で同じ予定を入れるんだけど、
結局それ入れミスったら終わっちゃうから、
スケジュールより事故る確率がちょっと増えるんですよね。
カレンダー1個増える分。
ちょっと悩ましいなって。
なんかいい解決策がない。
日程調整って結構ビジネスの基本だし、
僕も今フリーランスっぽく仕事してますけど、
一番大事なのは予定調整なので、
何か予定あったら必ずその場でカレンダーだけは絶対に入れるっていうのは意識しちゃってて、
ここをもうちょっと効率よくやりたいっていう気持ちも分かる。
僕ね、そんなにね、日程調整してるけど、
すごく困ってるとか、こういう怒られが出ることも。
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多分そこはだから職種の違いな気がしますね。
いろんなところと仕事してると、
違う会社同士で被った時に、
完全に自己責任じゃないですか。
スケジュールも調整できなくて、
同じ会社内でぶつかったミーティングだったら、
ごめんちょっとあっちのミーティングでいるんだけど、
それは社外のところだったらどうしようもなくなっちゃうから。
多分予定はむしろほぼ社外なので、
コミュニケーション、日程調整のコミュニケーションで苦労することはない。
あんまないんですけどね。
URLが送られてきた。
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仕事ででも調整さんはほぼないな。
調整さんが送られてくるのはやっぱり飲み会ぐらいの感じではありますね。
だからここまで話してすべてを台無しですけど、
これ面白いトピックだけど、
そんなにそんな問題発生するかなっていうのがそもそも。
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これでも実は裏を見ると、
大体打ち合わせを調整するのって、
大体2人ぐらいなんだけど、
実は裏側にいるはずなんですよね。
2社でミーティングするんだけど、
出席者はそれぞれの社に3人3人とかいた場合に、
それぞれの社で調整している人がいて、
それを出したところには結構な工数と苦労がかかっているんだけど、
表では見えてこないんで、
そこも含めて本当はうまくいくツールがあってほしいなと僕は思っちゃいますけどね。
うまくまとめている人が何とかしてくれているだけな気がするので。
それでも今回の話はあまり関係なくないですか。
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でも社内でやるときに。
これどっちかというとマナー論議じゃないですか。
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マナーとでもあれじゃないですか。
送るときに日程を出しておいた方がいいのか調整ツールがいいのかって話だから、
そこの仕事論みたいなのとはちょっと違うかなって気がするんですけどね。
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このブログの論議としてはそうかもしれないですけど、
日程調整っていうテーマを考えたときに、
すごく基本的なビジネスの基本にもかかわらず、
結構無駄が多いなっていう僕の課題ですね。
それは間違いなくコミュニケーションコストというか、
めちゃくちゃ重たいなっていう時はありますよね。
それこそ何とかコンソーシアムみたいな仕事に入ったりすると。
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これがほとんど仕事なんでしょうね。日程調整をひたすらやるっていうね。
何とか所の事務局とか、
そういうのは本当に大変だろうな。
だからそういうのをやってる人に聞きたいですね。むしろね。
日程調整の効果的な方法
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確かにね。でもその人が頑張る以外にない気がする。
メールで出して、まあ後方便みたいなんでもさ、
ざっくりの打ち返すために、
こことこことこことってパターンぐらい作って、
なるべく合うところで調整しましょうとかやるから、
多分この日程調整のブログの話を言っても、
やっぱり最初に打ち返すための要素が出ていた方が、
参加者も意見を言いやすいっていうのはあるのかなって気がしますよ。
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先に後方便を出しとく方がいいんですね。
メールのやり取りを減らすという意味ではね、後方便を出しとく方が早いですからね。
でもその後方便が出てくるの失礼って人もいるんでしょうね。
そこも仕事の内容なんですよね。
主翼というかコミュニケーションの内容かなって気がしますけどね。
後方便を先に出すのは失礼って人がいるのも何となくわかるんで。
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だから俺の予定に合わせろって言ってるって感じちゃう。
俺がお願いしてるんだからまずは俺の話を聞けっていう人もいるんでしょうね。
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難しいですね。でもどっちの予定を先に出しますで、
もうメール1ターン使っちゃうわけじゃないですか。
それは嫌ですよね。それは本当に無駄。
なんかさ、この先うまくいく感じがしないじゃないですか。
なんかね。
先にね、なんで先に出してくださいって言えるといいですけどとか、
そのくらいは心構えとしては行った方がいいのかもわかんないですね。
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これがなんかチャットだったらもうちょい手軽な気がしますよね。日程が。
なんかメールだとやっぱりこう1ターン2ターンみたいな往復感がすごいあるんだけど。
タイムレックスを使った日程調整
電話だったら最悪ですしね。
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電話最悪ですね。電話で日程調査だけ絶対嫌だな。断るわ。
本当に知らない人と電話するの最近うんざりすることが多い。
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知らない人もそうだし、音声でのやり取りの不安定さがすごい。
そうですね。
電話でしか予約できないお店とか、怖いですもん直前になって。
あれ予約できてるのかなって思っちゃうから。
そう思いますよね。
そういう意味ではマシになってるんだと思うんですけど日程調整自体は。
僕は結構日程調整を良くするだけにいいソリューション、もうちょっといいソリューションとかはこれとは、マナーとは別の問題で。
マナーは結局相手によるから、2択でどっちか間違える格好でやるしかないっていうところに陥っちゃうんですけど、
なんかいい日程調整のやり方を知りたいですね。
僕は今のところは前に出ていた白坂さんが作った日程調整のメーカーを使って、カレンダーでやるとミスは減るんですよね。
手書きのミスが減るんで、それを使ってテキストで送るっていうのが多いかな。
手書きの方が楽な時もあるけどミスを減らしたいので一旦それを挟むのをやってますね。
調整さんは友達の飲み会でIT系なら使うけど、調整さんって思いそうな人がいたらもう使わないですね。
そこのハードルを上げたらいけないから。そういう意味ではテーマとしてはすごく面白かったですね。
タイムレックスっていうのを使ってる。
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タイムレックス?
元々の話題はタイムレックスっていう。
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そう、調整さんじゃなかったんですね。
でも、ドメンが調整さんwithっていう。
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あれじゃないですか、調整さん買ったとこじゃないの?
なるほど、調整さんか。調整さんだけどタイムレックス。調整さんは今タイムレックスっていう名前になってるんですか?
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調整さんってどっかが買いましたよね。最初リクルートがやってたのを。で、確か法人向けのサービスをやってたと思うんですよ。
僕の記憶によると。
それからタイムレックスなんじゃない?
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なんですけど、間違ってたら申し訳ないから。
タイムレックス、調整さんを応援しているミクステンド株式会社が代表するとか。
そうですね。
じゃあ法人でも調整さんを使っている人がいるってことなんですね。
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でもこれだいぶ画面見ると全然違うんですよ。もちろんGoogleカレンダーっぽいですよ、タイムレックス。
そういうシェルみたいなのを法人向けに作ったってことなんでしょうね。
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フリープランは基本機能を完全無料使うんだって。
使ってみようかな。僕は日程調整気になる派なんで。意外と使ってなかった。ずっとスピアばっかり使ってたけど。
じゃあこれから収録はタイムレックス。
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やってみましょうか。収録してみよう。面白かったらまたこの番組で紹介してるかもしれない。思わぬ結論に行きましたけど。
じゃあまずはタイムレックス使ってみるってことで。
