組織マネジメントの挑戦
井上健一郎の組織マネジメント研究所
組織が一体となり、ゴールを達成する究極の快感
上場企業から中場企業まで、延べ200社以上の支援を行った井上健一郎が、
組織・人に関するあらゆる問題を分かりやすく解説します。
こんにちは、遠藤克樹です。
井上健一郎の組織マネジメント研究所、井上先生よろしくお願いいたします。
よろしくお願いします。
さあ、ということで、今日もいきたいと思いますが、
今日の質問がですね、ちょっとボリュームがありまして、
なので早速ご紹介させてください。
今日はですね、38歳のエンジニアの方はですね、ご質問いただきました。
ありがとうございます。いきましょう。
組織マネジメント研究所に出会って2ヶ月、過去回を含めて毎日楽しく配置をしております。
ありがたいですね。
私は大企業でエンジニアとして働く30代後半の社員です。
数年前に私の所属部署と別の地域に新しい部署が設立されました。
業務内容が関連しており、頻繁に業務のやり取りが発生しております。
しかし新しい業務なので、業務プロセスや業務所長、所管のことですかね、
についての調整やセッションが頻繁に発生し、私がフロントに立って対応してまいりました。
1年程度継続をして一通り業務プロセスができましたが、最良な業務プロセスとは感じられておりません。
また調整やセッションの結果、議事録はあるものの、100人程度の関係者と共有するためには不十分な内容でした。
すごい規模感ですね。
そこで業務モデリング手法の一つであるBPMNで整理をして協議を進める提案書を作り、新組織の責任者に説明をしました。
またサンプルとして一つの業務を対象にBPMNを使って作って説明をしました。
打ち合わせでは今後業務調整を進めることになりましたが、実際に始まったときに使用したフローズは
表記法の定義がなく、業務の全容を表現する表現力も少なく、将来的な追記のしやすさなどへの配慮のない形式でした結果、
フローズの一部を作成し、1回の会議の説明で使われるだけでフローの更新維持がされませんでした。
プロセス上の問題も解消されませんでした。
この経験にあるように問題を解決するにあたり、組織で一つの手法を定めて、組織で共有をして進めていくということは、特に日本の企業では難しいのかなと感じています。
関係者100人程度とし、問題を全員が認識し解決を望んでいるとした場合、上記を進める上でのコツを教えていただきたいです。よろしくお願いいたします。
BPMNの活用と問題点
大変ですね。
そうなんですよね。大きな企業だし、新規事業なのか新規部署という表現をされてますけど、新しい案件をやるんでしょう。
そこで100人規模が関係しますよということであれば、
この方が指摘されているように、業務のフローをみんなが共通認識したフローがあって、何かがあったときにはそのフローのプロセスの中のここの問題ですよねとか、
逆に言えばこの場面ではこの流れに沿っていくと、この意思決定を仰がなきゃいけない。
そういうことを整理しやすくなるし、だと思うんですね。
それは提案したんだけど、それとは全く違う、ある種の誰かが作ったフローズ的なものが出てきたんだろうということで言うと、
この方から見るとかなり不十分であるし、問題が発生してもそれが修正されるようなことがなかったということで言うと、
フローというものをどの程度詳細に精査したものを決め込んでいくかという段階なのかどうかを、
まずちょっと私もわからないので、新しい仕事の流れがね。
新しいがゆえに、どっちとも言えないよねこれみたいな状況がどれだけあるか。
もしくは関係者、この方は全面的に出てそのフロー流れを整理しようとする立場にいるというようなことも含めて言うと、
もしかすると別な角度から、この方のようにそこについては表に立って動いてるような人もいるかもしれない。
なので責任者としてはそちらの意見も無視するわけにいかないのかも、今は知れないですね。
何が言いたいかというと、新しいということなので、場合によっては新しいということに限るのかもしれないけど、
まだ不確定にしておきたい要素っていうのは、責任者からするとしてまだあるかもしれない。
それはわかんないですよ。
要するにGoも流れは、やっぱり修正していっていいからね、まずフローを決めましょうという考え方もあるんでね。
まず決めてやってみたらおかしいところを修正していきましょう。
考え方は非常に、それもありだから。
でもどちらかというと、少しざっくりとしたところで進めながら調整を図っていきたいな。
若干そっちのほうが日本的なのかもしれないけど、そんなような思いもあるかもしれない。
なので合理的にすべて洗い出しして、完全にいい形でのフィックスしていくっていうよりも、
ちょっと表現はわかりませんけど、ゆるっと進めながら、ちょっと様子見てみたいな。
肝心に責任者という立場を考えると、なってるかもしれないっていうことですね。
この方がBPMNを使って、その矛盾点とか問題点を解析しようとしてることも悪いことではないので、
若干違う話に聞こえるかもしれないんだけど、
まずはこの新しいことをやるときに、どうしてもフローというものに着眼点を非常に強く置いてやることなのか、
それと全く違うこと、試行錯誤のレベルが非常に多い新しい仕事だとすると、
試行錯誤の部分はフローにしにくいなって感じる方もいらっしゃると思うんですよ。
なのでこの方はフローの整理とかを全面に出てやってらっしゃるんだとしたら、
フローを整理するということの論点だけじゃなくて、
この責任者の方がこの新しい仕事に関してどのように進めていこうとしてるか、
どこがポイントだと思ってるのかっていうことは、
ある意味逆にヒアリングをしっかりしたほうがいいんじゃないかなと思うんです。
場合によっては、意思決定の流れをはっきりはさせておかないと危ういねっていうことかもしれないし、
逆に言うと本当それこそ物の流れと、
もしかしたら物の質が不安定だったりしてるとしたら質の点検みたいなこと。
フローの流れの中の要注意点を最初絞っておいたほうがいいかなって気もします。
そこにおいてこれが重要だとしたら、
責任者との対話の重要性
今作られてるフローはこう変えたほうがいいですねっていうような提案に変えていったほうがいい。
つまり、責任者が一番感じている課題感みたいなのに、
若干寄り添ってあげる必要はあるかなとは思います。
なるほど。
この方はしてないとはどこの情報にもないので、
私がもしやるとしたら、十分責任者の方との対話が必要かなというのが一つ思いますね。
100人規模をどう動かしていってっていう視点はもちろん大事だけども、
まずのところで、責任者との対話みたいなことがものすごい重要だという認識でいいんですかね。
はい。なぜこれを言ってるかというと、前提が大企業だから。
大企業のある種の新しい事業の責任者になるような方って、
やっぱりそれなりの思考力とかスキルを持ってると思うんですよ。
まあそうでしょうね。
だってこの方だってこの文章を見る限りそれなりの相当なスキルを持ってるんですよ。
いやそうそうですよね。相当の頭脳の持ち主なんですよ。
初め質問を見てびっくりしましたからね。
これなんだ、この難解な質問が来たぞと。
ということは、よくある年齢が来たからついちゃったなんてことではないと思うので、
ある意味、ちゃんとどう進めたいですかとフローを考えるにあえたいて、
一番決めなきゃいけないフローと試行錯誤をしなきゃいけない部分とか、
実験的トライとかね、そういうことってどの領域なのかっていう、
ある種大きく言う戦略的な課題感みたいなのはどこですかっていうのは聞いといたほうがいいと思う。
聞いてるかもしれないんだけど、その上でなぜこれを言うかというと、
BPMNは若干全てのことを網羅したものだっていうのが、やっぱり印象的に強いので。
井上先生、いつ話の腰を折ろうかずっと待機してたんですけど、
さらっとBPMNトークされておりますけど、私実はあんまりこれ知らなくてですね、
これ何なんですか、BPMNって。
要は仕事の流れと、それがいろんな業務に渡って、
意思決定のフローとかね、それから製造の流れのフローとかいろんなものを、
モデリングして可視化するフローズみたいなやつ、エンジニアさんが使う。
そう、システムエンジニアの方がやるじゃないですか、いろんなマークを使いながら。
プロジェクト管理の基礎
このマークはこういう意味で。だからマークの意味をしっかりとあって、図式的に流れがグーって書いてあるやつ。
なので、システムなんかは何が動くとどこに影響してこうっていう、
本当にある種の回線図みたいなのをしっかりしてなきゃいけないので。
回線図ね、多いですね。
BPMNLはいいのは、いいものができているとシステムにしやすいのよね。
システム化するときにすごくやりやすい。
だからそういう意味では優れたものだと思うんだけど、
なんか若干、その完成度の高さが今ちょっと、
もしかしたら責任者の方たちからすると、合ってない感があるのかもしれない。
不確かですけどね。
そういうことを確かめたほうがいいですねっていうのが一つと、
で、この方はこの方なりの発想で、違う側面で考えるとこの方はこの方なりの発想で、
新しい仕事の流れとか、新しいことはこうあるべきだなという発想で、
もちろん作ってると思うんですね。
そしてある程度試行して、ちゃんと答えをお持ちでいらっしゃいそうですよね。
そうするとね、もしかすると、これからの議論がされていくときに、
なんかおかしいよねとか、おかしくないですかとか提案したり、
議論を促したりとか、確認したりするときに、
この方なりの地図として持ってればいいと思うんだよ、今作られたもの。
この方の頭の線の中で、この流れだとこうあるべきだと思うので、
この部分は今おかしいですよね。
誰もいないですよ、これを決定する人が。
みたいなことが指摘できるとしたら、
そのときにどういうことって言われたら、その部分の図を見せて、
こういう流れがいいと思ってるんですけどいかがですかとすると、
今回の案件のこのポイントの整理がされきってないですねと。
確かにねってなったら、もしかしたらこの方はあんまり好きじゃないかもしれないけど、
今仮に作られてるフローにそれを加えていく。
だから今提示されているフローを改良してより良いもので、
最終的にはある程度完成形としてのこの方が望んでるようなBPMN的なフローズに
完成させていくっていう方向もあるんじゃないかなと。
なるほど。
なので一気に動かそうというよりも、まずそれをちゃんと自分の考えとして整理しまとめ、
いろいろ問題を洗いざらいしていくことはまず大事。
それを出すか出すか何かの前に出して自分で持っておくのがまずあって、
その上で大事なのが全体をどう動かすかの釈元点よりも先に責任者だったりっていうことなんですかね。
その方とその方がどのようなその立場で悩み困ってるのかとか問題意識を持たれているのかを
しっかりとまずお互い対話をして認識する。
こっちの方がまず初動として大事だぞという感じですかね。
という感じですね。
責任者との対話
つまり事象と流れっていうことは整理できるとしても、
若干気をつけなきゃいけないのは、やっぱり人って感情で動くので、
この動きの中で誰がどんなネガティブになるのかとかっていうのはポイントとして、
責任者のことは感じてる場合もあるんだよね。
これやっちゃうとなあ、そこがなあ。
人間の心理的BPMLということですね。
いいこと言いますね。
そんなような流れもあるのでね。
やっぱり事象の流れと人の気持ち、動きの流れっていうのを若干整理することも、
整理というか意識することも大事かなと思います。
まあ、こういうことですね。
ちなみにこの方がやろうとしてることは間違ってるということを言いたいわけではなくて、
最終的にはできるといいですねと思いつつ、
新しい仕事の流れだということで言えば、
流れを決めることも大事だけど、
そこにおいてのポイントとなる、要点となることは何なのかっていうことの整理と、
責任者としてどうそれを考えてるかっていうのは、
まず洗い出してみたほうがいいんじゃないかなと思いますね。
いいとこですね。
ということで、なかなかエンジニアという職業とこの番組って比較的ちょっと溝がありそうだなと思う中で、
そういう方が聞いてくださって、こういう熱心な質問をいただけるのは大変嬉しいですので、
今日の話を聞いて、ぜひまた何かありましたら、
実際に行動してみて何か起きたとか、
ぜひぜひ。
ありましたら、ぜひぜひまたお寄せいただいて、
一緒に考えていきたいなと思っておりますので、お待ちしております。
そういうことじゃないんです、でもいいしね。
そうですね。
ということで、今日は終わりたいと思います。
井上先生、ありがとうございました。
ありがとうございました。
本日の番組はいかがでしたか。
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