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井上健一郎の組織マネジメント研究所
組織が一体となり、ゴールを達成する究極の快感
上場企業から中場企業まで、延べ200社以上の支援を行った井上健一郎が
組織・人に関するあらゆる問題を分かりやすく解説します。
こんにちは、遠藤和樹です。
井上健一郎の組織マネジメント研究所
井上先生、本日もよろしくお願いいたします。
よろしくお願いします。
さあさあさあ、今日も質問が来ておりますので、早速いきたいと思います。
いいですね。
時間管理や情報収集をうまくできない社員に悩んでおります。
井上先生流仕事術みたいな形でアドバイスをいただけないでしょうか。
はい。
というわけでですね、新しい切り口ですね。
全国の評価制度を導入した会社で、たくさんの会社で評価会議とか立ち会ってきましたが、
評価会議の席上で結構部下のことについての発言で、
多いのは優先順位がうまくつけられないっていうのは多いんですよね。
多分この話にも近い現象だと思うんですが、
単純に優先順位って言っても、上司から見てる優先順位って変なんですね。
自分のことをちゃんと先にやってくれたかとか、そんなこともあるので、
そういう時は逆にどんな優先順位のずれを感じたのか、具体例言ってみてくださいって聞くのね。
じゃないと、優先順位自体が上司の主観だったりすることがあるので。
上司から見てはそうだけど、本人から見たら違っているし、
第三者が見たら別にそんなに狂ってないよっていうのがある。
それとね、もう一個あるのは、別のことであるのは、
それを確認した上でだけど、優先順位がつけられない人って何かに追っかけられるんだよね。
問いますと。
例えばだけど何かをやってました。
そしたら横から課長が来て、これやっといて。
はい、いつまでですか?
うん、できれば今日中にって言っちゃった瞬間に、
本当は横にあるのに、今日中にやらないといけないことを今やっているのに、
ちょっと散らかるんだよな、思考が。
なので、つまり締め切りに追われる人が多い。
締め切りに追いまくられている。
で、つまらないことに見えるんだけど、締め切りなのでやらなきゃいけないっていうのが結構あって、
それをやっていると上司は、いや、もっとこっちの方が大切だろうって思ったりもする。
みたいなズレも感じる時がありますね。
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で、7つの習慣にも出てくるけど、重要度と緊急度っていう縦横軸の中で、
緊急で重要なものはもちろん最優先でやるべきですよ。
緊急じゃなく重要なものは実は大切なものが埋まっているんだから、
これは手をつけなきゃいけないですね、やっぱりと。
で、緊急なもので重要じゃないけど緊急なものっていうのはこれが厄介ですよねと。
で、緊急じゃなく重要じゃないもの、こういうものは手をつけ、やるべきじゃないですよみたいな感覚、
はっきりとそういう言葉じゃなかったかもしれないけど、そんなようなマトリックスがあるんですが、
緊急じゃない、重要じゃないのに緊急っていう証言にものが入ってくることがまずいのよ。
つまりさっき言った、とっちらかっちゃったり時間管理ができない人って旗から見て、そういうふうに追われてる。
重要じゃないのにやらなきゃいけない緊急なもの。
緊急っていうのは突然来ることもあれば、もう締め切りが迫ってる。
で、特に通常の仕事でいうと突然の来訪者があったとかっていうことではない限りっていうことはそんなに頻繁にあるわけじゃないので、
緊急といってもやっぱり締め切りというものに追われてるという感覚の場合が多い。
で、ここにものを入れない工夫っていうのがあって、それが実は重要でもなくまだ緊急でもない時期。
つまり余裕がまだあるとき。
これ今月にやっといてねって言われたものを受け取ったとき。
この一瞬間にこの時間の管理、普通の頭は、今月末までにやればいいって言って置いちゃうのよね。
で、今月末になったらやるのよ。
これがまずい。
で、重要じゃなくて緊急でもないものでも、どこかでは処理しなきゃいけないものっていうのがあるので、
処理項目を処理する時間を設定するっていうのが大事。
で、とっととやっつけとく。
そうすると重要じゃなく緊急なものってなくなっていくんだよね。
そこのゾーンに来ないですよね。
だからその前にそれをやっつけとかなきゃいけない。
で、特にこれって30分かかるなとか、時間が読めるもの。
もうバリバリバリバリ余裕ができた時間の中で、
あ、隙間書くみたいな感じで、この隙間でやっつけちゃおうって言ってやっつけるという癖をつける。
それともう一個は時間が読めないものがある。ただし。
考えなきゃいけないこととか。
っていう時間が読めないもののために必ず1週間に何時間とか、
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1日に1時間でもいいから、それはもう仕事の流れによってでいいので、
必ずクッションタイムを設ける。
このクッションタイムの優先事項は実は緊急でもなく重要でもないこと。
処理しなきゃいけない案件をここでやっつけちゃうってやつ。
これあの井上先生流仕事術という話があったので、
今のマトリックスはもう世の中にあるフレームとしては結構皆さん触れたことはあるかなと思いつつ、
いざそのにはめてみると、うわみんなできてないと。できてる人はできてるという感じだと思うんですけど、
井上先生が感じるこの仕事ができる一旦人、ビジネスマン、ビジネスパーさんがいるとしたら、
このマトリックスのバランスってどんな感じになっている人たちが仕事ができてるなぁって感じがしますか。
実はそのマトリックスともう1個大事なのがさっき言った、時間が読める読めないっていうのが大事なんだ。
時間が読める仕事と読めない仕事っていうのはあるので、読める仕事とか読めない仕事のために必ずバッファ時間は必要なんだ。
だからバッファを作るっていうことが大事で、読める時間は読める時間でバッファが生まれてて、読めないものを先にやってまた余裕ができたりとか、
いろんな意味でそこに隙間に入れていけばいいので、変なし会議と会議の間に30分時間があって、
慌てることはないんだけど、全然あの電波を今のうちにやっつけちゃおうみたいな感覚でやる癖をつけるっていうのは時間が読める仕事。
読めない仕事はバッファを必ず設ける。このバッファは読める仕事を時間が読める仕事でも使っちゃえばいいので、あくまでもバッファね。
バッファがうまく作れるということが僕は仕事ができる人の時間管理の特徴だと思う。
これ一旦サラリーマンというか社員さん目線だと思うのでいくと、いわゆるだいたい8時間かける5ですか?40時間働くわけですよね、だいたい週に。
このバッファっていうのは感覚的にでもいいんですけど、できる人っていうのは何割ぐらい儲けられてる感じなんですか?
僕の感覚では8時間は1日のうちに1時間程度。
そんなにですか?
作れる人はすごい。30分でも作れたらすごい。30分ぐらいならあるはずなんだよね。
休憩する時間だってあるわけだから、ふっと自分のリセットをするときがある。
そういうときなんかは、そういえばあれってどうしようかなって考えたりとか、そういうものがなければやっちゃおうって言って。
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さっきおっしゃってた重要じゃないし緊急じゃないものを処理しちゃうとか。
これ緊急じゃなくて重要じゃないとね、実はあんまりストレス感じないのよ。
その間にやっとくと、これ明日までにっていうとつまんないものなのに明日までやらなきゃいけないという感覚がつくるから、よりストレスが。
現行に追われた感じとかね、こういうのありますもんね。
現行はね。
本当に必ず追われるんですよ。
追われる。
こればっかりはなぜか。
それはちょっと置いときます。
でもね、追われる現行だって、すごく事前に、僕はよくやるんだけど事前に文脈だけ考えておく。
こういうことを今回言っておくだけ考えておくだけで全然違うからね。
重要で緊急なところまでは持っていくってことを決めておいて、来た瞬間に効率よくやるための準備はしとく。
重要じゃない緊急じゃない段階で終わらせておくと。
僕はだからだいたいそういう考えなきゃいけない仕事は比較的、締め切りって月末だったりすることが多いので、比較的月初にバッファーを作る。
僕の場合は自分で動いてる部分が動けるので、時間管理できるので、だいたい半日、月の頭に必ず半日ぐらいのクーラーをつける。
最後まで埋めないようにする。
埋めちゃうのよ。埋めないって決めて埋めない。
そうするとそこで余裕が出る。心の余裕もできるから、とっとといろんなもの処理しちゃうし。
それとね、これはちょっと違う側面なんだけど、起きてから数時間のうちが一番頭が働くと言われているのね。
だから朝一の仕事でメール確認をするっていうのは良くない。
具の誇張だっていう人がいる。一番クリエイティブな仕事をすべきだって。
ここは井上先生的にはどういうふうにお考えなんですか?
メール確認は僕も午後一時にする。
比較的午後一番目にするとかする。
とか電車の中でしちゃうとかね。
あ、メールしちゃう。
だから朝起きて最初にやることは大体、さっき言ったバッパーの中で何やらなきゃいけないかとか、
このことについて考えておかなきゃいけないなっていうことの考えなきゃいけないなっていうスイッチを入れる感じ。
あ、あの件あの件って。
そのスイッチを入れると、変な話を歩いてても何しててもフッて出てくる。
アンテナが立つので。
例えば来月こういうセミナーがあるんで、こんな話しなきゃなって言って、
そろそろ原稿の腰考えなきゃとか、パワーポ作んなきゃ、スライド作んなきゃとか考えるじゃない。
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あるとき、じゃあ今度の日曜日に作ろうなって言って、一日でできるはずないよね。
だからそうそうそう、なんとかの件のセミナーがあるからそのことについて考えとか整理しとかなきゃなというスイッチをパチって入れる。
それはバッファーの時間に。
朝。
朝なんですね、そこは。
朝起きたら入れる。
つまり今の時期何について考えなきゃいけないかっていうことの意識を再インストールするっていうの。
そんなことをされてるわけですか。
そうすると、例えば通勤で歩いていても、何してても、本読んでても、それにまつわるものとしてものを捉えること。
そのスイッチ入れてないのの、本を読む差がすごくでかい、必ず。
まさにこの質問今回ですね、情報収集をうまくできない社員に悩むという点もあったんですが、このあたりがもろにリンクしてくるわけですね。
さっきの遠藤さんの質問に戻ると、優秀な人たちはどういうことかというと、きっちりとすべてのスケジュールを埋めてる人も多いように見えるけれども、必ず頭の中ではバッファーは作ってると。
僕はスケジュールに入れないとバッファーが作れないので、スケジュールリンク化するんだけど、
すごく極めて優秀な人はオートマチックにそんなことしなくても脳の中でしてる気がする。
でもやってることとしては同じですよね、やり方が。
メーラー使うのかわかりませんけど、何するのかは置いといて。
話が逸れたけど、そういうことなの。
だから優秀な人っていうのは必ずクッションとか遊び時間みたいなものを持っていて、それが脳活性化するんじゃないかなって私は思ってます。
なるほどですね。
慌てると、あれやらなきゃ、次これやらなきゃ、今日できなかったってなると脳が不活性になるんじゃないかな。
そういう大前提のバッファーを設けてるという上で、仕事ができる方というのは重要じゃない緊急なものっていうのを限りなく持たないようにしてる。
こういったバッファーの時間を使って重要じゃない緊急じゃないものをホットと処理をしてる。
空いた時間でクリエイティブなことをやったりするという感じなのが大きなこのマトリックスの使い方と言いますか。
というわけでですね、皆さん1日に1時間から30分程度のバッファーをお持ちですかということですね。
まとまって作れる人であれば1週間、例えば金曜日の午後はそうしようとかでもいいと思います。
なるほどです。というわけで、一度ご自身の仕事、社員部下の仕事を振り返るためにいいフレームワークをいただきましたので、ぜひチェックしていただけたらなと思っております。
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というわけで井上先生、ありがとうございました。
ありがとうございます。
本日の番組はいかがでしたか。番組では井上健一郎への質問を受け付けております。
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