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井上健一郎の組織マネジメント研究所
組織が一体となり、ゴールを達成する究極の快感。
上場企業から中場企業まで延べ200社以上の支援を行った井上健一郎が、
組織・人に関するあらゆる問題を分かりやすく解説します。
こんにちは、遠藤克樹です。
井上健一郎の組織マネジメント研究所、 井上先生よろしくお願いします。
よろしくお願いします。
最近、井上先生も番組のリスナーがまたここに来て増えてるって話を散々してるんですけど、
そんな話をしていたら、いよいよ井上先生、
久々にセミナーを考え出してるって噂を聞いておるので。
そう。なんかやろうかなと。
だから、せっかくなんでね。
なんとなく今、まだジャストアイデアレベルですけども、
なんか皆さんが聞きたいことは何なのかなっていうのをね。
知りたいなと思って。
実際にリアルに皆さんがこういうことについて考えてるんだとか、
いうものがあればよりいいかなと思うので。
一般理論の提供というよりもね、そういうのがあるので、
リクエストしてもらったりとか、いろんな形でやれたらいいなと思ってますね。
随時ね、こちらのほうでも番組のほうでも紹介していきたいなと思いますので、
ぜひぜひ注視していただけたらと思います。
そうですね。夏前にはやりたいなみたいなね。
言いましたね。今夏前おっしゃいましたのでね。
皆さんの準備がされてなかったら、いい形で質問を通してあおっていただければと思います。
さあ、そんな井上先生にたくさん質問来ておりますので、今日もいきたいと思います。
今日は質問だけですね。いきたいと思います。
井上先生、いつも楽しい番組をありがとうございます。
現在私は介護事務として老人ホームで働いております。
子育てをしなかったのフルタイムです。
すごいですね。
子育てしながらフルタイムで働いてて、いつ聞いてるんですかね。
質問ですが、比較的事務周りの人間も年齢層が高い職場であるため、
どんどんと退職が進み、さらに人手不足となっています。
そんな状況でありながらも、私自身も家庭とのバランスを取るために、
近いうちに時短勤務になる予定。
ただ現状を見ると、私自身の膨れ上がる仕事量とこなせるメンバーがいないことは目に見えて分かっており、
マニュアル化や効率化を図っていかなければ、私が時短になった際に業務が回らないことが想定できます。
このような危機感を私は持っているのですが、事務等は運気なもので全く共感してもらえません。
どちらにしても自分にシワ寄せが来るだろうことが分かるのと、
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組織にとっても良くないように見えるため、どうにかしたいなと思っているところです。
自分が時短勤務になる前に、できる準備や体制作りは試みたいと思っています。
個人的には、マニュアル化もしたことがなければ、情報も私だけが知っていることも多く、
私自身の業務整理が必要とは思っています。
正直何からしたほうがいいのか、思いついていない状況だと質問させていただきながら気づいています。
このような状況の中、まず組織変革をするために着手したほうがいいことがあればアドバイスいただきたいです。
よろしくお願いいたします。
はい。大変ですもんね。
大変そうです。
自分の方ですけども、結構経験を積まれた方だと思うので、
経験を積んだ来たことによって得ている知見とかがたくさんあるでしょうね。
おっしゃる通り、ご自身が時短になったとして、
次に新しく来た人たちが機能するまでの時間、
結局時短なのにすごい量のものが降ってくるというようなことも考えられなくはないので、
ある意味ではこの方が言うように、若干マニュアルの整備とかをしておくといいのかなと思います。
これはマニュアルでもいいし、なんでもいいって言ったら失礼だけど、
要は更新の人が来たときにどうその人に教えていくか、
どう覚えてもらっていくかっていうようなことを前提に考えてらっしゃると思うので、
どう整理していくかなんですけど、
やっぱり大事なのは、基本的には初めて仕事を覚えるときって、
全体像がわからないまま部分を教えてもらって混乱するってことがよくあるのね。
たとえばジムだとすると、毎月これが来るから、
この電票が来たらこうやってやってこういう処理するのよ、みたいなこととかね。
そういう部分部分を教えてもらう。
で、やってると、いやそうじゃなくてとかって言われるっていう。
全体を知らせずに部分だけ言われて、全体から文句言われるってやつですね。
そうそう。なので、まずはマニュアルを作る作らないよりも、
マニュアル化するときの考えていく手順みたいな形で考えればいいのかなと思うので、
まずは大きな仕事の流れと、
それから自分たちのそこのチームというか部署が担っている役割、機能みたいなこと。
これはまず大きく整理をする。
私たちの部署はこういうことをやるセクションですよ。
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私たちの客っていうのは、いわゆるお客さんという意味、顧客という意味ではなくて、
自分たちがやったものを誰に渡して、誰が何にそれを使うのかっていう後工程って言ったらいいの。
自分たちがやった仕事を、誰がそれを受けるのか。
受けるのかっていうと、誰の仕事に影響があるか。
そのバトンがどうつながっていくのか。
そうそう。いい例えですね。バトンが誰に渡すのか。
その人たちにとってはどうやったほうが嬉しいのかっていうことも合わせ整理しと。
だから大きなプロセス、業務の流れというのを、年、月、週、1日みたいな形で。
まず1日はこういう流れが基本だよ。
それを1週間で言うとこんな流れがあるよ。
週頭にはこれが大事だよ。週末にはこれが大事だよ。
これを重ねていくと、月としては月初にこういうことがあって、月末にこういうことがあるよ。
クォーターでもいいし、半期でもいいし、年間で言うと大きな流れはこうだよと。
全体の流れを整理することと、さっき言った自分たちがやるべきその中での役割、機能。
その機能と役割を語るときに、私たちがバトンを渡す相手がこうだと困る。
こういうのが嬉しいから。そういうのをまず整理したほうがいいと思うんですね。
これがありきで、さっき言ったやらなきゃいけないこの伝票処理の仕方はこうです。
この計算書はこうやって作ります。っていう具体の作業領域に入っていくんだけど。
やっぱり作業領域の、よく言う目的がどこにあるのかっていうことがないと、
要領を得るためにすごい時間をかかっちゃったりするのね。教わる側が。
何のためにかわかってないと、
なんとなく自分のやりやすさだけでシャシャシャシャって処理をした結果、
ちょっとここが足りないんだけどっていうことが起こり得ちゃう。
そこ大事なんですかねっていうのがわかってないから。
だから何が大事かをまず整理しておくということだけをやるだけでも、
どなたかが入ってきたときに、仕事を覚えるのが早くなると思う。
だからまずはそこを、この人が何からやったらいいかなっていうことで言うと、
今の3点の視点。自分たちの仕事の流れ。
それと組織において自分たちが担っている役割、そして果たさなければいけない機能。
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それと自分たちがやった仕事を誰が受けるのか。
その人にとってはどういう位置にこの仕事があるのか。
例えば経営なんかでは決算書を作ったら、これは経営のためにあるわけで。
とすると経営が見やすいためにはどうあるべきかっていうのが必要なわけで。
その報告の仕方とかもね。
決算書を作るっていうのは、バトン・ドーゴさんは経営者につなげるわけですね。
そうです。
例えば介護保険の申請なんていうのは、
例えば相手先、保険を申請する機関に対して渡さなきゃいけないと同時に、
それをもとに経理がある趣旨分けをして、正しい聴報にしていくっていうことがあるので、
どこの部分だけは絶対間違っちゃいけないかっていうのがそこで出てくるわけです。
確かに。
変な話。
例えばだけどさ、3月3日と3月4日の記入の間違いは大きな影響はないけど、
2月28日と3月1日の記入の間違いは大きな月度の違いがあるので、大きな影響があるとかね。
たとえばだけどさ。
また決算になったみたいなね。
そうそうそう。みたいなことがあるので、
どこの部分が大事なのかっていうのは、
そういうことを大前提としておいておくと、教えやすくなる。
で、なんでこれを言うかっていうと、
この人がマニュアルを作ろうとするときに、
何を書いたらいいかがわかりやすくなると思う。
たとえばある事務の処理についてマニュアルにしても、
それはたぶん作業面のマニュアルを作ることになると思うんだけど、
ただここは赤字で、ここは最大注意ポイントとか、
そういうことを教えてあげられやすくなる。
そうか。だからマニュアルを作るときに、やることっていうところというよりも、
全体の流れ、
いのち先生の言葉をリピートしてるだけで、
ちょっとイメージが恥ずかしくなりそうなんですけど、
流れと、そして与えられている仕事における役割、機能、責任を持っているということですよね。
こと、そこでとどまらず、
そのやった仕事というのが前後、それが前後なのか上下かわかりませんけど、
その繋がるバトン先としてどういう形で繋げていくのかっていうところを、
前提にマニュアルを落としていくと。
あえて聞きたいんですけど、
なんでここのポイントが大事というふうにおっしゃってる。その背景は何か。
事務のお仕事をしてるときに、案外作業っていうほうだけで、
仕事を進めちゃうことが多いのよね。
ただ経験を積んでる方は勘どころとして、さっき私が言ったことがわかるわけよ。
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はいはいはい。
特に立ち上げてるときとかやってる人は全体的に見てますもんね。
こうやっちゃうと何が起こるかがわかってきてるから。
ただわからない人には、そのことの大事さがわかんないんだから。
起きた問題をなんで起きたかが見えないのか。
で、作業レベルに落ち込むと、入り込んじゃうと、そのポイントを失うんよね。
なるほどね。
だから全てに神経を使って、またこれ大変なことなので、
絶対ここだけは落とさないでねっていうポイントを見ておく。
流れとか関係者の次の先っていう観点からここが絶対大事っていう話。
そこを単体で大事なんだよと。
さっき井上先生がおっしゃってた2月28日が大事と言われるよりも、
月度でここがどこだという全体像があった上で言ってくれるだけで。
確かに意味が違いますよね。
昔ね、変な話だけど、僕がアシスタントディレクターとかやってる時代に、
いわゆる歌詞カードとかジャケットとかがあって、
そこを構成するわけですよ、原稿の。
たとえば歌があって、歌詞の内容が、語飾がないかとか、構成するんよね。
たしかにアーティストの歌詞のワードを一文字待つなら終わりますもんね。
よく自分が犯したミスっていうのは、細かい歌詞の間違いじゃなくて、
タイトルとかでかいところを間違いやすいの。
まじ?
なぜかっていうと、構成って一文字一文字に入り込んじゃって作業者になっちゃってるから。
もっと大事なのはタイトルを絶対間違っちゃいけないってわかるわけじゃない。
これ読む人はどう読むのかって、もちろん歌詞の内容も間違っちゃいけないんだけど、
当たり前のように大きな文字で書かれてるところって、ふーって見落としたりする。作業者だから。
細部に開いてるから、目が。
歌手、アーティスト本人が自分のタイトル間違えたら絶対あり得ないですよね。
そこにある意味命かけてて。
どれだけ苦しいんだかっていうのがあるわけだよね。
そういうのを言ってたデザイナーの人は、
本当に大きなところほどミスするんですよ、皆さんって言ってます。
これはやっぱり、細部を検証するという作業に入っている人間の神経なんだと思うんだよね。
でも罠ですよね。しかも意図せず起きてしまう。
そういう意味で言うと、やっぱり作業をやってる方が全体像を捉えてるかどうかの強さっていうのは、
そういうところには結果的にあるんでしょうね。
経験豊かな自分の方っていうのは、何が大切かっていうと、そこがわかってんのよ、経験的に。
なんでね。だからあの人がいないとまじで困るっていう。こっちも勘でわかるっていうか。
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でもその上に立ってる作業を実際してない人から見れば、それがわかんない。
今このご質問いただいてる方々は、きっと勘どころを抑えてる方であろうことは、質問を見てみればよくわかるので。
いかに自分が、ご自身が普通じゃできないような視点でしっかりと抑えてるかということをしっかり抑えた上で、
今の観点でちゃんと落としていくということが、今後の会社にも、経営者の方にも、現場の方にも大切だと。
いろいろ動いてみてまた起きると思いますが、詳細はぜひ改めて質問いただけたらと思います。
井上先生、ありがとうございました。
ありがとうございました。
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