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井上健一郎の組織マネジメント研究所
組織が一体となり、ゴールを達成する究極の快感
上場企業から中場企業まで延べ200社以上の支援を行った井上健一郎が、
組織・人に関するあらゆる問題を分かりやすく解説します。
こんにちは、遠藤和樹です。
井上健一郎の組織マネジメント研究所、井上さん、本日もよろしくお願いいたします。
よろしくお願いします。
さあ、今日も質問が来ております。ご紹介していきたいと思います。
この方、大企業の方ですね。ちょっと企業名はあれですが、
皆さん、かなり聞いたことあるような会社の管理職の方からご質問が来ております。
何度言っても、仕事を締め切り通りに終わらせられない社員に、
どのように指導をすればよいのでしょうか。
きちんと締め切り通りにできたかと思うと、クオリティが十分でなかったりと、
指導に困っています。
はい、ということですね。あるあるですね。あるあるですね、これ。
クオリティの問題もそこに伴っているので、簡単ではない話なんでしょうが、
時間の捉え方というのがあって、締め切り、今あった締め切りということで、
仕事を捉える人があまりにも多いのかなと。
つまり、この仕事は来週末までに出さなきゃいけないというのがあったら、
例えば、今日が火曜日だとしましょう。来週の金曜日まででいうと、
およそ10日間あるぞ、今日はあるぞというような感覚で捉える。
つまり、10日あるので、今はまだやらなくていいみたいな。
スタート時間が、スタートというのは全部、締め切りにあってスタートをしている感じがあって、
月末までにやらなきゃいけないものは、月初には手がついていない。
ほぼほぼみんなそんなやり方をしている気がするんですけど、どう思います?
今のご説明だけだと全体がわからなかったんですけど、
お尻が決まっている仕事、まずお尻が決まらないと着手もできないですよね。
まずお尻が決まる、決まらなかったら決める、そこから逆算してどのくらいかかるかな、
みたいなところでスタートしていくようなイメージですよね。
決して、例えばプロダクツを管理するとかっていう意味では、
デッドラインからここまでにはなきゃいけないねっていう発想で、
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さらに中の締め切り、工程のプロセスの締め切りを細かく決めていくっていうのは起こるんだけど、
締め切りってそもそもある意味の、ある意味多くの場合って言ったらいいのかな、
デッドラインを超えたらアカンって言うでしょ。
だから超えたらアカンラインに合わせてどうするのっていうのが基本。
つまり、超えたらアカンのじゃなくて、
僕がよく言うのはベストタイミング。
タイミングっていうのがあって、一つには最もその案件にとっていいタイミングっていうのはあるでしょ。
例えばだけど、よく例に出すのが、
設備品を作ってるような会社とかだと、
よくこんなもんに使いたいんだけどって試作品を頼まれるようなことがある。
ある工場にお客さんのところに行ったら、
今度工場新設というか増設するんで、
こんなものを作りたいんだけど試作品作れるって言われたら、
もちろんやりますよと。
他社さんにもお願いしてるから、
曖昧になっちゃうんだけどねなんて言われます。
で、そうですかって言ったら、いつぐらいまでにお決めになるんですか?
今月いっぱいまでにはどれにするか決めたいんだよねって、
ゲッションのタイミングの時に言われました。
わかりました。
じゃあちょっと社内に持ち帰って、
いつぐらいに試作品をお持ちできるか検討しますと言って持ち帰る。
この営業の人の頭にあるのは、今月末までに決めると。
場合によってはその話の中で、
だから来週末には欲しいんだよねなんてことも出てくると。
先方は先方で、ある種のリードタイムみたいなのを見るから、
そういう風に言ってくれるんだけど、
でもこの話の我々が競合他社に勝つために、
試作品を第一弾を出すのはベストタイミングはいつでしょうかっていう話。
もうちょっと情報ないと決めきれないところもあるんじゃないですか?
今の情報だけだと。
だからベストタイミングは、最もベストタイミングは今だね。
つまり言われたらその場ではいって出せたら最高でしょ。
なぜかっていうと、すごいねっていうのと、
いやでもちょっとここ違うんだよねって変えられるじゃん。
でも2週間後に全部が出揃い、他社も含めて出揃った時に横に比べて並べたら、
その段階で出来の良い方に行くよね。
ということはそれよりもいかに手前。
今っていうのはもう今極端なことを言ってるだけで、
だったら明日出来ないか、明後日には出来ないかっていう感覚を持たないといけないねって感じ。
つまりそれがベストタイミングで、
何でベストタイミングかというと、
他社に先駆けて相手の必要なものを叩き台プロトタイプによって引き出せて、
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直せる時間まで設けられるからっていうことになる。
で、ましてや、え、もう出来たの?っていうのだけで有意に立つ。
その話というのは、もう限りなく早ければいいっていう話ではない。
だからこの今の例の前のベストタイミングは速さだよね。
今のケースの話はそういうことですね。
全てに物事に締め切りじゃなくて、ベストタイミングがある。
そこが何かをまず見極めると。
つまり相手がオーダーしてきている人にとって、どこで知ると一番良いのか。
もしくは、この質問にもあったけど、クオリティーがいってないと。
これはたぶん上司がオーダー者だとしたら、オーダー者としては納得しないわけよね。
っていうことは、だとしたらオーダーしている人たちのレベルに
ちゃんと適合するものを作るためには、
プロトタイプというか叩き台となるものが、A案がないとできない。
今のお話を聞いたところまでで、ベストタイミングが重要だというのは
ものすごい納得ですし、そりゃそうだよなと。
できる人たちがやっているようだと思うんですけど、
この方のご質問は、締め切りを守れない社員にどうすればいいかって話じゃないですか。
だから、ベストタイミングで物を考えさせる癖をつける。
それってどうやってやるんですか。
よく僕は仕事のレベルのバーを2本置きますよ。
下のバーというのはマストバーといって、
これを超えられないレベルというのはバッテンがついちゃう。
ダメだよ。
これが締め切りなんだ。
デッドライン。
これを超えちゃったらダメなんだから。
それは時間もそうですし、クオリティのデッドライン。
まずは時間として。
もう一個は、タイミングとして上にベストタイミングというバーがあって、
これよりも上でやってくれたら修正も効くわ、
相手にとって気持ちもいいわ、
仕事がすごくスムーズに流れるので、
その上のバーがある。
その上のバーと、これは僕らはバリューバーといって、
いわゆる負荷価値が生まれるバーといって、
二重丸という丸がつくようなバーを超えると。
そのバーよりも下だけど、デッドラインよりは上の領域があるので、
ここのどのあたりに落とせるかということが最初に覚えなきゃいけない。
デッドラインをやるのは、とにかくやれという話じゃないですか。
このプラスのバーのベストタイミングをここの指導で、
ここが一番みなさん苦しむんじゃないかなと思うんですけど。
だからそれは最初のすごい一番、
二重丸が上げられるようなバー設定は難しいとして、
これをいつまでにやってくれねというときに、
デッドラインを示さないということ。
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つまりこちらがサバを読むわけです、最初。
例えば来週いっぱいでいいんだと。
来週いっぱいまでじゃなきゃ困るけど、来週いっぱいまでで余裕はあると。
だったら今週いっぱいにあれ。
どうしてもデッドラインでみんな物を考えるので、
何が起こるかというと、来週だと言っても今週しないからほとんどの人は。
なるほど。
ちなみにそれってやりますと、
本人には仕事としてのデッドラインがありますよね。
ただそれは言わないで、
デッドラインは今週末だよって言って。
デッドラインだと思わせてやっちゃう。
思わせてやらせることから始めた方がいい。
もう一回やり直していいよって言って、
翌週やり直させて、
どうだってこのぐらいやる。
要するにこういう段階で物を取ってやるとちゃんとできるよねっていうのをまず覚えさせる。
まずはっていうところですか。
まずは。
一回そういう体感をしてもらって、
そうか。
要はね、取り掛かりを早くしろってことだよね。
全てのこと。
で、判断する。
それをいいか悪いかを判断できる、検証できる、
時間をチェックする時間を必ず設けるっていう
思考を植えさせなきゃいけないので、
そのために最初無理だから、
その時間をさばよんで、
でもここまでにやれっていう訓練。
そういう意味ですね。
そのレベル感を少し超えだして、
ある程度デッドラインを言われればきちきちっとこなせるぐらいになってきた後に、
ベストタイミングを自分でできるようになるように育てるにはどうすればいい。
それはもう案件を見ながらだけど、
例えばさっきの試作品の話じゃないけど、
我々にとって一番これが最も時間的に優位に立てるのってどこだっていうのを一緒に考えました。
どう思う?
来週末って言われましたと。
いや、それは締め切りだろうと。
相手にとっても我々にとっても、
もし時間的にもっと手前でやることで、
相手に優位に立つとしたらいつぐらいが最高だと思ったら。
いや、そりゃもう一日でも早い方がいいですよね。
まして、明日なんか持ってったらびっくりするんじゃないですかね。
そういうことか。
まずはデッドラインをさばようというか、
本人にも言わないで体感させるために早めのデッドラインを言いながら覚えさせる。
修正を加えるっていう工程が後ろにあることを覚えさせる。
本当のデッドラインに合わせてやったら取り戻していけないよと。
それがクリアしていくとベストタイミングを一緒に考えるような場を作り始める。
今言ってたような、安野さんが言ったみたいに、
締め切りを守って、なおかつそこそこのクオリティでできるようになったよねってなったら、
さばいうまなくていいじゃない。
デッドラインである程度まで来ると。
ただ、これでよりいいのはもう一段深めたらもっと良くなる可能性はあるので、
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その時間を設けようと。
だから二段構えだよって。
これそうするとね、理屈としてはベストタイミングで測れって言われても、
体が動かなかったけれど、体ごと動けるようになるんじゃないかと。
なんとなく感覚としてね。
とは言いながらやっぱりどうしても締め切りに体が向いちゃうみたいなのが最初にあると思うので、
締め切りに向くなら締め切りに向かうで構わないから、
我々の締め切りはここだよっていうのが今週末って言っといた方がいい。
それって世の中で言う、ちょっと難しいところですけど、
職の層というか管理職であったり、ある程度リーダーと言われる人とか、
一般の社員とかいろいろあるじゃないですか。
今のお話ってだいたいどのぐらいのレベル感の。
新卒からっていうような感じで普通で考えると、やっぱり最初の3年は絶対そうね。
3年でもうそれが分かってきてる人だったら、
タイミングっていうのはビジネスの勝負どこだから。
時間が武器だぞって言えば分かるよね。
でも新人に時間は武器だぞって言われても分かんないと思う。
っていう意味なんだけどね。
なるほどですね、そういうことか。
それともう一個のタイミングっていうのがあって、
タイミングと言っていいのか分かんないけど、
締め切りで追われる人にもう一個起こってしまうクオリティが下がる要因っていうのが、
意外と大したことない作業レベル。
やっちゃえば30分とか1時間で終わるような、
場合によっては10分、20分ちょっと集中すればできちゃうようなことこそ、
締め切りに合わせてほっとく、ためるっていうのがある。
あるやつ。あるやつ。
よく重要じゃない、緊急じゃないとかでまとめたときの。
右下にあるやつを。
高度低く緊急度も低くないけども、そのうち緊急度が高いものになっちゃうやつね。
確かに。
だからあれは何が起きてるんですか?
ところがやっぱり締め切りでいつでもできると思うから、
やればすぐできると思ってたりとか、
だから単純に今やりたくないなぐらいのモードでいるから、
溜まっちゃう。知らない間に溜まる。
やっぱり今日のテーマのお話にある、
まさに時間軸における締め切り感覚、デッドライン感覚があるから溜めちゃう。
ベストタイミングっていう感覚が受け付けられると、できる人たちはその感覚があるんですかね。
優秀な私の知っている社長さんも得意な人がいるんだけど、
要は空いた時間で全部やっちゃう。
つまんない作業ほど。
空いたなって言ったら30分間でできるものをピッてやっちゃう。
そのTo-Doの紙を捨てるっていう、
すごい得意な社長さんいるんだけど。
あれは素晴らしいと思うんだよね。
僕なんかも一生懸命努力してたのはそれで、
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難易度の時間がどれだけかかるかわからない企画みたいな仕事は、
ポストイットに書かないんだけど、
電表をいつまでに、この電表回すとかっていうのは、
いつまでにって一応締め切り書くけども、
ペタペタペタペタって書く。
それこそそういうのを貼ってあんの気持ち悪いから、
ふーって時間が空いた時に、じゃあこれやっちゃうってやる。
今日はそこのあたりも詳しく行きたいところですが、
ちょっと触りだけになってしまうかなとも思うんですけど、
それができない人たちはいるじゃないですか。
いっぱいTo-Doでバーッと並べて、
この案だからこれ書いちゃえよと思うのに、
なんでやんないのっていう。
ここってどういう風にするとできるように促せたり、
ご自身がそうなんであればできるようになるんですかね。
これは変な話、最初のとにかく若いスタート段階のうちに、
そばにいる指導係が徹底して教えてあげなきゃダメ。
だから必ずメモでもいいや。
例えば机にベタベタ貼るの、気持ち悪いよねっていう意味も込めて、
そういう作業レベルのものは書いて、
締め切り順に貼っとけと。
横から見て指導している人間が、
すごい貼られてるけど大丈夫かよっていう話になるわけです。
今日どうやって動いてるのって。
今日早く帰ってきたなと。
じゃあやっちゃえこれ。
でもやらせちゃう。
そうですよね。
始めのうちはそれをちゃんとやっておかないと。
体感しないと覚えないかもしれない。
この方は管理職なんですね。
思ったのは、もしかしたら新人がこうなんじゃなくて、
ある程度ちょっといっちゃってるね。
3,4周とかいった方がもしかして、
部下としてこれで悩んでるとしたら、結構大変そうだなと思ったんですけどね。
それにしても今言ってるような、
ベストのタイミングって何っていうのと、
今空いた空間使って、
それこそ締め切りとか無視して処理しちゃおうよと。
消化させるっていうのかな。
っていうようなものと、
2つのこのことは、
どちらかというと時間っていうものを、
仕事の武器にするためには絶対的に必要な要素。
この力。
だから、ある程度ベテランの人で、
締め切りで動くことが身に染み付いちゃってる人でも、
でも、これを徹底してしてほしい。
これというのはさ、
つまんない仕事は早く時間が空いた時に使って処理するんだよ。
だから一番いいのは、
できたら、
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シフトに組まれるような仕事だとなかなか難しいかもしれないけど、
1日の最後の何時から何時の1時間はそのための時間。
いうふうにセットさせる。
久々にどちらかというと、
マネジメントのさらに細部の仕事の仕方みたいな話になってきましたけど、
本当そうですよね。
でも1つ締め切りというところじゃなくて、
1つにはまず大前提、ベストタイミングがあるという考え方って、
言語としてあまり持ってないので、
多分この辺りを意識して、
さらにそのととと処理していく仕事。
というのを空いた時間でどうやっていくかみたいなところを、
複合的にちょっと使っていくと。
いくかもしれませんね。
いくと思いますよ。
だいたいね、
例えば評価会議とか、
いろんなところで優先順位が付けられないんですとか、
そういう話ってすごく多く出てくるんだけども、
優先順位がきっちり付けられてどうしたこうしたという話の、
人の話をよく聞いてみると、
この2つはできてる。
欲しいときに資料が出るとかっていう言葉が出てくるから。
言ったらすぐ出てくるとか、
それは他の仕事止めちゃってるんじゃないんですかって言ったら、
いやそうじゃなくて、みんな同じ感覚で持てるんだよね。
なんでって言うとさっき言った、
重要な仕事が突発的に起こったときに対処できる、
ベストタイミングで対処できるための時間を作るっていうのがさっき言った、
作業で締め切り終われるなよっていう話。
だから優先順位はこっちかもね、最近ね。
作業で締め切りで、
今日はもうこれやらなきゃいけないですって、
午前中全部取られるようなことはやめろって。
要はもう緊急の仕事をどれだけ排除していくかってことですよね。
緊急で重要度が低い。
緊急で重要度が低いね。
それは緊急じゃなく重要度が低いときの、
エリアの中にあるときにもうやっとっとと片付けとけ。
緊急重要なマトリックスの皆さんも知ってると思うので、
右下を空欄にしときなさい。
そうですね。
ここはもう本当に基本的な仕事の話ですけど、
改めて締め切りを終わらせられない社員をどうすればいいかって言ったときに、
あの表をベースに考えられなかったんで、
結局そこが本来はつながってたはずなのに、
フレームは知ってても使えないというのは。
だからね、逆に言うとね、
右下は手をつけないっていう風に擦り込まれちゃってました。
優先順位としては。
ちょっとその観点からね、指導していただくと、
この方きっとできる方でしょうから。
だからそれ用の時間を作る。
見つけるって言ってたよね。
右下を空白にする。
空白にしておく。
そうすると右上がなくなるので。
チャレンジをしてみてください。
というわけで井上先生、本日もありがとうございました。
本日の番組はいかがでしたか。
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