新年のデスク整理
新年一発目の仕事って、なんだか独特の空気感がありますよね。 よし今年はやるぞ!なんて抱負を抱いて、デスクの上の埃を払ったり、新しいノートを下ろしたり。
年末のお掃除の時にやっておけって話なんですけど、年末が近づくと仕事が忙しくてできないんですよね。 だから新年一発目の出社する日にデスクの掃除をする人が多いのかなと。
でも忘れちゃいけない掃除があるんですよ。 パソコンの中ですね。パソコンのデスクトップ、アイコンで埋め尽くされていませんか?
とりあえずで保存した新規作成2のエクセルデータとか、 2025年間修正最終の pdf データみたいな、そんなファイルが散らばっていませんかね。
物理的なデスクは掃除するのに、デジタルなデスクがゴミ屋敷なんて人多いのかなという印象です。 私も散らかりやすいんだけど、これ仕事の効率めちゃくちゃ落ちるんですよ。
というか時間を無駄にしやすいんです。 だから私は新年一発目の仕事では、まずパソコンの中の整理整頓をしています。
デスクの整理整頓がとても大事なように、パソコンの中の整理整頓もめちゃくちゃ大事です。 今回は年始ルーティンで私が毎年やっているパソコン内の整理整頓について話していきたいと思います。
この番組は定時退社に定評のあるプロ会社員のこたつが、人に話すほどでもないようなことを冷ややかに時には熱く語る
私は定時で帰りたいです。お耳が空いていたらいかがでしょうか。 お疲れ様です。こたつです。
私大体新年初出社した日はパソコンの中の整理整頓をしていますね。 している人もいるとは思うんですけども、もししていない人がいたら絶対にやってほしいですね。
探し物の無駄
なんで年明け早々にパソコンの中を整理整頓しろなんていうのかっていうと、それは探し物という行為をなくすためなんですね。
私、探し物っていう行為がこの世で最も無駄な時間だと思っているんですよ。 1日のうちあのデータどこやったっけって探している時間合計でどのくらいありますかね。
たぶん1日5分くらいは探し物していると思うんですよ。 それ無駄ですね。たったの5分ですけど私は無駄だと思っています。
計算してみるとわかるんですけど、例えば1日5分の探し物を週5日続けると25分じゃないですか。 1年を245営業日だとすると年間で1225分探し物しているってことになるんですね。
これを時間に直すと20.416時間なんです。 これ労働時間に換算すると1日8時間だとして2日強なんですよ。
わかります?1日5分の探し物すると1年間のうち丸2日間もただ画面をじっと見てマウスをカチカチさせているだけの時間があるんです。
何その時間。怖くないです。私は鳥肌が立ちます。 2日もあれば有意義な旅行に行けますし、読みたかった本も読めます。
何よりその分早く帰れるじゃないですか。 この小さな無駄を放置するっていうのは定時退社にコミットしている身としては絶対に許せないことなんです。
しかもこの探し物の価値の悪いところって、ただ時間を奪うだけじゃないんですよ。 脳のリソースめちゃめちゃ消費していると思ってるんですね。
例えばなんですけど、あのファイルは先週の打ち合わせの後に保存したから、お客さん用のフォルダだったかなーみたいな。
こうやって思い出そうとする瞬間、脳めちゃめちゃ活動していると思うんですね。 脳のリソースもったいなくないですかね。
探し物するエネルギーがあるんだったら、そのエネルギーを仕事そのものに使った方が良くないですか。
私が思うに、脳のエネルギーってスマホのバッテリーと同じなんですよ。 スマホと同じで有限なんですね。
探し物なんていう一円にもならない作業でバッテリーを10%20%30%も削っていたら、 夕方にはガス欠しちゃうじゃないですか。
そりゃ定時で帰る気力もなくなりますよね。 あともう一踏ん張りすれば終わらせられる仕事があるのに、ガス欠になったせいで終わらないこともあるんですから。
いやーもったいない脳のリソースの無駄遣いだと思っています。 残業の入り口はこうした探し物から始まっているんじゃないかなと思いますね。
生きているだけで脳のエネルギー使ってしまうんですから、どうせ脳を使うんだったらクリエイティブな仕事とか、
さっさと帰って何を食べようかとか、そういったことを考えるために使いたいですね。 じゃあどうするかっていうと最初の話に戻るんですけど、
パソコンの中の整理整頓なんですよ。 データを探すっていう行為自体、起こらないようにすればいいと私は思っているんです。
そのためには考えなくても欲しいデータにたどり着ける環境っていうのを整えるのがベストなんですよ。
フォルダの整理術
ちょっと前置きが長くなってしまって申し訳ないんですけど、じゃあ具体的にどうやって整理すればいいのかっていう話ですよね。
私が毎年年始初出社の時にやっているフォルダ構成の話をしていきたいんです。 私がやっているパソコンの中の整理整頓っていうのは、もうやってることはシンプルでデータをフォルダ分けして整理するだけなんですけど、
適当にやると探し物をしている時間っていうのは減らないんですね。 コツが一つあって、それは見た瞬間になんとなくこっちだろうと直感で進めるようにすることなんです。
スマホ操作している時っていちいちマニュアルとか読みませんよね。 何か設定をいじりたいときは設定っぽいアイコンはここだなって感じで操作すると思うんです。
その感覚をフォルダで作るんです。 私がやっているフォルダの整理の方法なんですけど、まず一番上の階層は系統でまとめているんです。
一番上の階層っていうのは、データを格納しているフォルダを開いたときに最初に表示されるフォルダ一覧のことですね。
そこを一番上の階層って私は呼んでいます。 まずデータを格納しているフォルダをまず開くと、お客様の系統とか商品の系統とか、
あとは自分の業務の系統とかでざっくり分けています。 私は営業なので、例えばなんですけど、お客様の業界でまずまとめていますね。
業界を大体3つぐらいに分けていって、その系統にお客様のデータを集めているっていう感じです。
他には商品の系統かな、私の扱っている商品は大きく分けると4つの系統にまとめられるので、4つのフォルダに分けています。
あとはお客様に分類しない仕事、提案書とか企画書とか、そういうお客様に一切付随しない仕事っていうのをまとめるためのフォルダっていう感じですね。
あとは社内の業務、申請書とか報告書とか会議とか、そういったものもこの社内業務っていう系統でまとめています。
それぞれの系統で分けていって、その先に具体的なお客様の名前とか、プロジェクトの名前、書類の名前とか、そういったところで細かくフォルダを分けておいています。
すべてこの流れで階層分けてきているわけじゃないんですけども、基本は3クリックでたどり着けるように収めるのが理想ですね。
実際はお客様系統の先にお客様につながっている申請書のフォルダとか、報告書のフォルダとか、提案書のフォルダとか、そういうのがあったりとかするんで、場合によっては5クリックぐらいになったりもするんですけど、それは仕方ないとして、基本は3クリック以内に収めるようにしています。
最初は無理やり3クリック以内に収めていたんですけども、すると逆に非効率だったので、結果的にクリック数を増やすほうが良かったかなという感じに思っています。
こんな感じのルールで分けておくと、あのお客さんの資料だと思った瞬間に、手が勝手にお客さんのフォルダを開いているんです。積追反射的にデータにたどり着けるっていうわけですね。
会議で議題に挙がっていた内容のデータを探そうとすると、会議フォルダを開けばいいわけですし、社内の業務に関する話だったら、社内業務の申請書件の中に入っているなと思ってどんどん手をクリックさせていけばいいだけですし、
ほぼほぼ頭では考えていないです。反射的にそこの階層に入っていけている。これで探し物に使う脳のエネルギーっていうのをゼロに近づけられるんですね。
完全なゼロではないんですけども、限りなくゼロに近いと私は実感しております。実際、6、7年前からパソコンの中を整理整頓するようにしてから、仕事のスピードは格段に上がりましたね。
普段から整理整頓しておけって話なんですけど、目の前の仕事が優先だから、いつの間にかパソコンの中って散らかってくるじゃないですか。
適度に整理整頓しているんですけども、ちゃんとできているわけではないから、年始一発目に綺麗にして、今年1年を効率的に働けるように整えてるっていう感じですね。
1年働いていると、そのもともと作っていたフォルダ分けにはまらないデータとかも出てくるわけなんですよ。
そうすると、このフォルダを新しく作った方がいいなとか、このデータを逆にこのフォルダに全部移動させた方がいいなとか、いろいろ出てくるんで、
年始一発目にこれをしっかり整理しておくと、また1年アップデートした状態で整理整頓できるっていうわけですね。
この整理整頓本当に大事です。年始に整理整頓している年としてない年だと、定時での帰りやすさって違うんですよ。
なので私は年始一発目にパソコンの中の整理整頓を必ずしております。 デスクの整理はするけどパソコンの中の整理はしていないよっていう人は、まずデスクトップにある
いらないデータとか捨ててほしいですね。 そしてフォルダの系統を整えてみてほしいです。
今のうちにやっておけば年間2日分の自由時間を手に入れたも当然ですよ。 2日の余裕ってでかいですよ。2日間も余裕あったら他の仕事できますし、何だったら早めに帰ったっていいし、
有休使って休んだっていいわけですから。 しかも毎日の脳疲労も少しは抑えられるんです。
脳のエネルギーって自分が本当にやりたいことのために残しておいた方が私はいいと思っていますんで、絶対にこれやった方がいい。
仕事はスマートに、帰宅はスピーディーに。 これがね、定時退社にコミットしているプロ会社員としてのたしなみだと思っております。
はい、そんなところでしょうか。この番組が気に入っていただけたら、お聞きのポッドキャストアプリでフォローしていただけると幸いです。
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以上、こたつでした。お先に失礼致しまーす。
