忙しい年度末の状況
最近忙しいんですよね。今3月なんですけど、年度末ですから仕方ないは仕方ないんです。 毎年3月は必ず忙しい。
私、営業の仕事をやっているので、3月年度末はラストスパートみたいな形で、いろんな仕事をバーっとこう、3月末までに終わらせなければいけないっていう、そういった動きをしているんですけど、
それプラス4月以降、来年度の準備もしなければいけないので、今めちゃくちゃ忙しいです。
それでも私は定時で帰ることに必死な男なので、しかもこの番組、私は定時で帰りたいを運営している以上、定時で帰る義務があると勝手に思っています。
今のところも3月は忙しいとはいえ、なんとか定時で帰れているっていう状態です。
でも100%定時っていうわけにはいかないですね。 だいたい90%ちょっとぐらいかな。
週に1回だけ残業するかもしれないぐらいな感じで、なんとか帰れているといったような感じです。
定時で帰るために私は自分の仕事をいろいろ見直して改善して、今のスタイルっていう風になったんですけども、
以前の配信で定時で帰らせてくれる推しメモアプリシャープ8という中でもお話ししたんですが、
定時で帰る施策として私はよくメモをしているっていう話をしているんです。
このメモアプリを使ってますよっていう話をしているんですけども、
それ以外にもいろいろしてまして、この考えを元に動いていなかったら私は今でも定時で帰れていないんだろうなというふうに思っています。
タイムスケジュールの重要性
それはタイムスケジュール。
今回は私が定時で帰るために意識しているタイムスケジュールについてお話ししていきたいと思います。
この番組は定時対象に定評のあるプロ会社員のこたつが人に話すほどでもないようなことを冷ややかに時には熱く語る
私は定時で帰りたいです。お耳が空いていたらいかがでしょうか。お疲れ様です。こたつです。
タイムスケジュールっていうのを私めちゃくちゃ意識して改善してきたんですよ。
タイムスケジュールってまあざっくり言うと、仕事の予定とか進行を整理した計画表みたいなものですね。
多分これを聞いている皆さんもある程度この仕事はいついつやっていつまでに終わらせるとか、
この仕事をここでやって、これの予定はここに入れ込もうみたいなある程度タイムスケジュールっていうのはしていると思うんですよ。
私もそれをやっていたんですが、なんとなくやってる時は正直定時で帰れなかったんですよね。
これはちょっと仕事のやり方を時間単位で見直さないとダメだなっていうふうに気づいたんで、
このタイムスケジュールを改善していこうということで、なんとか今のスタイルに落ち着いたといった形でございます。
タイムスケジュールさえうまくできたら定時で帰れると私は思っているんですけど、
じゃあタイムスケジュールをうまくやるって何よってお話になるんですよね。
私はタイムスケジュールをどのように組むかが大事だと思っているんですよ。
このタイムスケジュールをうまく組めれば定時で帰れるというふうに考えてますし、実際うまくいってるんですね。
じゃあうまく組むためにどうすればいいっていう話なんですけど、
大事なのはルールを決めることだと私は考えています。
私がいつも意識しているのは3つあって、
1つはアポイントの時間を固定しているっていうこと、
2つ目は調整日を作っているっていうこと、
最後3つ目は作業日をできる限り固定しておくっていうこと、
この3つだけを意識して普段働いています。
私は営業なのでアポイントを取ることが多いんですよ。
お客さんと打ち合わせをしたかったり、何か提案をしたかったりするときはアポイントを取ってお邪魔してるんですけど、
このアポイントの時間っていうのをだいたい固定しています。
まず曜日も固定してますね。
私アポイント取るとき、火曜と木曜と金曜日の午前中、
1週間のうちこの3候補のうちからアポイントを取るようにしているんですよ。
もっと細かく言うと時間も固定していますね。
だいたい1日のうち3つの時間帯から指定していて、
朝の9時半から10時、もしくは午後の1時から1時半、
最後夕方前ですかね、3時半から4時、
3つの候補でアポイントを必ず取るようにしているというような感じです。
これそれぞれ間を空けているのは1日にマックス3件のアポイントを入れることがあるので、
次のアポイントに遅れないようにちょっと間を空けているといったような感じです。
もしアポイントが早く終わったら、
もともとアポイントのあるお客さんの近くにいるお客さんのところにもちょっとフラッとお邪魔したりしていますので、
そこは臨機応変にやっているかなといった感じです。
最後のアポ、その日1日の最終アポイントを夕方4時までにしているっていうのは理由がありまして、
だいたい1つのアポイントって30分から1時間ぐらいで終わるんです。
なので4時にアポイントを取れていれば、4時半から5時には終わります。
だいたいその間に電話が来ていたりメールが来ていたり、
その日のうちに連絡が欲しいとか、その日のうちにこれが欲しいみたいなちょっと急ぎ目の仕事っていうのが入ってきたりするんですよ。
そういうのにも対応できるように5時くらいにはその日の最後のアポイントを終えていたいっていうところで、
最終アポイントを夕方4時にしているという理由があります。
このアポイントの取り方は個人的におすすめで、どの時間帯にアポイントを取ろうかなって悩むことがなくなりました。
お客さんの方から、別にいつでもいいですけど逆にいつがいいですって言われた時も、
じゃあどうしようかなみたいなことがなくて、じゃあ何曜日の何時でいいですかっていうのはその場で回答することができるので、
アポイントの時間を固定するっていうのはかなりスピーディーに仕事を進める上でいいんじゃないかなというふうに実感しております。
次に調整日を作るっていう話なんですけど、この調整日を作るのめちゃくちゃおすすめですね。
突発的に現場に行かなきゃいけない仕事が入ったり、何かデスク作業、パソコンで何か作業しなきゃいけないっていう仕事も舞い込んでくるじゃないですか。
なので私は1週間のうち1日だけ調整日っていうのを作るようにしています。
この調整日は突発的に外回りしてもいいですし、突発的に社内でデスク作業してもいいしっていう何してもいい日っていうふうにしています。
何もなければアポイントなしでお客さんのとこに行ったり、急ぎではないけどこれ先に済ましておきたいなっていうパソコン仕事っていうのをやったりしていますので、
残しておいたタスクがどんどん進んでいくっていうそんな感覚で仕事ができています。
これ調整日があるのとないとでは仕事の進み具合が全然違うんですよね。
営業やっている方はわかるかもしれないんですけど、急ぎではないしアポイントを取るほどでもないんだけど会っておきたいお客さんとかも結構いるんですよ。
なのでそういう時は私水曜日にふらーっと行ってちょっとお話しして気になること聞いてみたり、ちょっとした軽い提案をしてみたりなんていう仕事をしています。
何曜日に設定するかは人それぞれ違うと思うんですけど、私は週の半ばにそういう調整日を作っておくと割と便利だったりするので水曜日に固定しています。
これ何が便利って、私アポイントの曜日を固定してるって言ったじゃないですか。火曜日、木曜日、あと金曜の午前中と。
例えば火曜日の朝とかに電話が来てその日はいけないと急に来てくれって言われる場合もあるんですけどその日はいけませんと。
じゃあ木曜日でもいいですかっていう話をしたらちょっと木曜日だと都合悪いんでもうちょっと早くなんないかなんてこう言われる場合があるんですが、
じゃあわかりました水曜日の何時に行きますんでそれでもいいですかって言えば大体受け入れてもらえるんですよね。
向こうの無理をこっちが聞いたみたいな形になるので大体は受け入れてもらえます。
なのでそういう調整日を1日作っておくっていうのは私は割とお勧めかなと思ってますね。
ここまでアポイントの時間固定してるとかっていう話してきたんですけど、これはあくまで私個人でやってることなんですね。
相手のある話ですからこの通りに行かないことももちろんあります。
私だけじゃなくて上司と同行する時もそうですしお客さんの偉い方も出てくる時とかそういう時は自分のスケジュールだけでは動けないのでそこは諦めてます。
あと業界とかお客さんによって取れるアポの時間帯って変わるんですよ。
私大体1日のうち3箇所、9時半から10時、午後1時から1時半、夕方3時半から4時この3つの時間帯でアポイントを取るようにしているんですけど、
業種によっては夕方5時以降じゃなきゃダメとか12時のお昼の時間帯じゃなきゃダメとかっていうのもあったりするのでそこはもう諦めてお客さんとか上司とかそういったところにスケジュールを合わせています。
この場合はもう本当に定時で帰ることに固執していたら仕事を失敗しちゃうので諦めて仕事優先で定時で帰ることをなくなく諦めています。
デスク作業日の設定
あと最後大事なのはデスク作業日、社内で作業する日をできる限り固定しておくことですかね。
私は月曜日の午後と金曜日の午後に設定しています。
これ私だけなのかわかんないんですけど残業の多くって社内的な仕事とかお客さんへの提出資料の作成とか何かしらの処理作業っていうのが関係していると思っているんですよ。
昔は私もよく会ってお客さんといろいろ話をして営業回りとかをしていきながらこれから事務所帰っていろいろ処理しないと明日のあれに間に合わないとか来週のこの仕事に間に合わないとかっていうのが結構あって8時9時まで働いてたっていうのはよくあったんです。
なので残業の原因ってそういう社内的なパソコン仕事とかそういう資料作成が多くを占めてるなっていうのに気づいたのでこういうデスク作業パソコン作業っていうのは必ず週のどこかでやる日を決めておくっていうのが割と大事でした。
逆にそういうのを意識的に進めていくと定時後に残業してまでやるっていう必要性がなくなっていくので定時で絶対帰りたいっていう人はこういった作業系の仕事をする日っていうのを決めておくと割と効果が出てくるかなと思います。
しかも作業する日を決めておくと納期設定がしやすいんですよね。
例えばこの見積もりが欲しいとかこの資料が欲しいって言われた時にもう作業する日は私の場合だったら月曜の午後か金曜の午後って決まってるのでお客さんから何か依頼を受けた時に何日までお時間もらってもいいですかって聞きやすいんですよ。
例えば今週中に送りますんで今週金曜日の夕方まで待ってもらっていいですかとか今週は無理なんで来週の月曜の午後でもいいですかとかそういうふうに聞けるんです。
大抵はこれも受け入れてもらえますしもし急ぎで欲しいんだって言われたら調整日の水曜日に設定するんです。
わかりました。じゃあ水曜日の午前中には提出するのでちょっとお時間もらっていいですかみたいな感じで。
そうするとこれも無理を聞いたみたいな感じになるので大体受け入れてくれますね。
今3つアポイントを取る時間を固定するっていうのと調整日を1日作るそして作業日を作るというところで3つ紹介してきたんですけど
私大事なのは最後3つ目作業日を作るっていうのが意外と大事なんじゃないかなと思います。
やっぱり残業の多くは社内的な仕事であったりとか見積もり作成とかお客さんから依頼された雑務的なお仕事なんかが多いので
これがなくなれば大体定時で帰れますし私は実際帰っているんです。
効率的な仕事の進め方
なので今定時で帰れてないっていう人はこういった作業日を決めておくのがいいかなと思います。
こんな風にタイムスケジュールをある程度固定化するっていうルールを決めておくと仕事がどんどん進められるので
定時で帰るっていうのが実現しやすいのかなと思います。
タイムスケジュールってナーナーでやっちゃうとダメなんですよね。
それは私身をもって知りました。
ナーナーでやってた時期は本当に定時で帰れなかったです。
8時9時10時なんだったら11時過ぎまで働いたこともあったしもうあんな仕事はしたくないですね。
そういう恐怖もあって私はスケジュールをある程度固定してるっていう感じもあります。
そんなところでしょうか。
こんな感じで私は定時で帰るためにこんな風にタイムスケジュールを固定化して日々仕事を進めています。
とは言ってもですねこれはあくまで私の例なんですよね。
私営業の仕事をしていますので自分でスケジュールを決められるっていうそういった側面があります。
これが仮に事務職系のお仕事だと突発的な仕事がよく舞い込んできたりですとか
発生した仕事をどんどん処理していくっていうことも日々やっているかと思うので
なかなか自分ではスケジュール組めないのかなっていう気はするんですよ。
なのでそういう場合はタイムスケジュールがどうっていうよりは
一つ一つの仕事の効率化を図った方が効果的かもしれないですし
ある程度1週間のこの仕事の流れっていうのが決まっているんであれば
何曜日はこの仕事やってこれらの仕事は何曜日にまとめてやるみたいな感じで
仕事の割り振り、時間的な割り振りっていうのを決めたら
だいぶ効率的になるんじゃないかなというふうに思います。
私事務職の経験はないんですが
仕事の効率化が好きになってしまったので
事務職の場合この仕事はどうやったら早くできるんだろうなとかっていうのをずっと考えているんですよ。
もはや効率化中ですね。
事務職系の方にはこういったタイムスケジュール法っていうよりも
冒頭で紹介した私が以前配信している
定時で返らせてくれる推しメモアプリシャープ8っていう配信が
役に立つかもしれないですね。
メモの使い方でタスクを見える化して
優先順位をつけやすくしてっていうようなそういったことができるので
他にも定例化した仕事っていうのはそこに内容を書いておいて
言ってしまえばコピペだけで終わるようにしたりですとか
マニュアルを作ってそのマニュアル通りにやれば終わるとか
そういうような運用ができるかなと思うので
そっちもよかったら聞いてみてください。
ちょっと今回は長くなりましたが
定時で返れる人が一人でも増えたら嬉しいなと思いますので
こういった回もたまには撮っていきたいと思います。
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以上、こたつでした。お先に失礼いたします。
