仕事を任せる重要性
ちょいさきトーク、あなたよりちょっと先を歩いてきた人の、Webと仕事の話。 この番組では、フリーランスでWeb制作をしている私、けいが、上司じゃないけど、ちょっと気軽に話ができる、
隣の席の先輩のような立場で、Webと仕事について語ります。 さて、これで10月も最終日ということで、
もうあと、今年もあと2ヶ月しかないのかと考えると、 いやー、早いですね。もう毎年言ってますけど、早いですね、1年。
ただ、ここからの2ヶ月っていうのが、結構やっぱり仕事も濃密になってきます。 年末に向けて、いろいろやらないといけないことも多いですし、
個人的に今年やりたいけど、やり残したことがまだいっぱい残っているので、 まだまだ、年末感を感じるのには早いということで、
残り2ヶ月、しっかりと取り組んでいきたいと思います。 そんな慌ただしい状況だからこそ、他人に仕事を上手に任せる、
仕事をきれいに手放すということの重要性がますます高まっているわけです。 とはいえながらが、うまく仕事を手放すことができないという、私の課題がありますので、
ChatGPTにおたより風の質問を考えてもらいまして、それに今週1週間かけてお答えをしています。 最近、仕事を人に任せるのが苦手だなと感じています。
つい自分で掲げてきこんでしまうことも多くて、 ケイさんは人に仕事を任せるのは得意ですか?
ということで、得意ではありませんという話を今週1週間かけてしているわけです。 今週4日間でここまで、なぜ仕事を手放せないのかっていう理由を
全部で5つほど考えてみました。 今週最後になりますので、今日はその締めくくりとして、その理由を把握した上で、これからどう
仕事を手放していくかっていう話を考えてみたいと思います。 これは今週の別の回の放送でもお話をしたんですけれども、
気持ちで頑張って人に任せようというふうに心がけるっていうことも大事なんですけども、それだけでは無理で、
結局それやっても、 自分のところに仕事戻ってきてしまう、手放せないっていう状態は続いてしまうので、
だから仕組みで解決するというところの重要性をこれを感じています。 火曜日のお願いした仕事に対する
出来が、なんとなく自分の理想と合わないのが嫌だっていう時の話で出たんですけど、
じゃあ自動成形ツールを入れてそういうのは解決しましょうっていうような例を紹介したんですが、そういうことですね。
人に仕事を手放すのができない理由に当たるものを一個ずつ順番に潰していくということです。
自分でやった方が早い問題であれば、作業手順を明文化して、これを見てやってねといえば、その依頼をする時間を2回目以降ガクッと減らすことができたりとか、
誰でも迷わず再現できる環境構築をしっかり最初にやっておくとか、なかなかそれができない場合も多いとは思うんですけども、
できるものはなるべく仕組み化して、1回仕組みができてしまうと自分も楽になるし、相手も迷わないし、2回目3回目以降はどんどん楽になるというのがあると思います。
最近ですね、私が今年に入ってからなんですけれども、活用し始めたサービスというのがありまして、
オンラインアシスタントの活用
オンラインアシスタントのサービスを契約したんですね。オンラインアシスタントのサービスって何かというと、
例えば秘書代行とか事務代行とかタスク代行とかそういったキーワードで検索すると色々サービス出てくるかなと思うんですけど、
いわゆるこの仕事の中に存在するコア業務ではない部分をどんどん外注しましょうっていう、そういうサービスですね。
事務作業的なところとか、経理、総務、人事、営業、そういったいわゆるバックオフィス的な業務を中心になると思うんですけど、
そういうのを気軽に外注できるようなサービスっていうのが結構今各社、いろんなところが出しています。
今までは割としっかり法人でやってるような大きい会社がそういったサービスを使うっていう傾向があったかなと思うんですけど、
今私みたいな個人事業主、一人でやってるような、いわゆる一人社長みたいな人でも気軽に契約ができるような、
割と低価格でサービス提供してくれてるところが出てきたりしてますので、これを今年から使い始めたんですけど、割と重宝してますね。
私が使ってるサービス、オンラインアシスタントのサービスですと、単発の業務依頼とルーティン、継続の業務依頼っていうのができるようになっていまして、
継続ルーティン業務で依頼をするとマニュアルを作ってくれるんですよ。それがすごくありがたくて、
複数回お願いしたいタスクっていうのは、このルーティン業務として依頼をすると、手順をマニュアル化して毎月この日にやるとか、毎週何曜日にやるとか、
そういうのを決まった形でやってくれるので、次から依頼がすごくスムーズになりますし、もし今後その業務をそこに発注するのをやめたとしてもマニュアルは手元に残るので、
それがマニュアルとして今後資産になりそうだなというふうに考えたりしてまして、割と便利に使わせてもらってますね。
ここまで依頼をしたことですと、例えば手書きのメモを元にキャンバーでセミナーのスライドで使う図版を作ってもらったりとか、
お客さんのカレンダーの来年の休日の予定を入力する作業とか、私が管理しているサイトのリストを共有して、月1回アクセスして表示にエラーがないか確認してもらったりとか、
あとプライベート的なことで言うと、父親から手書きで依頼された町内会の案内状の書式をA4でワードで綺麗に作ってくれとか、
あとは家族で三重県にイチゴ割りに行くプランを提案してくださいとか、そういったのもお願いできますし、
割と家族に依頼されている簡単だけどめんどくさいルーティンタスク系で言うと、父親から頼まれたガス会社の明細をマイページにログインしてダウンロードしてくれと。
今、高熱費もペーパーレス化になっているので、紙の明細が来るとお金がかかっちゃうっていうのがあって、
なので毎月私がダウンロードしてそれを家族のLINEとかに送るんですけど、もうそれがめんどくさくて、そこをですね、ルーティンタスクにしまして、
毎月、だいたい何日くらいに明細が出るから、それをダウンロードしてここに入れて、チャットにURLを送ってくれと。
で、私はそのチャットできたURLをコピーして家族のグループLINEに送るっていう、そういうので、こういう仕事だけじゃないですけど、
わりと個人的タスクっていうのも時間ばかりにならないので、こういうのをうまく手放していくっていうのはすごい良かったなと思ってます。
結構やっぱりお願いするのにログイン情報とかを渡さないといけないっていうところもあるので、もちろんNDAをしっかり結んで、
しっかり厳重に管理した上でやっていただいているものであるんですけれども、お願いどうしても機密情報的にお願いできるものできないものっていうのはあるとはいえ、
オンラインアシスタントの活用
可能なものはしっかりアカウントの権限分けして、発行して、それでこういったオンラインアシスタントなんかに手を立てさせてもらうとか、
そういうことを最近やり始めているので、だいぶ精神的に楽になった感はありますね。
マニュアルを作ってくれるってさっき言ったんですけど、このマニュアルを作るにあたってそこの前提になる情報を共有するのに、
文章で打っていくっていうのも結構大変なんですけど、自分でこのやってる作業を録画してそれを渡すっていうのはおすすめなので、
これはオンラインアシスタントに限らず最近、よくお客さんに何か聞かれたときに動画撮ってこれ見てくださいっていうふうに送るっていうのは結構やってますね。
その動画があれば、その動画をもとにマニュアルを作るっていう作業をまたオンラインアシスタントなり外中で作ってもらうっていうこともできますので、
こういう作業を説明するための手間っていうのも軽くしていくという工夫もしているところです。
こういうオンラインアシスタントサービスを使い始めて実感しているのが、何か頼めることないかなっていうふうに自分の業務とか生活の中で探すっていうのがちょっと癖になってきまして、
それ自体が自分が仕事を手放すっていうトレーニングになっているのかなというふうに感じます。
自分の中でこれはもう手放せるぞ、2回目またありそうだからこれはもうマニュアル作ってもらう前提で依頼しようとか、これはもう自分がやるべきだなっていうふうに、タスクを仕分けするっていう感覚がだんだん育ってきているのかなというふうに感じてますね。
このポッドキャストでも、こうやって私が喋って収録してっていうところはもう自分が責任を持ってやるんですけど、配信プラットフォームに登録をする音源アップしてテキストの説明文とかタイトル文を貼っていって、何時何分に予約配信されますよっていう、あれはもう全部自分でやってたんだけど、
これもその登録作業をオンラインアシスタントに実はとあるタイミングからお願いするようになりまして、1週間分スプレッドシートに書いて音源をここに入れて、じゃあ登録お願いしますっていうふうにやってもらってるんですけど、わー、これで楽になりましたね。
こうやって常日頃からどうやって人に仕事を任せていこうかっていうのを考えていくっていう、その任せる、上手く任せるっていうのはトレーニングなのかなというふうに最近感じています。
仕事を手放すトレーニング
これも今週の別の回の配信で言ったんですけれども、最終的な責任を取るのは自分ではあるんですけれども、全て自分がやるから責任が取れるっていうわけでもないと思うので、
仕組みをしっかり作ることで、信頼関係、土台を築いていって、いろんな人の力を借りながらうまく仕事が回っていくっていう環境を作ることができると思うので、
一気に完璧に仕事をうまく手放していくっていうのは難しいとは思うんですけども、少しずつお仕事を手放せる自分っていうのを育てていきたいなというふうに感じてまして、今現在進行形でそれに取り組んでいるところです。
さて、これをお聞きくださっているリスナーの方は、今どんな仕事を人に任せたいと思っていますでしょうか。
何かうまく人に仕事を任せるために工夫していることとかありますでしょうか。
もしありましたら、ちょいさきトークのハッシュタグやおたよりでお知らせいただけると嬉しいです。
今週も最後までお聞きくださりありがとうございます。
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さて、来週は月曜日がまた祝日になるんですね。文化の日ですけど、たまたま月曜日になるので3連休ということになります。
ですので配信は火曜日の4日からまたさせていただきます。
それでは良い週末をお過ごしください。
