[BtoBPM]プロジェクト管理で使えるWBS

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BtoBコミュニケーションとBtoBビジネス談話、コロンバスプロジェクト小片です。今日のどうでもいい話は、いいものに触れるという話をします。

とですね、当社この4月に、前者といっても十数名、十五名、十四名、

その段階では十三なのか、十四なのか、のメンバーがいます。そのメンバーと研修のような話をしてるんですが、

私の中では非常に、研修というか学ぶべき、学ぶことが多いであろうと思って行うんですけども、

前者でのランチ会というのをします。ランチでかつ、コロナの対策もして、スペースも取ってですね、やるんですけども、

それをですね、少し格式が高いと言いますか、ランチなんだけど数千円するようなところに行って、

やはり良いものを体感しようという研修です。

社内のコミュニケーションの活性化、やはり在宅の方も多いので、そういった活動を研修で行うんですけども、

これってとても大事だと思っているのですが、昨今特に、

世の中景気もそんなに良くないので、所得が落ちたりすると、やはりお金を使わないことをどんどんするんですけども、

その中で工夫をするっていうのも、もちろんすごく大事なんですが、やはりお金を払って良いものを体験する、そのレベルのものっていうのを知る、

知るではないですね、体験、体感する。で、どのようにしたら僕らがそのようなサービス提供をできるか、

特に言ったら、さらに言えば今の範囲で、というようなことをちょっと考えるわけですよね。

サービス品質の向上、そういったことを捉えるために、ランチ会という研修のようなことをするんですけど、

良いものに触れるってやっぱ大事だよね、というお話でした。

はい、では本題いきますね。

はい、本題です。今日はですね、土曜日のコンテンツになります。

4月の17日土曜日のコンテンツになりますが、最近お話しているインサイドセールからは少し離れまして、

そうですね、今日の話はですね、WBS、プロジェクト管理などで使われるWBSについてちょっとお話ししたいと思います。

WBSっていうのがですね、まず、ワークブレークダウンストラクチャー、

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ワークブレークダウンストラクチャー、仕事をですね、ワーク、仕事をブレークダウン、細かく分解をしてですね、

ストラクチャー、構造化する、ツリー構造だったり、あとはガントチャート、スケジュールに落としてたりするような、

最終的にはそういったスケジュール表のようなものに落ちてくるわけなんですけれども、

これをですね、ある程度のプロジェクトになってくると、やっぱりスケジュールの遅延っていうのは非常に起こりやすいので、

私どもは結構作ったりしています。

そうですね、マーケティングプロジェクトでもですね、よく、もともとWBSっていうのは開発でよく使われてたものだというふうには思っています。

プロジェクト管理ということですね。

システム開発ですとか、抜け漏れがないようにしないといけないようなプロジェクトで使われていたものだと思いますけれども、

マーケティングのプロジェクトですとか、ウェブサイトの開発、制作などでも、

当社は結構業務を細分化して、誰でもわかるような形にして作っていたりします。

それで、WBSで調べていただいたら色々わかると思うんですけど、

Excelのですね、スケジュール表、横に長いスケジュール表をちょっとイメージしていただいたり、

あとGanttチャートと呼ばれるものをちょっとイメージしていただくと。

左側の方にタスクをですね、分解して縦に並べてですね、

それぞれのタスクのスケジュールを、例えば4月の17日から4月の23日までとかですね、

1週間線を引いて、その期間にこのジョブ、このタスクを誰が担当して進行していくか、推進していくかということを落とし込みをしていくようなものになります。

で、これをですね、結構意識して行うので、

当社、基本のビジネススキルみたいなところで、

業務の細分化、棚卸しをして、業務の最小単位、最小単位って言うとどこまでかというのはありますけど、

担当者さん1人が担当するジョブというものにブレイクダウンしてですね、

Aさんが作業をしたらBさんが確認するとか、人に落とし込んで、そういった作業手順に落とせるような作業の順列が分かるというか、

誰の後に誰がやる、誰の後に誰がやるって工程が分かるようなレベルまで業務を落とし込むっていうことを、

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結構うちのプロジェクトで言うと進行管理のものとか、アカウントマネージャーなどが意識をして業務をまとめるっていうことをします。

この時に結構大事なのが、業務を分解していくっていうことで、しっかりと書き出すわけなんですけど、

民視っていう考え方があって、民視っていうのは抜け漏れなく全体を網羅する、情報を分解して網羅する、

かつ抜け漏れがない、あと重複がない、そういった状態をちゃんと作るというようなことをするんですね。

例えばウェブサイト、わかりやすいところで言うと何でしょうね。

マーケティング、じゃあメールマーケティングでもいいかもしれないですね。

メールマーケティングをスケジューリングをする中で、例えばメールマーケティングなどで言ったら、

1、コンテンツを配信しようと思ったらターゲットを決める、コンテンツを決める、配信をする。

その前に企画がありますね。企画をしてターゲットを決めてコンテンツを決めて配信する、決めてという中に作成するも入りますけど、

この分類が抜け漏れなく他に何か大分類としてやらなければいけない業務分類ってないかなっていうことをまず書き出して、

今度企画っていうものの中に企画で言ったら、例えばSTPのフレームワークを使って誰にどんなコンテンツを配信して、

どのような目的で配信をするか。

じゃあアクションを取ってもらうと思うんですね、メールマーケティングだと。

そしたら開封、クリック、資料ダウンロード、メールなんで基本クリックなんだと思うんですけど、クリックをしてもらう。

かつウェブページの方に誘導をして、そこで資料のダウンロードをしていただく。

そういったアクションが起きたときには、MAツールでツールの中でステージを変更するとかスコアリングをつける。

その後、例えばセールスの方がアプローチをするとか、もう一回別のメールを配信するですとか、そういった企画ということでも決めないといけないこととか考えないといけないことがあると思うんで、

例えばそういったブレークダウンをしてくるんですね。

そういうような、例えばメールマーケティングをするっていうようなことでいったときにも、いろんな業務分解をしていくと細かなことがあると思うんですけども、

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例えばメールマーケティングをとある日に、4月17日に企画をして、1週間後もしくは2週間後に配信をしようとなったら、その2週間の中でいろんな業務を複数名の担当さんで作業をしていかないといけないわけなので、

Aさんが休みましたって言ったら、それで1日遅れてしまって挽回しないといけない、業務がどんだけあるんだ、みたいなことをやっぱり一つにまとめることができたり、まとめることができると管理ができたりリカバリーができたりするので、WBSというのを作りますと。

さっき言ったワーク一番大きい業務を細分化して棚卸しをするというのが一つ重要なWBSで考えるべき要素で、何気に私は思うのは一番ここが重要かなというふうに思ってます。

業務をどれだけ分解して、ちゃんと自分がやらなければいけないことっていうことを認識できるレベルに分解をして整理をするっていう、ここが結構重要ですよねと。

これは人、例えば私が営業担当としていたらコンテンツを作る人、もしくはプランナーさん、あとはメール配信であれば原稿を作る人、ライターさんとかですね、ウェブページもあればウェブページを作る人もいたり、複数名がかかるわけなんですね。

そうするとウェブページを作ることをするためには何がそもそも準備で必要ですか、何が準備として時間がどれだけかかるかっていうことも理解しないといけないわけですけども、それはまた担当さんにやっぱり聞いて業務分解をしてタスクの整理をするってことができればいいわけなんですが、そういったところまでしっかり落とし込むってことですね。

そういったことを落とし込まずに、じゃあこのAさん、山田君がウェブページの担当なんで、入って書いてウェブページを作る、1週間、2日間みたいなことを書いてると、僕デザイン作ったんですけど、HTMLって誰がやるんですかとか、誰に連絡したらいいんですかみたいなことが出てきたりするわけなので、そういったことを事前に整理して設計しておきましょうと。

この業務を分解してスケジューリングして、誰にいつまでに担当してもらうかってことが整理ができるとですね、全体像が見えるので圧倒的にその仕事のプロジェクトの安定感が高まりますし、細かなところ未確定のものだったら未確定で決めておいて、じゃあそれを打ち合わせをいつしようとかってことももちろんスケジューリングに落とせるので、

そういったことができるとですね、本当にいろんな複数のプロジェクトが同時に走ったとしても適切な配置、人員の配置だったり適切な予算化、構数の見積もりなどができていきますので、

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このWBSっていうのは便利ですよ、便利で有効ですよということで、皆さん使っていただいたらどうかなと思って、マーケティングのプロジェクトでもあまり使われてないと思うんですけども、比較的大きなですね、ウェブの制作の案件では使ってるかなと思いますね。

ちょっとしたものだと単純な線引きでスケジューリングしか書いてないスケジュールを使っている会社さんも多いかもしれないんですが、やっぱり制作業務、開発業務って遅れるのが当たり前みたいになってるところが正直一部の方々ではあるかなと思うんですけど、

やっぱりストリクトな固めのプロジェクトを経験するとですね、逆に言うと楽になるので、融通が効かないっていうことではなくて、しっかりその時間、いつまでに時間を確保して作業を担当して遂行すれば、業務がスムーズに進んで気持ちが良いこともありますし、

WBSっていうのを取り入れたら、マーケティングのプロジェクトでも取り入れたらいいし、小さなジョブだったとしても取り入れる、そういったことを習慣ができていくとですね、サービス提供側で言ったらサービス品質上がりますし、社内であったとしても気持ちよく仕事ができていくっていうふうになりますので、

ちょっとタスクを分解して網羅して、民視で抜け漏れないような状態を作り、人に割り当てでも担当してもらうっていうことをちょっと意識をするだけでですね、いろいろ見え方が変わると思います。

自分でまずやってみるっていうのもありですよね。ひとつ欠点としては、欠点というか欠点ではないんですけど、明確にどんどんなっていくので、プロジェクトはですね、徹夜で作業しますみたいな人は、私みたいな人間とかだと、逆に言ったらプロジェクトから外れてもらった方がいいっていうのが明確になるっていうのもあるんですけども、

仕事のスタイルっていうのもある程度、社内の文化とかにあってくるので、多様性っていうのはもしかしたらちょっとなくなってくるかもしれないですね。

多様性がいいのかどうかっていうのは様々な議論もあると思いますけども、的確で固めのプロジェクト、スケジュールを遅らせられないプロジェクトではWBS有効だと思いますので、ちょっと活用してみるっていう視点も持ってもらえたらいいんじゃないかなと思って、土曜日コンテンツということでお話しさせていただきました。

はい、以上です。では、B2Bのコミュニケーションということで、また今後もお話ししていきたいと思います。

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ではでは。