広報の理解促進
新米広報のための質問箱。こんにちは、朝日デジタルラボの新米広報津田です。
こんにちは、広報の武田です。
このポッドキャストでは、ひょんなことから広報を兼務することになった津田が、
広報の先輩である武田さんに、広報って何なの?と、そのいろはを伺っていく、そんな内容でお届けしております。
今回は、社内で広報の仕事が理解されていないなあと思った時の対応方法について伺えたらなあと思います。
これは、僕自身も広報を兼務でやるようになって感じるところではあるんですけど、
リリースとかの文面も全部相手と調整してできたから、
あとはリリース投げてくださいとか、PRタイムズに配信セットしてくださいのとこだけ急に来るとかっていうことがあったりとかって、
そうなるともうやりようがない状態で来ると。
相手がそこまでは自分の仕事かなと思ってやってるってことでもあるんだけど、
と同時に広報の仕事を理解されてないなっていう部分でもあるじゃないですか。
その時にどういうふうに社内で自分たちの仕事だったり広報ってものを理解してもらったらいいのかなっていうところがお話できたらなあと思うんですけど。
効果的なフィードバック
まず正解は何かの話の前に、私がメーカーに行ったとき同じことがあったときどうしていたかというと、
ツッカイしていました。
これでよろしくって来るじゃないですか。
まずリリースの内容をチェックするので、リリースと企画書ください。
でもこれ明日投げてくれればいいんですけど、ちょっと間に合わないので無理ですみたいな。
っていうのを繰り返すと先に広報に言わないといけないんだっていう状況で、
なんでかっていうのもセットでフィードバックする。
例えば真っ赤にしてリリースを戻して、何で赤入れたのかを担当者に説明するみたいな。
あと、なんで急にじゃできないのか、どれだけももったいないのかを説明するみたいなのをセットにしてツッカイし続けるっていう。
なるほどね。そうか。俺もツッカイしててよかったのかな。
大手だとかだとみんな何かそれが暗黙の了解になってるから、3日前に広報に言ってもリリース出せないんでうちは間に合いませんみたいな会社あると思うんですけど、
それは悪い方にそれが転んだ場合ですよね。別に3日前でも何とかしてようとするとかできなくもないと思うので。
っていうのがまず一つと、あとそういうことが起こると、なるほどわかってもらえてないんだなと思って、
企画会議とか編成会議とかに顔を出して、例えば営業スケジュールの話とかするじゃないですか、みんな。
この開発のスケジュールでプロトタイプがいつでとか、厚田さんのところだと新しい企画で、
例えばこういう新しいコンテンツがこのタイミングに出来上がって、DMOを打つのがいつでみたいな話はするでしょ。
そこに入って手を挙げて、リリースのタイミングどうしましょうかっていうのをスケジュールとして差し込むようにしたりとかしてた。
なるほど、ちゃんと広報が入るんですよ、やると。
ブルースリリースをPRタイムズにあげればメディアが取材してくれると思うなよ、みたいなことを。
そうなんですよ。言い方はあれですけど、メディアに取り上げられたいためのリリースの場合と、出すことが目的ですみたいな。
でも両方あるよね。
多分あるんだなっていうのは広報になってから思いましたね。
例えばリードとかブランディングとかのためであればメディアに取り上げられたり、興味のある人にバズってもらったりとかして拡散されてなんぼだと思うから、それは綿密な準備が必要なんですけど、
そうじゃなくて、例えば投資家とか既存顧客とかにこのサービスが始まっていることを伝えるとか、この情報が公になっていることを報告するっていう意味であれば、別にメディアに載らなくてもいいわけですよ。
ホームページに載ってさえいればいいので。
それは多分目的が違うから、全然違うんで、どっちですかってまず聞く感じですよね。これどうしたいんですかって。
そこだな。まず広報を理解してもらう。
私は使い捨て半巻を買っていましたね。
社内コミュニケーションの強化
とはいえこの日までに出さなきゃいけないとかあった場合はどうするんですか。
この話よく出るんですけど、私の場合はそれを逆算して情報がゲットできるような状況をできるだけ作っていくことが大事で、
さっき言った編成会議とか企画会議とかに、
本来だったら広報って開発や営業の人たちって最後の昇竜で参加してもらう人だと思ってるわけですよ。
製品ができて、プロモーションも決まって、発売日が決まって初めて連絡する部署と思ってるから、
そうではなくて企画が上がった段階から広報を入れてくれると何が起こるのかというのをプレゼンするために企画会議に出るっていう。
出してくださいって上司とか開発の部長さんとかにお願いして、参加させてもらって、そこでちょっとずつ発言するっていうのを。
あと、プロダクトリストみたいなものを用意して、要は企画会議に上がった案件を全部ずらっと投げて、
これ発売日はいつだっけとリストを作って、発売日が半年後ならばリリースを検討するのは3ヶ月前です。
それまでにスペックがフィックスしなきゃいけませんみたいなスケジュールを企画者とかに投げるみたいな。
これのスケジュールに合わせて動いてもらえないと広報は100%動けませんっていうのを出したりしてましたね。
私は開発会議、企画会議、あと役員承認会議全部出てましたね当時。
それはいきなり最初から出るとはならないわけじゃないですか。
何かがあってそうしようと思ったわけですよね。
だから同じで、何をこれどういう意味ですかみたいなものを明日リリースしてくれって言われる。
リリース発信したって記事にならないですよ。それは広報の仕事だよねみたいになるっていうことがあって、
だったらなんでもっと早く言ってくれないんですかみたいになって。
いくら言ってもやっぱり企画とか開発とか役の人たちって日々の自分たちの仕事で忙しいから、
分かった分かったって言っても覚えてられないんですよ。
どうしてもギリギリに広報のリリース覚悟って最後にやるから。
ある程度ほぼほぼ固まってるから。
例えばイベントのディレクションするときもそうなんですけど、
イベントの1ヶ月くらい前とか2週間くらい前だってみんな慌ててメディアに連絡したり、
業者さんにレンタル品頼んだりするじゃないですか。
それじゃ間に合わないこともいっぱいあるわけですよね。
もし半年前に相談してくれたら何でも好きなことができたのにって。
でも半年前はまだ彼らは、まだ後でいいやと思ってるプライオリティの低い仕事なんですよ。
優先して製品なり何なりの方をやってたりするとそうなる。
だから広報側からアラートを出してあげられるような仕組みを作るっていうのが、
一つ社内に理解してもらう手段として。
例えば私がいた前のメーカーとかだと、
どうしても営業とか企画担当者は情報が遅れがちなんだけど、
そうやって企画が情報を後まで出さないから期限何年だろうって思うように仕向けて、
開発依頼が行ったら、これ聞いてる?って連絡が来るようにしていたっていう。
それで聞いてないんでちゃんとプレゼンしてくださいって企画に頼むみたいな。
それは正しいね。
一回その企画者から企画の概要とか販売スケジュールとか聞ければ、
それは後はこっちが覚えておいて、
タイミングになったら企画にあれどうなってます?これどうなってます?ってこっちから聞いてあげればいいっていう。
そういうふうに、まず社内認知度を上げるための作業としてはそういうふうにやってて、
各業務の人たちってやっぱり広報とは見てる方向が違うわけですよね。
開発の人たちは作るためのスケジュールとかスペックとかを重視してるし、
企画者は多分プロデュースしている全体像を見てるし、
営業もそうだしセールスリードとか売り上げとかを見てるじゃないですか。
でも広報だけは違う方向を見てるから、どうしても理解されづらいわけですよね。
だからそれを理解してもらうためには、
これ広報が大事なんですよってプレゼンしてもいつまで経っても理解されないので、
翻訳してあげることが大事で、
例えば営業だったら営業のリードにどう役に立てられるかっていうところを、
営業に握ってもらえるように広報が動くとか、
例えばですけど商談の事例を出したいとしたら、
商談先のクライアントにメディアに露出できる機械をお作りできますよっていうのを、
商談のネタとして話しちゃっていいですよって伝えたりとか、
うちの広報強いんで御社の取材入れられますよ、どうですか日経新聞みたいなことを言っちゃっていいよっていう風に、
それをネタにしてもらうとか、
あと例えば開発だったら開発の人たちが作っていることが世の中でバズっているのは嬉しいじゃないですか、
自分が作ったものが。だから取材に連れて行ったりとか、
同行してもらって直接メディアと話してもらうことで、
俺が喋ったことが載ったみたいになるわけですよね。
意外とメディアにももちろんよりますけど、中の人が喋るとメディア側もすごい喜びますよね。
そうやって開発の人が自分ごとに感じるようにしたりとか、
あとさっきの話じゃないけど、開発のエンジニアにどのメディアに載ったら嬉しいって聞いたりとかしてました。
自分が普段載っているメディアに自分の作っているものを載ったら嬉しいじゃないですか。
わかった、じゃあそのメディアにいじっても載せられるように頑張るよみたいなやり取りをしたり、私はしてましたね。
それはいろいろと自分の会社のタブーショーのところとコミュニケーションしながら徐々にそれを作り上げていくってことですよね。
そうですね、基本アウェーなんでね。
自分は広報になって、広報ってやっぱりアウェーなんだなっていうのはすごい思いますね。
そうなんですよね。
実際は出せばバズると思ってるんですよ。記事になると思って。
広報が困ったもので、クライアントさんとかでもやっぱりあるわけですよね。
急に全部出来上がってリリース渡されて、竹田さんこれお願いしますみたいな。
クライアント仕事だったらどうするんですか?
送ればいいって言うんだったらやりますよと。
聞きますね、どうしたいですかって。
記事に載せたいって言うんだったらこれだとちょっと難しいです。
なぜ難しいかというとこうだからです。どうします?
ただ長いなければいいって言うんだったらもちろんやりますよっていう感じで。
それを言っておくと、次何かがあった時に次回はもうちょっと早めにそうだなってなるってことよね。
それが徐々に前日だったのが3日前ぐらいになったりとか変わんないなって感じたんだけど。
でも大事だよね。
例えばそうすると前日だったのが1週間前に伝えたらどこどこのメディアに載った。
なるほどって思えばこのネタは大きいからって早く相談してくれるようになったりするわけですよね。
そういうふうにしてました。
例えば経営人、役員とか部長さんとか社長とかだとやっぱり候補分かってもらえない場合は
彼らに聞く傾向としては彼らのステークホルダー、例えば株主とか同屋会社とか取引先とかに
何々見たよあの記事って言われるのが嬉しいわけですよ。
見たよって言われるようなところに乗るにはどうしたらいいかっていうのを
普段から役員の人たちに話し続けるみたいな。
今回のこの新製品やっぱ新聞載せたいですよねみたいな。
広報の役割と課題
社内におけるメディアコンサルみたいな振る舞いをしてるってことだよね、経営人たちに。
そうすると新聞に載せたいんだったら社長特権でこのスケジュール半年遅らせてくださいみたいな。
例えばですけど。
そうだよね。
なんかそういうのを続けるととりあえずこれ候補に一歩入れとこうかみたいな。
なんか知恵があるかもしれないぞって思わせるってことだよね。
あと直前に言っても大体が動いてもらえないぞみたいなことを認識してもらうっていう。
でもやっぱりどうしたってアウェーだから。
それこそ記者発表会とかなんてアウェーの権限なんで。
なんで手伝わなきゃいけないんですかとか言われちゃう感じなわけですよ多部分からは。
自社の発表会で。
なんだったらあなたたちが作ってあなたたちが企画してあなたたちが売るものを私は外に出してあげようって言ってるのに。
なんで忙しいんで広報の手伝いとかなんでしなきゃいけないのとか言われちゃうわけですよ。
自分の部署のことしか考えてないってことだよね。
だから要は他の部門の人たちからすれば広報も広報っていう部門でしょと。
部門同士のやらなきゃいけない業務を。
記者発表会っていうのは広報部門の仕事でしょっていうことですよ。
あなたの担当の部署の仕事でしょ。
アウェーってそういうことで広報っていうのは代弁者だから。
広報自体が全部を仕切って動いてるわけではないわけですよね。
効果的なコミュニケーション
誰かのものを代理で何かしてるのが広報の仕事なんだけど。
やっぱりそういう風になりがちで。
例えば発表会にプレゼンでデモするデモソフト作ってくださいとか。
例えばセールスにお客さんを呼んでくださいとか。
人手が足りないので受付で座ってくださいとか。
そういうのを頼むたびに多部門の工数をみたいなこと言われるわけですよ。
本当に辞めるとエージェンシーに頼むって話ですかってことになるんですか?
エージェンシーに頼む。
例えば受付とか準備とかだったらそれで解決できるんで。
むしろその方がいいかもしれないんでいいんですけど。
説明員とかそういう。
まさに説明員とかデモソフトを作るとかだと。
説明員嫌がるって何なの?
嫌がるよね。だって自分の仕事じゃないんだもん。
だって自分が作ったものを。
例えばプロデューサーだったらしょうがないと思うかも。
自分の企画した商品だからね。
だけど開発担当者からしたら自分の業務のタスクの中にはないわけですよ。
もともとの話と若干違ってますけど、
その時に関係者のスタッフに手伝ってもらうにはどうしたらいいかというと、
それを仕事として落としてもらうしかないわけですよね。
だから業務プライオリティーを上げてもらわなきゃいけない。
でも3日手伝ったら開発スケジュール1週間遅れますけどいいですかって言ったら、
みんないいって言うわけがないじゃないですか。
ただ3日でなんで1週間遅れるのみたいな話になってくるわけですよね。
そうすると大事なのが、
トップダウンで広報から頼んでるんでよろしくって言うと揉めるから、
そうじゃなくてボトムアップにする。
開発した担当者自ら1日ぐらいは手伝ってあってもいいよっていう気分になってもらえるように普段からコミュニケーションを取ると、
例えばスケジュールが落ちた時とかでも、
広報がどうしてもこのタイミングにデモをしたいって言ってるからしょうがねーなーって。
しょうがねーなーですよ。
いかに多部分の人にしょうがねーなー。
武田が言うならやってやるかって言わせるかみたいな。
結果的に広報からしたらそれが滞りなくできてりゃいいから。
基本理解してもらえないことを前提にしてネゴシエーションするみたいな。
なるほどね。勉強になる。
忘れちゃいけないのは、広報の人って特に経営戦略室とかマーケとか、
役員直下だったりする部署にいる人が多いから、
自分もその立ち位置かのように勘違いしてしまうことが起きがちなんですよね。
上から落としちゃうな。
この記者発表会は会社指示なんですけど、みたいな感じになりがち。
そうすると反寒顔に決まってて日々の仕事で忙しい。
こんなところにいるくらいならセールスでお客さんのところに行きたいよって、
当然いるよとか思うわけだから。
それじゃダメなわけですよね。
全然違う成果を求められている部署に協力を依頼するっていう前提でやっぱり動かないと。
広報さんは総合的でいろいろなスキルが必要だけど、またそれもまた違うスキルだよね。
そうかもしれないね。
ボトムからお願いベースでシャーネーダーって、
同じ目線の仲間にしなきゃいけないんだもんね。
だからやっぱり小魅力とかおせっかいが好きな人が向いてるんですよ。
開発の人なんかはイベントの説明にいよいよ来てみたら楽しかったみたいな人もいるわけですよね。
作ってる人の話が聞けたりするわけで。
リアルなファンもいたりするもんね。
あとメディアの取材を受けてメディアに褒められたら嬉しくなっちゃう人とかね。
実感が一気にそこでさ。
ユーザーだったり詳しい人に行ってなるとそれは変わるよな。
例えば営業の人に説明で立ってもらうときも、お客さん呼んでもらえばいいわけですよ。
そこに。
そしたらちょっとモチベーション上がりますよね。
営業チャンスっていうか考えるっていうのもね。
そういうことを考えないとなかなか理解されるのは難しいという結論だということなんですけど。
ちょっとずつちょっとずつコミュニケーションしながらちょっとずつちょっとずつ。
こういうの多いね。
スタートアップとかだと会社の代表とか社長さんがもともとプロモーション系の部署の人だったりすると初めからそういう社風ができたりする。
社長本人が広報として動いているような会社だとそもそも広報に対するプライオリティがその会社は高いから。
もともと理解があったりとかそれの意味を感覚的にわかっている人は広報をちゃんとやるよね。
そういう時だと全然状況違うと思うけど、今の話は大きいメーカーだったりね。
作る側の人たちの方がメインの会社だと難しいことを前提で動くしかないよね。
この内容を元に頑張っていきたいと思います。
竹田さんありがとうございました。
アサヒデジタルラボのミッションはコンテンツで明日のワクワクを作るです。
バウンシー、ムーブ、そして最近はニュートンハブといったメディア事業の実験をもとに、
自宅、製作、ウェビナー、企業研修などいろいろやっております。
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お仕事のご相談も含めお気軽にいただけたらなと思います。
竹田さんありがとうございました。
ありがとうございました。
