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おはようございます、あさひです。このチャンネルでは、ADHD当事者でうつ病診断も受けている僕が、
営業職としてどのように働いているのか、平日毎朝8時から発信しています。
今日は事務処理をテーマに話していきます。僕が考えている事務処理がうまく進められる方法、
僕自身がADHD当事者で、事務処理が非常に苦手というか、大嫌い。
できるならやりたくない。誰かにお金を払ってもいいからやってほしいというレベルなんですけど、
営業職としては、どうしても顧客のことをよく知っているのは担当者である僕自身で、
誰にもそれ以上のことを、僕以上にそのお客さんのことを知っている人はいない。
なるとどれくらいの取引が見込めるかだとか、もしくは納期だとか、
ご請求状況だとか、そういうところは僕自身が一番把握しているので、
他の人じゃ分からないので、どうしても事務処理というものが苦手でも
やらなきゃいけない場面というのが多々あります。
そういう時にどうやって取り組んでいるのかというのをお話ししていこうかなと思います。
基本的には2本立てでいこうと思っていて、
まずは一つ目は、一日何やってたんだろうというのをなくす方法。
一生懸命仕事をしてたんだけど、一日振り返って、
今日はこれを成し遂げましたというのを報告しようと思ったら、
あれ、これしかやってないなというような状態を抜け出す方法。
もう一つは、それプラスアルファで自分のやりたいことをやる方法。
プラスアルファのところは、最低限の事務処理はサクサク進めてできたとしても、
それだと最低限しかできていないので、
本当に営業職としてお客さんに付加価値を感じてもらうために、
こういうことができないだろうかとか、情報収集したいなとか、
これをやったらもっと売り上げが伸びるんじゃないかというアイディア出しとか、
どう実践するかというところは深く試行して、
実践までのプロセスを考えていかなきゃいけないんですけど、
本当はやりたいことというのが事務処理だけで日常を押しつぶされてしまうと、
サクことができなくなってしまいます。
そういうところをどうやって演出していくかというところを2番目ということで、
大きく2つに分けてお話しようかなと思います。
今回は1つ目について、次回2つ目についてしゃべります。
まず1つ目の今日何やってたんだろうというところなんですけど、
皆さんどうでしょうか。
1日朝パソコン立ち上げてメールチェックして、
飛んできたメールに対して返信していたり、
これについて教えてくださいとか、
これに対してどれくらいが販売できるか見込みを教えてくださいとか、
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そういうのを一つ一つやってたらお昼になったとか、
メールチェックとメールに対応でお昼になったとか、
そこに付随する情報、それに返信するために
いろいろ取引先との過去の取引歴を調べたり、
それを調べるために会社の機関システムから
いろいろ情報を引っ張ってくる段階でパスワードが分からなくなったとか、
そういうので横道逸れていって結局すごい時間がかかって、
メール一通返信するのに1時間もかかったとか、
そういうことをやっていると、
わざわざこれをやりましたって報告できるほどのものをやっていないんだけど、
いろいろ時間がかかっちゃって、
実はこれとこれしかやっていませんっていうのが、
ただ僕はありました。
自分自身でもそれは何やってたのかなって、
ちょっと罪悪感というか充実していないなって感じるし、
それを他社から突っ込まれるとちょっと苦しいですよね。
自分で分かっているところだから痛いところを突っ込めると、
余計落ち込むしイライラもするし、
分かっているんだよっていうのもあるんだけど、
でもできていない。どうしていいか分からない。
そういうとき突っ込んでくる人は大体仕事ができる人なんで、
僕らがADHDとして言っていることを理解できないんですよね。
なのでここはどれだけ一生懸命噛み砕いていっても、
こうやったらいいじゃん、やられたらいいでしょとか、
メールチェックするのやめてこっちに集中したらいいでしょとか言われるんですけど、
それは大体ADHDにとっては適切じゃないというか、
それは分かっているんだけど、
それでできたら苦労しないよというところだと思うので、
そういうところじゃない方法で、
僕は今何とか試行錯誤しながら行き着いているスキルについて話しますね。
先に結論を言ってしまうと、これはもうタスクリスト一択だと思います。
タスクリストを作る。
一日の始め、毎朝、できれば前日の夜がいいんですけど、
夜というか前日の帰宅前、
締めの作業というか、近帯を入力して帰る直前に、
翌日のタスクリストを作成する。
次の日は真っ先にそれに取り組むというのが一番いいです。
タスクリストに例えばやるべきこと、
もしくは今日やらなければならないことを羅列していって、
大きく三つとか五つとかそれぐらいかなと思います。
それをチェックしていく。
やるために、成し遂げるために一つ一つチェックしていく。
それをしていけば、何やってたんだろうかまずなくなります。
チェックリストを作る段階で、
これとこれとこれをやるというふうに決めた段階で、
これらをやればその日充実したなって思えるような
チェックリストを作るというのが大前提で、
それをやっておけば、それを全部クリアして
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何やってたんだろうって思うことはまずないはず。
ゴールが決まっているから、そのゴールまで行けたら
もちろん自分自身も周りからも特に
引きつかれないような、非難されないような
仕事内容だと客観的に思えるので、
そういうチェックリストというかタスクリストを
作るというのがまずスタートラインですね。
それを一つ一つチェックしていく。
これだけで大きく一日の事務処理の
パフォーマンスが変わると思います。
だってそのチェックリストをチェックしない
わけにはいかないので、それに関係ない仕事は
基本的にやらないという選択肢が出てくるんですよ。
他からメールが飛んできて、これをやってください
というふうに仕事が降ってきたとしても、
それは今日もうできないんですよ。
自分の中でタスクリストが組まれているので、
そこに割り込むことは到底できない。
万々が一支給の案件が来たとしても、
交渉する余地があると思います。
それは今日行かなきゃダメでしょうかと。
明日じゃダメですかと。
もしくは明後日じゃダメですかと。
というふうに交渉をしていき、
どうしても割り込んでくるような案件であれば、
一つをメンバーチェンジして、
既存のタスクリストから一つを交代して、
新たに付け加えて、
で、抜いたやつを翌日に回すというような
スタイルでいけば、
そんなに追い込まれないでいけると思います。
というか僕はそれで結構事務処理が
サクサクこなせるようになったかなと思っているので、
タスクリストをまずは作ったほうがいいです。
そのタスクリストの作り方にも結構コツがあって、
資料作成というものをタスクリストに入れてしまうと、
結構チェックがつくまでに
時間がかかってしまうと思うんですよね。
資料作成、その資料の内容にもよりますけど、
1時間でできるものもあれば、3時間ぐらいかかるもの、
もしくは何日単位でかかるものというのもあると思うので、
資料作成というふうに作ってしまうと、
チェックが重たいチェックになってしまいます。
だからその資料作成のための毎段階の、
例えばパワーポーを立ち上げて木地を作るとか、
もしくはデザインを先に固めてしまうとか、
その資料を作るための情報収集をまずするとか、
事前に誰かに作り方を聞くとか、
参考にするべき資料が既に誰かが前年度とか、
これまでに作った経緯があるならその人に話を聞くとか、
こうやったらいいよというのをアドバイスをもらうとか、
そういうようなチェックリストを、
仕事、プロジェクトを分割していって、
小さいタスクに落とし込んでいって、
仕事をしやすいように分割していく。
サクサク、例えば資料の集めが終わったらチェックとか、
読み込んだらチェックとか、木地を作ったらチェックとか、
そういうふうにしていくと、
仕事をこなしている感がすごく生まれるので、
そうやってどんどんチェックをしていく。
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これをやっていくだけで、
かなり事務処理の進捗が良くなると思います。
僕自身はそれで良くなりました。
ただし1個だけ注意点があります。
これは自分の体調が良いときにだけやりましょう。
僕は鬱状態のときに、鬱症状がかなり極まっているときに、
悪らかきのように何とかしてもっと仕事をこなさないと、
何とかしてマルチタスクをうまくこなさないと、
というふうに思ってタスクリストを作ったところ、
タスクリストが作れませんでした、そもそも。
何をやったらいいのかが分からなくて、
頭が回らなくて、
タスクリストを作ることに2時間も3時間もかかってしまいました。
結果的に1つチェックがつくかつかないかのうちに
一日終わってしまって、
余計に自己否定というか、
自己肯定感を下げるような結末になってしまったので、
自分の状態が良いときにだけ、
そういう何か新しいことにチャレンジするようにしましょう。
そうしないと何にもならないです。
うまくいくわけがないので。
ということで、まず仕事をサクサク進めるための
1つ目の解決策として、
今取り組んでいる中の1つの答えとして、
チェックリスト、タスクリストを作る。
左側に四角を作って、
右にやるべきことをできるだけ細かい内容に落とし込んで、
15分とか、長くても30分以内にできるものがいいかなと思います。
そういうものを作って、
それを達成できたら、
今日はOKと、
今日はやりきったというふうに思えるような
タスクリストを作ってから、
一日スタートしましょう。
できれば前日の夕方までに作っておくのが理想的です。
よければ取り組んでみてください。
もし参考になったと思ってもらえた方がいましたら、
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よろしくお願いします。
明日はまた続きの2番目を話していきますので、
よろしくお願いします。
ではまた。
