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Hello, this is Ricky speaking from Broadcasting from Tokyo.
マッキューズ歴13年のリッキーがマークとライフハックで生産性を3倍にするおテーマに、
身近にあるライフハックをシェアするポッドキャストをお送りします。
今日のトピックは、読まれるメールを書く5つのコツ、
定時に変えるライフハック術としてお送りしていきたいと思います。
それでは、Let's get started!よろしくお願いいたします。
なかなかメールの文化にいると、メールを送ることだけに集中しちゃって、
その後、読まれているかどうか、読み手の人にとって読みやすい文章になっているかどうかというところが、
なかなかそこまで意識ができなかったりするんじゃないかなと思うんですよね。
読まれるメールを作ることで、仕事のプロジェクトとか一つ一つのタスクがサクサク進みますし、
早く変えられるようになりますね。
読まれないメールを量産するのではなくて、読まれるメールを作っていくということが大切です。
こんなメールを作ってませんでしょうか。文章を改良せずに書きまくって、文章が塊になっていたり、
また聞きたいことを一番最後に持ってきてしまっていたり、
また件名を見ても何のトピックか連想できないようなメールを送ってしまっている、
そんなことをちょっとここに聞いて、あれちょっとやばいなと思うあなたはですね、
このポッドキャストを最後まで聞いてみていただきたいなと思います。
読まれるメールを書く5つのコツ、最初に5つご紹介させていただきますと、
1つ目は改行する。2つ目は太文字、大文字を効果的に使う。
3つ目が箇条書きを使う。4つ目が結論から書く。
5つ目が予約送信を効果的に使う。この5つをですね、
ちょっとじっくり深掘りしていきたいと思います。よろしくお願いいたします。
最初に改行するということなんですけれども、この改行するに関しては結構大切ですね。
というのもですね、メールがパソコン上で開かれているのか、
それともスマートフォン上で読まれているのか、これによってですね、結構その印象が変わりますね。
パソコン上で一行とスマートフォン上で表示される一行はですね、結構印象が違ったりします。
だいたい50文字ぐらいで適当に改行するということとか、
あと文章の途中でも改行してしまったほうがパソコンの場合はですね、見やすくなったりします。
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とにかくですね、長文の塊にしないということですね。
パソコン上でもし編集されている方ならパソコン上で一行、フル画面で開いて一行か二行でもう改行するぐらいのようにしないと、
スマートフォンで見たときになんだこの文の塊みたいな感じでですね、病気なくなるんですよね。
なのでですね、スマートフォンで見たときに印象が悪くならないような改行をですね、
パソコンで編集したときに一行か50文字ぐらいでもうほぼほぼ改行するっていうですね、
そのぐらいの間隔で作ることが一番望ましいです。
そうですね。
このPopClipってですね、Macの場合ですね、PopClipっていうアプリにですね、文字カウントっていうそういう機能があります。
ちょっとこれまたブログで詳しく説明してるんですけども、またブログの記事貼っておきますが、
文字カウントを使うようなこともですね、参考にお勧めですのでぜひやってみてください。
二つ目はですね、太字、大文字を効果的に使うですね。
太字、大文字を効果的に使う。重要なところは太字にする。
重要なところは例えば赤文字にするとか、太、太文字にするとか、
太字にする。重要なところは例えば赤文字にするとか、太くて赤くするとか。
あとは背景を赤くして文字を白くするとか。
これなんかね、例えば電車の急行とか特急とか、行き先表示って多分赤かったりするんですよね。
優等列車、急行とか特急とか、純特急とか。
そういうのをですね、参考にするといいなと思います。
赤い背景に白文字にしているところもあったりとか、いろいろと各社ですね。
伝説各社によって違うんですけれども、そういうのを参考にすると、
こういうふうにやれば太く強調されるんだなというのが分かると思います。
基本的にですね、ビジネスマンはメールはほとんど流し読みの方が多いですね。
目に留まる、もうほんとパッとか一画面見て、ここにポイントがあるなっていうのが分かるといいと思います。
例えば文中でも、何日までにこれを返事してくださいとか、何日までにとかいうところも太文字にして大文字にするとか。
あとはここで聞きたいポイントは何々ですっていうところは必ず太字を大文字にするとか。
それが必要ですね。
だからそういう工夫をしないと多分読み手の方がこのメールは実際何を言いたいのかっていうのが分からない。
かつその分かってもらうためにはやっぱりパッと見て、このメールはこういうことなんだなっていうのが分からないと反応しづらくなってしまいますね。
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3つ目、過剰書きを使うですね。
説明はやっぱりダラダラ文章でバーって書いていくと読まれないです。読まれないです。マジ読まれないです。
過剰書きにして、そして重要なところは太文字にするとか。
メールの書くとなるところはですね。
過剰書きにできる情報のまとめのところは過剰書きにしちゃいましょう。
3つ目、過剰書きのときも大切なことができれば体現止めとかですね。
文章を短くする努力ですね。
長くしてしまうとちょっと読まれづらいので、なるべく短くして体現止めとか、本質的な部分だけを抽出して、
短く簡潔にでも分かりやすく表現する。
ちょっとここは難しいんですけど、それは気をつけた方がいいと思います。
あとはですね、過剰書きにしている場合は大体同じ系列にまとめる。
話し言葉風にしないということですね。同じ系列にする。
全部こう、〇〇〇〇〇みたいなですね。
同じ文の始まりでまとめるということが大切です。
4つ目、結論から書くですね。
たぶん一番重要かもしれないですね、結論から書く。
結論まで先に持ってきましょう。
そして結論を最初に大きめにハイライトして、
例えば〇〇〇〇について伺います。
この研究結果は〇〇〇〇ですとか、
質問内容は〇〇〇〇ですとか、そこを大きくして結論を先にボーンと。
そして理由を書いたりとか、結論が入って、理由が入って、その後具体例が入って、
そして例えば予想される事態はここですとか、予想されるコストはこれくらいですとか、
最初に結論から入らないと頭に入ってこないですね。
これは結構結論の後にしがちなんですよ。
特に結論、理由、具体例、また結論みたいな感じで、
それがしっくり来ます。
本当に結論から言わないとサクッと脳みそに入らないんですよね。
忙しい方は結論を最初に知りたいじゃないですか。
何十通もメールがある中で結論最後の方にあったらちょっと読みづらいんですよね。
だから忙しい人が読んでいる事を前提に考えるのであれば、
このメールの結論はここですということを最初に申し出て、
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伝えておくということは一番相手に対してフレンドリーです。
このやり方は外国人の人に日本語で話す時も便利ですね。
よく外国人の方から、日本人は何を言っているのかよくわからない、
何が言いたいのかわからない、結論から話してもらわないとわからない、
ということをよく言われます。
結論が後に来る場合は通訳の人にとってもつらいんですよね。
だから私が言いたいことはつまりこれですと。
そして理由はこれです。具体例はこれです。
多分予想される反応はこういうことも皆さんの意見の中にあるかもしれないけれども、
でも私はこれを考えますと。
反論に対する理解を示して、そして最後にまた結論を話すと。
このやり方は非常にスタンダードなんですけれども、
外国の人と話す、日本語通訳ありで話す場合もこれは必要なので、
ぜひやってみていただきたいなと思います。
5つ目、予約送信を効果的に使いましょう。
これも結構大事ですね。
受信する人が仕事を始める時間帯に合わせて送付するとメールが読まれやすくなります。
例えば朝8時半ぐらい、朝8時45分ぐらいに仕事を始める人がいれば8時半ぐらいからに送るとか、
午後からスタートの人でしたら午後の1時半ぐらいに送るとかですね。
そういうところを気を配って相手が読み始めるだろうなっていうですね、
この人はこの時間だったら読んでくれるだろうなみたいな時間にパッと送ると
効果的だったりします。
あと特に海外の企業とですね、海外のスタッフとか企業とやり取りがある人は時差を考慮して、
その国の始業時間、その国で仕事が始まる時間に合わせて送付するなんてこともできますね。
最近のGmailはですね、メール作成して送信するところにですね、ポチッとオプションボタンがありまして、
そのボタンを押しますと予約送信というのができます。
何時に送信する、例えば1時に送信する、2時に送信する、最初に多分2本時間の設定になってると思うんですけど、
2本時間設定して、そして相手の時間に合わせるということですね。
それが大事ですね。
でも最近は言っても皆さん移動時間にメール見たりしてるんで、
そういうことはない、なかなかいい時間にリーチできるってなかなかないとは思うんですけれども、
気をつけた方が、そういうところ考慮してあげるといいかなと思います。
あとは、例えば土日にね、休んでる日に送るとね、ずっとメールが埋もれちゃったりする可能性もあるので、
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土日に送らないで月曜の朝1時に送るとかね。
人によって古いメールから処理する人もいれば、新しいメールから処理する人もいたりして、
これどっちが効果的なのっていう議論もあったりするんですけれども、
私的には新しいメールから対応した方が最新情報がサクッと入ってくるんで、
緊急の案件なんかも対応しやすいからいいかなと思うんですけどね、
人によっては古いメールから対応して、
せっかくベストな時間に送ったのに見てくれないみたいなね、そんなこともあったりしますよね。
緊急の場合はやっぱり電話するのが大事だなと思います。
あと、この5つ以外に工夫してできることとすれば、
ちょっと補足的なんですけれども、
絵文字を入れるですね。絵文字を入れる。
絵文字を入れるとなんとなくニュアンスが柔らかくなったりとか、
ちょっと落ち着いた気分になったりとか。
コロナ禍が始まって、割と最初の時ですね、
在宅ワークがめっちゃバーンって流行ったというか、
在宅ワークをしなきゃいけない時に、お互い顔と顔を合わせないで、
絵文字とかがあると分かりやすいっていうか、ちょっと癒されるっていうかね、
そんなことも効果もありましたね。
絵文字で、例えば箇条書きの四角を入れたりとか、
チェックマークを入れたりとか、あとサムズアップですね。
親指のサムズアップボタンを入れたりとか、合唱してるやつとか、
ウィッグリマークを入れたりとか、桜の時は桜のマークを入れたりとか、
なんかそういう季節ものを入れたりとかすることもですね、
分かりやすさにつながったりしますので、
そういう工夫をですね、嫌う人もいるんですけど、
やっておいてそんなに文句は言われないのでいいと思います。
結構あと絵文字関係はTwitterとかSNSですね、
Facebookも使えるかな、そういうところに入れておくのも効果的ですので、
やってみてはいかがでしょうか。
あとは何々様、最初の冒頭の何々様、何々どの、何々先生とかね、
それを大文字にするっていうのも結構ありですね。
私はこれよく使ってます。
なんかこう、あ、私に対して送られてるみたいなね、
そういうアテンションになるじゃないですか。
何々様の部分だけ大きくしておくと、
なんかこう、おー、みたいになるね。やばい、読まなきゃみたいな。
そういうこともなったりしますね。
あと中にはメール派じゃないよみたいなね、
テキスト派の人もいたり、iメッセージとか、
テキストメッセージでやる人もいたりとか、
あとは電話してくれないと困るっていう人もいますので、
その人に応じてね、めんどくさいですよね。
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電話ね、本当にやめてほしいですね。
電話してくる人も嫌ですけど、
電話しなきゃいけないっていう人も、
私はあんまりちょっと時間がもったいないなと思いますね。
自分の時間も相手の時間も奪うことになるので、
テキストで完結してほしい派なんですが、
やっぱり中には電話の人、電話がいいっていう人もいらっしゃるので、
電話をして、そしてフォローしていくっていうことも、
さっき送ったメールなんですけど、
ここがインターネットみたいな感じで読んでおいてくださいみたいな、
あと今答えいただけますかみたいなですね。
そんなやり取りしていくこともね、
なくときには大切じゃないかなと思います。
では、あの5つ最後まとめさせていただきますと、
1つは開業するスマホとPCの表示具合は違うので、
スマホでも読まれやすいような開業をしましょう。
2つ目が太文字、大文字を効果的に使いましょう。
3つ目が箇条書きにできるところは箇条書きにしてコンパクトにまとめましょう。
4つ目が結論から最初に書きましょうと。
そして5つ目が予約送信を効果的に使いましょうということを
お送りさせていただきました。
今日は読まれるメールを書く5つのコツ、
定時に書ける大ファック術ということで
お送りさせていただきました。
読まれるメールを書いて、そしてサクッと物事が通じて、
サクッと相手から返事が来て、そして生産性を3枚にして、
そして早く帰れる、そんなスキルを身につけてはいかがでしょうか。
それではこの辺で一旦ブレイクさせていただきます。
ここから雑談パートに移っていきたいと思います。
さっき一番大事なところは結論から書くということを話したと思うんですけども、
英語にするときは結論から書くことが大事だと思います。
結論から書くということを話したと思うんですけども、
やっぱり英語にするときは結論から書くことが多いなというふうに感じます。
結論から書くことが多いんですけども、やっぱり日本語にとらわれちゃって、
最後にコンクリージョンが来る、結果が来るということとか、
聞きたいことを最後に聞いちゃうみたいなことはやっぱり多いですね。
この辺はなかなか日本に行きながらずっといると、
いくら英語を書けるとはいえ、日本語脳に引っ張られちゃうということはありますね。
そういうときに何か参考になる本はないかなと思って探したのが、
相手を動かす迷路術という本がありました。
これ英文迷路を書く本なんですけども、結構実例がわかりやすくて非常に面白かったです。
あとその例文も豊富にあって、使える例文がいっぱいあるんですよね。
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これなかなかいい本ですので、英文迷路に困っている方一押しの私の参考書になっています。
これリンクも貼っておきます。もし興味ある方はご覧いただきたいなと思います。
あと英文迷路作成で文法的に困ったりとか、ご自殺時期になる方がいらっしゃいましたら、
前にもブログで紹介させていただいたジンジャーページとかグラマリーがおすすめです。
このジンジャーページ、グラマリー、拡張機能、確かGoogle Chromeの拡張機能とか、
あとSafariとかもありますし、デスクトップアプリもあります。
この拡張機能なんですけれども、英文迷路を打っていると、
例えばあとかざーが抜けたりすると、そのあとかざーが抜けてますよとか、
ここのアーク固形ですよとか、ここの使い方変ですよとか、
そういう赤い通知が来て、これ直さなきゃみたいな、そういうふうに気づくことができる、
大変優れたアプリとなっています。
あと英語で論文を書く方とかは、有料版にするといろいろなAIが働いて、
さまざまな文章の実績の中から、この表現はおかしいとか、これは変えたほうがいいとか、
そういうサジェッションをもらえたりする、そんな最高なアプリになって、
勝手に添削してくれる、勝手に直してくれるというふうな意味合いが、
そんな有能なアプリになっています。
この辺もまたPodcastで紹介はしようかなと思うんですけれども、
今日のメールというところから派生して、エブメールを書きやすくする、
こういうライフワークツールがあるよというご紹介でいた。
あとは、今回メールの書き方ということをやりましたけど、
多分メールもうなくなるんじゃないかなと個人的には思っています。
メールいらないっしょっていうね。
メールなくなるよというふうには個人的には思っています。
でもね、非同期のチャットコミュニケーションになるかなというふうに思ってまして、
主流は例えばDiscordとかSlackとかLarkとか、
あとチャットワークとかっていうね。
チャットワークは結構2010年ぐらいからすごく流行ってて、
すごく大きくなってますよね、チャットワークとか。
そういうコミュニケーションになるんじゃないかなと思いますね。
いけはやサロンさんとか音声配信サロンとかですかね。
あとはそういうサロン系では、音声メディア研究サロンですね。
ではDiscordを使って、私もそれにインスパイアされて、
バリバリいろんなところでDiscordを使い始めて、
もうDiscordヘビーユーザーですね。
Discord最高ですね。
Discord上でラジオもできるし、あとは絵文字も使えるし、
あといろんなチャンネルを作ってコミュニケーションの円滑化ができますし、
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ファイルも送り合えますね。
ファイルも送り、25メガだったかな。
ファイルも送り合える。
有料版にすると100メガまで送ります。
ファイルも送り合えるので、すごく有能なDiscordアプリというのがあります。
あと最近ですね、Larkもおすすめですね。
このLarkは無料で制限なしと通話ができる、
そういう電話会議のウェブ会議のシステムが組み込まれていて、
かつ1人当たり200ギガのフリーのストレージが入っている、
すごく優秀なアプリになります。
チームでコラボレーションワークをするときに、
そのストレージを使って動画を共有したりとか、
必要なパワーポイントを共有したりとか、
そこでチャットもできたりとか、
カレンダーを共有して予定を組んだりとか、
そんなことができるツールになっています。
最近Larkを使い始めて、めちゃめちゃ便利です。
ある程度使い込んだ時点で、
レビュー記事とかレビューのポッドキャットを配信していきたいなと考えております。
Larkはなかなかいいので、
今度はLark新前大使になっていきたいなと。
ちょっと前はDiscord新前大使、
自分で勝手に名付けていたんですけれども、
Discordいいよいいよといって、
いろんなところで使ってもらっていました。
一番ちょっと実績ができたのは、
ZoomプラスDiscordで同時通訳会議をやっちゃう。
Zoomの同時通訳システムを入れると、
結構有料会員、結構上級なアカウントを取らないといけないと思うんですけれども、
そうじゃなくて、Zoomをやりながら、
ZoomプラスDiscordの音声配信、ラジオチャンネルを併用することで、
同時通訳をDiscordチャンネルでやるので、
無料でZoomをやりながら、
無料で同通ができるウェブ会議を構築することができる、
そのやり方を提案しています。
多分、SEOで1位ですね、
同時通訳Discordとか入れていただけると、
私の記事、リッキーの記事が、ブログ記事がトップに出てますので、
ぜひご覧いただきたいなと思います。
そんな感じでですね、
今日はメールの書き方みたいなことをやりながらも、
でもね、メールもそろそろ終わるんじゃないかなと思いつつ、
だっていつも来編お世話になったら、やーとかいらないですよね。
なんかめんどくさくないですか、書くの。
メールごとに分ける。
分ける自体がめんどくさくて、
めんどくさいというか、整理が時間が取られるので、
時間がもったいないなって思いますね。
チャットだったら、はいって感じで、
あの件だけどみたいなね、
気軽にやりとりできるから、非常にいいと思うんですよね。
時間のコストが非常にいいです。
時間管理がしやすくなるしね。
生産時間が早く生まれると思うんですよね。
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ちょっとどんどんね、もっと入れていきたいなとは思っております。
何か他にも皆さんリスナーの方の中で、
こういうツールがいいよとか、
こういうのちょっとレビューして欲しいとか、
ありましたら教えていただきたいなと思います。
はい、それでは今日はこの辺で、
また明日につなげていきたいと思います。
今日のラジオはいかがでしたでしょうか。
少しでも役に立ったなと思う方は、
Podcastの購読をお願いいたします。
リッキーブログ、リッキーのツイッターも毎日更新しております。
質問リッキーにこういうことを聞きたいとか、
またこういうのをレビューしてくださいというのがありましたら、
ぜひご連絡くださいませ。
そしてApple Podcastをお聞きの方もいらっしゃいましたら、
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ブレックスタンドFM、またノートでお聞きの方も、
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そしてSpotify、お聞きの方も何かありましたら、
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