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最近、週末はプールに行ってる、jMatsuzakiです。
最近は、ゼルダの伝説にハマっている、佐々木翔吾です。
今日はですね、3 waysということで、あなたなりの第三の道を探してもらうためにですね、我々集まりました。
今回はですね、こんなテーマでお届けしてみます。TaskChute Cloud 2で予定とタスクをまとめて管理するというね、テーマで行ってみようと思います。
TaskChute Cloud 2ではですね、1日のやることということで、タスクリストっていうのは作れるわけですけれども、それとは別にですね、カレンダー形式でもタスクを管理できるようになったっていうのがですね、今回大きいアップデートの一つでございます。
これによってですね、自分でやらないといけないことね、書類の整理とか書類書くとか、そういう自分のタスクですよね。これとは別にですね、この公開収録みたいに佐々木さんとポップキャスト収録するとかですね、会議をするとか、こういう予定に該当するものもですね、TaskChute Cloud上で管理しやすくなりましたということなんで、
予定とタスクっていうのをですね、TaskChute Cloud 2でどうやって扱ってですね、どうやってこうまとめて効率的に管理していこうか、こんな話をしていきたいと思います。佐々木さんよろしくお願いします。
はい、よろしくお願いします。
はい、ということでいきなりなんですけれども、佐々木さんはですね、メインでTaskChute Cloud 2を使ってくださっていると思うんですけれども、結構カレンダー活用してくれてますかね。
はい、使っております。
ありがたい。やっぱカレンダーは予定とかを把握するときに便利っていう感じなんですかね。
予定は基本的にまだ一応Googleカレンダーにあるんですよ。
はいはいはい。
ただ、1日の中の予定はタスクとの兼ね合いというか、タスクを実行するタイミングこそ予定との兼ね合いで決まってくるので、まず予定はカレンダーに表示するんですよ、例外なくね、その日のものであれば。
さらに、いくつかの理由で今日も外すことができないとなったタスクと、おそらく時間を長く見積もっているタスクは、あるいは予定と関係のあるタスクはカレンダー上に表示することにしております。
なるほど。面白いですね。これタスク集とオードツーの機能で、これは結構面白いなって思ってるんですけど、カレンダー上に今日のタスクが表示できますと。これは普通にできるわけですけれども、これに加えてフィルタリングっていう設定ができて、カレンダー上にどんなタスクを表示するかっていうのをフィルターで設定できるんですよね。
なので、予定とマーキングされているものだけをカレンダー上に表示するということもできますし、それに加えて予定に関係しそうな、例えば見積もり時間30分以上タスクとか、こういうのもカレンダー上に表示する。この辺をフィルタリング設定でいかようにもできるっていうのが面白いところだなと思います。
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だから佐々木さんはタスク集とクラウド上のカレンダーでは時間が確実に決まっている、人と約束している予定、プラスそれに影響を与えそうなやつも同時にカレンダー上に出してるみたいな感じなんですか。
そうです。
面白い。ちなみに予定に関係しそうなタスクっていうのはどういう条件なんですか。見積もり時間。
一つは見積もり時間で20分以上、25分以上にしたりする時もあるんですけど、その辺りですね。僕の中ではそれなりの長さを持っているタスクというだけの話です。一つにはそれ。他には予定に絡むタスクなので、例えば持ち物リストみたいなタスク。
だからこれは出発前にやらないと意味がないので、出発後ではできない。
なるほど。
持ち物リストをチェックして持ち物を用意するというのは25分もかからないですけど、これは予定との関係が深いので予定というカレンダーに表記されるように。
めっちゃいいそれ。
例えばなんですけど、僕は外出する時、例えばスーパーに買い物に行く時とか、こういう、これって反予定みたいになってて妻と行くんでね。僕の中では結構予定化してるんですけれども、その前にゴミ捨てに行くみたいなのあるんですよ。
外に出るついでにゴミ捨てるみたいな。こういうのを一緒にカレンダー上に出しておくと、スーパー行く時にはそうそうスーパー行かないとなと。
ゴミ捨てもその前にやるんだったみたいなことがカレンダー見ればわかるみたいな感じですかね。
そうだし、後になったらダメだよねっていうことですよね。後からではできないことだから。
それってどうやってマーキングしてるんですか。予定に関係するものっていうのは。
それは実に簡単でモードに予定って入れてるんです。
そうなんですね。はいはいはい。じゃあその事前にやることも含めて予定モードにしておいて、でカレンダー上はモードが予定のものは全部カレンダー上に出すということにしてるってことですかね。
そうです。
面白い。やってみようそれ。
あとは開始時刻が決まってるという関係で、リマインダーをセットしたものは予定にしてますね。
それは他人との約束に限らずですか。それ以外もあります?
いや他人との約束がほとんどですね。
はいはいはい。どんなものですか。リマインダー仕込んでるやつって。
こういうやつですよ。要するに。
会議とか。そういうことですね。
開始時刻が決まってるタスクっていう風に私は定義しましたけど、まさにそういうことですね。
開始時刻を決めるタスクっていうのは数がとても限られる数なので、ケースにもよりますけど。
はい。面白いですね。ちなみに基本的には今日のカレンダーをメインで使ってます?タスクシュートクラウド上では。他の1週間のカレンダーとか見ることあります?
1週間という表示にしてありますけれども、ちゃんとなってるのは今日のカレンダーだけですね。
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すごい近いですね。僕も基本今日のカレンダーをメインで見つつ、表示としては週間表示、もしくは7日間表示っていうのができるんですけど。
今日を一番左端にして向こう1週間見るみたいな感じにして、
今日以外のやつはあんまり真面目には見ないんですけど、なんとなく目に入って今週あれあるなみたいな。
そんな感じです。
そんな感じですよね。開始時間が決まっているものって何で判別してます?アラームオンですか?それとも。
アラームオンです。
なるほど。
アラームオンです。
これが結局スタンダードになっていくんじゃないかなっていう気してきましたね。
アラームオンにして、かつタグ化モードで予定に関するものもマーキングしておいて、それをフィルタで絞ってカレンダー時に表示しておくと。これ便利。
カレンダー側から見たいのは要は予定に関係するって話なので、時間の長さを一定程度取るし、予定には必ず絡んでくるっていうものですよね。
タスク的に見る必要はないので、タスクを見たければリスト表示のほうがいいと思うんです。
タスクシュートクラウド2が面白いのは、このカレンダーの表示っていうのもできるんですけれども、これと全く同じツール上に1日のタスクリストの表示っていうのも存在していると。
データは完全に一緒なんで、カレンダーに表示されているものは全部漏れなく、天気とか何もせずに、今日のリストにも出てくる。
これがすごく便利なところだと思うんですけれども、こうなっていることで何か便利になったっていうところはあります?特にここが便利か。
こうなっていることによって、やっぱりこのタスクはなぜここのタイミングでやらなければいけないのかというのに対して、もう調整をかけるとか、意識に残すっていう必要が全然なくなりましたよね。
例えば人間ドックとかがあるんですよ。人間ドックっていうのは予定なんですよ。この時刻までに来なさいってあれ結構厳しくて。
もう何か少しでも遅れると一番最後の順番にされるとか、その日はキャンセルにされるとか。高いのに結構厳しいわけですね。
準備いっぱいあるんですよ。特にあるのが、ちょっとあれの話なんですけど、懸便と懸念、熱測っておくっていうやつ。
これは行くまでに絶対やっておかなければダメなんです。
いやいやいや、超忘れそう。
2日に渡ったりするわけですよ。でもそれらはタスクであって絶対予定じゃないんですよ。何時に懸便するって決められない。
だからこの間までには絶対やっておきたいけれども、この前でなければダメっていう縛りのあるタスクとしてはかなり珍しいもので、だから我々はよくこれをやり忘れるんですけれども。
そういうことがあるんですよ。
ちなみに私からすると食事っていうのは開始時刻は決まらないのでタスクなんですけど、特に健康診断前の食事は何時までに終わらせなければいけないっていう縛りがあるんで。
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こういう時に私は2、3日を使うタスクシュートクラウド2の表記が大変便利に使えましたね。
この時間帯には食事、この時間帯にはできればこういうことを済ませておきたいっていうのが鮮明になっていて。
でもあくまでもそれは時間帯で、時刻は絶対できないタスクってあるんですよ。
でも一方ですっては後ろに開始時刻がはっきりと決められたタスクに予定があるせいでそういうことになってるんですよね。
あれほどそれが役に立つっていうシーンは珍しいぐらいでしたね。ぐらい役に立ちました。
めっちゃいいですね。
僕はですね、以前はカレンダーとタスクシュートクラウド2っていうのを別々で、タスクシュートクラウドが9ですね、9番。
別々でやるしかなかったんで、当然予定の類はカレンダーにあって、それを当日になったらタスクシュートクラウド2に転記するっていうことをずっとやってたんですけれども。
それしかないからね。
そうですよね。僕の中で地味にね、やっぱいいなって思ってるのは、まれになんですけど転記忘れることもあるんですよね。
忘れる。そうそうそう。そうなんですよ。
予定って一番忘れたら困るものじゃないですか。約束してる時間なんで。
だから他のタスクは別に忘れても予定だけは抑えておけばいいくらいな感じなんですけれども、メインで見てるのはタスクシュートクラウドなわけですよ。
朝一とかでカレンダーからの転記を忘れていると、メインで見てるのはずっとタスクシュートなんで、ずっとパソコンの前にいるのにZoomの会議忘れてたとか、なんかそういうことも十分起こり得るわけですね。
これが何気に心配だったんですよね。
この辺がやっぱりデータが一個にまとまったっていうのでですね、すごく安心感アップしたっていうのはね、僕の中では嬉しい効果ですね。
忘れるのがZoom会議ならなんとなくパソコンの前にいれば誰かがリマインドかけてくる感じがあるんだけど、これ忘れるのが電車に乗る時刻だったりすると結構ビビるんですよね。
ビビりますよね。こっちに来てから講座とかやるじゃないですか、僕たち結構。
ここだって大体夕方とか夜が多いわけですよ。
日本にいると僕の場合なんですけど、忘れることあんまないんですけど、万が一予定なんか忘れてましたということになっても、その夕方くらいまでには気づくみたいな。
カレンダー見るから。一回は大体カレンダー見ると思うんで、何かしらで。
あれ、今日これあるじゃんみたいな。どうにかなるっていうことが多かったんですけど、日本時間の夕方とか夜ってこっちが朝なんで、もう寝起き一発目予定みたいな感じだったりするんですよね。
この時差っていうのはまたややこしくて、サマータイムによって微妙に時間がかかったりするんで、めっちゃ不安なんですよ、この予定を転記したり。
転記するときにサマータイム考慮するの忘れたとか、こういうのがあったりもあり得るんで、めっちゃその辺がドイツに来てから不安に強まったんですけれども、これがすごく解消したなっていうのは嬉しいですね。
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そうですよね。このタスクと予定が一元化されるというのは、しかも一元化しながらも整合性も取れているというのは、他のツールでは実現しないことで、Googleカレンダーにタスクを入れるみたいなケースになるんでしょうけど、入りきらないですからね。
入りきらないんですよ。
カレンダーにタスクを入れるっていうのは基本無理があるので、やっぱりスクリプト側からカレンダー表示が可能になるという方が遥かに合理的だなってやってて。
そうですよね。それこそGoogleカレンダーとかだとカレンダーに付随するような準備作業で、先ほど人間ドックに向けての準備のタスクがあるっていう話ありましたけど、ああいうのってすごい数分だったりするじゃないですか。
そう、数分だったりするんですよね。
数分ってやっぱりカレンダーメインのツールでは非常に表現しづらいというか、あまり考慮されていないことが多いんですよね。こういったものは積み上がってくると、やっぱりカレンダーじゃどうしても見づらいってことになるんで、タスク仕事クラウド2みたいに、どんなタスクもつぶれずにフラットに表示できるタスクリストっていう表示と、それとは別に時間開始予定、時間ベースのカレンダー表示っていうのができるっていう。
これがやっぱり一箇所でできるとできること増えますね。
そう思いますね。だからさっき今の話は面積表示とリスト表示なんだろうと思うんですけど、リスト表示を中心に必要な分だけ面積表示っていう方が妥当ですよね。
そうですね。
だいぶ助かってます。Jさんには大変感謝ですね。
ありがとうございます。
カレンダーとタスクっていうリストは一元化するですね。
もう一個僕の中ではいいメリットがあって、それにノートも一箇所になっていくじゃないですか。
たまになんですけど、過去の予定振り返って、この予定なんかメモしたんだよなみたいな時って、カレンダーに書いたっけ、タスクリストに書いたっけとか悩む時があったりするんですよ。
これが全部予定があって、メモしたら同じツール上にメモも残って、後から見る時もタスク書だけ見てればいいっていう。これはすごくシンプルなワークフローになったと思います。
そうですね。そう思います。
議事録の類とか書いたりするときは便利ですね。
特にメモ書きをしてしまうと、どこにしたのかが分かんなくなりやすいんですよね。
そうなんですよ。僕このPodcastの3Waysで収録してるじゃないですか、この収録してるやつのメモとかタイトルとか、こういうのも今日の予定のタスクに書いてるんですけれども、
これ意外と後で編集の時に見ないといけなくて、この収録のメモどこにあったっけっていうのがもうやっぱり迷いようがない。これすごく使いやすいですよ。
これは皆さん是非ね、タスクと予定を分けましょうっていうのは僕は結構本で書いてきたことですけれども、
そのタスクと予定を分けて、しかもその2つを一元管理して付随する資料もここに集約されるっていうこの形をですね、
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意識的に回してみてほしいなという感じは、ぜひ試してほしいと思いますね。
それでは今日はですね、タスクシュートクラウド2で予定のタスクを一元管理するというテーマでやってみました3Waysなんで、
ポイントを3つにまとめてみようと思います。
1つ目ですね、タスクシュートクラウド2ではカレンダーとリスト表示が選べるんでね、
カレンダーにですね、予定に付随するタスクっていうものを出すっていうことができます。
これポイントの2つ目ですね、ということで予定だけ管理している以上のことがやりやすくなりましたということですね。
これポイント2つ目、ポイント3つ目、ツールが分かれていないことによってですね、
常に予定っていうのは忘れてはいけない、忘れてはすごく困るものなはずなわけなんですけれども、
忘れてはいけない予定っていうものがですね、必ずリスト上にあると一元管理されてるんでね、
こういう安心感が得られますというのが、きょうの3つのポイントだったんじゃないかなと思います。
寺崎さん、きょうもありがとうございました。
ありがとうございました。